Como organizar arquivos digitais

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Palestra sobre como organizar seus arquivos digitais ministrada em 27/03/2012 na Embrapa Gado de Corte, em Campo Grande - MS.

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Como organizar arquivos digitais

  1. 1. Organização deDocumentos Digitais Kenneth Corrêa kenneth@gestaoativa.com.br
  2. 2. Há uma doença nas organizações...
  3. 3. Meus Documentos
  4. 4. Meus Arquivos Recebidos• Metade dos arquivos que você usou hoje estão nesta pasta
  5. 5. Pastas por Tipo de DocumentosWORD EXCEL
  6. 6. Já sabe a diferença...
  7. 7. Esqueceu deSalvar Como...
  8. 8. Ou pior...• Qualquer arquivo que você procure pode estar em qualquer uma das pastas...
  9. 9. Céu na Terra!
  10. 10. Conceitos
  11. 11. Memória x EspaçoMemória Disco
  12. 12. Discos x PastasC: Arquivos de Programas
  13. 13. Programas x ArquivosMicrosoft Word Projeto Reciclagem 2012.doc
  14. 14. Pastas x Arquivos Contrato de Experiência -Contratos Márcio de Souza - 03-2012.doc
  15. 15. Lembram do balde?• Centralizar, centralizar, centralizar
  16. 16. Uma única pasta Dados
  17. 17. Estrutura de pastas• Comece pelo DONO do arquivo • Empresa, Pessoal, Esposa, Filhos • OBS: se é compartilhada, usar o nome do setor ou projeto, não da pessoa Gestão Ativa Pessoal
  18. 18. Estrutura de pastas• Use subpastas se houver mais de 20 arquivos • Cada pasta pode assumir uma estrutura diferente abaixo dela • Organize com base no propósito, não no tipo de arquivo • Não tenha vergonha da “profundidade”
  19. 19. Estrutura de pastas• Cronologia é importante? • AAAA-MM-DD - [Nome do Arquivo] • Ex: • 2012-03-26 - Fotos de Recife • 2011-12-01 - Fotos da Praça XV
  20. 20. Use Atalhos...Apresentação Embrapa 27-03 Planilha de Gastos Diário de Atividades
  21. 21. Nomes de arquivos• Documento1.doc não pode!• “Abuse” da explicação no título• META: não precisar abrir o arquivo para saber seu conteúdo• Títulos muito longos e repetidos? Poderia ser uma subpasta
  22. 22. Versões de Arquivos • Sem ferramentas adicionais, salvar sempre com numeração crescente • Evite arquivos com nome FINAL ou IMPRIMIRPlanilha FINAL FINAL - 03_IMPRIMIR.doc
  23. 23. E a área de trabalho?Pendências Uso Corrente
  24. 24. Dicas para manter o hábito
  25. 25. Seja consistente
  26. 26. Salvar ao criar...• Nunca comece a produzir um documento antes de dar a ele um nome explicativo e salvá-lo no lugar correto
  27. 27. Limpar as pastas temporáriasMeus Documentos Meus Arquivos RecebidosÁrea de Trabalho Downloads
  28. 28. E a lixeira?Mantenha esta sempre cheia, até faltar espaço em disco
  29. 29. Cópias de Segurança• Backup • Recente • Permanente
  30. 30. Dropbox• Backup (2 GB free)• Convide amigos e ganhe espaço• Compartilhamento• Multi-plataforma• Controle de Versão
  31. 31. Google Docs• Também grátis• Arquivos nas “nuvens”• Controle de versão• Até 1 GB• Compartilhamento
  32. 32. Obrigado!• Dúvidas?• kenneth@gestaoativa.com.br

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