O documento discute a função de compras nas empresas, incluindo suas responsabilidades de adquirir materiais e produtos da forma correta, no tempo certo e preço adequado para apoiar a produção. Também descreve os sistemas de informação que apoiam as compras e a importância da ética nas negociações com fornecedores.

1. AQUISIÇÃO – GESTÃO DE COMPRAS
Toda atividade de uma empresa somente será possível se for abastecida com
informações e materiais.
São as necessidades da produção que estimulam a criação das ordens de
compra, que, por sua vez, acionam as entregas de suprimentos.
Compras – Ligação direta com Logística, produção e vendas proporciona rapidez na
tomada de decisões, fluxos contínuos, custos reduzidos e, principalmente satisfação
do cliente.
A FUNÇÃO COMPRAS: Antes da 1º guerra mundial tinha papel essencialmente
burocrático.
Depois, já na década de 1970, devido principalmente à crise do petróleo, a oferta de
várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam.
Nesse Cenário saber: O quê? / Quanto? / Quando? / Como Comprar – assume
condição de sobrevivência – O Departamento de compras ganha mais visibilidade
dentro da organização.
Hoje, a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas e
parte integrante da Cadeia de Suprimentos.
RESPONSABILIDADE DE COMPRAS: A capacidade de comprar materiais e
produtos na qualidade certa, na quantidade exata, no tempo certo, no preço correto e
na fonte adequada.
A área de compras é uma atividade de apoio fundamental ao processo produtivo,
suprindo-o com todas as necessidades de materiais.
Compras também é um excelente sistema de redução de custos de uma empresa, por
meio de negociações de preços, na busca de materiais alternativos e de incessante
desenvolvimento de novos fornecedores.
CLASSIFICAÇÃO DA COMPRAS
COMPRAS
COMPRAS DE RECURSOS COMPRAS DE RECURSOS
MATERIAIS PATRIMONIAIS

2. AÇÕES IMPORTANTES: DE SUPRIMENTO E DE APOIO:
Ações de Suprimentos: Solicitações de compras / Cotação / Avaliação /pedido de
compras/acompanhamento do pedido.
Solicitações de Compras – É o documento que contém as informações sobre o que
comprar, sua quantidade, prazo de entrega, local de entrega, fornecedores aprovados,
últimos preços e especificações técnicas. Regime: emergente/urgente/normal.
Cotação – é o registro dos dados recebidos dos fornecedores tais como: preço, prazo
de entrega, condições de pagamento, descontos e especificações do material ou
produto.
Avaliação – Comparativo entre os fornecedores avaliando todos os fatores que
influenciam o conjunto da proposta.
Pedido de compra – É o contrato formal entre a empresa e o fornecedor classificado.
No pedido deverá constar: preço unitário e total, condições de fornecimento, prazo de
entrega, condições de pagamento, especificações técnicas do fornecimento,
embalagens, transporte e reajuste, caso haja. Devem ser registrados e validados.
Acompanhamento do Pedido (Follow-up) – É o procedimento para manter sobre
controle todos os pedidos em carteira até o momento da liberação. Têm como
finalidade evitar atrasos ou problemas para o cliente na entrega do pedido, eliminando-
se assim desperdícios e problemas com clientes.
Ações de Apoio: Desenvolvimento de Fornecedores/ Desenvolvimento de novos
materiais/ Qualificação de Fornecedores/ Negociação.
-Desenvolvimento de fornecedores: procedimento que permite à empresa
selecionar os futuros fornecedores que são avaliados normalmente pela engenharia,
qualidade e finanças. O objetivo principal é estabelecer os melhores fornecedores do
mercado e que tenham condições de atender a todas as especificações e exigências
da empresa.
-Desenvolvimento de novos materiais: Pesquisa e seleção de novos materiais ou
materiais alternativos. A área de compras traz esses materiais ou produtos para a
engenharia analisar e concluir sobre a validade do material. O objetivo principal é
estabelecer alternativas econômicas ou técnicas para melhorar o desempenho dos
produtos no mercado.
-Qualificação de fornecedores: Esta atividade é de responsabilidade da engenharia,
a área de compras tem uma função de ligação entre o fornecedor e a engenharia, ou
seja, pesquisa o mercado, localiza a empresa, coleta informes financeiros e legais da
mesma, visita a empresa, traz amostras para teste. A engenharia elabora os testes
necessários e emite um parecer. A área financeira elabora avaliação da saúde
econômica e financeira emitindo também seu parecer. Após a aprovação de todos os
quesitos e lote piloto, inicia-se o fornecimento normal.

