O documento aborda a guarda, organização e arquivamento de documentos físicos e eletrônicos, enfatizando a importância da preservação e da eficiência na gestão de informações. Inclui procedimentos como triagem, categorização, e métodos de armazenamento, além de destacar a necessidade de conformidade legal e a utilização de tecnologia para facilitar o acesso. Também menciona recomendações para a proteção física e digital dos arquivos, assegurando sua integridade e segurança.

1. Arquivologia .
2
Chrystofer, Gustavo, Luís,
Thiago, Thomas

2. O que é guarda de
documentos
A guarda de documentos é um processo estruturado que
possibilita a conservação e gerenciamento dos arquivos;
e preservação das informações confidenciais.
A guarda de documentos físicos é importante para
preservar os arquivos e por isso deve ser feita de modo
eficaz, pensando nos documentos atuais e também os
que surgirão no futuro.
Primeiramente, é necessário reservar um espaço físico
na empresa onde ficará o arquivo. O ambiente deve
comportar todo o ferramental necessário, o que pode
incluir arquivos gaveteiros, armários ou computadores,
por exemplo.
Uma vez que a aquisição e a organização desses itens
foram concluídas, é hora de começar a guarda de
documentos!
Luís

3. Como organizar documentos
A organização de arquivos físicos pode ser dividida em
gêneros (também conhecidos pelo termo: arranjo). Essa é
a nomenclatura dada às gavetas principais onde serão
colocados os documentos organizados em pastas.
A divisão desses arranjos precisa respeitar os setores da
empresa, por exemplo: operações, recursos humanos,
contabilidade, marketing, área comercial etc.
Como falamos anteriormente, o espaço físico dessas
gavetas deve respeitar não somente os documentos
atuais, mas toda a projeção de documentos futuros
dentro do tempo de validade de cada nicho.
Uma vez que a organização em gêneros está completa, é
o momento de adicionar os documentos, mas não tenha
pressa! É preciso seguir uma estratégia bem pensada,
pois essa etapa é muito importante para a eficácia da
guarda de documentos.
Luís

4. Procedimento de guarda
e conservação
Preparação dos documentos
A triagem inicial é o momento em que serão
analisados todos os documentos em cada pasta do
arquivo da empresa.
Numa triagem inicial, cada folha será separada,
facilitando, portanto, as próximas etapas. Afinal, é a
partir dessa primeira separação que toda a
organização e indexação vai se iniciar.
Essa triagem consiste em separar pilhas de
documentos por assuntos correlatos, desse modo,
fazendo seu manuseio se tornar mais intuitivo e
organizado. Ainda serão efetuadas outras
separações mais específicas, logo, nessa etapa a
intenção é uma organização mais genérica.
Separação de documentos
Após a triagem inicial é o momento de falarmos da
divisão dos documentos em categorias. Nessa etapa, a
organização será mais detalhada, ou seja, cada
documento terá um destino específico visando sua
encontrabilidade ou funções burocráticas.
As categorias podem ser divididas em clientes, temas,
datas, tipos de serviço, entre outros. A natureza de
cada um desses grupos é definida pela empresa de
guarda de documentos para empresas de acordo com a
realidade do negócio.
Luís

5. Acondicionamento de
documentos
Nesta etapa, a empresa de guarda de documentos vai definir um método de
armazenamento. Os métodos podem variar em cada arranjo, desde que isso
seja planejado e tenha como objetivo facilitar e melhorar o manuseio do
arquivo.
Essa variação do método de organização pode variar conforme o tipo do
documento ou conforme a árvore organizacional da empresa. Existem quatro
métodos de armazenamento:
• Ordem alfabética: muito usada devido à simplicidade, rapidez e
facilidade de manuseio e compreensão;
• Ordem numérica: acontece com um sistema de prioridade e/ou arquivos
com elementos numéricos, como boletos e algumas documentações;
• Ordem geográfica: dados organizados de acordo com a procedência ou
local. Pode ser simultaneamente organizado em ordem alfabética;
• Ordem ideográfica: ordenação por meio do assunto presente nos
documentos. Esse método é complexo, pois é preciso ter conhecimento
sobre todas as áreas da empresa a fim de compreender cada detalhe e
fazer a classificação correta.
Uma vez que essa etapa foi concluída, é feito um índice detalhado que serve
como um guia rápido para localização mais ágil dos documentos. Luís

