O documento descreve a estrutura e operações de um escritório de advocacia federalizado, que é o maior da América Latina, com informações sobre seus recursos humanos, áreas de atuação e processos administrativos. Com 63 anos de existência, 56 sócios e 453 advogados, oferece serviços jurídicos diversificados e possui unidades em várias capitais do Brasil e em outras partes do mundo. O foco está na eficiência operacional, centralização administrativa e integração tecnológica para atender às necessidades dos clientes e garantir a competitividade no mercado.

2. ADMINISTRANDO O MAIOR ESCRITÓRIO DA
AMÉRICA LATINA

3. ALGUMAS INFORMAÇÕES RELEVANTES

4. Informações Relevantes
ALGUNS DADOS QUANTITATIVOS
• 63 anos de existência
• 56 sócios
• 453 advogados associados
• 573 estagiários
• 301 funcionários administrativos
• 20 escritórios
• 148 mil processos judiciais e administrativos em andamento
• 1.700 clientes ativos
• 19.600 m² ocupados
• 1.400 terminais de computadores
• 65 servidores
• 64 mil livros e periódicos jurídicos
São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . Natal
João Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda

5. Informações Relevantes
FULL LEGAL SERVICE
• Societário • Ambiental
• Contencioso e Arbitragem • Penal Empresarial
• Fusões e Aquisições • Propriedade Industrial e Intelectual
• Recuperação de Empresas e Falências • Imobiliário
• Mercado de Capitais • Comércio Exterior e Defesa Comercial
• Constitucional e Relações • Eleitoral
Governamentais • Seguros e Resseguros
• Financiamentos e Direito Bancário • Direito Aeronáutico
• Regulatório e Administrativo • Direito Minerário
• Capital Estrangeiro • Direito Marítimo
• Infra-estrutura e PPPs • Energia, Petróleo e Gás
• Tributário e Planejamento Fiscal • Direito Civil e Contratos
• Relações de Consumo • Comunicações e Telecomunicações
• Direito Econômico e da Concorrência • Recuperação de Créditos
• Direito do Trabalho e Prev. Privada/ • Operações e Contratos Internacionais
Social
São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . Natal
João Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda

6. Informações Relevantes
UM ESCRITÓRIO FEDERALIZADO
Presente nas principais capitais
brasileiras, bem como em outras
importantes cidades do país, Siqueira
Castro – Advogados é,
reconhecidamente, o escritório mais
federalizado do Brasil.
No exterior, A Siqueira Castro – Advogados possui escritórios próprios em Lisboa, Portugal, e Luanda, Angola.
Essa amplitude geográfica é complementada por alianças operacionais com conceituados escritórios de advocacia
situados nos diversos países da América Latina, América do Norte, Ásia, Europa, África e Oceania.

7. LINHA DO TEMPO

8. Informações Relevantes
ESTRUTURA SETOR JURÍDICO

9. TOMADA DE DECISÕES

10. Tomada de Decisões
CONSELHO DE SÓCIOS NACIONAIS
• Formado pelos mais expressivos sócios do Escritório compondo um grupo com
perfis profissionais diferentes, seja pela especialização, faixa etária e/ou região do
país em que atua.
• Reune-se semestralmente para prestação de contas das atividades jurídicas e
administrativas, avaliação de oportunidades existentes no mercado, e deliberações
quanto ao planejamento estratégico do Escritório.
• O Gerente Geral Administrativo participa deste Conselho e é através das
decisões tomadas nestas reuniões que se determina o alinhamento das atividades
estratégicas jurídicas com as atividades estratégicas administrativas.

11. Tomada de Decisões
CONSELHO DE SÓCIOS LOCAIS
• Cada unidade possui seu Conselho de Sócios Locais.
• Formado pelos mais expressivos sócios de cada uma das respectivas unidades
reune-se mensalmente para apresentação de contas das atividades jurídicas e
administrativas (da sua unidade) e eventuais correções de curso em ambas as
áreas.
• Os Sócios Nacionais existentes na unidade também compõe este conselho.
• O Gerente Geral Administrativo, participa dos Conselhos Locais das unidades de
SP e RJ. Através das decisões tomadas nestas reuniões se determina o
alinhamento das atividades operacionais jurídicas com as atividades operacionais
administrativas locais.

