Business Intelligence, a evolução e o futuro
Pedro Batista
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previamente definidos, para medir, monitorar e gerir esses
processos de negócio.
VII. CONCLUSÃO
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Trabalho realizado no âmbito da Unidade Curricular de Enterprise Resource Planning no ano lectivo 2013/2014, último ano da Licenciatura em Informática de Gestão da Universidade Europeia.

Publicada em: Dados e análise
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Business Intelligence, a evolução e o futuro.

  1. 1. Business Intelligence, a evolução e o futuro Pedro Batista Artigo desenvolvido no âmbito da Unidade Curricular de ERP Universidade Europeia – Laureate International Universities Lisboa, Portugal Tiago Alberto Artigo desenvolvido no âmbito da Unidade Curricular de ERP Universidade Europeia – Laureate International Universities Lisboa, Portugal Abstract — No clima atual as organizações procuram informações valiosas que permitam tomar decisões calculadas e assim ganhar vantagem competitiva. No ponto de vista da tomada de decisão, a transformação de dados em informação, e mais concretamente em informação relevante, é fundamental. Hoje em dia, as organizações colecionam grandes quantidades de dados de várias fontes, e com a disseminação de soluções enterprise resource planning (ERP), é necessário que as organizações compreendam a diferença entre os sistemas ERP e business intelligence (BI), a nível técnico e operacional, em particular as mais-valias podem retirar de cada um deles. A outro nível, as inovações tecnológicas e o desenvolvimento de sistemas BI promovem uma cada vez maior interligação entre as componentes técnicas e de gestão, que permitem a emergência de uma nova abordagem, o corporate performance management (CPM). Keywords- business intelligence (BI), enterprise resource management (ERP), corporate performance management (CPM), tomada de decisão. I. INTRODUÇÃO Atualmente as organizações lidam com grandes quantidades de dados, provenientes de fontes internas ou externas à organização, sejam elas, enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), supply chain management (SCM), legacy systems, entre outros. Em resposta a um aumento sustentado da quantidade de dados a serem analisados e ao aumento da pressão para fornecer respostas mais rápidas e melhores, muitas organizações compreenderam o contexto das soluções ERP e viraram-se para ferramentas business intelligence (BI) de forma a organizar e analisar vastas quantidades de dados colecionados por outras ferramentas, com o intuito de auxiliar a tomada de decisão e ganhar vantagem competitiva. O potencial do BI é crítico no auxilio às organizações que pretendem melhorar o se desempenho e adaptar-se ao clima atual e às mudanças no meio ambiente. No entanto, o verdadeiro potencial do BI deve ser explorado com recurso ao alinhamento da estratégia da empresa à sua execução, aos seus processos operacionais e às diversas atividades. Assim, surge uma nova abordagem, o corporate performance management (CPM). Neste artigo vamos procurar compreender as necessidades atuais das organizações ao recordar a evolução das ferramentas tecnológicas de apoio à gestão. É imperativo que as organizações entendam as diferenças entre sistemas ERP e BI, na sua finalidade. Vamos abordar as características de um sistema BI, estudar as suas mais-valias na atual realidade das organizações e antecipar o passo seguinte, o CPM. II. EVOLUÇÃO Antes da informatização, a informação era tratada de forma não estruturada pelo que as tomadas de decisão eram maioritariamente empíricas e continham fortes índices de intuição. Em 1970 surgiram os primeiros sistemas informatizados de gestão, designados management information systems (MIS), que tiveram o mérito de integrarem dados originados de vários processos da organização. No entanto, estes sistemas debatiam- se com as limitações de tecnologias subjacentes e eram assim bastante rudimentares quando comparados com os padrões atuais. As inovações tecnológicas permitiram que muitas destas dificuldades fossem esbatidas e as organizações passaram as últimas décadas envolvidas em projetos destinados a melhorar a sua eficiência operacional. O desenvolvimento de projetos de cariz funcional, como CRM, SCM, e document management system (DMS), cada um com as suas mais-valias em termos de eficiência, foram essenciais para incrementar os índices de qualidade. Essencialmente, estes investimentos trouxeram desenvolvimentos tecnológicos que permitiram informatizar os processos de BackOffice das organizações. Mais recentemente, a implementação de sistemas operacionais integrados, como ERP, permitiram, às organizações, otimizarem a sua componente transacional, racionalizando processos e formatando a informação de modo eficaz, e ainda integrar áreas que anteriormente careciam de sistematização. Atualmente os sistemas ERP, CRM, SCM, DMS são as bases informáticas das organizações. Estes sistemas são desenvolvidos com o propósito de acesso e armazenamento de dados de forma eficiente.
