Diagnóstico Organizacional - EJA Consultoria

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Trabalho acadêmico apresentado em grupo na disciplina de Tópicos Especiais em Administração IV.

Publicada em: Negócios, Tecnologia
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Diagnóstico Organizacional - EJA Consultoria

  1. 1. Atividades 2° Estágio EJA Consultoria Andressa Sullamyta, Aristóteles, Edilson, Kermit, Élen, Jessyca, Aldeci.
  2. 2. Macroprocesso da EJA Consultoria Este é o atual macro processo da EJA, que envolve a criação de uma proposta, a execução de um serviço, a produção de resultados da consultoria e o arquivamento de dados para a gestão do conhecimento. O processo completo envolve 1 gerente de negócios, uma equipe de 2 a 3 consultores organizacionais, 1 analista de projetos, 2 diretores e 1 determinado cliente.
  3. 3. Processo Crítico O processo crítico do macro processo da EJA é a Elaboração de propostas, uma vez que, para a empresa, este é o principal documento de comunicação com o cliente, e todas as negociações são regidas pelas informações contidas na proposta.
  4. 4. Melhorias do Processo A melhoria no processo crítico está caracterizada pelo acréscimo de um momento em que a diretoria deve dar feedback aos consultores sobre o porque da proposta ainda não poder ser validada. Este momento será crucial, pois, fará com que os consultores evitem cometer os mesmos erros e conheçam suas limitações a fim de melhorá-las.
  5. 5. Matriz SIPOC Mapeamento de Processo Crítico Processo: Elaboração da Proposta Finalidade: Apresentar ao cliente a metodologia do serviço e todas as suas características quanto ao tempo e custos das atividades. SUPLLIERS INPUTS PROCESS OUTPUTS CUSTUMERS Sem fornecedores pré-estabelecidos Folhas A4 recicladas Agendamento Proposta assinada Empresa Contratante 1 Canetas Elaboração Project atualizado Empresa Contratante 2 Impressora e Cartucho Correção Planilha de Precificação Empresa Contratante 3 Softwares Feedback ... Computadores Assinatura Empresa Contratante "n" MEMBROS PARTICIPANTES N° EQUIPAMENTOS N° Gerente de Negócios 1 Computador 1 Consultores 1 a 3 Caneta 1 Analista de Projetos 1 Sala 1 Diretoria de Projetos 1 Pastas 1 Diretoria Administrativo-Financeira 1 Folders 1
  6. 6. Matriz de Responsabilidade LEGENDA 1 OPINA 2 PARTICIPA 3 PLANEJA 4 RESPONSÁVEL 5 DECIDE/APROVA 6 VERIFICA/AVALIA 7 É INFORMADO Matriz de Responsabilidades Processo: Elaboração da Proposta N° MATRIZ ENVOLVIDOS TAREFAS Analista Gerente Projetos ADM. FIN. Consultores 1 Agendamento da Elaboração 4, 2 x 7 x 1, 2 2 Reunião para Elaboração 4, 2 7 7, 1 x 2, 3, 1 3 Correção dos documentos 2 x 2, 4, 2, 4 x 4 Validação dos documentos x x 4, 5 4, 5 x 5 Impressão da proposta 4 x x x 2 6 Assinatura da proposta x x 4 x x Total de atividades: 6 4 1 5 2 3 STATUS: 67% 17% 83% 33% 50%
  7. 7. Processo Operacional Padrão Procedimento Operacional Padrão Código Data de emissão Data de vigência Próxima revisão Versão POP - DQ - 001 out/10 out/10 jan/11 N° 001 Área Emitente: Departamento de Projetos Assunto: Elaboração dos documentos da proposta de serviço 1. Definição: O processo de elaboração dos documentos da proposta do serviço é considerado crítico por representar alto impacto em todo o macro fluxo da empresa caso seja mal elaborado ou não seja revisado adequadamente. Um erro nestes documentos, pode passar inexperiência ou incredibilidade ao cliente que estará negociando com a equipe e terá acesso às informações contidas na proposta. 2. Objetivo: Estes documentos têm a finalidade de detalhar ao cliente todas as características e recursos necessários para a execução do serviço de consultoria. Com a leitura das informações contidas em cada documento, a empresa contratante ficará ciente do prazo das atividades e de como os recursos investidos serão utilizados. 3. Importância: Controle das informações; Harmonização da metodologia; Credibilidade; Rastreabilidade do Processo.