12. Tomada de Decisões
MISSÃO EMPRESARIAL
Atender nossos clientes nas mais diversas áreas do Direito Empresarial, sempre de
forma criativa, segura e eficaz através de Serviços de Alta Qualidade

13. MODELO GERENCIAL ADMINISTRATIVO

14. Modelo Gerencial Administrativo
MISSÃO DO SETOR ADMINISTRATIVO
Atender de forma plena o setor Jurídico da SCA, assim como o Cliente final.
Para tanto deve-se atender no tempo correto as necessidades do setor Jurídico,
de forma a garantir que todos os recursos administrativos necessários estejam
sempre disponíveis com rapidez e confiabilidade, permitindo ao corpo Jurídico
dedicar-se de forma completa às questões advocatícias.
Foco nas expectativas de valor dos Clientes.

15. Modelo Gerencial Administrativo
ADMINISTRAÇÃO CENTRALIZADA
Tendo como objetivos a racionalização dos recursos, a padronização das tarefas e
o controle acurado financeiro chegou-se ao modelo centralizado de governança.
Neste contexto a Unidade de São Paulo é o centro administrativo da SC-A.
Cabe às gerências locais a gestão das atividades secundárias do dia a dia.
SCA-RJ um caso a parte.

16. Modelo Gerencial Administrativo
ORGANOGRAMA

17. Modelo Gerencial Administrativo
COMITÊS
Formação de Comitês Temáticos – envolvimento dos advogados nas questões
institucionais do Escritório.
• Uma administração corporativa não pode ser uma companhia de uma
personalidade só, nem de um grupo restrito de dirigentes.
• Saudável diversidade de visões dos diversos colaboradores.

18. Modelo Gerencial Administrativo
SUPORTE SISTÊMICO
A administração moderna não pode prescindir de ferramentas de suporte
sistêmico que possibilitem a correta integração das diversas áreas que compõem
uma empresa.
• ERP (Financeiro, Faturamento, Contabilidade, Marketing, Recursos Humanos,
Arquivo, Biblioteca e Compras)
• Acompanhamento Processual.
• Software para bilhetagem (Tarifador)

19. GERÊNCIA FINANCEIRA

20. Organograma Setor Financeiro
ORGANOGRAMA

21. Desafios Setor Financeiro
DESAFIO Nº 1 – CENTRALIZAÇÃO DO SETOR FINANCEIRO
Para que um setor financeiro centralizado funcione é fundamental que:
• Todas as unidades tenham acesso, sejam treinados e utilizem o ERP.
• Exista normatização de procedimento para cada atividade e os mesmos sejam
seguidos à risca por todas as unidades.
Objetivos:
Evitar retrabalhos nos setores: Financeiro, Contábil e RH.

22. Desafios Setor Financeiro
DESAFIO Nº 2 – ESTABELECENDO UMA NOVA UNIDADE
•Planejamento de fluxo de caixa necessário para pôr em funcionamento a nova
unidade
•Planejamento de fluxo de caixa para absorver os futuros custos fixos e variáveis
da nova unidade
•Estudo para utilização de recursos próprios ou de linhas de crédito.
Objetivos:
Uma empresa saudável financeiramente.

23. Desafios Setor Financeiro
DESAFIO Nº 3 – FUNDO FIXO (CAIXINHA)
• É imperativo que exista numerário para o dia a dia das atividades do Escritório,
garantindo que exista recursos disponíveis para dar suporte a adiantamentos para:
pagamento de deslocamento (táxi, ônibus, etc,); pagamento de cópias; hotéis;
alimentação; etc.
• Ajustar o valor do caixinha para cada Unidade e monitorar a evolução das suas
necessidades regularmente (estatística).
• Reembolsos.
• Acerto de contas: Prazo para apresentar comprovantes / Prazo para os
reembolsos
Objetivos:
Evitar a não recuperação de despesas junto aos clientes.
Evitar a paralisação das atividades.
Evitar descontentamentos dentro da organização.

24. Desafios Setor Financeiro
DESAFIO Nº 4 – CORRESPONDENTES
• Para o patrocínio de clientes com abrangência nacional, na área do contencioso
de massa, é feito com a ajuda de escritórios locais e advogados autônomos
(correspondentes) que prestam serviços em locais afastados ou de difícil acesso.
• Acerto de contas
• Prazo para apresentar comprovantes
• Apresentação correta da documentação
• Correta retenção de impostos
• Prazo para pagamentos.
Objetivos:
Construir um bom relacionamento com os representantes.
Evitar retrabalhos.

