Aula 1 organograma e departamentalizacao

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Aula 1 organograma e departamentalizacao

  1. 1. 1 ORGANOGRAMA E DEPARTAMENTALIZAÇÃO Material copiado e adaptado do Livro de Idalberto Chiavenato Teoria Geral da Administração - www.chiavenato.com Multiplicador: Leandro Sperotto
  2. 2. 2 Os Níveis Hierárquicos Níveis: Estratégico Tático Operacional Presidente Diretores Gerentes Supervisores Administração OperaçãoFuncionários e Operários (Pessoal não-administrativo) Funcionários e Operários (Pessoal não-administrativo)
  3. 3. 3 Organização Alongada e Achatada Organização “Alta” Organização “Achatada”
  4. 4. 4 Organização Centralizada x Descentralizada Organização Centralizada Organização Descentralizada
  5. 5. 5 Vantagens da Descentralização Desvantagens da Descentralização 1. As decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores da ação. 2. Tomadores de decisão são os que têm mais informação sobre a situação. 3. Maior participação no processo decisório promove motivação e moral elevado entre os administradores médios. 4. Proporciona excelente treinamento para os administradores médios. 1. Pode ocorrer falta de informação e coordenação entre os departamentos envolvidos. 2. Maior custo pela exigência de melhor seleção e treinamento dos administradores médios. 3. Risco da subobjetivação: os administradores podem defender mais os objetivos departamentais do que os empresariais. 4. As políticas e procedimentos podem variar enormemente nos diversos departamentos. Vantagens e Desvantagens da Descentralização
  6. 6. 6 O Processo Administrativo Planejamento Organização Direção Controle • Definir a missão • Formular objetivos • Definir os planos para alcançar os objetivos • Programar as atividades • Dividir o trabalho • Designar as atividades • Agrupar as atividades em órgãos e cargos • Alocar recursos • Definir autoridade e responsabilidade • Designar as pessoas • Coordenar os esforços • Comunicar • Motivar • Liderar • Orientar • Definir os padrões • Monitorar o desempenho • Avaliar o desempenho • Ação corretiva
  7. 7. 7 Resultados • Desempenho • Objetivos • Produtos • Serviços • Eficiência • Eficácia Direção Designar pessoas, dirigir seus esforços, motivá-las, liderá-las e comunicar As quatro funções administrativas Planejamento Formular objetivos e os meios para alcançá-los Controle Monitorar as atividades e corrigir os desvios Organização Modelar o trabalho, alocar recursos e coordenar atividades Recursos • Humanos • Financeiros • Materiais • Tecnológicos • Informação
  8. 8. 8 O desdobramento dos objetivos Objetivos organizacionais Estabelecimento dos objetivos da organização Políticas Colocação dos objetivos como guias para a ação Diretrizes Linhas mestras e genéricas para a ação Metas Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão Programas Atividades necessárias para cada meta Procedimentos Modos de execução de cada programa Métodos Planos de ação para a execução de tarefas Normas Regras para cada procedimento Amplitude Detalhamento Maior Menor Menor Maior
  9. 9. 9 A função de planejar Planejar • Definir objetivos • Verificar onde as coisas estão hoje • Desenvolver premissas sobre condições futuras (cenários) • Identificar meios para alcançar os objetivos • Implementar os planos de ação necessários Organizar Dirigir Controlar
  10. 10. 10 Planejame nto Conteúdo Extens ão de Tempo Amplitude Estratégico Genérico, sintético e abrangente Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade. Tático Menos genérico e mais detalhado Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente. Operacional Detalhado, específico e analítico Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas. Os três níveis de planejamento
  11. 11. 11 Métodos de trabalho ou de execução. Representados por organogramas. Receita / despesa em um dado espaço de tempo. Correlação entre tempo e atividades (agendas). Representados por cronogramas. Como as pessoas devem se comportar em determinadas situações. Os quatro tipos de planos Tipos de Planos Relacionados com Métodos Relacionados com Dinheiro Relacionados com Tempo Relacionados com Comportamentos Procedimentos Orçamentos Programas ou Programações Regras ou Regulamentos
