O documento discute portais corporativos como instrumentos para gerenciar informações e conhecimento nas empresas. Ele define portais corporativos, explica como eles podem integrar dados estruturados e não estruturados e fornecer um ponto único de acesso personalizado. Também aborda como portais corporativos podem lidar com o excesso de informações e melhorar o acesso a informações.

1. Capítulo de livro publicado
TERRA, J. C. ; BAX, M. P. Portais corporativos: instrumento de gestão de informação e de
conhecimento. In: Isis Paim. (Org.). A Gestão da Informação e do Conhecimento. 1 ed.
Belo Horizonte, 2003, v. , p. 33-53.
Portais corporativos: instrumento de gestão de
informação e de conhecimento
José Claudio Cyrineu Terra
jcterra@yahoo.com
Professor MBA em Gestão do Conhecimento – FEA/USP e PUC/PR
Marcello Peixoto Bax
bax@eci.ufmg.br
www.bax.com.br
Escola de Ciência da Informação

2. 1 Introdução
Os portais de informação empresarial ou portais corporativos assumem importância cada
vez maior para os negócios, traduzindo todo o manancial de conteúdo informacional
proveniente das variadas fontes da empresa em informação útil para a tomada de
decisões nos três níveis: estratégico, tático e operacional.
O portal corporativo tornou-se importante ferramenta para as empresas, principalmente as
grandes, que competem em mercados globais onde o acesso eficiente a informações é
requisito básico.
Embora alguma confusão ainda persista sobre o significado exato do conceito “portal
corporativo”, muitas empresas estão implementando ou planejam implementar tais
soluções. Este artigo, além de colaborar para esclarecer o conceito, destaca os
benefícios, vantagens e potencialidades, decorrentes da implantação de um portal
corporativo, considerando-o como um novo instrumento de gestão de informação.
Focalizam-se principalmente os aspectos relativos à melhoria do acesso à informação
corporativa e a minimização do problema de excesso de informações, ou seja, como os
portais corporativos lidam com as dificuldades de acesso à informação e, ao mesmo
tempo, com a sobrecarga de informações.
Além disso, analisam-se, em particular, a importância do processo de personalização e o
papel dos mecanismos de busca nos portais corporativos. Descrevem-se ainda problemas
envolvidos no processo de categorização e taxonomia, fundamentais para a organização
da informação espalhada por toda a empresa.
2 Definindo portais corporativos
Os portais corporativos, também chamados de EIP's (Enterprise Information Portals), são
aplicações visualmente similares aos portais encontrados na Internet. Embora, em geral,
sejam aplicações mais complexas que encontram justificativa no apoio à missão, às
estratégias e aos objetivos da organização e colaboram para a criação e o gerenciamento
de um modelo sustentável de negócios.
Seu objetivo primário é promover eficiência e vantagens competitivas para a organização
que o implementa. A idéia por trás desses portais é a de desbloquear a informação
armazenada na empresa, disponibilizando-a aos utilizadores através de um único ponto
de acesso. Esse ponto de acesso único, que lhe confere o signo de “portal”, disponibiliza
aplicações e informação personalizadas, essenciais para a tomada de decisões nos níveis
estratégico (de negócio), tático e operacional.
Os portais corporativos são instrumentos essenciais ao esforço, cada vez mais
importante, em se compartilhar informação e conhecimento no seio das organizações.

