Plataforma DSCloud centraliza gestão empresarial

Docsytem - Unidade Taubaté
Vinicius Teodoro
(12) 3424-3200
(12) 97401-3939
vinicius.teodoro@docsystemcorp.com.br

PLATAFORMA DSCLOUD | 2
A Plataforma DSCloud
A Plataforma DSCloud Versão 1.5 possui 10 Ferramentas:
CRM: Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com Cliente)
ERP: Enterprise Resource Planning (Software de Gestão Empresarial)
ECM: Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo Empresarial)
BPM: Business Process Management (Gestão de Processos de Negócios)
PMS: Project Management System (Sistema de Gerenciamento de Projetos)
BI: Business Intelligence (Inteligência de Negócios)
MES: Manufacturing Execution System (Sistema de Execução de Manufatura)
CMS: Content Management System (Sistema de Gerenciamento de Conteúdo)
WCM: Web Content Management (Gerenciamento de Conteúdo Web)
SNK: Social Network (Rede Social)
Cada ferramenta possui uma gama de funcionalidades voltadas para a Gestão Empresarial,
Gestão de Processos e Controle Documental, que vão desde a digitalização em ambiente
100% Web até o Controle do Local e do Dispositivo de Armazenamento do Documento
Físico, Gestão da Temporalidade das Informações e Visão Gerencial através de gráficos,
relatórios e estatísticas.
Vinicius Teodoro
(12) 3424-3200
(12) 97401-3939

Inove sua empresa
Com um conceito inovador, a Plataforma DSCloud é fornecida através do Software
como Serviço (SaaS) em Cloud e tem como principal objetivo facilitar o dia-a-dia do
usuário, centralizando todas as suas atividades em uma única interface colaborativa.
Com o DSCloud, sua empresa não sobrecarrega a equipe de TI. Além de dispensar
a infraestrutura local, é possível agrupar a maior parte ou todas as informações da
empresa em uma só plataforma.
Nada de instalações, guardar muitas senhas, gerenciar muitos perfis de acesso,
procurar informações em vários lugares, lidar com dados não normatizados, perder
tempo esperando pelas informações que você precisa para produzir, e sim uma
evidente redução de custos.
A plataforma também é inovadora porque possui uma administração inteligente,
onde as ferramentas podem ser ativadas ou desativadas com um simples click.
A visualização dos recursos consumidos é clara e transparente ao administrador,
facilitando assim o controle de custos e dimensionando a utilização da plataforma.
O DSCloud é a forma mais econômica e eficiente para centralizar a
gestão as informações das organizações. Embora as ferramentas
de CRM e ERP sejam direcionadas a pequenos negócios, a
Plataforma não se restringe a esse mercado, pois as demais
funcionalidades abrangem necessidades de empresas de todos
os portes.

MÓDULOS
CRM
ECM CMS
MES
ERP
BPM WCM
PMS SNK
BI
ON
ON ON
ON
ON
ON ON
ON ON
ON
68unidades
VISÃO GERAL
Uso do workspace
116usuários
10ferramentas
1,464%
Espaço usado do total de
30 Gb contratado
Arquivos de texto: 296.02 Kb: 0,00%
Arquivos word: 8,46 Mb: 0,03%
Banco de dados: 18,13 Mb: 0,06%
Imagens: 43.16 Mb: 0,14%
Espaço livre do total 29,59 GB:
99,77%