  12. 12. 12 A função de ORGANIZAR Organizar • Dividir o trabalho • Agrupar as atividades em uma estrutura lógica • Designar as pessoas para sua execução • Alocar os recursos • Coordenar os esforços Dirigir ControlarPlanejar
  13. 13. 13 Abrangência Tipo de Desenho Conteúdo Resultante Nível institucional Desenho organizacional A empresa como uma totalidade Tipos de organização Nível intermediário Desenho departamental Cada departamento Isoladamente Tipos de departamentalização Nível operacional Desenho de cargos e tarefas Cada tarefa ou operação Análise e descrição de cargos Os três níveis de organização
  14. 14. 14 A função de DIRIGIR Dirigir • Dirigir os esforços para um propósito comum • Comunicar • Liderar • Motivar • Orientar as pessoas • Impulsionar as pessoas Organizar ControlarPlanejar
  15. 15. 15 Níveis de Organiza ção Níveis de Direção Cargos Envolvidos Abrangência Institucio nal Direção Diretores e altos executivos A empresa ou áreas da empresa Intermedi ário Gerência Gerentes e pessoal do meio do campo Cada departamento ou unidade da empresa Operacio nal Supervisão Supervisores e encarregados Cada grupo de pessoas ou tarefas Os três níveis de direção
  16. 16. 16 A função de CONTROLAR Controlar • Definir padrões de desempenho • Monitorar o desempenho • Comparar o desempenho com os padrões estabelecidos • Tomar a ação corretiva para corrigir desvios e assegurar o alcance dos objetivos Planejar Organizar Dirigir
  17. 17. 17 Estabelecimento de padrões Ação corretiva Observação do desempenho Comparação do desempenho com o padrão estabelecido As quatro fases do controle
  18. 18. 18 OS QUATRO TIPOS DE PADRÕES Tipos de Padrões Padrões de Quantidade Padrões de Qualidade Padrões de Tempo Padrões de Custo • Volume de produção • Níveis de estoque • Número de horas trabalhadas • Volume de vendas • Controle de qualidade do produto • Controle de qualidade do processo • Especificações do produto • CQ da matéria-prima • Tempo padrão de produção • Tempo médio de estocagem • Padrões de rendimento • Tempo médio de atendimento • Custo de produção • Custo de estocagem • Custo padrão • Custo médio de financiamento
  19. 19. DANDO FORMA A EMPRESA
  20. 20. 20 Construir a árvore Genealógica
  21. 21. A Comunicação no Organograma Comunicação Formal Informação Normas e instruções Esforços de coordenação Presidente Vice Presidente Vice Presidente Gerente GerenteGerenteGerente
  22. 22. 22 Caso Introdutório: A revolução na Blue Jeans A Blue Jeans é uma indústria de roupas esportivas. Seus jeans são peças raras cobiçadas por jovens e velhos. Apesar da modernidade dos produtos, a Blue Jeans é uma empresa tradicionalista e conservadora em sua gestão. A nova diretora de produção – Luciana – pretende fazer uma série de mudanças na empresa para aumentar a qualidade e a produtividade e reduzir tempos e custos. Em primeiro lugar, ela pretende mudar o tipo de organização linear que existe na produção. Ao invés do tradicional supervisor, Marina pretende substituí-lo por facilitadores de equipes de trabalho. Se você fosse Luciana, por onde começaria?
  23. 23. 23 Organização Linear Características: 1. Autoridade linear ou única. 2. Linhas formais de comunicação. 3. Centralização das decisões. 4. Aspecto piramidal. Vantagens: 1. Estrutura simples e de fácil compreensão. 2. Clara delimitação das responsabilidades. 3. Facilidade de implantação. 4. Estabilidade. 5. Indicada para pequenas empresas. Desvantagens: 1. Estabilidade e constância das relações formais. 2. Autoridade linear baseada no comando único e direto. 3. Exagero da função de chefia. 4. Chefes generalistas que não se especializam. 5. Provoca o congestionamento das comunicações. 6. Comunicações indiretas e demoradas. Características: 1. Autoridade linear ou única. 2. Linhas formais de comunicação. 3. Centralização das decisões. 4. Aspecto piramidal. Vantagens: 1. Estrutura simples e de fácil compreensão. 2. Clara delimitação das responsabilidades. 3. Facilidade de implantação. 4. Estabilidade. 5. Indicada para pequenas empresas. Desvantagens: 1. Estabilidade e constância das relações formais. 2. Autoridade linear baseada no comando único e direto. 3. Exagero da função de chefia. 4. Chefes generalistas que não se especializam. 5. Provoca o congestionamento das comunicações. 6. Comunicações indiretas e demoradas.