3. Representam mudança necessária no sentido de se estabelecer uma plataforma única
para o e-Business (B2C, B2B, etc), podendo também prover a integração, em tempo-real,
de diversos sistemas de informação; o que representa mudança substancial no modo de
como será apresentada a informação e em como os muitos sistemas de back-end
precisarão comunicar entre si.
A capacidade dos portais corporativos em capturar, organizar e compartilhar informação e
conhecimento explícito é interessante especialmente para empresas intensivas em
conhecimento. O Portal Corporativo deve permitir a superação de alguns desafios
relacionados ao gerenciamento estratégico de informação presentes no ambiente
corporativo pré-Web e pré-Portal. Esses desafios incluem, para citar apenas alguns:
• Presença de sistemas não integrados e formatos de arquivos proprietários e
incompatíveis;
• Dificuldade de acesso ágil à informação atualizada; e, ao mesmo tempo,
sobrecarga de informação;
• Redundância e duplicação de informações através das redes;
• Informações e documentos publicados de modo desorganizado, sem controle de
fluxo de aprovação;
• Diversidade de caminhos, métodos e técnicas diferentes para buscar e acessar a
informação;
• Dificuldade para as pessoas publicarem informações acessíveis à empresa como
um todo;
• Dificuldade de definição ou ausência de políticas de segurança;
• Usuários “não técnicos” excessivamente dependentes do departamento de TI para
gerar, divulgar e obter informação;
• Arquiteturas proprietárias e caras dificultam a integração de diferentes tipos de
informação.
Além dos pontos acima, muitos outros poderiam ser citados para ilustrar o nível de
complexidade da gerência de informação em um ambiente corporativo. Sem os
instrumentos de apoio, sejam tecnológicos ou gerencias, o problema é dificilmente
suportável no médio prazo; a organização pode não sobreviver à concorrência.
Outro risco que vale a pena ser mencionado é que tal complexidade dificulta a definição
de políticas de segurança, podendo levar a organização a sofrer ataques tanto externos
quanto internos. Isso leva algumas organizações a simplesmente bloquearem diversos
canais de comunicação, procurando fugir do problema, porém regredindo às vezes até ao
estado anterior à implantação das redes locais.
As soluções de EIP orientam-se pelo fato de estarem as organizações atuais desafiadas a
se tornarem mais ágeis, hábeis e inteligentes para obterem sucesso. Com efeito, as
empresas estão sob imensa pressão dos desafios e oportunidades da economia atual,

4. que evolui em ritmo acelerado. Diante de vasta quantidade de fontes de informação para
gerenciar, expectativas crescentes dos clientes, equipes cada vez mais multidisciplinares,
os colaboradores precisam ter acesso à informação relevante e personalizada – em seu
contexto apropriado – para a tomada de decisão bem embasada.
3 Minimizando a dificuldade de acesso às informações
3.1 Integrando dados estruturados e não estruturados
Um portal corporativo provê um ponto central de acesso aos recursos de informação de
uma empresa (bases de dados e sistemas de informação, documentos, e-mails, etc) e
utiliza metadados XML para integrar dados estruturados e não estruturados espalhados
pela empresa.
Dados estruturados estão presentes em banco de dados e arquivos usados por sistemas
transacionais recentes e legados e constituem, em geral, apenas uma pequena parte
(algo em torno de 10%, em média) dos dados, informações e conhecimentos relativos aos
negócios de uma organização; o restante é composto por dados não estruturados
presentes em documentos, relatórios, gráficos e imagens, ou em formatos de áudio e
vídeo. Tais fontes de dados não estruturados não são facilmente acessíveis aos sistemas
de informação que utilizam banco de dados relacionais. Os portais corporativos utilizam
metadados XML para integrar ambas as categorias de dados (estruturados e não
estruturados) para possibilitar o acesso integrado a todas as fontes de informação.
3.2 Ponto único de acesso generalizado e personalizado
Outra vantagem percebida com a instalação do portal corporativo reside no fato de
proporcionar, como já mencionado, um recurso único centralizado onde os usuários
podem encontrar, extrair e analisar toda a informação que prolifera no ambiente
corporativo, muitas vezes geograficamente distribuído. Além disso, ele expande o âmbito
atual da informação corporativa para um cenário em que os usuários finais, que
consomem a informação, possam ser tanto empregados, como clientes ou fornecedores.
Nesse contexto, os usuários da informação corporativa se beneficiarão de dados e
informações, transferindo-os, minerando-os e reutilizando-os em diferentes cenários e
aplicações.
As empresas, por sua vez, poderão configurar cada usuário do portal de acordo com
níveis de segurança e autorizações de acesso individuais. Os usuários têm a
possibilidade de personalizar seus portais para encontrar, aceder e pesquisar mais
facilmente os recursos disponíveis na empresa. Muitos usuários já estão familiarizados
com a personalização oferecida atualmente pela maior parte dos portais Internet.

