Ecm Apresentacao 2009 Sgi

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Solução de GED, Workflow, Portal, Gestão da Qualidade e Digitalização de Documentos

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Ecm Apresentacao 2009 Sgi

  1. 1. Apresentação ECM ECM
  2. 3. Head Quarter
  3. 8. Apresentação ECM ECM
  4. 9. Webdesk Gestão Integrada de Processos e Documentos TOTVS – ECM - Webdesk Gestão integrada de Processos e Documentos Marcel Boaventura
  5. 10. ALGUNS CLIENTES TOTVS ECM
  6. 11. ECM – Enterprise Content Manager A Gestão de Conteúdos (ECM) é considerada o grande Diferencial das Organizações do Novo Milênio
  7. 12. TOTVS ECM – Escopo de atuação
  8. 13. Materia Gartner BPM pode reduzir em até 20% os custos das empresas <ul><li>quarta-feira, 18 de março de 2009, 15h57 </li></ul><ul><li>Resultados preliminares de uma pesquisa mundial feita pelo Gartner sobre o uso de BPM (business process management, ou gerenciamento de processos de negócios) mostram que as empresas podem reduzir em até 20% os custos operacionais já no primeiro ano da implantação. &quot; A crise econômica está impulsionando o uso de BPM como um mecanismo de redução de custos para a sobrevivência. Verificamos que um terço das empresas em todo o mundo aumentaram os investimentos em BPM&quot;, afirmou Michele Cantara, vice-presidente de pesquisa do Gartner. &quot;O BPM torna os processos de negócio das empresas visíveis tanto para os gerentes de negócio quanto de TI, permitindo-lhes trabalhar em conjunto e alterar processos de forma mais rápida e eficaz. Com a recessão econômica, as empresas precisam continuamente reduzir os custos e reagir rapidamente às mudanças do mercado.&quot; O BPM será um dos principais temas abordados na Conferência de Integração Empresarial, que será realizada em abril, em São Paulo. No BPM Gartner Summit 2009, realizado em fevereiro em Londres, na Inglaterra, os participantes foram questionados sobre o impacto que a economia estava tendo no seu negócio. De acordo com o levantamento, cerca de 70% dos participantes disseram que o BPM é visto como a salvação para suas empresas no atual cenário de crise econômica. Aproximadamente 20% dos participantes disseram que estavam &quot;prósperos com BPM&quot; – utilizando BPM como um catalisador para o crescimento da empresa. Os participantes eram de empresas que obtiveram sucesso na implantação de projetos de BPM no passado. Algumas tinham como objetivo a economia de custos com BPM e outros projetos visavam a melhoria dos processos empresariais, em vez da sobrevivência. Aproximadamente 10% dos participantes eram de organizações que vislumbram no BPM uma arma para fazer frente à concorrência de mercado no atual cenário recessivo. </li></ul><ul><li>http://www.tiinside.com.br/News.aspx?ID=125137&C=262 </li></ul>
  9. 14. 20% O GRANDE Desafio Conteúdo Estruturado Conteúdo Não -Estruturado ERP,HCM,BI,CRM... Repositório Documentos Fichários Discos Locais Microfilmes Sistema de Arquivos Repositorio Imagens T Servidores WEB 80% Mídias e-Mail
  10. 15. Gestão da informação Integração entre Sistemas GED/Gestão de Conteúdo Portais/Gestão de Conteúdo WEB Workflow/BPM BPA / BAM Sistemas Transacionais ERP, HR, CRM ECM – Enterprise Content Manager Conector Universal de Conteúdo Clientes Parceiros Fornecedores Colaboradores Documentos Digitalizados
  11. 16. Como Estruturar os Dados?
  12. 17. <ul><li>Organizar documentos eletrônicos, documentos, planilhas, imagens, vídeos, sons) </li></ul><ul><li>Versionamento , aprovação, notificação, controle de expiração, categorização, controle de segurança, relacionamento entre documentos, busca por conteúdo </li></ul>
