Estruturas organizacionais

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Estruturas organizacionais

  1. 1. Estruturas Organizacionais
  2. 2. Agenda              Introdução Objectivos da Organização Estrutura Organizacional Estrutura Mecanicista Estrutura Orgânica Estrutura Simples Estrutura Funcional Estrutura Diviosionária Estrutura por Projectos Estrutura Matricial Estrutura em Rede Estrutura Mintsberg Hierarquia Administrativa            Divisão do Trabalho Cadeia de Comando Autoridade, Responsabilidade e Delegação Autoridade de Linha e Staff Amplitude Administrativa Organizações Altas e Organizações Achatadas Centralização/Descentralização Exemplo Downsizing Caso para discussão – A Pirelli Referências
  3. 3. Introdução   Organização é uma das principais funções da gestão, que engloba : o planeamento, organização, direcção e controlo. Em primeiro lugar há que considerar os objectivos da organização, e determinar o tipo de estrutura organizacional que melhor se lhes adapta, depois há que definir o tipo de funções.
  4. 4. Lembram-se? Funções dos executivos: O executivo tem a função de organizar toda a empresa para o seu perfeito funcionamento, além disso, três outras funções básicas fazem parte da sua vida. São elas:  planeamento da empresa – objectivos esperados.  Direcção da empresa – orientação, coordenação, motivação, liderança das actividades.  Controle da empresa – acompanhamento, controle, avaliação dos resultados.  Organização – ordem nas coisas.
  5. 5. Organização    A organização é uma das principais funções da gestão, ou seja a forma como o gestor inter-relaciona as pessoas e os recursos disponíveis da empresa, tendo em vista os objectivos que a empresa como um todo se propõe atingir. A organização é uma função administrativa importante, por servir de base para a estratégia organizacional. A estratégia define o que fazer, enquanto a organização define o como fazer. A organização é uma função administrativa que se distribui entre todos os níveis de organizacionais. Nível Institucional Nível intermediário Nível operacional Execução Presidente/Directores Gerentes Supervisores Funcionários/ operários
  6. 6. Conceito de estrutura organizacional EO:     Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de actividades e recursos, visando ao alcance de objectivos e resultados estabelecidos. Djalma, 2002, p. 84. Estrutura organizacional: Forma pela qual as actividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Stoner, 1992, p.230. A estrutura organizacional é o conjunto de relações formais entre todas as pessoas que constituem uma organização. Define as funções de cada unidade da organização e os modos de colaboração entre as diversas unidades (organograma).
  7. 7. O que é uma estrutura organizacional? É o conjunto de meios e recursos através dos quais uma organização se adapta às suas actividades e à envolvente, resolvendo os conflitos que surgem entre a especialização e a coordenação, entre a diferenciação e a integração.
  8. 8.  A estrutura adoptada tem uma influência muito grande no comportamento e nas atitudes dos trabalhadores. Pois permite responder a perguntas como:      “o que esperam de mim ?”, “de quem dependo?”, “com quem vou ter se tiver um problema?”. Deve ser delineado de acordo com os objectivos e estratégias estabelecidos pela empresa. É uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa.
  9. 9. Estrutura Organizacional EO   A estrutura organizacional é a forma como as actividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas. A estrutura organizacional funciona como a espinha dorsal da organização, o esqueleto que sustenta e articula todas as suas partes integrantes. Refere-se à configuração dos órgãos e equipes da organização. Constitui uma ferramenta que o administrador pode utilizar com a finalidade de harmonizar os recursos para que as coisas sejam feitas através da estratégia estabelecida. Entradas Saídas Divisão do Trabalho organizacional Fornecedores para transformar os em resultados Clientes
  10. 10. Benefícios de uma estrutura adequada.  Identificação das tarefas necessárias;  Organização das funções e responsabilidades;  Informações, recursos, e feedback aos empregados;  Medidas de desempenho compatíveis com os objectivos;  Condições motivadoras.
  11. 11. Estrutura: Toda empresa possui dois tipos de estrutura: Formal e informal. Formal: Deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos pelo seu organograma.  Ênfase a posições em termos de autoridades e responsabilidades.  É estável.  Está sujeita a controle.  Está na estrutura.  Líder formal.