5. Ao incluir softwares de análise de informação estruturada e permitir o acesso mais rápido
à informação não/semi estruturada relevante e precisa, a partir de um ponto de acesso
único, o portal apóia o processo de tomada de decisão na empresa.
3.3 Várias aplicações acessíveis de um único sistema
Segundo artigo da companhia Merrill Lynch1, de novembro de 1998, os portais são
constituídos de amálgamas de ferramentas de software que analisam, consolidam,
gerenciam, e distribuem informação no seio das empresas e para o mundo exterior. A
mesma consultoria, num estudo exaustivo sobre esse assunto elaborado em 1998, dividia
os EIPs em três segmentos de produtos: sistemas de “Gestão de Conteúdo”, “Armazéns
de dados (Data Warehouses)” e “Inteligência de Negócios (Business Intelligence)”. Nessa
época, o artigo descritivo do estudo previa que esses segmentos de software
convergiriam para uma única aplicação de informação empresarial.
Aos sistemas de gestão de conteúdo cabe a tarefa de capturar, arquivar, indexar e
distribuir informação externa e interna para a criação de um repositório de informação
corporativo. Os sistemas de Data Warehouse ou Data Marts criam um ambiente de
armazenamento onde os dados são orientados a diversas análises de desempenho
corporativo. São usados para suportar soluções de BI corporativas complexas. Por outro
lado, as aplicações de Business Intellingence (BI) potencializam as fontes de bases de
dados empresariais de forma a que toda a empresa tenha disponível informação precisa e
direcionada. Esses sistemas incluem funcionalidades de processamento analítico (On-
Line Analytical Processing, ou OLAP), mineração de dados (Data Mining) etc.
3.4 Além dos dados e informações: processos
Enquanto os armazéns de dados focalizam sobre dados e informação, o portal corporativo
deve também apoiar os processos e fluxos de trabalho (workflows). Dessa maneira ele
provê um ponto central de acesso via navegador Internet a todos os sistemas que cada
colaborador da empresa precisa operar e consultar no seu dia-a-dia.
Um desafio para a implementação bem sucedida de um portal é a relativa pobre
organização das informações corporativas, o que atrapalha o trabalho eficiente em
conjunto. Capacitados para apoiar a identificação e captura, armazenamento e
recuperação de informação de múltiplas fontes, os portais corporativos, ao invés de
aplicações isoladas que operacionalizam assuntos isolados, são ambientes que
proporcionam uma visão de todo, fundamental para as definições em nível estratégico de
qualquer negócio.
1
Organização de pesquisa e consultoria econômica.

6. 4 Lidando com o excesso de informações
4.1 Definindo o problema
Segundo Bawden (2001), sobrecarga informacional (“information overload”) é um estado
no qual a informação disponível e potencialmente útil torna-se um obstáculo (ou atraso)
ao invés de uma ajuda. O excesso de informação está associado à perda de controle
sobre a informação e à inabilidade em usar efetivamente a informação. Como resultado
tem-se trabalho ineficiente e eventualmente até risco para a saúde.
A questão não é nova, existem registros na literatura que atestam referência ao problema
em 1852 (Rada 1991). Segundo alguns autores, por volta dos anos 50 do século XX a
própria ciência corria risco. Porém, apenas ao final dos anos 50 e início dos anos 60 do
século XX é que o estado de sobrecarga informacional é compreendido como um
problema real. Nos anos 90 torna-se um problema grave, particularmente no mundo dos
negócios, com a influência cada vez maior de novas tecnologias de informação e
comunicação: celulares, palms etc; e particularmente a Internet provendo correio
eletrônico, chats e Web. Como indica Shenk (1997), trata-se de um problema importante
para indivíduos e organizações e as técnicas usadas no passado não são mais efetivas
hoje. Atualmente o problema afeta diretamente a eficiência do trabalho e a produtividade
das organizações.
Pesquisa da Reuters (Bird 1997) junto a gerentes revelou que a sobrecarga informacional,
para dois terços deles, tinha causado perda de satisfação no trabalho e comprometido
suas relações pessoais. Quase a metade acreditava que decisões importantes tinham
sido atrasadas e afetadas de forma adversa pelo excesso de informação.
O relatório da Reuters, citado por Bawden (2001), reconhece o problema e argumenta
que muitas informações, se mal organizadas, atrapalham o conhecimento. Com efeito, por
um lado parece que o grande desafio para as empresas hoje é como gerenciar as
informações de que dispõem, e não propriamente como obter novas informações.
Algumas empresas estariam tratando o conhecimento como "commodity" e não como um
processo de melhoria da inteligência empresarial como um todo, que se traduziria mais
apropriadamente em habilidades superiores de interpretação dos fatos e de tomada de
decisão. Isto não quer dizer que as empresas não devam ter uma gestão pró-ativa do
conhecimento. Pelo contrário, essa gestão deve envolver mudanças nos indicadores
utilizados para medir o desempenho dos funcionários, refletindo alterações mais
profundas na cultura organizacional e nas práticas gerenciais.
Neste mesmo sentido, Stewart (1998) cita o trabalho dos sociólogos Sara Keisler e Lee
Sproull publicado em seu livro Connections (Sproull, 1993), mostrando que,
paradoxalmente, o desejo de parecer racional tem levado a um comportamento não
racional, que se traduz em uma preocupação excessiva com a informação por parte das
pessoas. Outros autores, por sua vez, também distinguem conhecimento de informação.

