auditoria

1. AUDITORIA DE CONTRATOS
Importância, Necessidade e Conveniência
Diariamente as empresas assinam contratos.
Raramente, as empresas passam uma semana sem firmar algum tipo de contrato, para
regrar suas relações com fornecedores, prestadores de serviços, clientes etc.
E estamos nos referindo aos contratos formais, por escrito; instrumentos pelos quais as
empresas contraem e assumem obrigações e geram direitos.
Não incluímos os “contratos de compra e venda de mercadorias” cuja formalização é
realizada mediante a simples entrega e correspondente recebimento da quantia
avençada, contrato este representado pela Nota Fiscal / Fatura / Duplicata.
Com evidência, há outros tipos e espécies de contratos cuja concretização não se
processa por meio de um documento formal (escrito), via de regra, por meio de pedidos,
hoje, em sua maioria, realizados por correspondência eletrônica (e-mail), antes por meio
de troca de fax e antigamente por telex.
Porém, não raro, as diversas áreas das empresas celebram contratos sem que outras
áreas tomem conhecimento, de modo que, às vezes, os sócios, empresários e
administradores não têm ou não exercem um controle sobre os acordos, avenças e
obrigações assumidas pelas suas empresas.
Por incrível que possa parecer, já enfrentamos situações onde uma área da empresa
estava contratando uma empresa terceirizada, para determinada prestação de serviços já
contratada por outra área.
Também, dois executivos da mesma área entabulando negociações, ao mesmo tempo,
para contratação de prestadores de serviços diferentes.
Noutra situação inusitada, “o contas a pagar” continuava pagando os boletos bancários
gerados por empresa cuja prestação de serviços já havia terminada há meses.
Imóveis dados em hipoteca, bens (máquinas, veículos) ofertados em penhor, notas
promissórias avalizadas pelos sócios e entregues para garantias contratuais, cujos
compromissos encontravam-se encerrados, porém os registros dos ônus (hipoteca,
penhor) ainda permaneciam em vigor, isto é, registrados em cartórios.
Pagamentos realizados após os vencimentos das obrigações, sem cobrança de encargos
(multas e juros moratórios) em razão de interpretação equivocada da cláusula
correspondente.
Contratos inadequados ou inaplicáveis comprometendo o próprio negócio; celebrado
contrato de locação ao invés de arrendamento; de empréstimo ao invés de comodato; de
compra e venda ao invés de cessão de direitos; de leasing ao invés de alienação
fiduciária.
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2. Não só por tais razões, mas, sobretudo porque os contratos representam obrigações
assumidas cujas conseqüências, principalmente quando não cumpridas, podem trazer
conseqüências inesperadas para os empresários, uma auditoria legal nos contratos se faz
necessária e recomendável.
Ademais, em momentos de crise econômica, as possibilidades sempre crescentes de
erros e fraudes, aliados às contingências decorrentes das obrigações inadimplidas,
garantias prestadas ou à falta dessas em acordos de riscos, uma revisão em todos os
contratos até então firmados não deixa de ser uma medida preventiva.
Somam-se, ainda, as constantes e freqüentes alterações legislativas e as repercussões
que as decisões judiciais geram e das quais os empresários e administradores não
tomam conhecimento ou não acessam, até porque são atribuições da área jurídica.
Enfim, as mudanças na legislação e as decisões judiciais fornecem farto subsídio para o
diagnóstico jurídico dos contratos, permitindo que a empresa adeqüe suas relações
contratuais com terceiros às novas regras e entendimentos dos Tribunais.
Neste contexto, a auditoria de contratos procura identificar cláusulas e eventos
contratuais que sirvam de indicadores para maior e melhor avaliação dos riscos das
empresas, não só na área civil, mas também tributária, fiscal, trabalhista e
previdenciária, mesmo porque, os contratos são instrumentos de geração e circulação de
riquezas.
Noutras palavras, pode ocorrer que determinado contrato está imputando à empresa uma
responsabilidade exagerada ou gerando possíveis conseqüências tributárias, trabalhistas,
previdenciárias, numa eventual fiscalização levada a efeito pelo fisco.
