Este documento apresenta um caso de implantação de metodologia de gerenciamento de projetos, escritório corporativo de projetos e relatório consolidado de 19 projetos em 35 dias na CEB Distribuição S.A. Ele descreve o contexto dos projetos, os objetivos, a criação da metodologia e do escritório de projetos, a implantação e os resultados alcançados.

1. 07/10/2011
Case de Implantação de
Metodologia de Gerenciamento de Projetos,
Escritório Corporativo de Projetos e
Apresentação de status consolidado de 19 projetos
em 35 dias na CEB Distribuição S.A.
Grupo CEB
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2. 07/10/2011
Grupo CEB
CEB Distribuição S.A. (CEB D)
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3. 07/10/2011
CEB Distribuição S.A. (CEB D)
• 4 Diretorias
• 11 Superintendências
• 37 Gerências
Contexto
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4. 07/10/2011
Contexto
O Plano de Recuperação da CEB D
Concepção de 19 projetos
• têm prazo de execução e encerramento entre janeiro de 2011 e
dezembro de 2012;
• envolvem em torno de 100 funcionários da companhia, diretamente
alocados nas equipes dos projetos;
• permeiam todas as Diretorias da CEB D;
• totalizam um investimento estimado em R$ 92 Milhões.
Contexto
A identificação da necessidade
Quando estes projetos foram aprovados pela Diretoria e começaram a ser
executados, ficaram evidentes algumas necessidades:
Fato Necessidade
• Alguns projetos eram • Necessidade de existência de um padrão
executados e controlados para a execução dos projetos.
baseados em cronogramas,
outros em “metas semanais”,
outros no “feeling” do gestor, etc
• Cultura de Apagar incêndios • Necessidade de desenvolver cultura de
(Gestão de problemas) e não Gerenciamento de Riscos.
Gestão de Riscos
• Diretoria não conseguia ter uma • Necessidade de atuação de um
visão geral, real e sincronizada responsável pela centralização e
dos projetos consolidação das informações dos projetos
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5. 07/10/2011
Contexto
Solução proposta
Necessidade Solução
• Necessidade de existência de um • Ter Metodologia de Gerenciamento
padrão para a execução dos de Projetos (MGP)
projetos.
• Necessidade de desenvolver cultura • Ter uma MGP que contemple a
de Gerenciamento de Riscos. Gestão de Riscos
• Ter um PMO para disseminar a
cultura
• Necessidade de atuação de um • Ter um PMO com mandato para
responsável pela centralização e centralizar e consolidar as
consolidação das informações sobre informações dos projetos nas
os projetos Diretorias
Objetivos
• Implantar uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MGP)
• Implantar um Escritório Corporativo de Projetos (ECP)
• Elaborar um Relatório Consolidado dos 19 Projetos (RCP)
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6. 07/10/2011
Premissas e Restrições
O avião já está em vôo...
• uma vez que todos os projetos já
haviam superado as fases de
iniciação e planejamento (apesar de
terem somente algo similar a
Termos de Abertura dos Projetos), a
MGP deveria focar prioritariamente
nas fases de execução e
encerramento e nos processos de
monitoramento e controle;
• sob o ponto de vista de gerenciamento de projetos, nenhum projeto seria
questionado quando ao seu planejamento. Nesse sentido, as melhorias e
correções deveriam ocorrer a partir do monitoramento e controle dos
projetos, isto é, por meio, de uma solicitação de mudança;
Premissas e Restrições
• a MGP deve contemplar a Gestão de Risco de forma simples
• os documentos da MGP deverão ser poucos e simples, máximo de 2
páginas;
• os softwares que suportarão a MGP e a atuação do ECP, em um primeiro
momento, serão o do pacote MS Office (Word, Excel e PowerPoint);
• o PMO deve ser Corporativo e ligado diretamente à Presidência.
