processos organizacionais p Federal de Alagoas

1. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS
Universidade Federal de Alagoas
Coordenadoria Institucional de Educação a Distância/UAB
Curso de Graduação em Sistema de Informação

2. AS ORGANIZAÇÕES E OS
PROCESSOS
Não existe um produto ou serviço oferecido por
uma organização ou empresa sem um processo.
Como também, não faz sentido existir um
processo organizacional que não ofereça um
produto ou serviço.

3. O QUE É UM PROCESSO?
“Uma seqüência de atividades que segue um
cronograma pré-estabelecido, onde os recursos
envolvidos e o ponto almejado se apresentam de
forma simples e nítida” (OLIVEIRA, 2006).

4. O QUE É UM PROCESSO?
“A introdução de insumos num ambiente ,
formado por procedimentos, normas e regras
que, ao processarem os insumos,
transformaram-se em resultados que serão
enviados aos clientes do processo (CRUZ, 2005).

5. ENTRADAS
•Fornecedores
•Mercado
•Clientes
Tarefas que
agregam
valor
SAÍDAS
•Mercado
•Clientes
•Fornecedores

6. PROCESSO ORGANIZACIONAL
Qualquer trabalho que seja recorrente, afete algum
aspecto da capacitação da empresa (organizational
capability), possa ser realizado de várias maneiras
distintas com resultados diferentes em termos da
contribuição que pode gerar com relação a custo, valor,
serviço ou qualidade e envolva a coordenação de esforços
para a sua realização (Keen, 1997).

7. PROCESSOS NÃO FABRIS NAS
ORGANIZAÇÕES
 Os processos na área fabril são fáceis de se
observar tanto nos períodos de bom
funcionamento como na ocorrência de
problemas.
 Os processos ditos não fabris seguem um fluxo
conduzidos pela TI, e seu deslocamento não é
facilmente observável.

8. CARACTERÍSTICAS ESSENCIAIS DOS
PROCESSOS ORGANIZACIONAIS
 Interfuncionalidade
 Eles estão voltados a clientes (interno e/ou
externo)
 Estão inseridos numa cadeia de valor

9. POR QUE OS PROCESSOS SÃO
IMPORTANTES?
O futuro vai pertencer às empresas que
conseguirem explorar o potencial da
centralização das prioridades, as ações e os
recursos nos seus processos.

10. POR QUE OS PROCESSOS SÃO
IMPORTANTES?
A definição dos processos básicos é essencial para
algumas estratégias de aperfeiçoamento do
funcionamento das empresas, já que grupos
serão alocados a eles, tanto para execução como
para gestão.

11. POR QUE OS PROCESSOS SÃO
IMPORTANTES?
Entender como funcionam os processos e quais são os tipos
existentes é importante para determinar como eles devem ser
gerenciados para a obtenção do máximo resultado. Afinal, cada tipo
de processo tem características específicas e deve ser gerenciado de
maneira específica.

12. GESTÃO DE PROCESSOS:
TECNOLOGIA DO SÉCULO 21
 “Procedimento contínuo e acumulativo de
repensar e de redesenho do negócio e de todas
as suas partes ou atividades integrantes”
(OLIVEIRA, 2006).

13. GESTÃO DE PROCESSOS:
TECNOLOGIA DO SÉCULO 21
 Dá ênfase maior na forma pela qual o trabalho é
realizado, em contraste com o enfoque apenas
no produto ou serviço oferecido aos clientes;
 Gestão de pessoas voltada aos papéis
desempenhados nos processos;
 Não segue a lógica funcional;

14. GESTÃO DE PROCESSOS:
TECNOLOGIA DO SÉCULO 21
 Permite visão horizontal dos processos em
detrimento da visão vertical tradicional;
 Evidencia a inter-relação entre processos;
 As metas da organização estão voltadas aos
processos essenciais;

15. GESTÃO DE PROCESSOS:
TECNOLOGIA DO SÉCULO 21
 Indispensável na implementação da estratégia
empresarial;
 Relevante para o alcance da vantagem
competitiva (plasticidade organizacional, redução
de custos de transação e coordenação).

