1) O documento discute os conceitos e desafios da apuração de custos e inventários no varejo, incluindo a definição e apuração de quebras contábeis. 2) É destacada a importância de se ter um departamento de custos e inventários para controlar estoques, apurar o custo médio das mercadorias vendidas e identificar quebras. 3) As atribuições desse departamento incluem realizar inventários periódicos, apurar o custo médio das vendas usando dados do sistema e identificar quebras comparando esto

1. Apuração de Custos e Inventários Consultor de Varejo - Jairo Dias Santos Maio 2009

2. Objetivo do encontro Apresentar e possibilitar entendimento sobre os principais conceitos que norteiam o trabalho do setor responsável pela apuração do cmv, quebras e inventários, nas empresas varejistas de qualquer seguimento.

3. Agenda Definição de Quebra Contábil; A dimensão dos estoques no varejo; O desafio de controlar; O custo de controlar; A importância de ter um departamento de custos e inventários; Atribuições do setor de custos e inventários no varejo; Conclusão.

4. Definição de Quebra Contábil

5. Quebra Contábil Definição: É a diferença entre o estoque teórico e o físico, presente no momento do inventário. Inventário é uma lista de bens disponível em estoque para venda no processo normal de um negócio, ou a serem utilizados na fabricação de produtos comercializados pela empresa. Em terminologia moderna em uso no Brasil, o Balanço é uma demonstração contábil que tem por finalidade apresentar a posição contábil, financeira e econômica de uma entidade (em geral uma empresa) em determinada data, representando uma posição estática (posição ou situação do patrimônio em determinada data). Fonte: Wikipédia. org

6. Gerenciamento inadequado de estoque Procedimentos / Equipamentos Quebra ocasionada pelo cliente Qualidade da mercadoria Furto Interno Furto Externo Fraude de Fornecedores Quebra Contábil Quebra Operacional São os produtos identificados que não podem mais ser comercializados. São os produtos que desaparecem da loja e ninguém sabe o motivo real. Perda Não agendamento de nota na Loja Erros de Preço Erros Emissão de Nota Interna Erros de Cadastro (Entre outros) Quebra Administrativa São os erros que provocam prejuízos nos resultados das nossas Lojas. Definição:

7. A dimensão dos estoques

8. A dimensão dos estoques Os estoques, geralmente representam um dos maiores ativos de uma empresa varejista; Os ativos são a somatória dos bens e direitos de uma organização: caixa, bancos, contas a receber, terrenos, prédios, instalações e estoques; Os estoques das empresas varejistas chegam a representar cerca de 20% do total de seus ativos; O que torna os estoques, especialmente relevantes para a organização é o fato deles serem altamente voláteis;

9. A dimensão dos estoques Isso significa que praticamente nenhum ativo da empresa, “se movimenta” tão rapidamente e tão frequentemente quanto os estoques; As empresas varejistas renovam (giram) a totalidade dos estoques cerca de 10 a 14 vezes por ano; Isso significa um monte de dinheiro aplicado em um único ativo! Somente isso já seria suficientemente importante para nos convencer a manter os estoques sobre controle.

10. O desafio de controlar

11. O desafio de controlar os estoques Os estoques precisam ser mantidos sob controle, não somente para termos certeza de que tudo aquilo que a empresa comprou “está lá no armazém” e que nada será roubado, desviado ou estragado; Existem duas outras grandes perdas que podem reduzir a rentabilidade das empresas, além da mencionada anteriormente: Ruptura – Que é a falta de mercadoria na prateleira. Isso decorre da ineficiência do varejista em colocar a disposição do consumidor um produto que ele espera encontrar nas lojas; Excesso – Com medo de faltar mercadoria, ou por ineficiência na reposição, o varejista compra mais do que precisa e fica com dinheiro parado, ou pior, fica sem dinheiro para comprar outros produtos.

12. O desafio de controlar os estoques Estima-se que no Brasil a média de rupturas esteja próxima a 15%; Isso significa que o consumidor deixa de comprar 15 produtos, em uma lista de 100 itens, o que impõem queda de faturamento ao lojista, sem contar a perda de imagem;

13. O desafio de controlar os estoques Curva C Curva B Curva A Os produtos da curva A, são os que mais vendem e os que menos admitem rupturas; Os produtos da curva C, são os que menos vendem e os que mais admitem rupturas. Trabalhar com ruptura zero é um objetivo impossível e burro! Isso seria muito caro para a organização.