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7. 07/10/2011
Criação da MGP (passo-a-passo)
1. Definição das fases e documentos da MGP
Monitoramento e controle
Iniciação Planejamento Execução Encerramento
Termo de
Termo de
Abertura
Plano de + Solicitação de
Mudança
Gerenciamento
Relatório de
Acompanhamento
Termo de
Encerramento
Criação da MGP (passo-a-passo)
2. Descrever os passos para chegar nos documentos
2.2. Defina os grandes
passos.
Ex:
• No início os
documentos devem ser
alinhados com áreas
envolvidas
• Posteriormente sempre
deve haver validação
do Diretor Patrocinador
• A decisão final é da
Diretoria Colegiada
2.3. Defina os passos
intermediários 2.1. Identifique os principais 2.4. Monte um
stakeholders gráfico de raias
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8. 07/10/2011
Criação da MGP (passo-a-passo)
3. Detalhar cada caixa
3.1. Descreva
cada processo 3.3. Estabeleça o
responsável por
3.2. Explicite os cada processo
resultados
esperados em
cada processo
Criação da MGP (passo-a-passo)
4. Montar uma Matriz de Responsabilidade
Stakeholders
Distribuição das
responsabilidades
Lista dos
processos
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9. 07/10/2011
Criação do ECP
1. Definir o objetivo do PMO
Promover o monitoramento e controle e o alinhamento estratégico dos
projetos do Plano de Recuperação da CEB Distribuição 2011-2012
2. Definir os serviços a serem disponibilizados pelo PMO
• Estabelecimento de diretrizes e padrões para a execução dos projetos que
compõem o Plano de Ação da CEB D;
• Coaching dos Gerentes de Projetos;
• Consultoria em gerenciamento de projetos;
• Monitoramento e controle centralizados dos projetos;
• Central de informações sobre o desempenho dos projetos;
• Manutenção da carteira de projetos.
Criação do ECP
3. Definir o relacionamento do PMO
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10. 07/10/2011
Criação do ECP
4. Definir o fluxo informacional do PMO
Criação do ECP
5. Definir o fluxo informacional do PMO
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11. 07/10/2011
Implantação MGP e ECP
Processos de GP
Iniciação Planejamento Execução Encerramento
Monitoramento e controle
Detalhamento dos fluxos de trabalho
Descrição dos fluxos de trabalho
Matriz de responsabilidade
Implantação MGP e ECP
1. Realizar reuniões com cada equipe de projetos para:
• apresentar o ECP
• apresentar e ensinar a preencher o Relatório de Acompanhamento
do Projeto, que contempla o registro de riscos e problemas no
projeto
• solicitar preenchimento e estabelecer data de devolução
• alinhar que o objetivo é apresentar um Relatório Consolidado para
a Diretoria em reunião com a presença de todos
2. Refinar o preenchimento
3. Consolidar os Relatórios de Acompanhamento
4. Apresentar o Relatório Consolidado
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12. 07/10/2011
Fatores críticos de sucesso
• Ser simples e realista
• Ensinar primeiro e demandar depois
• Postura do PMO de coaching
• Alto nível de tolerância
• Apresentar um Plano de Trabalho para alinhar e comprometer com metas
incrementais
• A necessidade de ter uma técnica que propicie a melhora dos projetos ser
latente nos Gerentes de Projetos e equipes
Resultados alcançados
• Em 35 dias, MGP e ECP implantados e Relatório Consolidado dos
Projetos apresentado
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13. 07/10/2011
Resultados alcançados
• Na reunião de apresentação Relatório Consolidado dos Projeto deve ser
apresentado o Plano de continuidade da implantação:
1. Oferecer cursos de nivelamento de conhecimento em GP
2. Oferecer workshop para aprender a preencher os documentos da
MGP
3. Fazer mais uma “rodada” de Relatórios de Acompanhamento
4. Considerar a 2ª rodada como Linha de Base dos projetos
5. Após os cursos/workshops inserir todos os projetos paulatinamente
- ajustar os projetos via processo de Mudança
- formalizar o encerramento de projetos
- formalizar o início dos projetos
Obrigado e
Sucesso sempre!!!
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