16. HIERARQUIA DOS PROCESSOS
PROCESSOS
PROCESSOS
EMPRESARIAIS
SUB-PROCESSOS
ATIVIDADES E TAREFAS
Críticos para o
andamento do
negócio e a
satisfação de
clientes
Conjunto de
atividades
que iniciam e
terminam
com o Cliente
externo e
interno
Grupos de
atividades que
envolvem um
ou mais
departamentos
Trabalho executado por um
departamento ou pessoa

17. ESTUDO DOS PROCESSOS - OBJETIVOS
 Identificar a utilidade de cada etapa do processo;
 Verificar as vantagens em alterar a seqüência das
operações;
 Identificar a necessidade de treinamento para o
trabalho específico do processo.

18. ESTUDO DOS PROCESSOS - OBJETIVOS
• Compreensão clara das facilidades e
relações intrincadas entre as unidades
simples ou complexas de trabalho;
• Procurar adequação entre operações e as
pessoas que as executam;
• Assegurar a fluidez, a eficiência e a
eficácia dos processos.

19. POR QUE ANALISAR
PROCESSOS?
Fonte: www.projectcartoon.com/pdf.php?CartoonID=3009&PaperSize=A4

20. ESTUDO DO PROCESSO - ETAPAS
 Escolha do processo a estudar;
 Coleta dos passos e sua representação gráfica
(mapeamento e fluxogramação);
 Análise dos métodos empregados no
processamento atual
 Implantação de novo processo
 Manualização do processo

21. MAPEAMENTO DE PROCESSOS
 Procura analisar:
 Fluxo (volume /unidade de tempo);
 Seqüência das atividades;
 Esperas e duração dos ciclos;
 Dados e Informações;
 Pessoas Envolvidas;
 Relações e Dependências.

22. MAPEAMENTO DE PROCESSOS
 É um meio; não é o fim. O que deve ser atingido de
fato são as metas e objetivos compromissados.
 Nem sempre é necessário mapear todos os
processos, ou todos os níveis de processo.
 Possibilita a visualização do processo completo.

23. MAPEAMENTO DE PROCESSOS - ETAPAS
1. Identificar o objetivo do processo,
clientes,fornecedores e resultados esperados.
2. Documentar o processo por meio de entrevistas e
conversações.
3. Transferir as informações para uma
representação visual.

24. Mapeamento de Processos
Uma fotografia vale mais do que mil palavras.
(Dito popular)
Um fluxograma vale mais do que mil
procedimentos escritos.
(Harrington, 1993)

25. FLUXOGRAMA (FLOWCHART)
 Ferramenta mais tradicional e mais utilizada
no estudo e mapeamento dos processos.
 Apresenta um processo passo a passo, ação
por ação.
 Representação gráfica que apresenta a
seqüência de um trabalho de forma analítica,
caracterizando as operações, os responsáveis
e/ou unidades organizacionais envolvidos no
processo (OLIVEIRA, 2002).

26. FLUXOGRAMA (FLOWCHART)
 Também conhecido como:
 Carta de fluxo do processo
 Gráfico de processamento
 Gráfico de seqüência

27. PARA QUE SERVEM OS
FLUXOGRAMAS?
 Preparação para o aperfeiçoamento de processos
empresarias (é preciso conhecer para melhorar).
 Padronização de procedimentos e métodos de
trabalho.
 Identificação de atividades críticas para o
processo.
 Conhecimento da seqüência e encadeamento
das atividades dando uma visão do fluxo do
processo.

28. PARA QUE SERVEM OS
FLUXOGRAMAS?
 Documentação do processo para análises
futuras, adequação a normas e certificações e
esclarecer sobre o funcionamento para pessoas
recém admitidas na organização;
 Fortalecimento do trabalho em equipe quando
o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com
a participação de todos os envolvidos.