7. Conhecimento é informação interpretada, o que faz com que a simples transferência de
informação não aumente o conhecimento ou a competência (Nevis et al, 1995; Nonaka,
Takeuchi, 1995; Sveiby, 1997; Davenport, Prusak, 1998; entre outros).
Nas "organizações que aprendem", as informações e os sistemas de informação têm que
ser precisos, imediatamente disponíveis no tempo e espaço, e têm que estar disponíveis
em um formato que facilite o uso. Na prática, duas questões ajudam as empresas a
desenharem seus sistemas de informação: Como determinada informação agrega valor a
determinado processo de decisão? Como ela pode chegar às pessoas que precisam
dela?
Embora o problema da sobrecarga informacional não seja novo, podendo ser encontrado
de forma recorrente ao longo da história, suas maiores conseqüências são recentes.
Segundo Bawden (2001), a maneira de se lidar com o problema no passado estaria ligada
à forma de estruturação da organização, particularmente a organização hierárquica, de
padronização e racionalização. Arquivos e gavetas para papel, formulários padronizados
etc. Esses métodos são, aos poucos, superados em tempos de globalização intensa, com
as organizações menos fortemente estruturadas utilizando novas tecnologias de
armazenagem e comunicação. A Forrester Research realizou estudos atestando que a
capacidade média de armazenamento está crescendo ao ritmo de 50% ao ano.
Assim, parece não existir uma técnica ou ferramenta que poderá resolver o problema
como um todo. As soluções propostas aparentemente caem em duas categorias:
gerencial e tecnológica.
Do ponto de vista gerencial trata-se de retomar o controle. Como visto, a perda de
controle sobre a informação é o principal sintoma da sobrecarga. Retomar o controle,
tanto no nível individual quanto no organizacional, pode ser parte importante do remédio.
Controle não no sentido coercitivo, mas de alinhamento a um padrão que implique o
progresso em direção a um objetivo planejado e pré-determinado.
4.2 Tentativas de quantificar o problema
Segundo estudo realizado pelo Institute of the Future, funcionários já recebem em média
192 mensagens/dia nas seguintes formas: email, cartas, voice mail, livros, revistas, etc.
Entrevista do Gartner Group mostrou que os executivos de empresas norte americanas
estão gastando em média cerca de 108 minutos/dia apenas lidando com mensagens de
email. Outras pesquisas apontam, por exemplo, para o crescimento de 6 vezes no uso do
email em corporações americanas nos últimos 5 anos. Na grande maioria dos casos as
Intranets cresceram tão rapidamente a ponto de se tornarem difíceis de gerenciar e
ineficientes. A HP, por exemplo, antes de implementar um EIP, tinha 4.700 URL’s em sua
Intranet. Existiam mais de um milhão de URL’s na Intranet da Intel nos primeiros meses
do ano de 2001.

8. Os EIP’s vêm representando uma tentativa de se reduzir o excesso de informações que
foi exacerbado pela generalização do uso de aplicações desktop nos últimos tempos,
principalmente de programas de e-mail e web.
4.3 Sobrecarga de informação e os portais corporativos
Na tentativa de lidar com o problema do excesso de informações os EIPs focalizam suas
funcionalidades em três aspectos particularmente relevantes: personalização,
mecanismos de busca e categorização.
4.3.1 Personalização
Os EIPs procuram responder ao desafio crescente da sobrecarga informacional e da
escassez de tempo, provendo níveis sofisticados de personalização. Personalização
significa aqui melhor adaptação das ferramentas às necessidades dos usuários em
acessar rapidamente a informação mais relevante para a execução das atividades
profissionais do seu dia-a-dia.
Por exemplo, a partir de uma pesquisa com 22 mil funcionários, a Johnson Controls
implantou um EIP e concluiu que a solução ajudou a economizar pelo menos uma hora
por dia de cada funcionário. Ao invés de ter que abrir várias janelas diferentes e lançar as
diversas aplicações cada vez que acessam suas estações de trabalho, os EIP
possibilitam aos funcionários predefinir as aplicações que serão abertas simultaneamente
a cada momento. Dessa forma, as várias aplicações mais freqüentemente usadas ficam
acessíveis com um clique.
Os EIP são particularmente interessantes para pessoas que trabalham em múltiplos
projetos simultaneamente e lidam com situações complexas que requerem variadas
fontes de informação e opiniões. Os portais facilitam o compartilhamento e a visualização
das mesmas aplicações simultaneamente por vários usuários, mesmo estando
geograficamente muito distantes uns dos outros.
A personalização deve acontecer de forma transparente, adaptando e adequando o
conteúdo e/ou a experiência individual com base em informações implícitas e explícitas, e
incorporando-as a caminhos de navegação regulares que minimizam o esforço do
usuário.
Os sites mais avançados combinam abordagens de personalização de dois tipos: pull
(puxar) e push (empurrar). A abordagem pull é dependente de escolhas feitas pelos
usuários, eles próprios comandam a personalização. A abordagem push pode variar de
muito simples a muito sofisticada. As abordagens push mais simples consistem em
personalizar o site de acordo com os perfis dos funcionários (seu papel na organização,
sua localização física, seus direitos de acesso, etc). As mais sofisticadas abordagens de
personalização "push" são dinâmicas, realizadas em tempo real. Baseiam-se no número
de fontes de informações consultadas e acumuladas ao longo do tempo, incluindo os