14. O desafio de controlar os estoques O desafio dos varejistas é manter o estoque num nível adequado para toda sua linha, em cada uma das suas lojas e CD’s; Rupturas em níveis aceitáveis, com baixo investimento em estoques Saldos acurados Pedidos bem feitos Estoque ajustado

15. O custo de controlar

16. O custo de controlar Para manter os saldos dos estoques acurados e gerar pedidos bem feitos e pontuais, é necessário que se façam inventários; Inventários podem ser um grande transtorno para as empresas; O nível de transtorno que os inventários podem causar está ligado ao grau de estruturação que a empresa tem, em relação a este assunto: Empresas que tratam o inventário como rotina e possuem um órgão interno que trata este assunto, sofrem menos; Empre sas que ficam adiando o inventário e só o fazem quando não existe outro jeito, sofrem mais.

17. O custo de controlar A empresa fica muito tempo sem fazer inventário. Falta rotina e o inventário representa um transtorno para a organização. O resultado do inventário revela uma discrepância muito grande. A organização põem em dúvida os valores apresentados e o inventário é descartado. 1 2 4 3 O ciclo vicioso das empresas que não querem fazer inventários.

18. O custo de controlar Fazer inventário é caro! Nossos estudos indicam que um inventário custa em torno de R$ 11,00 e R$ 14,00 o milheiro contado; Esta variação está ligada ao tipo de inventário que se escolhe, que pode ser com equipe própria ou terceirizada, conforme tabela comparativa a seguir:

19. O custo de controlar Inventário Próprio X Inventário Terceirizado

20. O custo de controlar A estratégia para equilibrar custos, reduzindo os transtornos e mantendo a qualidade dos controles se faz da seguinte forma: Reduz-se a quantidade de inventários gerais ao mínimo necessário; Cada loja sofre 3 inventários por ano, com intervalos de um quadrimestre; Nas lojas onde se detectam problemas de gestão, grandes furtos, anomalias administrativas ou ocorrências que justifiquem, este período poderá ser menor. Realizam-se inventários parciais mensalmente somente nos setores com maior risco, como: FLV, Carnes e Aves e Frios e Laticínios;

21. O custo de controlar Durante o ano todo adotam-se inventários rotativos ininterruptos para toda a linha de produtos com a seguinte estratégia: Desta forma, os produtos mais importantes para organização, que giram mais e que portanto estão mais sujeitos a variações são contados cerca de 2 vezes por mês e os demais em até 50 dias (úteis).

22. O custo de controlar Resumindo:

23. A importância de ter um departamento de custos e inventários na organização

24. Atribuições do departamento de custos Potência não é nada sem controle.

25. Atribuições do departamento de custos O departamento de custos e inventários será responsável por cuidar, aprimorar e desenvolver os processos de inventário, bem como os resultados apurados através deles; Não haverá qualquer valia em se realizar inventários bem feitos, se a organização não tirar proveito destas informações; O departamento de custos e inventários será o responsável por manter esta consciência dentro da organização.

26. Atribuições do setor de custos e inventários Apuração do CMV

27. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV Cabe ao departamento de custos e inventários, apurar o CMV, ou custo das mercadorias vendidas; Existem vária coisas que podem interferir negativamente na apuração do CMV, distorcendo este número: Se o custo médio das mercadorias, constante do cadastro estiver errado, o valor dos estoques será apurado errado, distorcendo o CMV, entre outras coisas; Se uma nota fiscal de movimentação de mercadoria, não for lançada dentro do período de competência, teremos um descasamento entre os controles e a movimentação física; Se uma contagem de inventário for apurada incorretamente teremos uma distorção no valor dos estoques; Etc...

28. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV Uma das formas de se apurar o CMV é através da leitura dos dados gravados pelo PDV, ou caixa das lojas: A cada cliente que passa, o sistema registra: Produto Quantidade Preço de Venda Custo Impostos A multiplicação do custo pela quantidade , resulta no CMV por produto, setor e loja.

29. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV Outra forma de se apurar o CMV, é por diferença de estoques: Estoque inicial + Compras – Estoque final = CMV O estoque do início do período é levantado + Acrescenta-se o total de compras realizadas no período - Subtrai-se o estoque apurado no final do período = CMV Esta é a metodologia aceita pelo Fisco; Portanto a empresa precisa fazer no mínimo um inventário por ano para estar dentro da lei.

30. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV O CMV deve ser apurado pelo setor de custos e inventários, loja a loja, setor a setor.