  12. 12. Informal: Surge da interacção social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Representa relações que usualmente não aparecem no organograma.  São relacionamentos não-documentados e nãoreconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados.         Está nas pessoas. Sempre existirão. A autoridade flui na maioria das vezes na horizontal. É instável. Não está sujeita a controle. Está sujeita aos sentimentos. Líder informal. Desenvolve sistemas e canais de comunicação.
  13. 13.  Vantagens     da estrutura informal. Proporciona maior rapidez no processo. Complementa e estrutura formal. Reduz a carga de comunicação dos chefes. Motiva e integra as pessoas na empresa.  Desvantagens:    Desconhecimento das chefias. Dificuldade de controle. Possibilidade de atritos entre pessoas
  14. 14.  Factores que condicionam o aparecimento da estrutura informal.        Interesses comuns Interacção provocada pela própria estrutura formal. Defeitos na estrutura formal. Flutuação do pessoal dentro da empresa. Períodos de lazer. Disputa do poder. A estrutura informal será bem utilizada quando:   Os objectivos da empresa forem idênticos aos objectivos dos indivíduos. Existir habilidade das pessoas em lidar com a estrutura informal. 14
  15. 15. ESTRUTURA FORMAL    É representada pelo organograma da empresa e seus aspectos básicos. Reconhecida juridicamente de fato e de direito. É estruturada e organizada.
  16. 16. Elaboração da EO        É o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa. Características: Não é estática. É representada graficamente pelo organograma. É dinâmica. Deve ser delineada de forma a alcançar os objectivos institucionais. (Delinear = Criar, aprimorar). Deve ser planejada.
  17. 17. O planeamento deve estar voltado para os seguintes objectivos:  Identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas.  Agrupar as tarefas em funções que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos.  Proporcionar aos empregados de todos os níveis:  Informação.  Recursos para o trabalho.  Medidas de desempenho compatíveis com objectivos e metas.  Motivação.
  18. 18. Sistema de responsabilidade - Obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa  Está relacionado a prestação de contas a quem atribuiu responsabilidade.  Os aspectos básicos do sistema de responsabilidade são:  Departamentação, linha e assessoria, atribuições das unidades
  19. 19. Sistema de autoridade - Direito de fazer, tomar decisões, dar ordens, dirigir São dois os tipos de autoridade:  Hierárquica: Segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura hierárquica da empresa.  Funcional: Correspondente à autoridade estabelecida pela função exercida pelas unidades organizacionais
  20. 20. Sistema de Comunicações  Deve-se verificar até que ponto a forma estrutural atende às necessidades de comunicação da empresa.  O sistema de comunicação é a rede por meio da qual as informações que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz. Deve ser considerado:  O que deve ser comunicado  Como deve ser comunicado  Quando  De quem deve vir a comunicação  Para quem deve ir a comunicação  Por que deve ser comunicado  Quando deve ser comunicado
  21. 21. Para Drucker pode-se considerar mais um sistema da estrutura organizacional. O sistema de decisão – o resultado da acção sobre as informações. Segundo Drucker são necessários três análises para determinar a estrutura organizacional necessária: 1. Análise das actividades. 2. Análise das decisões e 3. Análise das relações.
  22. 22. Condicionantes da EO. Factor humano  A empresa funciona por meio de pessoas, a eficiência depende da qualidade intrínseca e do valor e da integração dos homens que ela organiza.  Ao desenvolver uma estrutura organizacional deve-se levar em consideração o comportamento e o conhecimento das pessoas que irão desempenhar funções.  Não podemos esquecer da MOTIVAÇÃO. Factor ambiente externo  Avaliação das mudanças e suas influências. Factor sistema de objectivos e estratégias  Quando os objectivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil organizar. Sabe-se o que se espera de cada um. Factor tecnologia – Conhecimentos - Equipamentos
  23. 23.  NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL. São três:  Nível estratégico, Nível táctico, Nível operacional.  NÍVEIS DE ABRANGENCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL. Três níveis podem ser considerados quando do desenvolvimento e implantação da estrutura organizacional:    Nível da empresa, Nível da UEN – Unidade Estratégica de Negócio Nível da Corporação.- Considerações básicas dos componentes da estrutura organizacional.
