O documento discute a organização de documentos digitais, enfatizando a importância de (1) centralizar todos os arquivos em uma única pasta, (2) estruturar as pastas por dono do arquivo ou projeto em vez de tipo de arquivo, e (3) usar nomes de arquivos descritivos para que o conteúdo possa ser identificado sem abrir o arquivo.

1. Organização de
Documentos Digitais
Kenneth Corrêa
kenneth@gestaoativa.com.br

2. Há uma doença nas
organizações...

4. Meus Documentos

5. Meus Arquivos
Recebidos
• Metade dos arquivos que você usou hoje
estão nesta pasta

6. Pastas por Tipo de
Documentos
WORD EXCEL

7. Já sabe a diferença...

8. Esqueceu de
Salvar Como...

9. Ou pior...
• Qualquer arquivo que você procure pode
estar em qualquer uma das pastas...

10. Céu na Terra!

11. Conceitos

12. Memória x Espaço
Memória Disco

13. Discos x Pastas
C: Arquivos de Programas

14. Programas x Arquivos
Microsoft Word Projeto Reciclagem 2012.doc

15. Pastas x Arquivos
Contrato de Experiência -
Contratos
Márcio de Souza - 03-2012.doc

16. Lembram do balde?
• Centralizar, centralizar, centralizar

17. Uma única pasta
Dados

18. Estrutura de pastas
• Comece pelo DONO do arquivo
• Empresa, Pessoal, Esposa, Filhos
• OBS: se é compartilhada, usar o nome
do setor ou projeto, não da pessoa
Gestão Ativa Pessoal

19. Estrutura de pastas
• Use subpastas se houver mais de 20
arquivos
• Cada pasta pode assumir uma estrutura
diferente abaixo dela
• Organize com base no propósito, não no
tipo de arquivo
• Não tenha vergonha da “profundidade”

20. Estrutura de pastas
• Cronologia é importante?
• AAAA-MM-DD - [Nome do Arquivo]
• Ex:
• 2012-03-26 - Fotos de Recife
• 2011-12-01 - Fotos da Praça XV

21. Use Atalhos...
Apresentação Embrapa 27-03
Planilha de Gastos
Diário de Atividades

22. Nomes de arquivos
• Documento1.doc não pode!
• “Abuse” da explicação no título
• META: não precisar abrir o arquivo para
saber seu conteúdo
• Títulos muito longos e repetidos? Poderia
ser uma subpasta

23. Versões de Arquivos
• Sem ferramentas adicionais, salvar
sempre com numeração crescente
• Evite arquivos com nome FINAL ou
IMPRIMIR
Planilha FINAL FINAL - 03_IMPRIMIR.doc

24. E a área de trabalho?
Pendências
Uso Corrente

25. Dicas para manter o
hábito

26. Seja consistente

27. Salvar ao criar...
• Nunca comece a produzir um documento
antes de dar a ele um nome explicativo e
salvá-lo no lugar correto

28. Limpar as pastas
temporárias
Meus Documentos Meus Arquivos Recebidos
Área de Trabalho Downloads

29. E a lixeira?
Mantenha esta sempre cheia, até faltar espaço em disco

30. Cópias de Segurança
• Backup
• Recente
• Permanente

31. Dropbox
• Backup (2 GB free)
• Convide amigos e
ganhe espaço
• Compartilhamento
• Multi-plataforma
• Controle de Versão

32. Google Docs
• Também grátis
• Arquivos nas “nuvens”
• Controle de versão
• Até 1 GB
• Compartilhamento

33. Obrigado!
• Dúvidas?
• kenneth@gestaoativa.com.br