9. caminhos de navegação, dispositivos usados para o acesso, posição geográfica atual do
usuário e a largura de banda disponível, etc. Considerando tais informações, os
mecanismos de personalização predizem de forma independente as preferências dos
usuários, mostrando conteúdos com base em seus papeis, sua localização, e seu
comportamento durante visitas ao portal.
Como a personalização pode ter níveis de sofisticação diversos (e variados orçamentos),
as empresas devem decidir previamente que conteúdos devem ser permanentes para um
grupo específico de usuários e que conteúdos podem ou devem ser personalizados.
Idealmente, cada funcionário deveria tem um “papel” associado ao uso que faz do EIP.
Isso permite personalizações pré-definidas, configuradas com facilidade quando novos
funcionários integram-se à empresa. Com o passar do tempo os funcionários
desenvolvem uma experiência verdadeiramente personalizada com o portal. Além disso,
essa prática permite que novos funcionários iniciem suas atividades acessando
informações e links que são relevantes à realização de suas tarefas iniciais e
responsabilidades. A associação de papéis também permite às empresas fazerem melhor
avaliação de que níveis e áreas de personalização, colaboração, uso de informações e
fontes de conhecimentos terão maior impacto no desempenho dos funcionários.
Portais sofisticados apresentam possibilidades interessantes de personalização. Dentre
as mais avançadas, podem-se citar:
• Personalização da apresentação, na qual vários elementos das páginas adaptados
em moldes (ou templates) podem ser alterados: layout, cor, fontes, etc;
• Permissão aos usuários para arrastar e modificar o tamanho das janelas;
• Criação de novos templates de páginas com o auxílio de assistentes e sem
necessidade de programação;
• Personalização considerando uma combinação de atributos: papéis, regras de
negócios, padrões de navegação, filtragem colaborativa, o dispositivo de acesso
utilizado, a largura de banda disponível etc;
• Compartilhar perfis de funcionários por várias aplicações no portal.
4.3.2 Mecanismos de busca
Os mecanismos de buscas são ferramentas familiares a todos os que usam a Internet.
Estatísticas mostram que centenas de milhões de pessoas usam mecanismos de busca
diariamente. Em meados de 2001, os mecanismos Google e Altavista, líderes de
mercado, relataram em média 100 milhões de buscas realizadas por dia. Segundo o
Nielsen/NetRatings o Google obteve 341 milhões de visitas/dia em 2002. Obviamente,
isso não implica que as pessoas estejam encontrando as informações de que necessitam,
com a rapidez que seria desejável.
No contexto corporativo onde realizam suas atividades profissionais, os funcionários não
têm tempo para “navegar” na web. Além disso, precisam procurar não apenas páginas

