O documento fornece 5 passos básicos para organizar o departamento pessoal de uma empresa: 1) ter controle dos dados e informações dos funcionários, 2) calcular horas extras, 3) organizar a folha de pagamento, 4) controlar férias, 5) cuidar da rescisão de contratos.

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5 Passos Básicos Para Organizar seu
DEPARTAMENTO
PESSOAL

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ÍNDICE
Algum tempo atrás, somente
empresas de grande porte
sabiam a importância de
manter um departamento
pessoal. Mas alguns anos
depois, passamos a perceber
que cada vez mais empresas
de médio e pequeno porte
passaram a ter conhecimento
da real importância de ter tal
departamento.
DEPARTAMENTO
PESSOAL
Tudo muito bem até agora, mas e o eSocial13
Calcular horas extras07
Controle as férias09
Rescisão de contrato12
DP e Perfil Comportamental16
Tenha controle e visão dos seus funcionários06
Organize a folha de pagamento08
Introdução03

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Sem dúvida alguma, o departamento pessoal está
conquistando mais espaço dentro das novas empresas,
seja para recrutar novos trabalhadores, para auxiliar os
trabalhadoresatuais,ouainda,administrardesligamentos
ou admissões.

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Apesar disso, sabe-se que existe a ne-
cessidade de profissionais capacitados
para atuar com departamento pessoal.
Dentre as principais atividades do DP,
estão o controle dos funcionários, cál-
culo de hora extra, folha de pagamento,
controle de férias e a rescisão do con-
trato.

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Mesmo sendo uma atividade que geral-
mente é exercida por contadores, ter um
gestor supervisionando esses processos
diariamente pode ser essencial para sua
empresa não receber um processo, pagar
encargos trabalhistas, além de manter a
melhor relação com os funcionários.

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Toda empresa que se importa com seu bem-
estar, precisa ter controle de todas as principais
informações de seus funcionários, desde data
de entrada na empresa, quanto tempo está nela,
jornada semanal de trabalho, até salário base, mês
de férias e outras informações. Ter um banco de
dados para consulta individual de cada funcionário
pode ser muito benéfico para a empresa.
TENHA CONTROLE E VISÃO DOS
SEUS FUNCIONÁRIOS

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Além de ter o controle sob os principais
dados e informações de seus trabalhadores,
é preciso ainda controlar as horas trabalhadas
e horas extras. Isso permitirá que seja feito o
pagamento dos funcionários corretamente,
sem o risco de acabar pagando a mais por
horas não trabalhadas. Não dar atenção a
detalhes como este pode gerar processos
trabalhistas futuramente.
CALCULAR HORAS EXTRAS
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Como você deve saber, calcular horas
extras é apenas um detalhe de todos os
benefícioseencargosquesãonecessários
pagar para ter funcionários trabalhando
integralmente. É preciso ainda estar
atento a questões como o FGTS, INSS,
Férias e outros. Por isso, manter a Folha de
Pagamento bem organizada é de suma
importância.
ORGANIZE A FOLHA DE
PAGAMENTO3
$$
$$
$$
$$$
$$

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Outra etapa que o departamento
pessoal precisa cuidar é saber
precisamente os meses de férias de
seus trabalhadores. Isso fará com que
tenha consciência de quantas pessoas
estarão disponível e também que duas
pessoas com funções parecidas não
tirem férias ao mesmo tempo para não
prejudicar nenhuma área da empresa.
CONTROLE AS FÉRIAS
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É necessário saber também exatamente o quanto de férias é
possível negociar com o funcionário, os dias exatos de férias de
acordo com o período de trabalho e número de faltas de seus
funcionários.
Muitos têm dúvidas quanto ao abono pecuniário, também
conhecido no mercado como o ato de“vender férias”. Em resumo,
o abono pecuniário é quando o funcionário escolhe trocar 1/3
(um terço) de seus dias de férias em dinheiro.

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A escolha do abono pecuniário é do trabalhador e não da empresa.
Trata-se de um direito do funcionário e não poderá ser imposto pelo
departamento de recursos humanos.

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RESCISÃO DE CONTRATO5
É preciso ainda tomar muito cuidado na hora
de desligar um funcionário da empresa. É
importantíssimo que isso seja feito da maneira
correta, sem esquecer de nenhum direito do
funcionário, desde o aviso prévio até férias
proporcionais.

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TUDO MUITO BEM ATÉ AGORA... MAS E O ESOCIAL?
O eSocial está deixando muita gente de cabelo em pé, mas a verdade
é que poucos sabem exatamente o que esse projeto representa.
Em resumo, o eSocial é um programa do governo federal que tem
como objetivo consolidar o envio de informações pelo empregador
em relação aos seus empregados. A ideia é unir todas as obrigações
trabalhistas em um só lugar, agrupando informações.