  24. 24. IMPLANTAÇÃO DA EO Três aspectos devem ser considerados: 1. A mudança na estrutura organizacional. 2. O processo de implantação; e 3. As resistências que podem ocorrer. AVALIAÇÃO DA EO     Levantamento Análise Avaliação Políticas de avaliação de estruturas
  25. 25. O organograma constitui a representação gráfica da estrutura.
  26. 26. Tipos principais de estruturas organizacionais EO  Não existe uma EO acabada e nem perfeita; existe uma EO que se adapta adequadamente às mudanças  A EO depende das circunstâncias de cada Organização em determinado momento.  Conceito de Departamentalização
  27. 27. Tipos principais de estruturas organizativas Existência de diferentes tipos de Estruturas Organizacionais consoante o tipo de departamentalização:  Estrutura Hierárquica Simples- são agrupadas numa mesma unidade o número máximo de pessoas que o superior consegue supervisionar Ex: unidade de corte  Estrutura Funcional Classica–são agrupados na mesma unidade pessoas que realizam actividades dentro de uma mesma área técnica ou de conhecimento. Ex: Financeira, Produção
  28. 28.      Estrutura Divisional Geográfica–são agrupados na mesma unidade pessoas que realizam actividades relacionadas com a mesma área geográfica. Ex: Sector Comercial Centro Estrutura Divisional por Projectos–são agrupadas numa mesma unidade pessoas que realizam tarefas associadas a um projecto, equipas diferentes, organizadas por projectos, Ex, empresas de engenharia, unidades militares Estrutura Divisional por Processo - são agrupadas numa mesma unidade pessoas que realizam actividades relacionadas com a mesma fase do processo produtivo Ex: Secção de Pintura Estrutura Divisional por Produto ou Serviço - são agrupadas numa mesma unidade pessoas que lidam com o mesmo produto. Estrutura Divisonal por Grupos de Clientes - São agrupadas numa mesma unidade pessoas que estão relacionadas com o mesmo tipo de cliente. Ex: Departamento comercial por tipo de cliente (um para grandes empresas, outro para pequenas e médias empresas e um outro para entidades públicas)
  29. 29.  Estruturas profissionais – grupos de especialistas, grande autonomia, p ex hospital, universidade  Adocracia ou estrutura por projectos – equipas diferentes, organizadas por projectos, p ex, empresas de engenharia, unidades militares
  30. 30. Estrutura Mecanicista  Estruturas mecanicistas: modelo organizacional clássico; mecanismos “bem oleados”; coerentes, eficientes, complexos, centralizados; funções divididas em tarefas elementares, facilmente reprodutíveis; comportamentos e processos normalizados; relações e canais de comunicação formais; normas e regulamentos extremamente influentes; controles hierárquicos; à vontade em ambientes estáveis e seguros. É caracterizada por um elevado grau de diferenciação horizontal.
  31. 31. Estrutura Orgânica Estruturas orgânicas: adaptáveis, eficientes, flexíveis, descentralizadas; avaliação permanente das competências, da envolvente, da capacidade inovadora, da velocidade de adaptação; à vontade em ambientes instáveis, incertos. Se o ambiente se consolida, a capacidade de adaptação das estruturas orgânicas pode tornar-se dispendiosa e mesmo supérflua. É caracterizada por reduzida diferenciação horizontal. 