6. Armazenamento em
ordem alfabética
Exemplo: Contatos de um Smartphone
Nos smartphones, quando você abre o aplicativo de
contatos, geralmente vê os nomes das pessoas
organizados em ordem alfabética. Esse tipo de
armazenamento torna a busca por um nome específico
mais fácil e rápida. Quando você começa a digitar o
nome de uma pessoa, o sistema já faz a busca em
ordem alfabética, trazendo o nome mais próximo do
que você está digitando.
Por exemplo:
Se você tiver os contatos de "Ana", "Carlos",
"Beatriz" e "João", eles serão armazenados e
exibidos como:
a. Ana
b. Beatriz
c. Carlos
d. João
Luís

7. Armazenamento em
ordem numérica
Exemplo Sistemas Bancários e de Cartões de Crédito
Nos sistemas bancários, o armazenamento em ordem
numérica é fundamental para gerenciar contas bancárias,
transações financeiras, ou números de cartões de crédito.
Por exemplo, quando você acessa um extrato bancário ou
consulta o saldo de uma conta, o sistema pode organizar as
transações de forma crescente ou decrescente, com base no
número da transação ou data da transação (normalmente
em formato numérico).
Exemplo:
ID Transação Data Valor
1001 01/10/2024 R$ 200
1002 02/10/2024 R$ 150
1003 03/10/2024 R$ 500
1004 05/10/2024 R$ 350
Em aplicativos de navegação e mapas, como o Google Maps ou
Apple Maps, os locais de interesse, endereços ou pontos turísticos
são armazenados de forma a permitir que o sistema os organize
com base na proximidade geográfica do usuário. Por exemplo, ao
buscar por restaurantes perto de você, o aplicativo utiliza a
geolocalização (latitude e longitude) para listar os lugares em
ordem de distância.
Exemplo:
Você procura por "restaurantes próximos" e o sistema retorna
uma lista com os locais organizados de acordo com a sua
proximidade:
Nome do Restaurante Endereço Distância de Você
Restaurante A Rua 15, Bairro X 200 metros
Restaurante B Av. Central, Bairro Y 500 metros
Restaurante C Rua Verde, Bairro Z 1 km
Restaurante D Av. do Rio, Bairro W 1.5 km
Armazenamento em
ordem geográfica
Luís

8. Armazenamento em
ordem ideográfica
O método ideográfico é um instrumento bastante
utilizado no dia a dia da área administrativa.
Empregado quando a ordenação dos documentos é
feita por assunto. Deve-se observar que assim que as
pastas forem organizadas por assunto, elas deverão
ser organizadas em ordem alfabética ou numérica.
Luís

9. O tempo de armazenamento refere-se ao período
durante o qual um produto, item ou material é
mantido em estoque ou armazenado, antes de ser
utilizado, vendido, ou descartado. Esse conceito é
importante em vários contextos, como logística,
gestão de estoques, segurança alimentar, e
preservação de produtos.
01.
02.
03.
Na indústria alimentícia, o tempo de
armazenamento pode se referir ao tempo que
um alimento pode ser mantido em condições
adequadas (como refrigeração ou congelação)
antes de perder qualidade ou segurança.
Em logística e gerenciamento de estoque, o
tempo de armazenamento pode indicar quanto
tempo um item fica armazenado em um
armazém ou depósito antes de ser retirado ou
vendido.
No contexto de tecnologia (como em servidores
ou nuvem), o tempo de armazenamento pode
ser o período durante o qual dados ficam
guardados em um sistema de armazenamento,
até que sejam acessados ou excluídos.
o que é o tempo de
armazenamento?
Por exemplo:
Thomas

10. arquivamento dos
documentos na empresa
O arquivamento de documentos na empresa é o
processo de organizar, classificar, armazenar e
gerenciar documentos de forma eficiente, para
garantir que possam ser facilmente localizados
e acessados quando necessário. Esse processo é
essencial para a boa administração de qualquer
organização, pois envolve não apenas a
preservação de documentos, mas também a
conformidade legal, a segurança da informação
e a eficiência operacional.
Thomas

11. Arquivamento
de documentos
eletronicos
O arquivamento de documentos eletrônicos é um
processo fundamental para a organização e gestão
eficiente de informações no ambiente digital. Ele envolve
a armazenagem, organização, proteção e acessibilidade
de documentos em formato eletrônico, garantindo que
esses registros possam ser recuperados quando
necessário e atendam aos requisitos legais e regulatórios
Thiago

12. Formato de
arquivos
eletronicos
PDF/A XML
É um formato recomendado
para arquivamento de
documentos, pois é uma
versão do PDF que garante a
preservação a longo prazo e
a integridade do conteúdo.
Para documentos
estruturados, como notas
fiscais eletrônicas, o XML é um
formato comum e pode ser
facilmente armazenado e
processado.
TIFF
Para documentos
digitalizados, o formato TIFF
pode ser usado, pois preserva
a qualidade da imagem e é
amplamente compatível com
sistemas de gerenciamento de
documentos.
Thiago