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Atualmente o empregador precisa enviar os dados sobre seus
empregados para diversos órgãos/agências do governo, de forma
despadronizada, o que gera maior índice de erro e ineficiência. Vale
ressaltar que mesmo com a implementação do eSocial, a legislação
continuará a mesma. O que vai mudar é a forma como é feita a
fiscalização e o controle desses processos.

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Como a fiscalização agora será online, as empresas vão precisar
entregar muitas informações dentro dos prazos exigidos. Caso não
cumpram as obrigações, terão de pagar multas que variam entre R$
100 e R$ 1,500 (ou até 0.2% do faturamento do mês anterior).

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DP E PERFIL COMPORTAMENTAL
Ao longo da história, o trabalho relacionado a Gestão de Pessoas foi
designado a diferentes profissionais como advogados, psicólogos,
engenheiros, administradores e cada vez mais essa diversidade de
profissionais vem aumentando.
O mesmo também ocorre com o setor de Departamento Pessoal nas
empresas, que na maioria das vezes, é feito pelo setor de RH, Financeiro
ou esse serviço é terceirizado, por empresas que oferecem serviços de
contabilidade.

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Basicamente, o Departamento Pessoal é constituído por três setores:
admissão, compensação ou permanência e desligamento.
O setor de Admissão de Pessoal é responsável por cuidar de todo o
processo de integração do funcionário na empresa, dentro dos critérios
administrativos e jurídicos. É de sua obrigação adequar nas funções do
cargo e efetuar o registro de funcionários, de acordo com a legislação do
trabalho.

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O setor de Compensação ou Permanência de Pessoal cuida de
todo controle de frequência, pagamento de salários e benefícios,
e também dos pagamentos de taxas, impostos e contribuições.
O setor de Desligamento de Pessoal é responsável por todo processo de
desligamento do colaborador. Ele é quem faz a quitação do contrato de
trabalho e cuida de toda rotina de fiscalização.

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Porém, o que acontece na realidade é que muitas empresas não têm
um setor de Departamento Pessoal, ou acham que é a mesma coisa
que Recursos Humanos.
Na verdade, são tarefas e atividades totalmente diferentes e com
objetivos diferentes. Tarefas mais burocráticas como controle de
ponto, férias, folha de pagamento concentram em Departamento
Pessoal e o Recursos Humanos fica com a gestão de pessoas.

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Não podemos esquecer que as pessoas que assumem tais cargos
precisam ter habilidades relacionadas as essas tarefas. Como o
Departamento Pessoal está voltado para tarefas burocráticas e
jurídicas, esse profissional precisa de habilidades relacionadas a
concentração, detalhismo, e foco. Já o RH precisa de habilidades
voltadas para relacionamento e condução de pessoas. Saber qual
a característica comportamental é importante para cada função e
ajuda a trazer a pessoa certa de forma mais eficaz.

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O Departamento Pessoal tem os dados referentes as contratações,
número de funcionários, cumprimento de horários, remuneração e
custo fixo. Já o RH pode utilizar essas informações para fazer o con-
trole do seu trabalho, trazer metas, utilizar indicadores, entre outros.
Uma intervenção muito importante é o Mapeamento de
Perfil Comportamental. Quando falamos em comportamento, pen-
samos que isso é algo que não podemos medir e nem saber o real
impacto dentro de uma organização.

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Contudo, aplicando o mapeamento de perfil comportamental,
podemos otimizar produtividade e gestão com dados objetivos.
O RH é quem conduz o processo, mas a empresa toda participa,
incentiva e anda junto. Mais colaboração, entendimento do outro,
equipe funcionando adequadamente e a empresa sabendo atacar
exatamente os seus gaps.

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Entender de perfil comportamental também pode
auxiliar o Departamento Pessoal. Como ele é o res-
ponsável por todas as questões burocráticas, ele pre-
cisa conhecer o seu funcionário para saber como falar
com ele. Nem todos recebemos feedbacks (positivos
ou negativos) da mesma maneira. Dependendo do
perfil do seu colaborador, ele pode levar as críticas
para o lado pessoal.

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Nas empresas, o Departamento Pessoal
ainda é a porta de entrada e a de saída dos
colaboradores. Portanto, o responsável por
esse setor deve estar bem preparado e com
profissionais capacitados para desempe-
nhar essas atividades tão delicadas.

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O Departamento Pessoal e o RH devem andar juntos. Assim,
eles conseguem estabelecer uma estratégia mais eficaz para
sua empresa. Mesmo que muitas das tarefas relacionadas à
pessoas esteja por conta do RH, é essencial que o setor de
DP também tenha conhecimento dos colaboradores, pois
é de sua responsabilidade falar com o funcionário, seja na
hora da contratação, da demissão ou de algum alinhamen-
to de cargos e salários.

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Os profissionais do Departamento Pessoal devem estar pre-
parados para exercer uma função de orientar as demais áre-
as da empresa quanto ao correto cumprimento da legislação
trabalhista e da previdenciária, acompanhando o seu cumpri-
mento.

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