31. Atribuições do setor de custos e inventários Apuração da Quebra

32. Atribuições do departamento de custos Apuração das quebras Como vimos anteriormente, existem duas formas de apurar o custo das mercadorias vendidas, ou CMV: A primeira é através das informações do terminal PDV (caixa das lojas), que demonstra item a item: quantidade X custo; A segunda, que é a única aceita pela legislação fiscal, é apurada por diferença de estoques: Estoque inicial + Compras – Estoque final. Se apurarmos o CMV pelas duas metodologias e os valores forem diferentes, significa que temos quebra contábil ; Quebra contábil é tudo aquilo que saiu da empresa e não foi registrado no PDV (roubo, desvio, erros administrativos etc.);

33. Atribuições do departamento de custos Apuração das quebras A quebra contábil deve ser apurada pelo setor de custos e inventários, loja a loja, setor a setor; Para apurar as quebras, assim como, para apurar o CMV, é necessário fazer inventário, pois somente desta forma consegue-se obter o estoque final, correto, de um período; O estoque final de um período, será considerado o estoque inicial do próximo período; Comparando-se o saldo do estoque contábil, com o saldo do estoque inventariado, também teremos as quebras.

34. Atribuições do departamento de custos Apuração das quebras A empresa possui um estoque inicial, cujo valor está registrado no computador. 1 As compras que dão entrada no estabelecimento são acrescidas no estoque. 2 As vendas são baixadas e... 3

35. Atribuições do departamento de custos Apuração das quebras Um novo saldo de estoque é apurado através de um inventário. 4 ... graças às maravilhas da informática, podemos ter um saldo de estoque atualizado a qualquer hora. 5 Relatório Saldo de Estoques. 6 Se o estoque inventariado for menor do que o saldo do computador, então temos quebra contábil. 7

36. Atribuições do setor de custos e inventários Extrapolação da quebra

37. Atribuições do departamento de custos Extrapolação das quebras Para apurar as quebras é necessário fazer inventário; Quer dizer que eu só saberei as minhas quebras uma vez a cada quadrimestre? A resposta é não!

38. Atribuições do departamento de custos Extrapolação das quebras Jan Fev Mar Abr Inventário Inicial Inventário final Mai Estima a quebra com base no histórico passado Ajusta a estimativa com base no rotativo Apura a quebra real entre os inventários Desconta o que já foi lançado mês a mês e ajusta a diferença aqui.

39. Atribuições do setor de custos e inventários Gerenciamento e responsabilidade pelas quebras

40. A quebra contábil representa o quanto foi perdido com mercadorias; É a diferença entre o estoque registrado e o estoque físico inventariado; Esta perda é valorizada pelo custo médio sem ICMS; É errada a idéia de que esta perda deva ser valorizada pelo preço de venda ao consumidor. Atribuições do departamento de custos Responsabilidade pelas quebras

41. Um inventário mal feito tem potencial para causar distorções nos resultados da organização; Isso porque o estoque inventariado entra na fórmula de apuração do CMV; EI + C – EF = CMV EI = Estoque Inicial C = Compras EF = Estoque Final Se o estoque é superavaliado, as quebras são ocultadas; Se o estoque é subavaliado, apura-se uma quebra artificial e inexistente; Se lembrarmos que o estoque final de um período é o estoque inicial do período seguinte, então teremos distorções nos dois períodos. Atribuições do departamento de custos Responsabilidade pelas quebras

42. Atribuições do departamento de custos Responsabilidade pelas quebras A apuração das quebras, extrapolação mensal e ajustes das quebras são responsabilidades do setor de custos e inventários, contudo o gerenciamento dos números é responsabilidade do gerente da loja; O gerente da loja é o único responsável por manter as quebras dentro de um limite aceitável para o negócio, respeitando o percentual de cada seção.

43. Atribuições do setor de custos e inventários Apuração dos saldos dos estoques

44. Todos os dias, a empresa precisa saber qual o valor do estoque de cada um dos setores em cada uma das lojas; Saber o valor existente nos estoques é relevante para se tomar as decisões de compras (entre outras coisas); O setor de custos e inventários, deve garantir a qualidade desta informação. Atribuições do departamento de custos Apuração dos saldos dos estoques

45. As quantidades são garantidas através da realização de inventários; A qualidade é acompanhada pelos índices de acuracidade . Atribuições do departamento de custos Apuração dos saldos dos estoques Os custos são garantidos através de verificações periódicas. Acuracidade é a qualidade daquilo que é acurado. Acurado significa preciso, exato.