Centralização e Automatização
= Redução de Custos = DSCloud
Porque usar muitos sistemas se você pode ter uma única plataforma?
• Nenhum investimento em Infraestrutura e outros Sistemas
• Não ocupa a TI da empresa
• Não requer instalação em estações de trabalho
• Disponível 24x7 em qualquer local
• Mais Flexibilidade e Controle
• Todos os recursos no mesmo login
• Pacotes sob medida para sua empresa
Repositório unificado para documentos,
registros e processos
A necessidade evidente e urgente de automatizar processos empresariais leva as empresas
à busca por ferramentas que possam proporcionar uma gestão de documentos eficiente, e ao
mesmo tempo o controle dos processos usando notação BPMN.
No geral os sistemas disponíveis trabalham bem com documentos, mas deixam a desejar quando
se fala de processos, ou trabalham bem com processos e não permitem a gestão documental de
acordo com as regras das instituições normativas como o CONARQ, que especificam os padrões
para uso de ferramentas de sistemas voltadas para a captura, processamento, distribuição e
controle de temporalidade dos documentos, além de tratar também das normas para a gestão do
arquivo físico.
Como os documentos estão diretamente vinculados aos processos empresariais, embora possam
ser anexados em momentos distintos do fluxo de trabalho, o ideal é que o sistema de gestão
atenda tanto aos requisitos da gestão documental como também aos requisitos de processos,
fornecendo às empresas uma plataforma de trabalho adequada a essas necessidades.
É exatamente isso que o DSCloud faz. Com ele, os documentos ficam armazenados no repositório
de arquivos e podem ser consultados por qualquer pasta, anotações, ficha de indexação e pelo
seu conteúdo (palavras-chaves), enquanto passam pelos processos de negócio, permitindo aos
gestores uma visão gerencial abrangente através de gráficos e estatísticas de produtividade.
O DSCloud fornece ainda algumas ferramentas para controle do documento físico, permitindo seu
cadastro, localização no arquivo e prazo de guarda, mesmo que este não tenha sido digitalizado.
Além de ser uma plataforma
flexível, robusta e inovadora,
o DSCloud fornece uma
experiência única ao usuário,
com telas intuitivas e botões
com auto-ajuda. Navegar na
interface é muito simples e
agradável.

Hierarquia
corporativa
A plataforma foi construída para suportar a criação de diversas Workspaces, e dentro
delas é possível definir quais ferramentas estarão disponíveis.
Uma Workspace pode gerenciar várias empresas e cada empresa pode ter seus
próprios departamentos e centros de custos.
Os perfis de acesso são definidos por funções e grupos de usuários, onde é possível
habilitar somente as ferramentas, unidades (empresas) e funcionalidades que aquele
perfil pode acessar.
Os usuários, grupos ou funções podem ser anexados a uma unidade, departamento,
setor ou centro de custos. A partir dessas configurações, o sistema identifica quais são
os responsáveis pela execução de tarefas do processo e as entrega automaticamente
para cada responsável, de acordo com as regras definidas no BPM.
DEPARTAMENTOS E SETORES
CENTROS DE CUSTOS
POSIÇÕES/FUNÇÕES
A partir das configurações, o sistema identifica
quais os responsáveis pela execução
das tarefas do processo e as entrega
automaticamente de acordo com as regras
definidas no BPM.
A gestão de muitos usuários é simplificada
com esse formato de hierarquia, visto que as
atividades sempre são enviadas aos setores
ou departamentos no geral, e qualquer usuário
que esteja ocupando a função responsável
pela execução no departamento ou setor,
recebe a tarefa.

As Ferramentas
CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)
O CRM (Customer Relationship Management - Gestão de Relacionamento com o Cliente)
é uma ferramenta de gestão de vendas que permite que os dados relacionados a clientes
e leads sejam alimentados pela equipe comercial, para controlar atividades realizadas
futuras, atuar sobre oportunidades e acompanhar todo o histórico do relacionamento
com o cliente.
Este recurso permite um gerenciamento mais eficiente aos gestores da área comercial,
que utilizam gráficos e relatórios para a avaliar a produtividade da equipe.
Recursos do CRM (Customer
Relationship Management)
• Clientes e Leads
• Contatos
• Colaboradores
• Vendedores
• Agenda
• Oportunidades
• Campanhas
• Projetos
• Relatórios