  8. 8. Processo Operacional Padrão 4. Atividades Críticas: 4.1 Agendamento da Elaboração Logo após a recepção ou a prospecção do serviço feita pelo gerente de negócios, o analista de projetos deve ser avisado pelo seu diretor que precisa elaborar os documentos da proposta do serviço que é chegado. O analista então, entra em contato com a equipe de consultoria alocada e agenda a melhor data pra que estes se reúnam com a estrutura necessária e com o prazo de sete dias para elaborar a proposta. RISCOS CONTINGÊNCIA 1) Demora no agendamento; Agendar elaboração assim que receber informação; 2) Choque de horários; Utilizar o horário de trabalho para elaborar proposta; DURAÇÃO 1 dia para agendamento
  9. 9. Processo Operacional Padrão RISCOS CONTINGÊNCIA 1) Ausência do Analista; Ligar para o Analista assim que for fazer a proposta; 2) Insuficiência de Computadores; Utilizar notebooks pessoais; DURAÇÃO 5 dias úteis para elaboração 4. Atividades Críticas: 4.2. Reunião para elaboração Após o agendamento da melhor data, a equipe de consultores juntamente com o analista de projetos, se reúnem na empresa, que está devidamente equipada com os arquivos, softwares e equipamentos necessários para começarem o planejamento dos custos, do tempo e das etapas que serão realizadas naquela determinada consultoria.
  10. 10. Processo Operacional Padrão 4. Atividades Críticas: 4.3. Correção dos documentos Neste momento, a diretoria de projetos juntamente com a diretoria adminsitrativo-financeira, recebem os documentos elaborados pela equipe e devem avaliar o conteúdo inserido, garantindo que todas as informações estejam corretas e possam ser posteriormente apresentadas ao cliente. RISCOS CONTINGÊNCIA 1) Não avaliar bem os documentos; Ler todos os documentos mais de uma vez; DURAÇÃO 1 dia para correção
  11. 11. Processo Operacional Padrão 4. Atividades Críticas: 4.4. Feedback A diretoria, após avaliar os documentos, deve sentar-se com a equipe de consultores para dar feedbacks quanto ao conteúdo produzido. Dessa forma os consultores poderão conhecer suas deficiências e poderão ficar mais atentos aos erros já cometidos na hora de elaborar uma nova proposta. RISCOS CONTINGÊNCIA 1) Não dar feedback de maneira construtiva Conversar pacientemente com o consultor; DURAÇÃO 1 hora de reunião
  12. 12. Processo Operacional Padrão 4. Atividades Críticas: 4.5. Impressão da Proposta Após receber a validação da diretoria, o analista de projetos deve imprimir a proposta e preparar a pasta que será entregue ao cliente, armazenando a proposta, o folder da empresa e os cartões de visita dos membros que irão negociar. RISCOS CONTINGÊNCIA 1) Faltar tinta no cartucho; Imprimir fora da EJA; 2) Esquecer de utilizar folhas recicladas; Se atentar à gaveta que guarda os papéis corretos; DURAÇÃO 30 minutos para impressão
  13. 13. Processo Operacional Padrão 4. Atividades Críticas: 4.6. Assinatura da Proposta A diretoria de projetos, para finalizar o processo de elaboração da proposta, deve assinar o documento que será entregue ao cliente, confirmando que todas as informações ali contidas estão corretas. RISCOS CONTINGÊNCIA 1) Assinar a proposta errada; Ler tudo antes de assinar; DURAÇÃO 30 minutos para leitura e assinatura Andressa Sullamyta
  14. 14. Layout (Reaproveitando os móveis)
  15. 15. Layout (Comprando móveis)
  16. 16. Formulário Ficha de Visita Data de preenchimento: Responsável pelo preenchimento: 1. Dados Comerciais Empresa: Endereço: Ramo: Contato: Cargo: Telefone: E-mail: Site: Aniversário: 2. Sentido Procuramos (Prospecção) Fomos Procurados (Recepção)
  17. 17. Formulário 3. Origem: Indicação de amigos Site da empresa Indicação de algum membro da EJA Indicação de Aluno Indicação de Professor Participação/ Presença em Evento Outros: 4. Razão da escolha: Preço; Condições de Pagamento Responsabilidade Sócio-Ambiental Qualidade Ideologia da EJA Localização Profissionalismo Outros: 5. Expectativas do cliente:
  18. 18. OBRIGADO! Andressa Sullamyta, Aristóteles, Edilson, Kermit, Élen, Jessyca, Aldeci.

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