46. Saldos constantes do sistema de controle de estoques da empresa Atribuições do departamento de custos Cálculo da acuracidade Saldos apurados nos inventários Divergência entre saldo contábil e inventariado Percentual da divergência sobre o saldo contábil 1 – Inacuracidade = acuracidade

47. Todos os dias o setor de custos precisa informar para a empresa qual o valor dos estoques, em cada uma das lojas e em cada um dos setores; Para aumentar a precisão dos cálculos um valor de quebra é estimado, quando não é feito inventário; Este valor é subtraído dos estoques, para abrir mais espaço para a área comercial comprar; Exemplo prático: Atribuições do departamento de custos Apuração dos saldos dos estoques

48. Atribuições do departamento de custos Apuração dos saldos dos estoques Uma parte das quantidades foi ajustada através de inventários e por isso presume-se que ela está exata; Existem alguns produtos que ainda não foram inventariados, cujas quebras não foram identificadas; Para estes produtos estima-se que exista uma quebra de por exemplo R$ 200,00, baseado em dados históricos; Se a área de compras pode ter R$ 18.000,00 de estoques e já existe R$ 12.536,70, então existe espaço financeiro para comprar R$ 5.463,30; Se considerarmos as quebras estimadas, o estoque cai para R$ 12.336,70 e abrimos espaço financeiro para comprar R$ 5.663,30.

49. Atribuições do setor de custos e inventários Resumindo...

50. Atribuições do departamento de custos Resumindo, o departamento de custos e inventários terá as seguintes atribuições: Inventários gerais Manter os arquivos individuais de inventários gerais. Validar as quantidades inventariadas e o custeio. Identificar e solicitar correção de anomalias. Negociar e contratar os terceiros prestadores de serviços de contagem. Manter aferição da qualidade do trabalho dos terceiros, dando feed back sempre que aplicável. Programar e reprogramar os inventários por loja/depósito, quando cabível, resguardando períodos de pico.

51. Atribuições do departamento de custos Inventários parciais Definir os setores sujeitos a inventários parciais. Todos os demais itens relativos ao inventário geral, quando aplicável. Inventários rotativos Manter o sistema e solicitar correção junto a informática, quando cabível. Alimentar o critério de geração das listagens do rotativo por loja. Definir itens a serem inventariados. Receber e avaliar sugestão de itens intempestivos. Identificar e sugerir soluções para causas de saldos constantemente errados. Avaliar resultados das contagens e solicitar recontagem quando aplicável.

52. Atribuições do departamento de custos Consolidar e publicar informações de acuracidade Apuração de quebras Definir critérios de apuração de quebras. Apurar as quebras nos inventários gerais e parciais. Extrapolar quebras com base no histórico, quando não ocorrerem inventários. Informar valores de quebras para efeito do cálculo dos saldo contábeis de estoques (utilizado para cálculo de cobertura). Ajustar o percentual de quebras extrapoladas com base nos inventários rotativos.

53. Atribuições do departamento de custos Apuração do CMV Fazer a apuração do CMV por loja e seção. Apuração do estoque Apurar os estoques por loja e por seção. Fazer os ajustes pertinentes em função das quebras extrapoladas.

54. Conclusão

55. Conclusão – Dicas para gerir melhor seu estoque Conheça o mix de produtos adequado ao seu público; Se preciso, reduza o mix, cortando os produtos de maior valor e menor giro; Dê prioridade aos itens que giram mais rápido; Não faça estoque de segurança por medo de perder venda; Priorize os fornecedores que entregam mais rápido; Avalie se compensa manter vários fornecedores de um mesmo item; Compre com mais freqüência e em menores quantidades Pense bem antes de aceitar as promoções dos fornecedores; Faça promoções associando um produto de alto giro a outro de baixo giro; Pense: a lógica é comprar o que se vende, e não vender o que se espera.

56. Conclusão Empresas de qualquer seguimento varejista ou atacadista devem estabelecer uma política séria de inventários; Um responsável ou uma área da empresa devem estar envolvidos integralmente nas atividades de apuração dos resultados; Dados estratégicos para a organização devem ser definidos e publicados periodicamente, norteando as ações de toda a empresa; Operadores, Líderes, Encarregados, Supervisores, Gerentes e Diretoria Operacional devem ser responsabilizados pelos saldos de estoques; Operadores, Líderes, Encarregados, Supervisores, Gerentes áreas e Diretoria devem ser responsabilizados pela quebra contábil.

57. Boa Noite! [email_address] 11 9528-3553