A auditoria de contratos tem como escopo de trabalho o diagnóstico de conteúdo e
oferecer um parecer sobre sua legalidade, licitude e juridicidade das cláusulas e eventos
contratuais, apontando soluções para correção de eventuais anomalias.
Também, procura apontar as deficiências e os riscos que envolvem a redação das
cláusulas contratuais geradoras de direitos e das obrigações assumidas.
Ainda, pode sugerir a adoção de práticas eficazes de correções, recomendando a
renegociação das garantias prestadas, contratação de seguros, de modo alcançar a
desejada segurança jurídica.
A auditoria de contratos difere da “legal due diligence”.
A “due diligence” normalmente tem aplicação nos procedimentos de aquisição ou
associação empresarial, com escopo voltado mais para o interesse do comprador.
Já a auditoria de contratos tem iniciativa do próprio empresário com o objetivo de
aperfeiçoar suas relações negociais e obter segurança jurídica nessas relações.
A auditoria de contratos também não se confunde com a auditoria de “compliance”,
porque esta, fundamentalmente, tem por objetivo assegurar o cumprimento de leis,
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3. normas e procedimentos. Estar em “compliance” significa estar em conformidade com
leis e com os regulamentos e normas internas da própria empresa.
A auditoria de contratos envolve prática profissional voltada ao conhecimento jurídico
e, por isso trata-se de atividade privativa do advogado, segundo o artigo 2º do
Provimento 66/88 do Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil - OAB.
A confidencialidade e o sigilo dos documentos, fatos e informações que o profissional
teve acesso e conhecimento são deveres inerentes ao auditor, conforme previsto no
artigo 34, VII do Estatuto da Advocacia.
Deve, pois, a empresa colaborar e permitir ao auditor a identificação das deficiências no
conteúdo dos contratos, sem quaisquer restrições.
A auditoria de contratos pode proporcionar inúmeros benefícios aos empresários, tais
como, por exemplo:
a) Levantamento e classificação do acervo contratual;
b) Identificação de prazos para cumprimento ou exigência de obrigações e de término
dos próprios contratos;
c) A apuração de possíveis erros, fraudes e riscos comerciais, trabalhistas, fiscais e
previdenciários;
d) Levantamento e controle das garantias prestadas ou das exigidas dos demais
contratantes e/ou contratados;
e) O aperfeiçoamento de cláusulas comprometedoras, principalmente envolvendo
responsabilidade civil e que podem gerar conseqüências financeiras, fiscais,
trabalhistas, previdenciárias etc;
f) Identificar possíveis incoerências e desacertos com outros contratos,
correspondências, acordos e convênios;
g) O controle de publicidade e de confidencialidade das informações sigilosas, segredos
industriais das empresas;
h) A redução de custos com assessoria jurídica contenciosa;
i) Proporcionar eficácia nos mecanismos de defesa dos direitos e interesses das
empresas;
j) Identificar possíveis conseqüências desagradáveis em razão do término da relação
contratual;
k) Identificação de possíveis ausências de formalidades indispensáveis, comprometendo
a eficácia das obrigações dos contratos, tais como falta de registros em cartórios, de
alvarás, de licenças, de certidões negativas, de informações financeiras e dados
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4. 4
cadastrais, de identificação de testemunhas, de datas, de assinaturas, eleição de foro
incompatível ou por demais oneroso numa eventual discussão judicial etc;
l) Identificação da “vida útil” dos contratos e respectivas garantias.
Em suma, a auditoria de contratos identifica-se como instrumento indispensável entre as
melhores práticas empresariais.
Autor
JOÃO BATISTA CHIACHIO
Advogado Graduado pela USP – SÃO FRANCISCO – 1973
Advogado Especializado em Direito Empresarial e Contratual
www.jobachi.com.br – jobachi@uol.com.br
Fones: 11 5589-0847 – Celular: 11 8224-6809