  2. 2. Os últimos anos elevaram a fasquia dos sistemas de gestão pois as organizações colecionam grandes quantidades de informação de inúmeras fontes, ao mesmo tempo que são pressionadas por uma grande intensidade concorrencial. Em resposta, as organizações passaram os últimos anos a investir em sistemas BI para organizar e analisar as vastas quantidades de dados. Assim, BI fornece atempadamente, à gestão de topo, informações valiosas que permitem tomar decisões calculadas e que, em última análise, traduz-se em vantagem competitiva. III. BUSINESS INTELLIGENCE As organizações exigem, padrões de qualidade cada vez mais elevados, reduzir custos operacionais, conhecer melhor o seu meio ambiente, reduzir os riscos do negócio, capacidade de decidir em tempo útil. A exigência e complexidade tecnológica acompanharam estes novos imperativos e tendências, e como consequência as bases de dados estão a crescer a um ritmo exponencial. Os sistemas ERP, CRM, SCM, data warehouses (DWs), entre outos, estão constantemente a oferecer dados aos gestores. Para se ter uma rápida visão do negócio, estes dados que se encontram dispersos, necessitam de ser reunidos e analisados. É necessário transformar dados em informação útil para servirem de apoio à tomada de decisão. Por outro lado é notório que as empresas se tornam mais horizontais, com redução de hierarquias e funcionários, em contrapartida com o aumento da sua autonomia, pressupõem a difusão de informação relevante junto de mais decisores. Todas estas contingências obrigam a prestar uma atenção redobrada ao processo de controlo interno e torna-se fundamental aperfeiçoar a relação entre a estratégia e a execução, facilitando assim o ciclo de gestão. Os sistemas BI são atualmente os catalisadores da mudança, permitindo concretizar na prática estas novas abordagens das organizações. De uma forma eficaz, pela análise, diagnóstico, acesso, partilha e relatórios de dados, é possível aos decisores perceber o que é essencial na sua organização e transformar as enormes quantidades de dados em informação relevante e consequentemente em resultados. IV. ARQUITECTURA DE UM SISTEMA BI Um sistema BI, na sua vertente tecnológica, está ligado às fontes de dados e deve ser contextualizado nos sistemas de informação de uma organização. Figura 2 – Arqitetura de um Sistema BI [5] A figura 2 representa o esquema de um sistema tradicional de BI, desde as ações sobre os dados em back-end, até às informações produzidas para os decisores, front-end, e são estes utilizadores finais que retiram partido das informações que fora produzidas, filtradas e sintetizadas. Um sistema tradicional de BI é fundamentalmente constituído por três componentes: - Um módulo de extract transform and loading (ETL): Módulo destinado à extração, transformação e carregamento de dados. É a parte do sistema que extrai os dados das diversas fontes, ERP, CRM, entre outros já referenciados. - DW e data marts (DM): após o processo ETL, este é o local onde se condensam os dados recolhidos. - Front-end: É a parte do Sistema BI que se encontra disponível aos decisores, sobre a forma de relatórios, análise OLAP, data mining, forecasting, entre outros. V. BI VS ERP As soluções ERP são sistemas modulares que se adaptam às áreas funcionais de uma organização. Tornam mais simples a gestão de uma organização no seu todo, pois é mais prático utilizar apenas um software de gestão, do que múltiplas aplicações sem interoperabilidade. Sendo este um dos seus pontos fortes, muitas organizações investiram numa solução ERP, na expectativa de acabar com alguns dos seus problemas. No entanto, no clima atual de constante mudança, as organizações necessitam de ferramentas melhores para analisar extensivamente dados e gerir melhor os seus negócios. Os sistemas BI e ERP têm características distintas, como tal, não se espera que produzam os mesmos efeitos. O BI é um sistema online analytical processing (OLAP) e baseia-se fundamentalmente em DWs. DWs utilizam estruturas de dados diferentes das estruturas normalizadas de entidade- relação (utilizadas no ERP). DWs possibilitam a utilização de modelos de dados multidimensionais que oferecem robustez ao nível dos relatórios, dashboards, scorecards entre outros instrumentos de BI que apoiam a tomada de decisão. Para uma