  24. 24. 24 Organização Funcional Características: 1. Autoridade funcional ou dividida. 2. Linhas diretas de comunicação. 3. Descentralização das decisões. 4. Ênfase na especialização. Vantagens: 1. Proporciona o máximo de especialização. 2. Permite a melhor supervisão técnica possível. 3. Desenvolve comunicações diretas e sem intermediação. 4. Separa as funções de planejamento e controle das funções de execução. Desvantagens: 1. Diluição e conseqüente perda de autoridade de comando. 2. Subordinação múltipla. 3. Tendência à concorrência entre especialistas. 4. Tendência à tensão e conflito dentro da organização. Características: 1. Autoridade funcional ou dividida. 2. Linhas diretas de comunicação. 3. Descentralização das decisões. 4. Ênfase na especialização. Vantagens: 1. Proporciona o máximo de especialização. 2. Permite a melhor supervisão técnica possível. 3. Desenvolve comunicações diretas e sem intermediação. 4. Separa as funções de planejamento e controle das funções de execução. Desvantagens: 1. Diluição e conseqüente perda de autoridade de comando. 2. Subordinação múltipla. 3. Tendência à concorrência entre especialistas. 4. Tendência à tensão e conflito dentro da organização.
  25. 25. 25 A supervisão funcional Supervisor de Manutenção Supervisor de Produção Supervisor de Qualidade Operário A Operário B Operário C Operário D
  26. 26. 26 Exercício: A organização funcional da BioQuímica Alencar é gerente de produção da BioQuímica, fabricante de produtos farmacêuticos populares. A estrutura da fábrica é funcional, envolvendo vários departamentos subordinados a Abraão, como: produção, almoxarifado, compras e abastecimento, manutenção, tecnologia, tecnologia e expedição. Abraão está insatisfeito com o desempenho do modelo adotado e quer conversar com a diretoria para fazer alterações no sentido de modernizá-lo urgentemente. Como Alencar deveria apresentar a sua argumentação à diretoria?
  27. 27. 27 Organização Linha-Staff Características: 1. Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional. 2. Coexistência entre as linhas formais e as linhas diretas de comunicação. 3. Separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio e suporte (assessoria). 4. Hierarquia versus especialização. Vantagens: 1. Assegura assessoria especializada e mantém o princípio de autoridade única. 2. Atividade conjunta e coordenada de órgãos de linha e órgãos de staff. Desvantagens: 1. Conflitos entre órgãos de linha e de staff. 2. Dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff. Características: 1. Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional. 2. Coexistência entre as linhas formais e as linhas diretas de comunicação. 3. Separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio e suporte (assessoria). 4. Hierarquia versus especialização. Vantagens: 1. Assegura assessoria especializada e mantém o princípio de autoridade única. 2. Atividade conjunta e coordenada de órgãos de linha e órgãos de staff. Desvantagens: 1. Conflitos entre órgãos de linha e de staff. 2. Dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff.