10. web, mas também um número variado de fontes de informação, incluindo informações
estruturadas (em geral presentes nos bancos de dados) e não ou semi-estruturadas
(aplicações de desktop como e-mail, documentos word, e Intranet, etc).
Um dos objetivos centrais da gestão do conhecimento e, por conseguinte, dos EIPs é
auxiliar os funcionários a encontrarem facilmente as fontes de informações corporativas
mais relevantes no momento exato em que mais necessitam delas. Nesse contexto fica
claro que os mecanismos de busca são ferramentas extremamente úteis. Eles devem
prover, no menor tempo, os resultados mais relevantes para uma dada consulta.
Entretanto, na maioria dos casos os usuários ainda precisam de assistência para a
definição mais precisa do que desejam procurar, quais descritores usar? Como usar a
pesquisa avançada? Além disso, devido às ambigüidades inerentes às línguas naturais,
com freqüência documentos referem-se a assuntos ou conceitos similares usando
diferentes termos e níveis de profundidade variados, o que pode gerar resultados com
baixa precisão2. É também importante notar que pessoas diferentes procurarão por
informações de maneiras diferentes, conforme vários fatores, tais como:
• Nível de experiência com mecanismos de busca;
• Nível de conhecimento prévio em um domínio ou assunto específico;
• Tipo de personalidade: cérebro-esquerdo ou cérebro-direito3, visual ou textual; e
• Preferência por navegação ou busca direta.
Em resposta a essas variadas circunstâncias individuais e também ao crescimento
exponencial da quantidade de informações, tipos de dados e fontes de conhecimento,
ocorreram vários avanços interessantes em tais mecanismos nos últimos anos. Muitas
opções de busca, funcionalidades e níveis de sofisticação estão hoje disponíveis. Essas
funcionalidades são representativas da evolução dos mecanismos de buscas e podem ser
organizadas, segundo (Broader, 2002), em três gerações:
- Mecanismos de busca de 1a geração:
o Busca por palavra chave ou frase exata, funcionalidades muito comuns nos
mecanismos de buscas que listam os resultados com base na ocorrência da
palavra ou frase. Este tipo de mecanismo foi bastante usado em bibliotecas e
permitem aos usuários focar suas pesquisas por áreas específicas dos
documentos tais como, título, palavras-chave e autor;
o Busca booleana retorna resultados com base na aplicação de operadores
lógicos, tais como AND, OR e NOT;
2
Ou excesso de resultados, poucos resultados ou irrelevantes.
3
Tem sido discutido que a Web e outros sistemas hipermídia possuem modelo semelhante ao modo como o
cérebro processa informação (Small e Ferreira, 1994). Pesquisadores descobriram a existência de relação
entre estilos de aprendizagem (cérebro direito ou esquerdo) e abordagens no uso do hipermídia.

11. o Buscas com filtros colaborativos, baseados na idéia de que indivíduos que
compartilham interesses comuns considerarão documentos similares
relevantes. O módulo de sugestão de livros da livraria Amazon é um exemplo
desse tipo de mecanismo;
- Mecanismos de busca de 2a geração:
o Buscas baseadas em popularidade nas quais se altera o ranking dos links que
serão mostrados, aplicando-se vários algoritmos que avaliam a perspectiva
dos usuários em relação aos documentos ou aos sites retornados. Pode-se,
por exemplo, considerar o número de vezes que usuários prévios visitaram o
link ou quantos estabeleceram links para o site específico (o Google e muitos
outros usam tal tecnologia). Podem-se também apresentar os documentos
baseando-se em uma avaliação pró-ativa do usuário com relação ao
documento ou site;
o Busca por conceitos retornam resultados que podem não conter as palavras da
busca. Isso ocorre porque o mecanismo procura por palavras correlacionadas
com base em um thesaurus. Essa funcionalidade representa uma evolução
dos mecanismos de busca considerados de 3a geração.
- Mecanismos de busca de 3a geração:
o Buscas contextualizadas: certos mecanismos de busca consideram o contexto
em que se apresenta a necessidade informacional do usuário. Isso é muito útil
quando as palavras possuem significados bastante diferentes dependendo do
contexto em que são usadas (e.g. a palavra “leão” pode representar uma
bebida ou um animal). A esse fenômeno lingüístico específico dá-se o nome de
polissemia; existem diversos outros tipos de ambigüidades inerentes às
línguas naturais. Marisa Bräscher (Bräscher, 2002) apresenta um estudo
aprofundado sobre esses fenômenos lingüísticos no português e como eles
podem ser tratados pelos mecanismos de busca para que estes aumentem
sua eficácia.
o Buscas em linguagem natural: permitem aos usuários fazerem consultas em
linguagem natural. Um exemplo é o mecanismo AskJeeves. Claro que este
último não pode ser considerado de 3a geração por apresentar apenas essa
funcionalidade.
o Buscas em bases de conhecimento: Muito semelhante às buscas em
linguagem natural, este tipo de mecanismo cria automaticamente uma base
estruturada de casos que permitem ao usuário obter respostas prévias a
perguntas semelhantes. O mecanismo aprende a cada vez que uma sessão de
interação tipo Pergunta/Resposta ocorre. Se o usuário não obtém a resposta
apropriada, então ele é direcionado automaticamente pelo programa para falar
com uma pessoa que tenta responder-lhe (este tipo de busca vem sendo muito
usado em Call Centers);