Mantenha o histórico do
relacionamento com os leads e
clientes
Após cadastrar os seus Leads e clientes no CRM, é necessário fazer o registro de todas
as fases do atendimento no menu de oportunidades, e manter as tarefas atualizadas
através da utilização da agenda. Dessa forma, você saberá o que foi tratado em uma
determinada data, e conhecerá melhor a expectativa do seu lead ou cliente, garantindo
a continuidade e a excelência no atendimento a qualquer tempo.
Todos os cadastros no CRM são intuitivos e podem ser feitos rapidamente por qualquer
usuário autorizado.
É importante registrar todos os contatos e vincular ao cliente correto. Dessa forma, os
dados lançados serão úteis para toda a empresa em várias etapas do processo de
atendimento.
É possível vincular leads e clientes a uma unidade de negócio ou uma empresa.
Sendo assim, cada vendedor/consultor terá uma visão somente dos seus negócios em
andamento e o gerente poderá visualizar os resultados de cada vendedor/consultor, de
uma unidade ou todas as empresas, de acordo com a hierarquia definida nas regras de
segurança de acesso.
Saber o que acontece no departamento comercial através de uma fonte segura é
fundamental para tomar ações mais eficientes para o processo de vendas, e superar os
desafios de conquistar novos negócios.
Crie e disponibilize material de
campanhas e promoções
Disponibilizar o material promocional em uma interface única auxilia a equipe comercial
no atendimento mais rápido ao cliente, na divulgação de campanhas para seus contatos
cadastrados, uma melhor visibilidade de todas as ações de marketing disponíveis e as
inativas, além de poder visualizar as oportunidades geradas a partir de uma campanha.
ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
Uma ferramenta de Gestão Empresarial que dá suporte à execução das principais
atividades das empresas de acordo com o segmento.
O objetivo do DSCloud é atender as necessidades dos pequenos negócios,
especialmente para suporte à gestão financeira. Entretanto, também permite a execução
das operações de compras, vendas e controle de estoque.

Controle o fluxo de caixa
e tome decisões adequadas
sobre novos investimentos
Manter todas as informações estruturadas e controladas contribui para que as empresas
alcancem seus objetivos, independentemente do tamanho do negócio.
Com as constantes mudanças governamentais e exigências do mercado, a implantação
de uma tecnologia é essencial para a saúde financeira, para a manutenção e para a
expansão das micro e pequenas empresas. Isso fica ainda mais eficiente quando utilizado
em conjunto com as demais ferramentas do DSCloud.
Recursos do ERP (Enterprise
Resource Planning)
• Controle Financeiro
- Contas a Pagar
- Contas a Receber
- Fluxo de Caixa
- Conciliação Bancária
- Cadastro de Contas
- Relatórios
• Cadastro de Fabricante
• Cadastro de Fornecedor
O módulo do ERP é facilmente configurável e apresenta uma interface intuitiva para o
usuário, permitindo a visualização dos resultados financeiros na sua janela principal de
trabalho.
• Controle de Estoque
- Recebimento de Material
• Compras
- Cotação
- Pedido
• Vendas
- Orçamento
- Faturamento
- Entrega

ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT)
Todo documento possui informações vitais para o negócio.
A maior parte dos processos de uma organização de pequeno ou grande porte está
baseado em documentos.
A falta de políticas bem definidas e ferramentas adequadas para processar e manter
esses documentos significa desperdício de dinheiro.
Esses problemas expõem a empresa a um cenário desfavorável ao seu crescimento.
Uma série de gargalos passam despercebidos e acabam por ocupar mais tempo das
pessoas para realizar as atividades.
Carregue seus arquivos para o DSCloud mantendo o formato original, independente se
estiverem em pastas da rede, se chegaram por e-mail ou se estão armazenados no seu
iPad ou iPhone e outros dispositivos móveis.

Compartilhe documentos com
segurança e ganhe agilidade nos seus
processos de negócio com o ECM.
Controlar e Distribuir documentos ficou mais
agradável com o DSCloud.
• Crie sua árvore de pastas em poucos segundos;
• Defina regras de acesso.
O conteúdo de uma pasta pode ser compartilhado
com uma ou várias empresas, com um departamento,
um grupo de usuários ou apenas com uma pessoa.
• Crie fichas (templates) personalizadas;
• Defina campos obrigatórios;
• Arquive em qualquer pasta e escolha a ficha
para indexação;
• Vincule o documento a uma classificação;
• Identifique em qual caixa / pasta o documento
físico está sendo arquivado;
• Realize consultas a partir dos campos das fichas.