  28. 28. 28 Funções de um órgão de Staff Nível Institucional Nível Intermediário Nível Operacional • Consultoria • Assessoramento • Aconselhamento • Recomendação • Apoio e suporte • Prestação de serviços especializados • Execução de serviços especializados
  29. 29. 29 Staff É quem assessora É quem dá consultoria e assistência Recomendação Alternativas Trabalho de gabinete Pelo planejamento e pelas sugestões Gerente de Staff Linha É quem decide É quem cuida da execução Comando Ação Trabalho de campo Pela operação e pelos resultados Gerente de Departamento Características da Linha e do Staff Aspectos Papel Principal Atuação Tipo de Atividade Responsabilidade Exemplo
  30. 30. 30 Estrutura Linear Estrutura Linha-Staff Comparativo entre Estrutura Linear e Linha-Staff L L L L L L L L S S S S
  31. 31. 31 Caso Introdutório: A revolução na Blue Jeans Em segundo lugar, Lucianar pretende extinguir o Departamento de Planejamento e Controle da Produção e delegar a cada equipe a responsabilidade de elaborar o plano de diagramação da configuração e a definição de cotas de produção diária para que cada uma passe a ser responsável por sua própria produtividade, qualidade e segurança. Marina quer implantar um novo conceito de costurar em equipe: o ciclo operacional de cada equipe passa a ser o período que vai da entrada da matéria-prima até a saída do produto acabado. Como você poderia ajudar Luciana?
  32. 32. 32 Exercício: A organização linha-staff das Indústrias Rex João de Barros é presidente das Indústrias Rex e pretende aposentar-se. Escolheu seu filho, que é engenheiro, para substituí-lo no cargo. A empresa adota uma estrutura linha-staff e JB quer explicar- lhe as características, vantagens e desvantagens de uma organização para ele saber onde irá pisar quando ingressar na empresa. Como ele deveria fazer?
  33. 33. 33 Diferenças entre Estrutura Linear, Funcional e Linha-Staff Estrutura Linear Estrutura Funcional Estrutura Linha-Staff Diretor Diretor Diretor Predomínio da Predomínio da Predomínio da Autoridade Linear Autoridade Funcional Autoridade Linear e Autoridade Funcional Execução Execução Execução Execução Assessoria Execução Gerente Gerente Gerente Gerente Staff Gerente
  34. 34. COMPONDO AS UNIDADES DA EMPRESA
  35. 35. 35 Caso Introdutório: A VideoRental Video Rental sempre foi motivo de satisfação para seus dirigentes. O crescimento da empresa e a excelente imagem no mercado abriram as portas para novas franquias. O negócio prosperou com a abertura de várias filiais franqueadas e cresceu demais sem necessidade de investimentos continuados. A empresa passou a ser estruturada funcionalmente em departamentos (financeiro, marketing e operações). Mas os dirigentes sentiam dificuldade em conhecer os aspectos globais das atividades da empresa. Além disso, as vendas pararam de crescer e o negócio empacou. Como você poderia ajudá-los?
  36. 36. 36 Especialização Vertical: Especialização Horizontal: Níveis Hierárquicos Departamentos Especialização Vertical: Especialização Horizontal: Níveis Hierárquicos Departamentos Conceito de Departamentalização
  37. 37. 37 Tipos de Departamentalização 1. Por funções (ou funcional). 2. Por produtos ou serviços. 3. Por localização geográfica. 4. Por clientes. 5. Por fases do processo. 6. Por projetos. 1. Por funções (ou funcional). 2. Por produtos ou serviços. 3. Por localização geográfica. 4. Por clientes. 5. Por fases do processo. 6. Por projetos.