  32. 32. Estrutura Simples  A estrutura simples é uma organização muito simples, sendo comum na maior parte das empresas familiares e de pequena dimensão, normalmente é constituída por apenas dois níveis hierárquicos: o gestor (patrão) e os empregados. Gestor Empregados
  33. 33. Estrutura Funcional  As insuficiências da estrutura simples, à medida que a empresa cresce, conduzem geralmente à adopção de uma nova estrutura organizacional. Director Chefe do Dep. De Electricidade Chefe do Dep. De Concreto Chefe do Dep.de Hidráulica Especialistas em Electricidade Especialistas em concreto Especialistas em hidraulica
  34. 34. Estrutura Divisionária  Cada divisão tem os seus próprios especialistas funcionais que estão organizados em departamentos. Administração Gestor 1º Divisão Gestor 2º Divisão
  35. 35. Estrutura por Projectos   A estrutura por projectos é uma forma diferente de organizar uma empresa. Cada empreendimento é considerado um projecto e o seu responsável será o gerente do projecto. Acabado o projecto a equipa dissolve-se. Director Gerente do projecto A Gerente do Projecto B Gerente do Projecto C Gerente do Projecto D Equipes de especialistas formados de acordo com as necessidades dos vários projectos
  36. 36. Estrutura Matricial   A estrutura matricial é a utilização simultânea de duas ou mais formas de estrutura sobre os mesmos membros de uma organização. Um aspecto particular da estrutura matricial é a dupla ou múltipla subordinação. É particularmente aconselhável em organizações complexas ou orientadas por projectos como é o caso das organizações aeroespaciais (NASA) ou nas empresas de construção civil de empreitadas de grande dimensão (auto-estradas, pontes, etc). Administração Direcção Direcção Marketing Pessoal Actividade A Actividade B Direcção Aprovisio-namentos Direcção Financeira
  37. 37. Estrutura em Rede  Fundamentalmente consta de um único departamento central actuando sobre um brocker eletrónicamente conectado com as outras empresas subsidiárias e independentes e outras empresas independentes. Empresas de embalagem Designers Fornecedores Sede (Empresa ) Produtores Distribuidores Agentes de promoção e publicidade
  38. 38. Estrutura Mintsberg Para Mintzberg as organizações são constituídas por seis componentes básicas que desempenham diferentes funções e cuja coordenação se pode processar de seis maneiras diferentes:  O vértice estratégico- constituído pelos gestores de topo e pessoal de apoio “Staff”.  O núcleo operacional- constituído pelos operacionais  A linha hierárquica média- constituída pelos gestores intermédios, directores funcionais, etc...  A tecnoestructura- constituída pelos analistas, engenheiros, contabilistas.  A logística- constituída pelo pessoal que tem a seu cargo as funções de apoio “Serviços Jurídicos”, “Relações Públicas”.  A ideologia- que aqui significa cultura forte, engloba os valores, as crenças e as tradições.
  39. 39. Hierarquia Administrativa  A principal função da hierarquia administrativa é assegurar que as pessoas executem as suas tarefas e deveres de maneira eficiente e eficaz. Refere-se ao número de níveis de administração que uma organização adopta para assegurar a realização das tarefas e o alcance dos seus objectivos.  A hierarquia administrativa é uma consequência da divisão do trabalho. Divisão do Trabalho  É o grau em que as tarefas organizacionais são divididas e fragmentadas em actividades separadas.  A divisão do trabalho segue a tradição cartesiana sobre técnicas de resolução de problemas.  A divisão do trabalho assegura que o trabalho distribuído entre os diversos componentes da organização seja devidamente executado. É predominantemente um esquema de controle.
  40. 40. Cadeia de comando  A cadeia de comando é uma linha de autoridade que liga todas as pessoas de uma organização, e, que indica quem se subordina a quem. Administração
  41. 41. Autoridade, Responsabilidade e Delegação Autoridade é o direito formal e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar os objectivos organizacionais desejados.  A autoridade apresenta três características principais:  A autoridade é decorrente de uma posição organizacional e não de pessoas, os administradores possuem a autoridade em função da posição ocupada.  A autoridade deve ser aceite pelos subordinados.  As posições do topo de hierarquia têm mais autoridade formal do que as posições abaixo delas. 
  42. 42. Autoridade de Linha e Staff Dá- se o nome de linha aos orgãos que têm por objectivo realizar a missão primária da organização.  Um departamento de linha é o responsável pelo cumprimento dos objectivos principais da organização.  Os orgãos de Staff têm a função de apoiar os órgãos de linha para que eles trabalhem melhor.  Um departamento Staff é o responsável pela assessoria interna dentro da organização. 