25. GERÊNCIA DE FATURAMENTO

26. Organograma Setor de Faturamento

27. Desafios Setor Faturamento
DESAFIO Nº 5 – NOTAS DE HONORÁRIOS
• TIME SHEET Preenchimento em tempo real
Utilização do cronômetro
Data de corte
• ACOMPANHAMENTO Status dos processos atualizados no sistema.
PROCESSUAL Envio de planilhas padronizadas
Data de corte
• EVENTOS Status dos processos atualizados no sistema.
Verificação trimestral (limpeza de contratos)
• Single Point: um facilitador para o Cliente.
Objetivos:
Evitar demora e / ou erros na geração de notas de honorários.
Evitar trabalhos realizados, porém, não faturados.
Mapeamento da produtividade dos profissionais.

28. Desafios Setor de Faturamento
DESAFIO Nº 6 – NOTAS DE DESPESAS
• Apresentação dos comprovantes de despesas dentro do prazo.
• Software amigável para bilhetagem de ligações telefônicas, digitalizações, cópias
e impressões
Objetivos:
Notas de despesas devolvidas pelo cliente devido a erros ou inconsistências.
Evitar despesas não contabilizadas.
Propiciar o gerenciamento de despesas não reembolsáveis (avaliação da
rentabilidade do contrato firmado com o cliente).

29. GERÊNCIA DE MARKETING

30. MARKETING
ORGANOGRAMA

31. Desafios Setor de Marketing
DESAFIO Nº 7 - ASSESSORIA DE IMPRENSA
• Alinhar a mensagem institucional com os porta-vozes do escritório (quem somos,
onde estamos, o que fazemos, números relativos ao escritório)
• Manual de como lidar com a mídia (as regras são dos veículos e não dos sócios)
• É importante que os Sócios saibam que o trabalho é a longo prazo e que o
relacionamento com os jornalistas necessita de tempo e dedicação
Objetivos:
Construção de imagem - Evitar a divulgação da organização de forma irregular
Evitar o não aproveitamento por parte da mídia de boas matérias originadas no
Escritório.
Evitar desperdício de oportunidades que a mídia possa oferecer.

32. Desafios Setor de Marketing
DESAFIO Nº 8 - MEDIA TRAINING
• Ajuda a evitar enganos, distorções, omissões, aumenta a capacidade para a
conquista de credibilidade, imagem e reputação necessária para a organização ou
pessoa pública.
•Treinamento (face a face) para definir o comportamento do porta-voz
Como se portar diante de um jornalista
Apontar os principais erros e vícios ao falar com a imprensa
O que dizer e o que NUNCA dizer
Cumprir com o que promete
Objetivos:
Consolidar o Escritório como fonte para os jornalistas, através de uma postura
adequada dos porta-vozes perante as solicitações de mídia.

33. Desafios Setor de Marketing
DESAFIO Nº 9 - ADMINISTRANDO CRISES
• Extremamente importante alertar aos porta-vozes que a crise pode aparecer a
qualquer momento.
• Saber como agir caso o nome do escritório ou de algum cliente apareça
negativamente na mídia.
• Não ignorar o poder da imprensa.
• Ter uma boa assessoria de imprensa
Objetivos:
Não expor os sócios e / ou a organização.
Não perder a boa imagem construída após muitos esforços.

34. Desafios Setor de Marketing
DESAFIO Nº 10 - BANCO DE DADOS
• Manter sempre atualizado todos os dados para contato dos clientes e possíveis
clientes (trabalho em conjunto com os sócios e secretárias)
• Ferramenta de CRM que permita filtrar a lista de clientes, por exemplo: sócios,
área de atuação, setor (financeiro, farmacêutico, telecom, etc.)
Objetivos:
Evitar campanhas ineficientes alcançando apenas parcialmente o público alvo.
Evitar o envio de material e / ou convites para pessoas erradas.

35. Desafios Setor de Marketing
DESAFIO Nº 11 – CROSS-SELLING
SC-A um escritório full legal service – potencialidade para serviços multidiciplinares.
Mapeamento dos serviços oferecidos a cada cliente considerando todos os
segmentos e todas as unidades da SC-A.
Objetivos:
Eliminar o conceito “meu cliente”. Os clientes são do escritório, não do sócio.
Melhor atender as demandas do cliente.
Fidelização do cliente.

36. GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS

37. Desafios Setor de RH
ORGANOGRAMA

38. Desafios Setor de RH
DESAFIO Nº 12 – TURN OVER
A SC-A constantemente realiza pesquisas de mercado através de empresas
especializadas verificando remunerações e benefícios oferecidos de forma a
garantir uma posição de competividade do Escritório.
Realização de pesquisas de clima organizacional para reconhecer pontos a serem
melhorados.
Objetivos:
Ter um turn over dentro de um limite aceitável.
Reter talentos.

39. Desafios Setor de RH
DESAFIO Nº 13- INTEGRAÇÃO
Preocupação constante do RH. Hoje não há como não promover a
interação entre todas as pessoas do Escritório. É contudo, necessário que
todos compreendam ou pelo menos tenham noção das atividades dos
demais colegas de trabalho.
Criar um clima propício para que todos busquem o mesmo objetivo
organizacional.
Capacitar cada novo integrante antes de iniciar suas atividades dentro da
organização.
Objetivos:
Evitar a utilização inadequada ou o desconhecimento dos recursos
disponibilizados pelo Escritório.
Evitar a criação de feudos dentro do escritório.
Maior integração entre as equipes jurídica e administrativa.

40. Desafios Setor de RH
DESAFIO Nº 14 – RH ESTRATÉGICO
• O Escritório precisa ser gerido com eficiência e voltado aos Clientes, criando com
estes relacionamento duradouros.
• Análise dos ambientes interno e externo do Escritório sob a visão de gestão de
pessoas.
• Investimento em Treinamento.
Objetivos:
Alcançar os objetivos e metas estratégicas do Escritório com eficácia e alto
desempenho.
Identificação e retenção de talentos.

41. Desafios Setor de RH
DESAFIO Nº 15 – GERAÇÃO Y
A geração Y é uma realidade que exige uma estratégia criativa que estimule a
retenção de talentos.
Não alimenta expectativas de permanecer em um mesmo local de trabalho durante
anos
• Divulgação da história, dos valores, e das metas do Escritório.
• Oferecer boas condições de trabalho.
• Uma avaliação curta já é suficiente, mostra que os gestores notaram a sua
presença dentro da empresa.
Objetivos
Reter jovens talentos.

42. GERÊNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

43. Desafios Setor de TI
ORGANOGRAMA

44. Setor de TI
CENTRALIZAÇÃO DOS SISTEMAS CORPORATIVOS
Concentrado nas unidades do RJ e SP: menor custo de licenças, menor número de
profissionais especializados nos sistemas que suportam todas as Unidades.
Para a definição em qual Unidade devemos instalar determinado software levamos
em consideração principalmente a quantidade de usuários, minimizando a utilização
dos links de comunicação entre as Unidades, não sendo, portanto, necessário a
aquisição de links de capacidades enormes.
Na Unidade de SP encontra-se: Sistema ERP;
Sistema de telefonia IP
Na Unidade do RJ encontra-se: Sistema de controle processual
Sistema de tarifação
Exchange (emails) as unidades com a maior quantidade de usuários possuem o seu
próprio servidor visando além da otimização dos links, independência entre as
Unidades para que em caso de queda no serviço de uma Unidade, as demais
prossigam sem interferências no recebimento de seus emails.

45. Desafios Setor de TI
DESAFIO Nº 16 – TI, UM RECURSO VITAL
• Monitoramento estatístico de eventos que impactam no trabalho diário de cada
Unidade (queda de energia, lentidão nos links de voz e dados).
No breaks: servidores, impressoras
Geradores.
Notebooks – pessoas chaves.
• Links redundantes para contingência tanto de dados quanto de Internet.
Objetivos:
Evitar atraso ou lentidão no acesso a e-mails, softwares, internet, etc.
Evitar problemas durante videoconferências e / ou audioconferências.
Evitar perdas de prazos.
Evitar atraso na emissão de notas de honorários.

46. Desafios Setor de TI
DESAFIO Nº 17 - ARMAZENAMENTO DE DADOS
• Capacidade: monitoramento constante (estatística) quanto ao crescimento da
organização e conseqüentemente das novas necessidades de armazenamento de
dados.
• Equipamentos para Storage – armazenamento de arquivos com maior capacidade,
segurança e facilidade de ampliação, garantindo a replicação dos dados entre os
sites, permitindo sites backup.
Objetivos:
Evitar falta de espaço para armazenamento de informações
Garantir a continuidade das atividades.
Evitar vulnerabilidade quanto a perda de dados.

