O documento fornece dicas para administrar o tempo de forma eficiente, dividindo-o em atividades de planejamento, projetos em andamento e tarefas rotineiras. Sugere organizar a agenda, estabelecer metas de tempo realistas para cada tarefa, reservar momentos de relaxamento e não deixar tarefas se acumularem.

1. Patricia Camargo Maio/2011

2. Atualmente um dos maiores problemas no trabalho e na vida de cada um é o tempo. Muitos acham que têm pouco tempo para todas as tarefas do dia, mais as de lazer e descanso. Só que o tempo é democrático: todos têm a mesma quantidade.

3. 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados

4. Administrar bem o tempo depende de dois aspectos básicos: Organização Disciplina DICA Tenha uma agenda e use-a

5. Para realizar bem um trabalho você deveria: Gastar 60% do dia com planejamento e idéias 20% na realização de projetos em andamento 10% em tarefas de rotina DICA Divida seu tempo no trabalho em períodos de 30 minutos ou 1 hora

6. Pense no seu dia e anote quanto tempo gasta com cada coisa que faz Não esqueça de hábitos e coisas que parecem sem importância Defina seu ritmo. Quanto tempo realmente você leva para realizar plenamente cada tarefa? Em que momentos do dia você prefere fazer cada atividade?

7. Organização e Disciplina Existem algumas ferramentas e dicas que podem ajudar a organizar o tempo: DICA Programe instantes de tranqüilidade e relaxamento todos os dias

8. Organize seu ambiente de trabalho. Onde está o quê? Reserve um tempo para planejar as atividades macro da semana. Divida-as em atividades diárias menores, se for preciso Estabeleça metas honestas de tempo para cumprir cada atividade. E cumpra-as DICA Não acumule coisas que não irá usar.

9. Acabado o tempo programado para uma tarefa, reprograme-a e passe para a seguinte. Não “empurre” atividades Limite seu tempo para ler e-mails, correspondência ou deixar os programas de bate-papo ligados. Respeite esses horários. DICA Estabeleça um sistema de cores para seus arquivos e atividades. Modifique as cores conforme seu planejamento

10. A: tarefas importantes e urgentes B: tarefas importantes ou urgentes C: tarefas que fazem parte da rotina Durante um dia: Tente concluir algumas tarefas A Reserve a maior parte do tempo para as tarefas B Faça as tarefas C de acordo com o tempo disponível. Mas não esqueça delas

11. Analise a sua metodologia de trabalho Elimine os pontos inúteis Crie uma nova metodologia - busque a opinião dos colegas Delegue o que for possível DICA Planeje seu dia no caminho para o trabalho

12. Determine períodos para atender as solicitações de colegas, familiares, amigos. Cumpra esses períodos. Reduza ao máximo as interrupções no meio de um planejamento, ou tarefa que exija concentração. Aprenda a dizer não. Use sinais para indicar que não quer ser interrompido.

13. Faça uma lista mestra a partir de definições de prioridade / prazo / resultado / facilidade. Planeje sua reunião com começo meio e fim. Não confie na memória. Anote o que precisa ser feito Reserve 40 minutos do dia para ler DICA Reorganize a agenda para o dia seguinte

14. Organizar seu tempo requer prática e alguma habilidade Mas vale à pena Um profissional, com raras exceções, não deveria trabalhar além do seu horário. Ele trabalha bem e aproveita cada minuto durante seu expediente