  43. 43. Amplitude Administrativa   A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa o número de empregados que deve estar adstrito a um administrador. Quanto maior a amplitude de controle tanto maior é o número de subordinados para cada administrador. Amplitude administrativa Estreita 1Trabalho criativo e inovador 2Tarefas diversificadas 3Dispersão fisica das pessoas 4Necessidade de orientação 5Ausência de regras e procedimentos 6Poucos sistemas de suporte 7Muitas actividades não administrativas 8Preferências pessoais 9Custo administrativo maior Ampla 1Trabalho rotineiro e previsível 2Tarefas similares 3Concentração física das pessoas 4Pessoal treinado e preparado 5Regras e procedimentos 6Sistemas de apoio e suporte 7Poucas actividades não administrativas 8Preferências pessoais 9Custo administrativo menor
  44. 44. Organizações Altas e Achatadas    A amplitude de controle utilizada por uma organização, determina a sua estrutura organizacional: alta ou achatada. Uma estrutura alta tem uma amplitude geral estreita e muitos níveis hierárquicos apresentando uma conformação verticalizada. Uma estrutura achatada tem uma amplitude ampla e dispersa e poucos níveis hierárquicos apresentando uma conformação horizontalizada. Organização Alta Organização Achatada
  45. 45. Centralização/Descentralização  Centralização significa que a autoridade para decidir está localizada no topo da organização. Assegura que a administração de cúpula saiba como vai o negócio e seja influenciada pelos acontecimentos dentro da organização. As três principais vantagens são:    Controle Custos Novas tecnologias Descentralização significa que a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos. As três principais vantagens são:     Agilidade Independência Novas tecnologia Descentralizam-se as decisões de operação e centraliza-se o controle de resultados. Exemplo
  46. 46. O downsizing     O downsizing representa uma combinação óptima de sistemas de tecnologia de informação centralizados e descentralizados. Na prática o downsizing ultrapassou a tecnologia de informação e passou a significar duas coisas distintas: Um processo de descentralização no processo decisorial delegando maior responsabilidade a gerentes e funcionários de níveis mais baixos da organização acompanhado de uma forte redução de níveis hierárquicos. O downsizing é a procura de maior eficiência: obter os mesmos resultados com a redução de custos administrativos utilizando a racionalização e a reestruturação com vista a alcançar maior produtividade.
  47. 47.     As empresas para diminuir as suas estruturas demasiado grandes, utilizam como estratégia a aposentação antecipada e a transferência de pessoal para eliminar níveis administrativos. As empresas têm uma série de objectivos definidos para o downsizing, mas aquele ao qual dedicam maior atenção é a redução do quadro de pessoal. A redução do número de pessoas sem modificar a estrutura organizacional pode reduzir os custos administrativos a curto prazo, mas não necessariamente melhorar a eficiência de uma empresa. Ou seja o downsizing veio provocar uma redução do pessoal nas organizações, com vista à redução de custos.
  48. 48. Conclusão      A função administrativa de organizar conduz necessariamente à criação da Estrutura organizacional. Estrutura Organizacional é a forma como as actividades da organização devem ser divididas , organizadas e coordenadas. A estrutura assume uma importância fundamental , pois define as relações de subordinação, de responsabilidade, os níveis hierárquicos e amplitude de controle administrativo. Há diversas formas de estruturar as organizações, importa portanto analisar, no caso concreto de cada organização, quais são os factores que devem intervir na concepção da sua estrutura. Podemos considerar fundamentalmente cinco factores: A estratégia da empresa, a sua idade e dimensão, a tecnologia utilizada , o ambiente em que se movimenta ,e o controlo do poder no seu seio.
  49. 49. Referências        CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 7º ed. São Paulo: Atlas, 2000. OLIVEIRA, Djalma de Pinto Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 13º ed. São Paulo: Atlas, 2002. STONER, James A. F., FREEMAN, R. Edward. Administração. 5º ed. Rio de Janeiro: PHB, 1992. Estruturas Organizacionais – Eduardo Vasconcelos, James R. Hemsley – 3 edição Gestão das Organizações – Sebastião Teixeira – Mc Graw Hill Fundamentos da Organização – Makron Books Site : www.geocities.com

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