Mais segurança para enviar
documentos por e-mail
Crie links seguros de documentos e compartilhe com outras pessoas pelo prazo que precisar.
Adicione senhas para garantir que somente pessoas autorizadas possam abrir o conteúdo.
Mais flexibilidade para trabalhar
com documentos
Visualizar documentos não requer o uso de uma segunda aplicação.
O visualizador do ECM permite visualizar os principais formatos de arquivos, navegar sobre os
documentos ou páginas, utilizar zoom para ampliar ou reduzir imagens ou retornar para a lista de
consulta.
• Diversos arquivos podem ser visualizados simultaneamente;
• Aplique anotações sobre imagens ou comentários na janela de colaboração do documento;
• Adicione arquivos com formatos diferentes em um mesmo documento/processo;
• Confira os logs de acesso e as ações realizadas no documento.

Controle o uso do espaço
físico ocupado pelo papel
Classifique os documentos e
aplique temporalidade
Organizar as informações de forma hierárquica através das unidades de classificação
permite uma melhor gestão dos documentos.
No DSCloud a criação do plano de classificação é simples e os documentos também são
controlados de acordo com o tempo de guarda, para um descarte seguro.
• Defina o plano de classificação;
• Defina o tempo de guarda dos arquivos;
• Visualize relatórios de documentos com prazos vencidos;
• Visualize documentos vinculados em uma unidade de classificação;
• Emita guia fora;
• Gere relatórios de descartes.
Depois de digitalizar os documentos, boa parte do papel pode ser descartado. A parte
que fica, pode ser controlada pelo ECM no DSCloud.
• Crie estantes/armários, defina as prateleiras e adicione
os dispositivos de armazenamento (caixas ou pastas);
• Indique o departamento proprietário da caixa/pasta;
• Depois basta informar o número do dispositivo (caixa
ou pasta) na indexação do documento;
• Visualize o conteúdo das caixas;
• Emita relatórios de caixas por departamento.

BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)
Acrescente mais visibilidade aos
seus processos
Usar ferramentas para automatizar processos de negócio é primordial para o crescimento
das empresas.
Não basta documentar os processos, é preciso garantir que eles funcionem bem e com
o mínimo de controle manual.
Processos bem desenvolvidos e ferramentas eficientes e acessíveis, proporcionam um
excelente resultado para as empresas.
Desenhe processos no DSCloud
utilizando Notação BPMN 2.0
Na interface de desenho, o fluxo é construído com um conjunto de funções que se
integram às regras de negócios de cada empresa.
Na medida em que o fluxo é desenhado, os responsáveis são vinculados à tarefa (que
pode ser um departamento, um grupo ou usuário).
O controle de prazos e notificações são feitos de acordo com os calendários criados
previamente, para que o sistema gerencie as entregas e cobre os responsáveis.
Gerencie mudanças com
eficiência
Se as regras do negócio mudaram, mude também seus processos sem traumas.
Enquanto uma nova versão é criada, os processos continuam sendo executados.
Ative quantos processos forem necessários.
Adicione formulários dinâmicos
aos processos
O criador de formulários permite que formulários personalizados sejam criados e
adicionados nas etapas do fluxo.

Regras de segurança para consulta e edição podem ser aplicadas aos formulários.
Durante a execução do processo, o sistema gera o histórico do andamento e é possível
visualizar as etapas executadas, tanto de forma detalhada como graficamente, a partir do
preenchimento com as cores que indicam quais tarefas já foram executadas.

Os usuários podem
colaborar acrescentando
anotações ao processo.
As anotações inseridas
não podem ser apagadas
ou editadas depois que a
tarefa é finalizada.
O BPM trabalha totalmente integrado ao ECM. Sendo assim, todos os documentos do
ECM podem ser enviados aos processos e consultados no BPM. Além disso, as inserções
de novos documentos podem ser feitas diretamente no BPM via upload ou digitalização.
Visão Gerencial
Os gestores dos processos podem acompanhar o andamento e a produtividade a partir
dos Relatórios e Dashboard disponíveis na ferramenta.
Os usuários também visualizam um painel que contém um resumo das tarefas e prazos
para execução, com destaque para tarefas pendentes e prazos vencendo.

