Renegociação de contratos de outsourcing de TI: quando ? por que ? como ?

ALFREDO SAAD
IT SOURCING CONSULTANT
https://br.linkedin.com/in/alfredosaad

Renegociação: Quando ?
1º. Cenário
“Nada funcionano contrato”
2º. Cenário
“Contratojá não atendeaos requisitos
do contratante”
3º. Cenário
“Contratofuncionaadequadamente”
Renegociação: Por que ? Como ?
Referências complementares

 Três cenários, um deles surpreendente, fazem com
que seja recomendável a renegociação de um
contrato vigente de outsourcing de TI.
 Cada um desses cenários apresenta históricos
distintos para o seu surgimento assim como
objetivos próprios a serem perseguidos na
renegociação.
 Inicialmente, vamos caracterizá-los através da
percepção da organização contratante acerca do
gráu de eficácia e do atendimento às expectativas
geradas pelo contrato.

 1º. Cenário
 Nada funciona no contrato
 2º. Cenário
 Contrato já não atende aos requisitos do
contratante
 3º. Cenário (surpreendente ! !)
 Contrato funciona adequadamente
Vamos discutir cada um dos cenários identificados,
considerando suas características, as causas-raiz que
determinaram o seu surgimento e os objetivos
pretendidos para a renegociação.

 Características típicas do 1º. Cenário
 As reduções de custo pretendidas inicialmente não
ocorreram.
 O desempenho do provedor mostra-se abaixo das
expectativas.
 O relacionamento cliente-provedor mostra
desgaste intolerável.
 As operações de negócio do contratante estão
sendo impactadas negativamente.
 A insatisfação dos usuários dos serviços
contratados é crescente.

 Uma negociação amadora dos termos e condições
contratuais.
 Uma transição de serviços e recursos conduzida
inadequadamente.
 Uma gestão e governança contratuais pouco
sólida ou mesmo inexistente.
 Causas-raiz do 1º. Cenário
Esse cenário é via de regra associado a falhas na condução do projeto de
adoção do outsourcing de TI na organização, dentre as quais:
 Uma definição equivocada dos motivadores da decisão de terceirizar.
 Uma seleção do(s) provedor(es) com critérios ambíguos e
inconsistentes.

 Cancelamento do contrato, com a consequente
retomada dos serviços pela organização
contratante ou sua transferência para outro
provedor.
 Continuidade do contrato, através da
renegociação dos termos e condições contratuais
com o mesmo provedor, de forma a corrigir em
definitivo os problemas identificados.
 Objetivos da renegociação no 1º Cenário (1 de 2)
Nesse cenário, em função do gráu de desajuste observado, objetivos
distintos podem ser pretendidos no processo de renegociação:

 Objetivos da renegociação no 1º Cenário (2 de 2)
Naturalmente, para que qualquer desses objetivos
seja alcançado de forma eficaz e eficiente, é vital
que tenham sido aprendidas as lições resultantes
das falhas incorridas no processo inicial de adoção
do outsourcing de TI e, como consequência desse
aprendizado, sejam re-exercitados adequamente
os passos pertinentes do processo.

 A organização contratante sente-se prisioneira de um
contrato ainda com uma longa duração remanescente
(por exemplo, decorreram apenas 4 anos de um prazo
estabelecido de 10 anos no contrato firmado), sem
perspectivas claras acerca de como adequar seus termos
a uma nova e dinâmica realidade de mercado.
 As operações do contrato apresentam um gráu de eficiência aceitável ao
se considerar os termos e condições contratuais acordados no momento
da assinatura do contrato.
 O gráu de eficácia dos resultados concretos obtidos através da
prestação dos serviços contratados mostra uma tendência decrescente,
tendo em vista que os termos contratuais firmados já não atendem os
requisitos mutantes negócio da organização contratante.

O surgimento desse cenário é comumente associado:
 À inflexibilidade dos termos e condições contratuais,
que não contemplam a possibilidade de rediscussão de
cláusulas visando readequar o contrato aos novos e
mutantes requisitos do contratante.
 Ao acirramento progressivo da velocidade e da
profundidade das alterações dos requisitos de negócios
do contratante, resultante da chamada “ruptura digital”,
através de novas tecnologias tais como: a computação
em nuvem, big data analytics, internet das coisas,
aplicações mobile, etc.

 Objetivos da renegociação no 2º. Cenário (1 de 3)
A renegociação deverá se concentrar na revisão de
cláusulas contratuais, ou introdução de novas
cláusulas, que tragam ao contrato as necessárias
características de flexibilidade, anteriormente
insuficientes ou inexistentes, conforme detalhado
nos 3 itens a seguir:
1. Cláusulas relacionadas à definição do escopo do
contrato, criando os novos itens de serviço que
atendam aos novos requerimentos
demandados pelo contratante e eliminando
aqueles que eventualmente tenham se tornado
obsoletos.

2. Cláusulas relacionadas à definição dos indicadores de
qualidade a serem atendidos, criando indicadores
associados aos novos itens de serviço e negociando os
índices de qualidade correspondentes, assim como
eliminando os indicadores associados aos itens de serviço
obsoletados.
3. Cláusulas adicionais que garantam a continuidade do
processo de revisão de forma a introduzir um gráu
adequado de flexibilidade para demandas futuras,
inclusive aquelas relacionadas à adoção das novas
tecnologias digitais emergentes.