29. ANÁLISE DE PROCESSO E
FLUXOGRAMA

30. DIAGRAMA DE BLOCOS
 É o mais simples dos fluxogramas, indicando
apenas as atividades realizadas sem
diferenciá-las por tipos;
 Utilizado para uma visualização rápida do
processo;
 Pode ser horizontal ou vertical;
 Devem ser utilizadas frases curtas que
identifiquem as atividades realizadas.

31. EX: DIAGRAMA DE BLOCOS
DO PROCESSO DE SELEÇÃO

32. FLUXOGRAMAS PADRÃO ANSI
 Um fluxograma padrão ANSI fornece uma
compreensão detalhada de um processo,
que excede, e em muito, aquela dada por um
diagrama de blocos.
 Usado como ponto de partida, detalhar as
atividades dentro de cada bloco, até o nível
desejado do detalhe.

33. FLUXOGRAMAS PADRÃO ANSI
 A elaboração do fluxograma detalhado só é
feita quando o processo se aproxima de uma
qualidade de padrão internacional, para
assegurar que os aperfeiçoamentos não se
deteriorem com o tempo.

34. 1 -utilizado quando o fluxograma não
cabe em uma única página.
SIMBOLOGIA PADRÃO ANSI

35. EX: FLUXOGRAMA PADRÃO
ANSI
Fonte: www.jlcarneiro.com
PROCESSO: RECEBIMENTO DE MATÉRIA-PRIMA

36. EX: FLUXOGRAMA PADRÃO
ANSI
Fonte: www.jlcarneiro.com
PROCESSO DE ADIANTAMENTO DE SALÁRIO

37. FLUXOGRAMA VERTICAL
 Também conhecido como: Folha de Análise,
Folha de Simplificação do Trabalho, Diagrama de
Processo.
 É padronizado, pode ser usado formulário pré-
impresso.
 Fácil de ser preenchido.
 Dificuldade em identificar fluxos alternativos.
 Colunas extras podem ser adicionadas para
informações adicionais

38. FLUXOGRAMA VERTICAL

39. FLUXOGRAMAS FUNCIONAIS
 Retrata o movimento entre as diferentes
áreas de trabalho, uma dimensão adicional
que se torna particularmente útil quando o
tempo de ciclo é um problema.
 Um fluxograma funcional pode ser elaborado
com blocos quanto com símbolos padrões.

40. FLUXOGRAMAS FUNCIONAIS

41. FLUXOGRAMAS GEOGRÁFICOS
 O fluxograma geográfico, ou superposto ao
layout físico, analisa o fluxo físico das
atividades.
 Ele ajusta o tempo desperdiçado entre o
trabalho realizado e os recursos envolvidos
dentro das atividades.

42. FLUXOGRAMA GEOGRÁFICO

43. DIAGRAMA DE FLUXO DE
DADOS (DFD)
 Enfoque diferenciado do Fluxograma:
 Prioriza o fluxo dos dados e não do
processo;
 utilizado por analistas de Sistemas na
definição de novos sistemas;

44. DIAGRAMA DE FLUXO DE
DADOS (DFD)
 Símbolos/elementos mais utilizados:

45. EX: DIAGRAMA DE FLUXO DE
DADOS
PROCESSO DE ADIANTAMENTO DE SALÁRIO
Fonte: www.jlcarneiro.com

46. RECOMENDAÇÕES
 É importante determinar, o mais cedo possível, a
fluxogramação a ser utilizada;
 Eliminar passos é uma das alternativas na
simplificação de processos, mas não é a única;
 A omissão do registro de um passo pode
acarretar prejuízo no resultado final do estudo;

47. RECOMENDAÇÕES
 Não se deve esquecer que um processo não existe de
forma compartimentada; haverá sempre reflexo em
outros;
 A elaboração de manuais de serviço ou de
procedimentos é uma decorrência natural da análise
e estudo de processos;
 Sugere-se utilizar softwares para a construção de
fluxogramas (MS-Windows, Visio, Edge Diagrammer,
SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office,Kivio, DIA,
OpenOffice.Org).