  3. 3. melhor ideia, a figura 1 representa um exemplo de modelo de dados multidimensional. Figura 1 - Estrutura de dados multidimensionais [4] Em comparação, ERP é um sistema online transaction processing (OLTP), uma arquitetura desenvolvida com o objetivo de proporcionar rapidez na gravação de dados. Contudo, embora as soluções ERP permitam recolher e armazenar dados, a maior parte não proporciona a análise extensiva dos mesmos. A maior parte das soluções ERP utiliza bases de dados relacionais normalizadas e os relatórios que disponibilizam são bidimensionais, que correspondem apenas às necessidades operacionais de uma organização. As organizações trabalham com enormes quantidades de dados em múltiplos sistemas. Apesar da maior parte dos dados encontraram-se em aplicações ERP, as tomadas de decisão podem ainda requerer dados de outros sistemas, como por exemplo SCM ou CRM. Como forma de constatação das limitações dos relatórios e funcionalidades de análise de um ERP, as organizações que não possuem ferramentas BI, exportam os dados dos sistemas ERP, CRM, entre outros, e reúnem-nos em folhas de cálculo e outros documentos para convergir e analisar informação, como por exemplo elaborar ou monitorizar um key performance indicator (KPI). Estas fontes de dados não estruturados e convergidas manualmente, são instáveis porque dependem da forma de cálculo empregue, das variáveis consideradas, e estão expostas ao risco de erro humano. Em resultado o mesmo KPI, em diferentes documentos, produzidos por analistas distintos, pode não ter outputs iguais. Com uma ferramenta BI, que recebe dados de um único local (DW), é eliminada a possibilidade de valores distintos para o mesmo KPI. Em linguagem corrente, apelida- se a este facto “A única versão da verdade” [3]. Poder-se-ia ainda pensar em trabalhar os dados diretamente na implementação típica de ERP, e associar as vantagens de um sistema BI ao sistema ERP, mas o volume de dados e recursos computacionais para a sua análise, em paralelo com uma ferramenta analítica no mesmo sistema iria tornar o sistema ERP demasiado lento para as tarefas diárias que são requisitadas pelos utilizadores. Assim, a solução passa pela introdução de uma camada de ferramentas BI numa fase pós- implementação do ERP, a fim de serem processados os volumes de dados promovidos pelo ERP. É expectável que os sistemas ERP reduzam custos, através do aumento da eficiência, e até no apoio à tomada de decisão ao fornecer alguma informação e dados precisos e atempados. No entanto, não é exequível tomar decisões estratégicas baseadas diretamente em informações extraídas de uma implementação típica de ERP. Para se ter visão do negócio mais precisa, os dados que se encontram dispersos, necessitam de ser reunidos e trabalhados. Os sistemas de BI têm a arquitetura necessária e fornecem os instrumentos fundamentais para apoiar a decisão estratégica. São a resposta para se atingir análises compreensivas do negócio, e disponibilizam atempadamente aos decisores, informação critica, de forma a auxiliar as tomadas de decisão [2]. VI. O FUTURO Como já vimos, os processos de decisão organizacional são caracterizados por um meio ambiente em constante mutação e de grande intensidade concorrencial. Nas últimas décadas as tecnologias de informação de apoio à gestão têm evoluído exponencialmente e são o catalisador da mudança. Atualmente, as inovações tecnológicas promovem, cada vez mais, o relacionamento entre as componentes técnicas e de gestão, e que dá origem a uma nova abordagem, o