  38. 38. 38 Características: Agrupamento das atividades de acordo com as funções principais da empresa. Vantagens: • Agrupa especialistas comuns em uma única chefia. • Garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas. • Permite economia de escala pela utilização integrada de pessoas e produção. • Orienta as pessoas para uma única e específica atividade. • Indicada para condições de estabilidade. • Reflete auto-orientação e introversão administrativa. Desvantagens: • Reduz a cooperação interdepartamental. • Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis. • Dificulta adaptação e flexibilidade a mudanças externas. • Faz com que pessoas focalizem subojetivos de suas especialidades. Características: Agrupamento das atividades de acordo com as funções principais da empresa. Vantagens: • Agrupa especialistas comuns em uma única chefia. • Garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas. • Permite economia de escala pela utilização integrada de pessoas e produção. • Orienta as pessoas para uma única e específica atividade. • Indicada para condições de estabilidade. • Reflete auto-orientação e introversão administrativa. Desvantagens: • Reduz a cooperação interdepartamental. • Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis. • Dificulta adaptação e flexibilidade a mudanças externas. • Faz com que pessoas focalizem subojetivos de suas especialidades. Departamentalização por Funções Diretor Geral Diretor Financeiro Diretor Industrial Diretor RH Diretor Marketing
  39. 39. 39 Características: Agrupamento das atividades de acordo com o resultado da organização, ou seja, de acordo com o produto ou serviço realizado. Vantagens: • Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou serviço. • Facilita a coordenação interdepartamental. • Facilita a inovação, que requer cooperação e comunicação de vários grupos. • Indicada para circunstâncias externas mutáveis. • Permite flexibilidade. Desvantagens: • Dispersa os especialistas em subgrupos orientados para diferentes produtos. • Contra-indicada para circunstâncias externas estáveis. • Provoca problemas humanos de temores e ansiedades com a instabilidade. • Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização. Características: Agrupamento das atividades de acordo com o resultado da organização, ou seja, de acordo com o produto ou serviço realizado. Vantagens: • Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou serviço. • Facilita a coordenação interdepartamental. • Facilita a inovação, que requer cooperação e comunicação de vários grupos. • Indicada para circunstâncias externas mutáveis. • Permite flexibilidade. Desvantagens: • Dispersa os especialistas em subgrupos orientados para diferentes produtos. • Contra-indicada para circunstâncias externas estáveis. • Provoca problemas humanos de temores e ansiedades com a instabilidade. • Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização. Departamentalização por Produtos/Serviços Diretor Geral Divisão Divisão Divisão Divisão Farmacêutica Veterinária Química Tintas
  40. 40. 40 Características: Agrupamento das atividades de acordo com o território, região ou área geográfica. Vantagens: • Assegura o sucesso da organização pelo ajustamento às condições locais. • Fixa a responsabilidade de desempenho e lucro em cada local ou região. • Encoraja os executivos a pensar em termos de sucesso no território. • Indicada para empresas de varejo.. • Indicada para condições de estabilidade. • Permite acompanhar variações locais e regionais. Desvantagens: • Reduz a cooperação interdepartamental. • Ocorre principalmente nas áreas de marketing e produção. • Inadequada para a área financeira. Características: Agrupamento das atividades de acordo com o território, região ou área geográfica. Vantagens: • Assegura o sucesso da organização pelo ajustamento às condições locais. • Fixa a responsabilidade de desempenho e lucro em cada local ou região. • Encoraja os executivos a pensar em termos de sucesso no território. • Indicada para empresas de varejo.. • Indicada para condições de estabilidade. • Permite acompanhar variações locais e regionais. Desvantagens: • Reduz a cooperação interdepartamental. • Ocorre principalmente nas áreas de marketing e produção. • Inadequada para a área financeira. Departamentalização Geográfica Diretor Geral Região Sudeste Região Central Região Norte Região Oeste
