Este documento discute a criação de um ambiente colaborativo para compartilhamento de boas práticas internas por meio de benchmarking. Ele explica como grupos colaborativos podem ser usados para mapear processos, identificar oportunidades de melhoria e desenvolver planos de implementação de novas práticas. A ênfase é dada à importância da consciência, confiança e comunicação entre os membros para que o compartilhamento de conhecimento ocorra de forma efetiva.

1. AMBIENTE COLABORATIVO
Benchmarking interno
Compartilhamento de Boas Praticas
Patricia de Sá Freire Msc,
Engenharia e Gestão do Conhecimento /UFSC
1

2. internalização
construção
expressão
Conhecimento Conhecimento Conhecimento Cultura
organiza
individual de grupos Organizacional
cional
compartilhamento
2 patricia de sa freire, Msc Eng

3. ORGANIZAÇÃO É FEITA DE PESSOAS
COMPARTILHAR SIGNIFICA PESSOAS COMPARTILHANDO + EM
GRUPO >>>>> CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL
3 patricia de sa freire, Msc Eng

4. PLANO DE MELHORIA
Elaborar RELATÓRIO de BENCHMARKING que destaque:
 Objeto e objetivos do estudo de boas práticas;
 Descrição da metodologia e um resumo de como cada etapa
foi executada;
 Detalhes próprios do parceiro;
 Oportunidades de melhoria identificadas;
 Recomendações com as alternativas de melhoria;
 Análise de viabilidade técnica e econômica das alternativas;
 Relação das propostas com a estratégia da entidade;
 Benefícios e impactos de cada alternativa.
4 patricia de sa freire, Msc Eng

5. IMPLEMENTAÇÃO e METAS
 Definição de Equipe para Acompanhamento da
Implementação
 Plano de Implementação – processos e pessoas envolvidas
 Plano de metas com indicadores
 Monitorar os Resultados
 Benchmarking Proativo
 Reavaliar as Metas pelos novos Referenciais
 Retroalimentação dos caminhos
 Melhoria Continua
5 patricia de sa freire, Msc Eng

6. DIFICULDADES PARA O
BENCHMARKING
FATORES PARA O INSUCESSO
6 patricia de sa freire, Msc Eng

7. • Das suas metas e responsabilidades
• Dos seus pontos críticos
consciência NECESSÁRIA
ATENÇÃO • Das suas deficiências
• Das suas dificuldades
 Falta de comprometimento dos líderes maiores;
 Ausência de coordenação e gerenciamento do processo;
 Não entendimento do conceito; os parceiros
• Entre
Não conseguir identificar suas próprias deficiências; grupo de trabalho
• Entre os membros do próprio


confiança • Nos dados
Processos críticos não selecionados;
• Na capacidade e autonomia de implementação
 Foco somente em indicadores e seus resultados;
 Indicadores-chave de desempenho não identificados;
 Processo a ser comparado •não compreendido;e objetiva
Comunicação clara
 Equipe inadequada, com vontade, mas sem especialistas;
• Diálogo aberto e franco
 comunicação
Parceiros de Benchmarking Respeito e Consideração
• inadequados ou não encontrados;
 Excesso de dados coletados, de difícil seleção;
 Causas essenciais não identificadas;
 Práticas não adaptadas à realidade da organização;
• Cultura de compartilhamento
 Plano de melhoria não detalhado;
• Liberação de acesso à informações e conhecimentos
conhecimento
 Dificuldade de implementaçãoalémde acompanhamento;
• Ir ou dos conhecimentos explícitos formalizados
 Melhorias impossíveis de se implementar.
• Explicitar conhecimentos tácitos dos especialistas
7
patricia de sa freire, Msc Eng

8. GRUPO COLABORATIVO
Como ferramenta de
benchmarking interno
8 patricia de sa freire, Msc Eng

9. GRUPO
COLABORATIVO
9
patricia de sa freire, Msc Eng

10. OBJETIVO
COLABORATIVOS Construção de um Canal de
Compartilhamento de
Estratégias e Ações para
GRUPOS
identificação de boas
práticas internas e
externas
Criando um Poderoso Ambiente
de Aprendizagem Coletiva
10 patricia de sa freire, Msc Eng

11. P  COMPARTILHAMENTO de informações e
AMBIENTE COLABORATIVO conhecimentos;
R
O  Facilita o processo de comparação de práticas e processos;
M  Permite o mapeamento de diferenças;
O  CRIAÇÃO de CONHECIMENTOS novos;
V
 Tomada de DECISÕES mais Conscientes e com menos
E Risco na Rede.
D  Nível de CONSCIÊNCIA do indivíduo e do Grupo,
E
 Da CONFIANÇA entre os pares e,
P
E  da abrangência e eficiência do sistema de
N COMUNICAÇÃO INTERNA;
D
11 E patricia de sa freire, Msc Eng

12. AMBIENTE PARA COLABORAÇÃO
•Auto Consciência
•Noção Holística
•Reduzir a vulnerabilidade
•Equilibrar a expectativa
CONSCIÊNCIA •Visão Sistêmica
•Visão Compartilhada
•Aumentar a reciprocidade
C
O
N
CONFIANÇA
Q
U
CONSTRUIR
I
COMUNICAÇÃO
S
T
(DIÁLOGO)
A
R
•> saber ouvir e ver o outro
•>entender as pressões e
• Construir Conhecimentos necessidades do outro
•Ver a realidade objetivamente
•Desconstruir Modelos Mentais
- Boas Práticas
C ONHECIMENTOS
•> quebra de orgulho e inveja
•> Espaço de integração real
12 patricia de sa freire, Msc Eng