PMS (PROJECT MANAGEMENT SYSTEM)
Forneça a ferramenta certa para
a sua equipe de projetos
Praticidade para visualizar tudo o que você precisa entregar em um projeto, colaborar
com a equipe de qualquer lugar, documentar informações de forma estruturada, ter
acesso fácil ao conteúdo e anotações torna o gerenciamento de projetos mais simples
e atraente.
Recursos do PMS (Project
Management System)
• Visualização e Execução das Tarefas
- Inclusão de check list da tarefa
- Execução da Tarefa
- Devolução de Atividade
- Anotações
• Gerenciamento do Projeto
- Abertura do Projeto
- Definição das Etapas e Tarefas
- Configuração de Dependências
- Recursos
- Aprovação das Atividades
• Visão Geral do Projeto
- Gráficos e Relatórios
- Linha do Tempo

MES (MANUFACTURING EXECUTION SYSTEM)
Implemente linhas de produção
mais eficientes
Com o Sistema de Execução de Manufatura você poderá definir as filas de trabalho
(etapas da produção), controlar tempos de operação, tempos de máquinas, matérias
primas e custos.
Com os dados armazenados, é possível dimensionar uma série de fatores que estão
diretamenteligadosàprodução,promovermelhoriasnoprocessoeeliminardesperdícios.
Redução de custos e muito mais
• Menos desperdício;
• Manufatura enxuta;
• Mais segurança e confiabilidade no processo;
• Mais rentabilidade.
Segurança no processo
Qualquer informação errada pode levar tudo a perder.
Use as especificações técnicas dos produtos disponíveis nas etapas do processo de
produção, evite mal entendido, perda de tempo e de dinheiro.
Arquive ordens de serviços para consultas futuras.
Relatórios personalizados
Saiba qual sua capacidade real de produção/dia e aproveite melhor essa capacidade
distribuindo corretamente os pedidos nas linhas de produção.
Utilize os dados e estatísticas para planejar a compra de componentes e matérias primas
com antecedência.
Programe prazos para manutenção de equipamentos e evite surpresas.
Gestão do Estoque
Ao final da produção o sistema alimenta automaticamente o estoque, garantindo o
atendimento das demandas para faturamento.

Recursos do MES
(Manufacturing Execution
System)
• Cadastro de Produtos
• Etapas de Produção
• Linha de Produção
• Ordem de Produção
• Impostos
• Classificação Fiscal
• Markup
• Unidades de Medidas

BI (BUSINESS INTELLIGENCE)
Crie seus próprios relatórios e gráficos cruzando dados das ferramentas do DSCloud ou
de aplicações externas.
Apoie suas decisões sobre informações detalhadas de análise de dados customizadas
para sua área.
Avalie metas e produtividade para definir ações estratégicas para o negócio.
Melhore o uso das informações para alcançar os objetivos da empresa.

CMS (CONTENT MANAGEMENT SYSTEM)
Permite criar e gerenciar sites, portais e intranets a partir de templates com layouts
pré-definidos, sem a necessidade de programar código, pois possui um facilitador de
criação e administração das informações disponibilizadas nos portais de forma dinâmica,
tornando a administração pela equipe muito mais prática.
WCM (WEB CONTENT MANAGEMENT)
Permite gerenciar conteúdos web com flexibilidade para personalização dos layouts e
widgets, facilitando a visualização das informações na interface do usuário de acordo
com o conteúdo e o perfil de acesso.
SNK (SOCIAL NETWORK)
É uma rede social corporativa que permite uma colaboração mais dinâmica e mais
controlada.
É eficiente para obter feedback instantâneo e compartilhar ideias com grupos de trabalho.
Envolve os colaboradores de maneira positiva para explorar suas expectativas e
habilidades em favor do negócio.

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+ 55 11 5929-8900
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