  41. 41. 41 Características: Agrupamento das atividades de acordo com os tipos de clientes servidos. Vantagens: • Quando a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico da organização. • Quando o negócio depende de diferentes tipos de clientes. • Predispõe os executivos a pensar em satisfazer as necessidades dos clientes. • Permite concentrar competências sobre distintas necessidades dos clientes. Desvantagens: • As demais atividades da organização – produção, finanças – tornam-se secundárias ou acessórias face à preocupação exclusiva com o cliente. • Os demais objetivos da organização – como lucratividade, produtividade, eficiência – podem ser sacrificados em função da satisfação do cliente. Características: Agrupamento das atividades de acordo com os tipos de clientes servidos. Vantagens: • Quando a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico da organização. • Quando o negócio depende de diferentes tipos de clientes. • Predispõe os executivos a pensar em satisfazer as necessidades dos clientes. • Permite concentrar competências sobre distintas necessidades dos clientes. Desvantagens: • As demais atividades da organização – produção, finanças – tornam-se secundárias ou acessórias face à preocupação exclusiva com o cliente. • Os demais objetivos da organização – como lucratividade, produtividade, eficiência – podem ser sacrificados em função da satisfação do cliente. Departamentalização por Clientes Diretor Geral Departamento Departamento Departamento Departamento Feminino Masculino Juvenil Terceira Idade
  42. 42. 42 Características: Agrupamento das atividades de acordo com o fluxo do processo produtivo. Vantagens: • Muito utilizada no nível operacional de áreas de produção ou de operações. • Garante plena utilização e vantagens econômicos do equipamento ou tecnologia. • A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referência para o agrupamento. • Enfatiza o processo. • Permite ações de reengenharia dos processos e de enxugamento. Desvantagens: • Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis. • Pouca flexibilidade a mudanças internas ou externas. • Centraliza demasiadamente a atenção no processo produtivo. Características: Agrupamento das atividades de acordo com o fluxo do processo produtivo. Vantagens: • Muito utilizada no nível operacional de áreas de produção ou de operações. • Garante plena utilização e vantagens econômicos do equipamento ou tecnologia. • A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referência para o agrupamento. • Enfatiza o processo. • Permite ações de reengenharia dos processos e de enxugamento. Desvantagens: • Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis. • Pouca flexibilidade a mudanças internas ou externas. • Centraliza demasiadamente a atenção no processo produtivo. Departamentalização por Processo Diretor Industrial Seção de Seção de Seção de Seção de Pré-Montagem Montagem Embalagem Acabamento
  43. 43. 43 Características: Agrupamento das atividades de acordo com os projetos planejados pela empresa. Vantagens: • Agrupa equipes multifuncionais em projetos específicos de grande porte. • Ideal para empresas cujos produtos envolvam concentração de recursos e tempo. • Ideal para estaleiros, obras de construção civil ou industrial, hidroelétricas. • Facilita o planejamento detalhado para a execução de produtos de grande porte. • Adapta a empresa aos projetos que ela pretende construir. • Unidades e grupos são destacados e concentrados durante longo tempo. • É uma departamentalização temporária por produto. Desvantagens: • O projeto tem vida planejada. É descontínuo. • Quando ele termina a empresa pode desligar pessoas ou paralisar equipamentos. • Produz ansiedade e angústia nas pessoas pela sua descontinuidade. Características: Agrupamento das atividades de acordo com os projetos planejados pela empresa. Vantagens: • Agrupa equipes multifuncionais em projetos específicos de grande porte. • Ideal para empresas cujos produtos envolvam concentração de recursos e tempo. • Ideal para estaleiros, obras de construção civil ou industrial, hidroelétricas. • Facilita o planejamento detalhado para a execução de produtos de grande porte. • Adapta a empresa aos projetos que ela pretende construir. • Unidades e grupos são destacados e concentrados durante longo tempo. • É uma departamentalização temporária por produto. Desvantagens: • O projeto tem vida planejada. É descontínuo. • Quando ele termina a empresa pode desligar pessoas ou paralisar equipamentos. • Produz ansiedade e angústia nas pessoas pela sua descontinuidade. Departamentalização por Projetos Diretor do Projeto Administrador Engenheiro de Engenheiro de Engenheiro de do Projeto Compras Controle Execução
  44. 44. 44 Apreciação Crítica da Departamentalização 1. Constitui ainda hoje o critério básico de estruturação das empresas. 2. Apesar de critérios mais recentes, não se descobriu ainda uma melhor maneira de organizar empresas. 3. Mesmo a organização por equipes e o modelo adhocrático não conseguiram substituir inteiramente os critérios de departamentalização. 4. O departamento (ou unidade organizacional) ainda prevalece apesar de todo o progresso na teoria administrativa. 1. Constitui ainda hoje o critério básico de estruturação das empresas. 2. Apesar de critérios mais recentes, não se descobriu ainda uma melhor maneira de organizar empresas. 3. Mesmo a organização por equipes e o modelo adhocrático não conseguiram substituir inteiramente os critérios de departamentalização. 4. O departamento (ou unidade organizacional) ainda prevalece apesar de todo o progresso na teoria administrativa.

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