3. -Negociação: É um procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor,
e não uma disputa onde uma parte ganha e a outra perde. Sendo um importante
elemento de melhorias contínuas e principalmente de aumento dos lucros para ambas
as empresas.
As negociações relativas a preços, prazo de entrega, especificações de fornecimento,
embalagem, garantias de qualidade, desempenho e assistência técnica completam
essa responsabilidade.
Sistemas de Informação que agem diretamente em compras influenciando-a e
permitindo seu bom desempenho:
a) Administração de Vendas/Contratos: A área de vendas envia o pedido para
este setor, que mantém contato e direto com os clientes, informando a situação
dos pedidos.
b) PCP: Planejamento do sistema produtivo mediante informações de
administração de vendas e programação das necessidades baseando-se nos
inventários.
c) Materiais: É a área que administra todos os materiais na organização e
informa a situação dos estoques e os recebimentos dos pedidos de compra em
andamento.
d) Transportes: Situação dos fretes e posicionamento dos materiais em trânsito,
negociações de redução de custo em recebimento e distribuição e
principalmente a otimização das entregas aos clientes.
e) Produção: Atendimento às necessidades de programa de produção, materiais
auxiliares necessários, relacionamento de benefícios comuns e globais da
empresa. Setor que produz a necessidade do mercado.
f) Engenharia: Cooperação nas especificações técnicas, no desenvolvimento de
novos materiais e fornecedores. Desenvolver condições para definir novas
metodologias e processos.
g) Vendas: Informações sobre tendências de mercados e aceitação dos produtos
pelos clientes e, principalmente, manter a empresa em operação.
h) Qualidade: Definições dos parâmetros de qualidade e performance dos
materiais comprados e confirmação destas especificações. Desenvolver
conjuntamente novos fornecedores e avaliar periodicamente os atuais.
i) Finanças: Avaliação das condições econômicas e contábeis dos contratos e
das compras. Elaboração de informes contábeis para análise de estoques,
compras, prazos e rentabilidade dos produtos envolvidos nas transações de
compras e vendas.

4. ÉTICA EM COMPRAS
Ética é a parte da filosofia que trata dos valores morais e dos princípios ideais de
conduta humana.
Dentro da profissão, um conjunto de princípios morais que se deve observar e colocar
em prática dentro de seu exercício.
Embora compras utilize métodos científicos em seus procedimentos, as decisões
ainda são tomadas por forte julgamento pessoal e tomadas em grande parte por
interações pessoais.
Assim, os preceitos morais e as condutas de ética em ações de tomar decisões nas
negociações da empresa irão refletir, em muito, no julgamento que a própria empresa
receberá da sociedade, refletindo em seu desempenho.
A moral nas atitudes é fundamental para a eficiência e eficácia operacional e o
aumento dos lucros organizacionais.
O combate às práticas contrárias à ética também é uma atividade importante na área
de compras, e que deve a todo instante ser levantada e discutida.
Muitas empresas ainda utilizam em suas vendas métodos ou práticas contrárias à
ética, tais como:
-conluios (acordo/aliança/coligação) na apresentação de propostas concorrentes;
-estímulos artificiais de demanda;
-cláusulas contratuais obscuras;
- propinas (gorjeta/gratificação);
- subornos (oferecimento de dinheiro ou vantagem em troca de benefício).
Profº Sandra Luisa