Este documento discute a gestão de processos de negócio (BPM) como um novo paradigma para a gestão empresarial. Ele define BPM como uma abordagem centrada nos processos que otimiza o fluxo de trabalho e mede a eficiência e eficácia dos processos de negócio. O documento também fornece um exemplo de como uma empresa farmacêutica melhorou seus processos através da implementação de BPM.

1. BPMBusinessProcessManagementNovo Paradigma na eficácia da Gestão EmpresarialCarlos Araújo

2. BPM – Paradigma na Gestão EmpresarialConceito2

3. CONCEITO DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENTA GESTÃO POR PROCESSOS é uma abordagem inovadora, suportada na Estrutura Organizacional da Empresa. Centra-se na optimização, funcionalidade e mensuraçãodos Processos de Negócio. Assegura o controlo e redução dos custos através da melhoria na utilização dos recursos disponíveis(eficiência) tendo em vista o incremento da satisfação dos clientes, dos parceiros de negócio e da rendibilidade da actividade(eficácia).O BPMé um novo caminho para conceptualizar a gestão de negócio. Significa a visualização do negócio numa perspectiva de processos end-to-end,que atravessa funções e estruturas funcionais envolvidas no processo através dos vários sistemas de suporte à actividade. 3

4. CONCEITO DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENTEstrutura OrganizacionalPerspectiva INTERNAPerspectiva EXTERNAVisãoMissãoEstratégiasObjectivos e MetasFactores Críticos de SucessoDefinição dos Processos Chaves do NegócioIdentificação dos processos e sub-processosConstrução dos workflows “as is” e “to be” Implementar mensuração e monitorização4

5. Enfoque actual nas OrganizaçõesPRODUZIRMELHORMAIS RÁPIDOMAIS BARATOTransformar a ÁREA OPERACIONALOPORTUNIDADEEm instrumento estratégico deVANTAGEM COMPETITIVAPessoasProcessosTICOMPONENTES OPERACIONAISQuando correctamente definidas e interligadas, ajudam a Organização a optimizar recursos, oportunidades e performanceEXCELÊNCIAOPERACIONAL5

6. BPM procura a optimização e a melhoria da cadeia dos seus processos, desenvolvido para responder a necessidades e expectativas dos stackholders Assegura o melhor desempenho possível do sistema integrado a partir da maximização da eficiência na implementação e utilização de recursos, incrementando a rendibilidade do negócio.ENTRADASTarefas que agregam valorSAÍDASCLIENTES MERCADOFORNECEDORES6

7. Ciclo de Vida da Gestão de Processos de NegócioLEAN SIX SIGMAMelhoria contínuaMonitorização de ProcessosAnálise de ProcessosModelizarBAM Business Activity MonitoringOptimizarWebsphere, Aris, Ibpms, …SoftwareBSC Balanced ScorecardCiclo vidaBPMSimularKPIAvaliação de desempenhoMonitorarImplementarExecutarExecução de ProcessosSOAService Oriented ArchitectureERPEnterprise Resource PlanningABCActivity Based Costing7

8. BPM – Paradigma na Gestão Empresarialmetodologia8

9. OLHAR O PROCESSO SOB OS SEGUINTES ASPECTOSFluxo: método de transformar entradas e saídas

10. Eficácia: expectativa dos clientes atendida

11. Eficiência: aproveitamento dos recursos p/ produzir as saídas

12. Tempo de ciclo: tempo p/ transformar entradas em saídas

13. Custo: dispêndio de todo o processoPARA CONSEGUIR:Identificar os pontos com problemas-chave

14. Obter informações para a tomada de decisão

15. Constituir bases para estabelecer metas de aperfeiçoamento

16. Avaliar resultados9

17. Análise do Processo Actual – “As Is”2. Identificar desconexões e resolver problemas1. “As Is”10

18. Redefinir as tarefas que compõem o processoEliminar fases que não criam valor e que geram custoSimplificar as tarefas introduzindo metodologias mais eficientes Processar as tarefas através de suportes de TI que sustentem as mesmas e gerem fluxos de informação e continuidade para as tarefas e processos seguintesGerar maior interligação e linearidade na execução do processo suportado nas TI e meios humanos dotados de competências adequadasAnalisar os custos afectos a cada tarefa do processo durante o “As Is” e a resultante no “To Be”Controlar o nível qualitativo de cada tarefa e do processo através da introdução de indicadores de performance (PI)Introduzir metodologias de mensuração da performance através de modelos de controlo de performance (balancedscorecard)Redefinir recursos afectos a cada tarefa e processoEstabelecer objectivos individuais em função dos PI das tarefas e processos, bem como dos KPI11

19. Projecto do Processo ideal – “To Be”3. “To Be”12

20. Finalidade do processoMissão do ProcessoPropósito, missão ou incumbências do processoOnde o Processo começaO que dá origem ao processo, limites da sua abrangênciaO que o Processo contémQuais as actividades principais desenvolvidas pelo processoOnde termina o ProcessoO que determina o final do processo, limites da sua abrangênciaActividades fora do limite de abrangência, mesmo que relacionadas ou compatíveisO que o Processo não contém13

21. Finalidade do processoFim que se quer atingir com a missão do processo:Níveis de qualidade do produto ou serviçoÍndice de satisfação dos clientesNecessidades do negócioMaior competitividade ou redução de custosObjectivos do ProcessoTarefas onde não pode haver falhasTarefas determinantes do sucesso do processoFactores Críticos de SucessoPontos chaves do ProcessoPontos que asseguram o sucesso dos FCSTodas as actividades de suporte ao processo: TI, controlo, inspecção, outros processosSuportes Críticos ao Processo14

22. O estudo e descrição de processos permiteUma visão global e abrangente das actividades da empresaA melhoria na utilização dos recursos existentesA adopção dos recursos mais adequados, normalmente ferramentas TISuporte à definição dos meios tecnológicos a adoptarEstruturação da actividade segundo um modelo processual contínuoA minimização dos custos da actividade15

23. O estudo e descrição de processos permiteIncremento da rendibilidade de cada processo e globalClarificação de responsabilidades Identificação dos meios humanos e tempos afectos a cada actividadeAvaliação dos custos resultantes de cada tarefa e processoModelização do processo de acordo com o “caminho”, sem disfuncionalidades16

24. Exemplo da Aplicação de BPM: Estudo de CasoInd. FarmacêuticaDirecção GeralMODELO EXISTENTEDirecção LogísticaDirecção ProduçãoDirecção ComercialDirecção LogísticaDirecção FinanceiraControlar stocks MPRequisitar MPPlanear acção comercialRecepcionar documentosAvaliar necessidadesProduzir PAExecutar vendasReceber encomendasValidar documentosProcessar encomenda MPPreparar logísticaFacturar vendasArmazenar PARecepcionar MPExecutar entregasContabilizar17Armazenar MPAssegurar pós-vendaConstruir reports