12. o Busca por afinidade são similares aos filtros colaborativos. Entretanto, esse
tipo de busca leva à idéia de associar pessoas e documentos às últimas
conseqüências. Muitos níveis de similaridade baseados nas pessoas, autores,
leitores e mantenedores dos documentos. Pode ser particularmente útil para
grandes organizações para relacionar pessoas com interesses e competências
similares;
o Buscas com mapeamento visual permitem aos usuários visualizar os
resultados de suas buscas de forma gráfica. Documentos são ajuntados e
relacionados formando clusters de informações relacionadas, de acordo com
algoritmos de categorização que permitem navegação facilitada.
O processo de seleção do mecanismo de busca específico depende das necessidades de
cada organização e da complexidade e tamanho das fontes de informação que devem ser
pesquisadas. Isso pode fazer variar muito o custo do projeto. Soluções padronizadas de
indexação e busca podem ser bastante baratas. Por outro lado, soluções completas e
sofisticadas para grandes empresas podem significar milhares de reais em licenças de
software, hardware, além dos custos de consultoria e desenvolvimento.
A integração de mecanismos de busca com a solução de EIP proporciona funcionalidades
interessantes relacionadas à gestão de conhecimentos:
Notificação
o Usuários são notificados quando novos documentos são adicionados à base de
conhecimentos criados por outra pessoa na organização;
o Usuários e/ou administradores podem programar rotinas de spiders e crawlers; o
mecanismo de busca pode ser programado para vasculhar fontes de informação e
gerar resultados para grupos específicos;
o Notificação baseada em eventos de exceção (vendas caíram 20%); o usuário pode
definir onde ser notificado (e-mail, pager, etc);
Processo de busca e Interface
o O mecanismo permite ao usuário escolher em que fontes realizar pesquisas
(diretórios, web, base de dados, etc);
o Salvar os resultados de busca e compartilha-los com outras pessoas na
organização;
o Resultados podem ser personalizados de acordo, papel níveis de acesso dos
usuários;
o O mecanismo de busca corrige erros ortográficos automaticamente;
o Mecanismo de busca considera sinônimos;
o Agrupa resultados de pesquisa;

13. o Permite busca multi-línguas.
Desempenho do mecanismo e backend
o Integração do mecanismo de busca com aplicações de business intelligence;
o Procura por tags XML;
o Mecanismo de categorização automática;
5 Desenvolvendo Categorizações e Taxonomias
Buscando simplificar a procura e a navegação, organizações precisam desenvolver
estruturas de informação e categorias que sejam facilmente compreendidas pelos
usuários da comunidade que utilizará o sistema. Independentemente do poder do
mecanismo de busca empregado, na concepção de seu portal toda organização deve
lidar com a questão da categorização da informação. A categorização adiciona
informação fundamental para a classificação aos documentos, para que estes sejam
organizados de acordo com uma taxonomia e facilmente encontráveis mais tarde.
Taxonomias são regras de alto nível para organizar e classificar. A disciplina não é nova e
embora tenha sido evidenciada pelo desenvolvimento da Web, sempre foi o núcleo dos
estudos de tratamento de informação em biblioteconomia. Atualmente novas ferramentas
de software para categorização automática emergem e se aperfeiçoam rapidamente.
A formação de taxonomias se beneficia da marcação (tagging) dos documentos. A
marcação é um passo importante, não só para garantir que mecanismos de busca
encontrarão os documentos mais facilmente, e os organizarão em classes, como também
para a disseminação dos documentos com base em regras de personalização. O conceito
de metadados, ou dados que descrevem dados, base das linguagens de marcação como
HTML e XML, é central para a evolução da Internet, tanto em sua parte pública quanto na
corporativa. Os metadados provêm os contextos de significados necessários à informação
e torna os documentos mais facilmente localizáveis por mecanismos de busca, auxiliando-
os a resolver diversas ambigüidades das línguas naturais que trazem ruídos ao processo
de busca.
Metadados também desempenham o importante papel de permitir que diferentes
documentos sejam agrupados mais facilmente. A captura de metadados deveria ocorrer
de preferência logo após a criação do conteúdo. Isso vem sendo facilitado graças ao uso
de ferramentas semi-automáticas de apoio, que realizam uma combinação de processos
de extração automáticos (tipicamente, autor, nome, data, etc) e manuais (palavras-chave,
categorias, etc).
A criação dos diversos padrões de representação XML (XLink, XPath, XSL, XQuery, etc)
vem possibilitando a criação de hiper-espaços de informação muito mais sofisticados.
Espaços que permitem o tratamento, por software, de documentos marcados com
significados mais livres, com semânticas mais específicas, e, ao mesmo tempo, universais