13. COMBINADOS :
Criar métodos comuns
APRENDER A OUVIR: Compartilhar dúvidas, esperanças e descobertas;
RESPEITAR OS COMBINADOS: Gerar processos;
Para compartilhamento das BOAS PRÁTICAS -
Trabalhar em PROBLEMAS REAIS de cada um;
Valorizar detalhes das estratégias e técnicas de
Fortalecer VÍNCULOS pessoais
trabalho que não entram nos processos modelados
PREVER E ADMINISTRAR CONFLITOS gerados por diferentes visões de
mundo
na empresa, mas economizam tempo e eliminam
erros
13 patricia de sa freire, Msc Eng

14. START UP!
CADA ENCONTRO
SEGUE AS SEGUINTES ETAPAS:
 Reflexão Individual (questionário, dinâmica e/ou exercício);
 Discussão em Grupos;
 Apresentação para o Grupo;
 Reflexão Coletiva;
 Busca de Soluções Coletivas;
 Sistematização das Soluções;
 Reflexão Individual;
 Definições para o Próximo encontro. patricia de sa freire, Msc Eng
14

15. Objeto de Estudo, pode ser...
 Alcance das Metas
 Realização de Tarefas
 Planejamento estratégico
 Integração entre áreas
 Integração entre empresas
 Integração de Área;
 Formação de Rede;
 Atendimento ao cliente
 MAPEAMENTO DAS BOAS PRÁTICAS
15 patricia de sa freire, Msc Eng

16. O QUE FAZEMOS?
 NO ENCONTRO
 Objetivo: Auto
 Separados por pequenos grupos, por
Diagnóstico áreas da organização,
 Pré Requisito:  Identificação do objeto de estudo;
Conhecer a rotina e  Selecionar os objetos de estudo que o
processos de sua área grupo enfrenta dificuldade na sua
 Tempo mínimo realização;
necessário: Dois  Identificação dos problemas e dificuldades
Encontros relacionadas ao objeto de estudo;
 Identificação das causas desses problemas
e dificuldades;
 Seleção das causas essenciais seguindo a
técnica de Pareto;
patricia de sa freire, Msc Eng
 Montagem da lista das causas dos
16
problemas e dificuldades

17. O QUE FAZEMOS?
 NO ENCONTRO
 Objetivo: Auto
 Separados por pequenos grupos, por
Diagnóstico
áreas da organização,
 Pré Requisito:
 Identificação do objeto de estudo;
Conhecer a rotina e
processos de sua área  Resgatar as facilidades;
 Tempo mínimo
 Mapear as causas da facilidade;
necessário: Dois  Desenhar o processo que leva à
Encontros facilidade;
 Elencar os pontos críticos, de valor, as
boas práticas;
 Apresentação das boas práticas;
 Montagem de listagem com as boas
17 patricia de sa freire, Msc Eng práticas de todos.

18. O QUE FAZEMOS?
 Objetivo: Auto  NO ENCONTRO
Diagnóstico  Em grande grupo, apresentação da listagem dos
problemas e dificuldades identificados e das causas
 Pré Requisito: essenciais elencadas;
Conhecer a rotina e  Apresentação da listagem das boas práticas
processos de sua área identificadas;
 Encontrar entre as boas práticas listadas, uma que,
 Tempo mínimo se aplicada, poderá eliminar as causas dos
necessário: Dois problemas e dificuldades existentes;
Encontros  Análise da necessidade de adaptação de boas
práticas;
 Montagem de Quadro Causas x Boas Práticas x
Adaptação;
 Elaboração de Plano de Implantação das Boas
Práticas nas oportunidades identificadas.
 Definição da grupo que gerenciará a implantação;
18 patricia de sa freire, Msc Eng

19. O QUE FAZEMOS?
 Objetivo: Auto  NO ENCONTRO
Diagnóstico
 Em grande grupo, Identificação das
 Pré Requisito: Causas que não foram ainda contempladas
Conhecer a rotina e com as boas práticas existentes na
processos de sua área empresa;
 Tempo mínimo
necessário: Dois  DAR INICIO AO PLANO DE
Encontros BENCHMARKING EXTERNO...
19 patricia de sa freire, Msc Eng

20. ATENÇÃO NECESSÁRIA PARA O BENCHMARKING
 Falta de comprometimento dos líderes maiores;
 Ausência de coordenação e gerenciamento do processo;
 Não entendimento do conceito;
 Não conseguir identificar suas próprias deficiências;
 Processos críticos não selecionados;
 Foco somente em indicadores e seus resultados;
 Indicadores-chave de desempenho não identificados;
 Processo a ser comparado não compreendido;
 Equipe inadequada, com vontade, mas sem especialistas;
 Parceiros de Benchmarking inadequados ou não encontrados;
 Excesso de dados coletados, de difícil seleção;
 Causas essenciais não identificadas;
 Práticas não adaptadas à realidade da organização;
 Plano de melhoria não detalhado;
 Plano de melhoria não compartilhado;
 Dificuldade de implementação ou de acompanhamento;
 Melhorias impossíveis de se implementar.
20 patricia de sa freire, Msc Eng

21. AMBIENTE DE COMPARTILHAMENTO
O INÍCIO DE TUDO
21 patricia de sa freire, Msc Eng