O documento apresenta as técnicas e vantagens do mapeamento de processos nas empresas, incluindo padronizar processos para melhorar a eficiência, medir resultados e atender clientes de forma consistente.
Indicadores de Resultados - Oficina MEG na Prática
Mapeamento de Processos: Guia Completo
1. Apresentamos a seguir, de forma simplificada,
algumas técnicas e vantagens do Mapeamento de
Processos nas empresas.
Há várias técnicas e conceitos que são aplicados
no mercado.
Para uma solução efetiva na sua empresa, procure
um Consultor da área.
Apresentação extraída e adaptada de um trabalho de consultoria em
Mapeamento de Processos realizado numa grande empresa de Santo
André pelos Consultores:
Aline Milani
Mateus Pizetta
2. Mapeamento de Processos
O Mapeamento de processos é uma técnica
utilizada para entender de forma clara e objetiva
como uma empresa está operando, representando
cada passo das operações em termos de entradas,
saídas e ações.
Entrada Transformação Saída
3. O Diagnóstico dos processos é realizado conforme
são executados pelos departamentos (as is).
A Análise e o Plano de ação são elaborados
conforme o diagnóstico e apresentados à Direção
apontando possíveis problemas e sugestões
de melhorias
Mapeamento de Processos
4. Análise realizada
A análise deve ser realizada acompanhando e
identificando os principais processos
operacionais e administrativos da empresa.
5. Padronização
É uma das vantagens da Gestão por Processos
e também é um dos principais foco do trabalho.
Padronização é a adoção de um único modelo
6. Departamento A Departamento B
Padronização
Formulários
Normas
Sistema de T.I.
Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Atividade 5
7.
8. Sistema de Gestão da Qualidade
A Gestão por Processos permite que a
empresa atinja o nível de excelência nos
controles, atendendo as políticas e os
objetivos da Qualidade
O Sistema de Gestão da Qualidade segue regras
Internacionais - ISO 9001
9. A Gestão por Processos proporciona o controle e
padronização desses processos e também
permite a medição da eficácia das ações tomadas,
com foco na satisfação do cliente e na busca da
melhoria contínua dos processos.
Gestão por Processos
14. Indicadores
É necessário mensurar o desempenho da empresa
nos principais focos do trabalho, a fim de, analisar e
tomar decisões, para isso utiliza-se os:
Indicadores de desempenho
15. Multiplicadores
O Resultado esperado, somente poderá ser
alcançado, se todas os colaboradores estiverem
envolvidos e comprometidos, neste momento
é de suma importância o papel do:
Multiplicador
16. Fluxogramas dos processos
Todos os processos possuem seus respectivos
fluxogramas os quais apontam todos os procedimentos
que devem ser executados, respeitando as normas da
empresa e a utilização dos controles (formulários,
sistema de T.I., documentos)
17. Manuais dos processos
Cada processo possui um manual descrevendo as
atividades executadas utilizando a técnica 5W1H
Quem? O que? Onde? Quando? Porque? Como?
Recebe o
formulário
Confere e
assina
Envia à Matriz
Confirma o
recebimento
18. Controles e Processos
Todos os controles devem ser utilizados diariamente
nos processos correlatos
O objetivo é registrar todas as ocorrências
e atividades, seja Administrativa ou Operacional
19. Controles e Processos
Esses controles tem a finalidade de gerar:
Histórico;
Monitoramento;
Gerenciamento;
Tomada de decisão.
20. Empresas com Processos NÃO Padronizados
A empresa não detém a informação e sim o funcionário
Excesso de retrabalho
Excesso de procedimentos repetitivos
Dispersão nos processos
Descumprimento dos prazos
Excesso de Horas extras
Alto custo das operações
Riscos financeiros
Não atendimento às normas da Qualidade
Dificuldades de identificação de anomalias
Dificuldades ou não cumprimento das metas
21. Empresas com Processos Padronizados proporcionam
Melhoria Contínua (Kaisen)
Eliminação de desperdício (Lean)
Eliminação de anomalias
Planejamento estratégico
Gestão por processos
Redução de custos
Aumento de receita
Identificar etapas desnecessárias dos Processos
Estimar o prazo de execução dos Processos
Gerenciamento da Rotina Diária
Atender as necessidades do cliente
Tomada de decisão da alta administração
22. O que a empresa precisa?
Participação
Colaboração
Atitude
Honestidade
Empenho
Eficiência
Eficácia
Resultado