Para que esses objetivos sejam alcançados é vital que
seja aperfeiçoado o processo de negociação do
contrato, cujo andamento durante a sua versão
inicial, pode-se depreender, foi realizado com
razoável gráu de adequação, a se julgar pelo
desempenho aceitável das operações do contrato
frente aos termos originalmente acertados.
Tal aperfeiçoamento deve ter como foco, como visto, as
cláusulas relacionadas ao atendimento ágil a novas
demandas.

 As operações do contrato apresentam um nível
adequado no que concerne à eficiência dos serviços
prestados pelo provedor.
 Os resultados dos serviços para o negócio do
contratante mostram-se eficazes e com uma
flexibilidade consistente com a dinâmica de suas
operações negociais.

 A causa da qual resulta um contrato ajustado tanto do
ponto de vista da eficiência quanto da eficácia de suas
operações é simples e direta: a condução, segundo as
melhores práticas, de todos as etapas do processo de
adoção da terceirização de TI, desde a definição dos
seus motivadores de negócio até a governança do
contrato firmado.
 O leitor, entretanto, provavelmente terá uma pergunta:
por qual razão, para um contrato tão “perfeito” como o
descrito neste cenário, é recomendada a renegociação?
 A resposta será vista nos próximos slides.

Primeiramente, esse cenário não reflete o que
poderíamos chamar de “perfeição”. Por isso, ele
sempre será passível de uma renegociação que vise
operações ainda mais eficientes e eficazes. Mas esta
não é a razão principal para a renegociação ...
Este cenário é único porque permite uma renegociação
que pode atender simultaneamente a importantes
objetivos, tanto da organização contratante quanto
da organização provedora dos serviços. Surpreso ?
Veja os próximos slides.

 Do ponto de vista do provedor, o objetivo principal de uma renegociação neste
3º. cenário será o de estender o prazo contratual, garantindo uma receita
adicional por um período a ser negociado.
 Por exemplo, imagine que, num contrato de outsourcing de TI, 7 dos 10 anos
previstos no contrato assinado já tenham decorrido. Para o provedor, nenhuma
notícia será melhor do que a possibilidade de renegociar o contrato, estendendo
seu prazo por 5 anos adicionais.
 Com isso, nessa situação hipotética, o período remanescente do contrato
passará de 3 para 8 anos, gerando um aumento de receita remanescente de
167%.
 Vamos quantificar: suponhamos que este contrato gera uma renda mensal para
o provedor de, digamos, US$ 2 milhões. Uma renegociação nos termos aqui
propostos geraria uma renda adicional de US$ 120 milhões a ser recebida ao
longo dos 60 meses do prazo estendido.

 Do ponto de vista do contratante, o objetivo principal de uma renegociação
neste 3º. cenário será o de obter uma redução nos preços praticados,
comparativamente aos termos acordados na versão corrente do contrato.
 Voltemos ao nosso exemplo hipotético: suponhamos que, em troca da extensão
do prazo por 5 anos, seja negociada uma redução de 10%, a vigir de imediato e
ao longo dos 8 anos restantes do prazo contratual.
 Ou seja, a fatura mensal de US$ 2 milhões paga pelo contratante passaria a ter
um valor de US$ 1,8 milhões, propiciando uma redução acumulada ao longo
dos 3 anos remanescentes do contrato atual de US$ 7,2 milhões (=36 meses x
US$ 0,2 milhão por mês).
 Em última instância, ao acordar essa redução de 10%, o provedor estaria
abrindo mão de US$ 12 milhões ao longo dos 5 anos do prazo estendido,
conseguindo uma renda adicional efetiva de US$ 108 milhões e não de US$ 120
milhões conforme previsto no tópico anterior.

 De qualquer forma, parece claro que a renegociação do contrato nesse cenário
mostra perspectivas positivas para ambas as partes: para o provedor, a
possibilidade de uma renda adicional (US$ 108 milhões ao longo dos 60 meses
extendidos, usando os dados do exemplo acima) e, para o contratante, uma
redução de US$ 7,2 milhões ao longo do prazo remanescente original de 36
meses.
 Naturalmente, deve ser ressaltado que a redução negociada de 10% no preço
deverá ser necessariamente efetivada sem qualquer prejuízo nos indicadores de
qualidade e do escopo dos serviços contratados.
 Além disso, as partes, valendo-se da oportunidade de renegociar o contrato,
deverão rediscutir e acordar melhorias nos processos inerentes ao contrato,
visando atingir um gráu ainda maior de eficiência e eficácia de suas operações,
aprofundando as características positivas do assim chamado 3º. cenário.

Referências complementares
 Outras apresentações, vistas no próximo slide,
abordam aspectos complementares deste tema.
Todas foram publicadas aqui no

Referências
complementares
 Contrato de terceirização de TI em crise? O que fazer ...
Ou, melhor, o que deveria ter sido feito antes?
 A importância da área de RH num projeto de terceirização de
TI
 Más Notícias: Riscos da Terceirização de TI são Cumulativos
Quando Não Tratados
 Contratos de IT Outsourcing: Céu ou Inferno ? Você Escolhe
 Contratos de Terceirização de TI: Gestão de Relacionamento
entre as Partes

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