13. Classificação e organização: Segurança:
Conformidade Legal e
Regulatória
Automatização e G.E.D.
• Metadados: A utilização de
metadados facilita a busca e o
acesso aos documentos no futuro.
• Estrutura de Pastas: Hierarquia
das pastas, feita pro data, tipo ou
outro critério
• Nomeação de arquivos: Padrão
de nomeação dos arquivos, nome
intuitivo para rápida identificação
• Criptografia: Pegar dados legíveis
e transformá-los de forma que
pareçam aleatórios
• Controle de acesso: Somente
usuários autorizados podem
acessar
• Backup regular: Fazer backups e
guarda-los em locais seguros para
algum eventual problema
• GED: Sistemas tecnológicos que
permitem capturar, processar,
armazenar, indexar, compartilhar e
fazer backup de documentos e
informações de uma empresa.
• Workflow de Aprovação: Processo
estruturado que define as etapas
para que uma solicitação ou
documento seja aprovado
• Legislação: LGPD e a Lei de Arquivo
• Tempo de retenção: O prazo varia
conforme o tipo de documentação e
a legislação do país, comum 5 anos
Chrystofe

14. Armazenament
o
Armazenar documentos em nuvem
oferece flexibilidade, escalabilidade
e segurança, além de facilitar o
acesso remoto. Provedores de
nuvem geralmente oferecem
funcionalidades de backup e
redundância.
Nuvem
Armazenamento em servidores
locais pode ser mais adequado para
empresas com alta demanda por
segurança e controle de dados, mas
requer infraestrutura própria e
backup adequado.
Local
VS
Politica de eliminação
A eliminação é precedida pela criação de
uma listagem de descarte de
documentos, que, após ser aprovada
pela instituição arquivística, deve ser
publicada e, quando o descarte for feito,
lavra-se o termo de eliminação.

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16. Recomendações para as instalações físicas do
arquivo
• Temperatura e Umidade Controladas: Manter a temperatura entre 18°C e 22°C e a umidade relativa entre 40% e 60% para evitar
danos aos documentos. Monitoramento constante com higrômetros e termômetros é essencial.
• Ventilação Adequada: Garantir circulação de ar para evitar acúmulo de umidade e fungos, com ventilação natural controlada ou
ventilação forçada (ar-condicionado).
• Iluminação Controlada: Evitar luz natural direta para não danificar os documentos. Usar luz
artificial suave e com lâmpadas que não liberem radiação UV.
• Segurança: Instalar sistemas de combate a incêndio (preferencialmente não danosos aos documentos) e garantir controle rigoroso
de acesso (fechaduras, câmeras de segurança).
• Proteção Contra Poluentes e Pragas: Proteger os documentos de agentes poluentes (gases, poeira) e de pragas (insetos e roedores),
com vedação e inspeções periódicas.
• Espaço e Layout: Organizar o ambiente para garantir fácil acesso aos documentos e fluxo adequado de trabalho. Incluir áreas para
armazenamento e para consulta de arquivos.
• Controle de Ruído: Manter um ambiente silencioso para melhorar a produtividade e a segurança.
• Monitoramento Constante: Implementar sistemas de monitoramento de temperatura, umidade e outros parâmetros críticos.
Realizar inspeções regulares para garantir a integridade dos documentos

17. Localização e Acessibilidade Estrutura do Edifício:
Controle de Temperatura e
Umidade
Iluminação
Escolher locais seguros e de fácil
acesso, mas com restrição para
proteção.
O edifício deve ser resistente, com
bom isolamento térmico e acústico, e
adequado para suportar o peso dos
documentos
Usar iluminação indireta e com baixo
índice de emissão UV para evitar
danos aos documentos.
Manter a temperatura entre 18°C e
20°C e a umidade relativa entre 45% e
55%, usando sistemas de climatização
adequados.
Chrystofe

18. Armazenamento Prevenção de Desastres
Segurança Manutenção
Organizar documentos em estantes
resistentes, protegendo-os de pragas
e danos.
Criar um plano de emergência e
proteger o arquivo contra desastres
naturais.
Realizar manutenção regular dos
sistemas e avaliar periodicamente o
estado dos documentos.
Implementar controle de acesso,
alarmes e sistemas de combate a
incêndio adequados.
Chrystofe
Considerar a digitalização de
documentos e manter backups de
arquivos digitais.
Usar materiais não prejudiciais aos
documentos, como aqueles livres de
substâncias tóxicas.
Tecnologia e Digitalização
Materiais de Construção

19. Um Arquivo
Chrystofer
https://youtu.be/6FgSGkHQ
3sM?si=kSjZOOjceSoLoHLZ

20. Thank you
very much!