CPM. BI é um conceito que engloba várias ferramentas tecnológicas, que permitem realizar análises, produzir relatórios, e outros outputs relevantes para as organizações. O crescente envolvimento entre aplicações permite destacar o BI como um conjunto de tecnologias, de um sistema completo, que acompanha o ciclo operacional da organização e que contribuem para a eficácia organizacional. BI envolve os dados de várias fontes que são triados e integrados na DW. CPM tem a ver com a transformação desses dados em informação com sentido, que pode ser utilizada para tomadas de decisão. O conceito CPM representa a implementação estratégica de soluções BI [1]. O BI é parte fundamental do CPM mas, CPM não é só tecnologia, envolve também processos, metodologias e métricas essenciais na gestão de uma organização. Os processos de negócio podem incluir a gestão financeira, marketing, vendas, CRM, SCM, entre outros. BI representa o axioma de uma análise e implementação CPM. Assim, não se pode falar de CPM sem falar de BI. O conceito CPM pressupõe uma abordagem integrada e sistematizada da estratégia da organização. Consiste em estabelecer métricas, metodologias e tecnologias para uma monitorização do desempenho da organização em tempo real e para a visualização da relação entre as diversas variáveis. CPM utiliza as metodologias específicas da organização nas suas atividades e possibilita uma abordagem mais ampla, em vez de apenas gerar relatórios táticos de processos específicos muitas vezes divorciados da estratégia empresarial e da perspetiva de negócio. CPM é implementado sobre processos, de acordo com um determinada metodologia de negócio, e são utilizados KPIs,
  4. 4. previamente definidos, para medir, monitorar e gerir esses processos de negócio. VII. CONCLUSÃO As organizações investiram em soluções ERP com o intuito de otimizarem a sua componente transacional, racionalizando processos e formatando a informação de modo eficaz. É expectável que os sistemas ERP reduzam custos, através do aumento da eficiência, e até no apoio à tomada de decisão ao fornecer alguma informação e dados precisos e atempados. No entanto, não é totalmente fiável tomar decisões estratégicas baseadas diretamente em dados extraídos de uma implementação ERP. Para se ter uma visão do negócio mais ampla e precisa, os dados que se encontram dispersos, necessitam de ser reunidos e trabalhados. Os sistemas de BI têm a arquitetura necessária e fornecem os instrumentos fundamentais para apoiar a decisão estratégica. São a resposta para se atingir análises compreensivas do negócio, e disponibilizam atempadamente aos decisores, informação critica, de forma a auxiliar as tomadas de decisão. BI é a plataforma empresarial utilizada para relatórios e análises, tornando-o a base para uma gestão empresarial eficiente. CPM foca-se na estratégia empresarial, ou seja, na gestão, monitorização e melhoria dos processos, metodologias e métricas que conduzem a um aumento do desempenho organizacional. Como foi mencionado, BI é uma componente fundamental do CPM. O CPM é o meio atual de atingir o pico da eficiência organizacional. REFERÊNCIAS [1] Cokins, G. 2009. “Performance Management: Integrating Strategy Execution, Methodologies, Risks, and Analytics”, John Wiley & Sons, Hoboken, New Jersey. [2] Geishecker, L., Rayner, N. 2001. “Corporate Performance Management: BI Collides With ERP”, Gartner Research Note, Strategic Planning. [3] King, J. 2003-12-22. "Business Intelligence: One Version of the Truth", ComputerWorld, http://www.computerworld.com/s/article/88349/Business_Intelligence_ One_Version_of_the_Truth (Novembro 12, 2013) [4] Microsoft “Introduction to cubes” http://msdn.microsoft.com/en- us/library/aa216365%28v=sql.80%29.aspx (Novembro 19, 2013). [5] Conceição, C. “ERP – Cap 06 – Business Intelligence”, não publicado, Universidade Europeia, slide 11.

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