47. Desafios Setor de TI
DESAFIO Nº 18 - COMUNICAÇÃO COM CLIENTES & COMUNICAÇÃO
ENTRE UNIDADES
• Videoconferência e Áudioconferência.
• DDRs.
• Links de comunicação (dados e voz) dedicados que permitem comunicação
rápida e acesso centralizado aos sistemas.
• Links de Internet dedicados que garantem a velocidade que o negócio necessita.
• Intranet como forma de divulgação às unidades de eventos e informações
corporativas.
•Telefonia IP: permite economizar ligações entre as unidades.
Objetivos
Redução de custos
Otimização do tempo dos profissionais.

48. Desafios Setor de TI
DESAFIO Nº 19 - IMPRESSORAS
• Impressoras: um equipamento imprescindível.
• Crescimento do Escritório
• Aumento no Volume de Impressões
• Dimensionamento da Quantidade e da Capacidade da Máquina (estatística)
• Contrato de Outsourcing de Impressão: correto abastecimento de tonners, eficaz
programa de manutenção preventiva, rápido atendimento na reparação de
máquinas com problemas. (SLA de atendimento)
Objetivos:
Minimizar tempo de máquina parada.
Evitar acumulo de trabalhos.
Evitar perda de prazos.

49. Desafios Setor de TI
DESAFIO Nº 20 - TRABALHANDO REMOTAMENTE
• Acesso Remoto via Computador: com a garantia de conexão segura profissionais
chave podem dar continuidade a seu trabalho de qualquer local que tenha acesso
a Internet,
• Utilização de Smart Phones: com essa tecnologia garantimos que os sócios e
profissionais chave das áreas tenham acesso on line a seus emails onde
estiverem,
Objetivos
Garantir o cumprimento dos prazos
Otimizar o tempo dos profissionais.
Agilizar a tomada de decisões e o fluxo de informações para com os clientes e
demais profissionais, atendendo na velocidade que a empresa necessita.

50. Desafios Setor de TI
DESAFIO Nº 21 – HELP DESK
Software de gerenciamento.
Relatórios gerenciais:
avaliar as necessidades de aumento de quadro no TI;
monitoramento dos tempos de atendimento e de solução do problema;
treinamentos nas áreas em que há maiores solicitações;
monitoramento da qualidade dos equipamentos adquiridos
Objetivos:
Minimizar o tempo em que o profissional não pode trabalhar na sua plenitude devido
problemas relacionados a TI.

51. ADMINISTRATIVO

52. Desafios Setor Administrativo
DESAFIO Nº 22 - PADRÃO ARQUITETÔNICO
As unidades possuem o mesmo padrão arquitetônico
Por sermos um Escritório federalizado temos a preocupação de criarmos uma
identidade visual única em todas as nossas unidades, através da manutenção dos
mesmos padrões de arquitetura e mobiliário em nossos sites.
A forma arquitetônica das nossas unidades respeita as particularidades de cada
atividade de trabalho, buscando concentrar numa mesma área atividades
semelhantes e a proximidade de grupos de apoio, facilitando a sinergia entre as
equipes e a fluidez dos trabalhos.
Cuidados especiais com a hospitalidade.
Objetivos:
Oferecer conforto, sofisticação e funcionalidade.
Transmitir aos clientes e visitantes os valores que permeiam o nosso Escritório.

53. Desafios Setor Administrativo
DESAFIO Nº 23 - CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS
Importância da documentação
Certeza que toda documentação é entregue.
Certeza que toda documentação é entregue o mais rápido possível.
Objetivos
Garantir a fluidez e serenidade dos trabalhos.
Evitar perdas de prazos.

54. CONSIDERAÇÕES FINAIS

55. Considerações Finais
• Equipe de qualidade.
• Normatizações - padronização dos procedimentos internos e de atendimento ao
Cliente. Desburocratização da comunicação entre os profissionais e agilidade no
fluxo de informações. Estratégia de implantação.
• Melhoria continua como ferramenta de ajuste.
• Estatística é vital para uma gestão eficiente, empresas não se administram sem
estatísticas. Detecção de inadequações e desvios.
• Controle financeiro robusto. Controle minucioso dos Custos.

56. Considerações Finais
Estude-se – não é possível liderar pessoas com eficiência sem conhecer as
próprias qualidades e defeitos – referências para a compreensão das falhas
e acertos do outro.
Reconheça que existem pessoas que sabem sobre determinados assuntos
mais do que você.
Boas práticas de governança devem ser implantadas em ambientes
transparentes e com sólidos padrões ético-empresariais.

57. MUITO OBRIGADO!!
lfaggiano@siqueiracastro.com.br