14. (Berners-Lee, 2003). Essa idéia de marcação semântica com o uso de identificadores
universais (URI) está na base da concepção do que vem sendo denominado “Web
Semântica” e é atribuída a Tim Bernes-Lee, considerado o inventor da Web.
Taxonomias e categorizações assumem geralmente formas hierárquicas. Entretanto,
novas formas “mais visuais” como grafos ou árvores hiperbólicas se tornam comuns. O
leitor poderá consultar websites tais como: Antartic.ca, TheBrain ou InXight.
Arquitetos de informação, com o auxílio dos geradores ou extratores semi-automáticos de
conteúdos, são geralmente responsáveis pela criação das taxonomias a serem utilizadas
na organização. Ferramentas de classificação automática simplificam e agilizam o
processo.
O verdadeiro teste para qualquer taxonomia é o grau de eficiência que esta proporciona
ao grupo de usuários para quem ela foi desenhada: os usuários estão sendo capazes de
encontrar informação relevantes de forma eficiente, ou seja, sem desperdício de tempo?
Alguns dos desafios encontrados na criação e manutenção de uma taxonomia advêm dos
seguintes fatores:
o É preciso estar ciente de que a ambigüidade é parte do processo e estará sempre
presente, podendo no máximo ser minimizada;
o O certo ou errado universal não existem: assim pessoas diferentes irão
desenvolver taxonomias diferentes. Conseqüentemente, ajuda muito criar
múltiplos caminhos para se encontrar a mesma informação;
o Categorizações automatizadas baseadas na freqüência de palavras podem não
gerar bons resultados. Preferencialmente, a construção de uma taxonomia deveria
iniciar-se com algumas entradas desenvolvidas conjuntamente pelos geradores de
conteúdo e os arquitetos de informação. Como vimos, algumas novas ferramentas
de software permitem hoje recategorizações semi-automatizadas baseadas em
feedbacks dos usuários;
o A marcação é uma tarefa intensiva e requer cooperação entre os criadores de
conteúdo. Aqui também novas ferramentas de extração automática ajudam a
minimizar as entradas manuais, automatizando a geração de marcas
padronizadas que descrevem os documentos, tais com autores, filiação, data de
criação, palavras-chave, etc;
o Quem ou qual grupo irá manter a integridade da taxonomia à medida que ela
evolui no tempo?
Embora, na maioria dos casos, integradores de sistemas externos ou firmas de
desenvolvimento web sejam responsáveis pelo desenvolvimento de uma taxonomia
inicial, claramente a manutenção de um esforço perene relativo à arquitetura
informacional exigirá novas funções além do uso de ferramentas sofisticadas para
automatizar grande parte do esforço de classificação.

15. 6 Considerações finais
Os portais corporativos já causam e continuarão a causar mudanças cada vez mais
fundamentais nos processos gerenciais e no modo como as empresas funcionam. A
implementação de portais corporativos deve ser considerada para servir, principalmente,
às necessidades de funcionários no que tange ao compartilhamento de informações e
conhecimentos. As redes corporativas e as comunidades de práticas que extrapolam as
paredes físicas das organizações também são beneficiadas.
Dessa forma, as plataformas de portais corporativos mais avançadas vão além do acesso
à informação estruturada e não (ou semi) estruturada. Elas provêem soluções que se
adequam às necessidades diárias de informação e de colaboração de cada funcionário
e/ou parceiros de negocio: personalizam o acesso à informação, automatizam e
melhoram os ciclos de decisão complexos de trabalhadores do conhecimento e podem
incentivar níveis mais profundos de colaboração entre empregados.
Com a vantagem de prover um único ponto de contato para todas as fontes de
informação, o portal corporativo assume o papel, sem precedente, de integrador universal
dentro das organizações. Por esse e muitos outros motivos comentados no decorrer deste
texto, os portais corporativos constituem novos instrumentos de gestão de informação e
conhecimento nas organizações.
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