  13. 18. GED – Indexação de Documentos Lucene ZIP Acrobat Reader Open Office .sxw, .sxc, .sxi MS Office .doc, .xls, .ppt HTML RTF AutoCad XML TXT Extratores WebDesk documento Webdesk WebDesk Index Manager
  14. 23. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Visualização de CAD
  15. 24. Publicação de Emails e Anexos
  16. 25. Publicação Doc´s do Office
  17. 26. <ul><li>Execução automática de processos de negócio. Ordem correta, pessoas certas </li></ul><ul><li>Atividades por papel ou grupo , formulário eletrônico, anexos não estruturados, histórico de decisões, integração com GED, atividades de pool, controle de prazo de execução, esforço estimado, apontamento de horas, decisões automáticas, notificação de atraso </li></ul>
  18. 27. Fluxo - GMud
  19. 28. Verificando Tarefas Tarefas pendentes do usuário, clicando...
  20. 29. A tarefa em execução fica destacada no workflow
  21. 30. Aciona-se o programa associado a tarefa pelo link Verifica as instruções
  22. 31. Pode-se anexar documentos ao processo Com UPLOAD de qualquer lugar via internet
  23. 32. Verificar o histórico detalhado do processo E por fim, dar seguimento ao processo
  24. 33. Fluxo - Cadastro de Itens
  25. 34. Atividade - Suprimento
  26. 35. Atividade - Planejamento
  27. 36. Atividade - Contabilidade
  28. 37. Atividade - Fiscal
  29. 38. Atividade – Controle Qualidade
  30. 39. Atividade - Comercial
  31. 40. Área de Conferencia
  32. 41. <ul><li>Monitora eventos das as aplicações e interage imediatamente com o Engine Workflow/BPM. </li></ul>BAM – Business Activity Monitoring
  33. 42. HR (BAM) Business Activity Monitoring Workflow Engine Onde o Evento Ocorre... Quem Captura... Quem Decide... O ERP disparando processos ERP CRM
  34. 43. <ul><li>Supondo uma política da qualidade onde um percentual de refugo superior a 2,5% indique uma Não-Conformidade </li></ul>1. Ao fazer o reporte de produção no ERP, o BAM intercepta o evento. 1 Exemplo: BAM e Workflow 1 ERP
  35. 44. 1 O BAM identifica o evento e determina quem precisa notificar (alerta). O Inicio do processo de RNC acontece automaticamente ! 2 Exemplo: BAM e Workflow
  36. 45. 3 Processo Workflow aberto na solução de ECM com os dados do evento capturado no ERP e... 4
  37. 46. 4 ...seguindo um fluxo pré-determinado c/ prazos, responsáveis
  38. 47. Gestão da informação Integração entre Sistemas GED/Gestão de Conteúdo Portais/Gestão de Conteúdo WEB Workflow/BPM BPA / BAM Sistemas Transacionais ERP, HR, CRM ECM – Enterprise Content Manager Conector Universal de Conteúdo Clientes Parceiros Fornecedores Colaboradores Documentos Digitalizados
  39. 48. <ul><li>Maior agilidade e eficiência da área da qualidade. Processos de elaboração e divulgação de normas, acompanhamento de auditorias e execução de planos de ação </li></ul><ul><li>Indicação de Leitura, Cópia Controlada , Histórico de acessos (tomada de conhecimento), Lista Mestra , controle de versão, aprovação por pasta ou documento, Check-out/Check-in, Notificação automática para novos documentos e versões </li></ul>
  40. 49. Principais Características
  41. 50. TOTVS ECM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE
  42. 51. PRESSÕES NA ATUALIDADE Sindicatos Crises Governança Consumidores Ambientalistas Sua Empresa
  43. 52. SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE
  44. 53. SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE
  45. 54. IMPLANTANDO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA SGI
  46. 55. TOTVS ECM SOLUÇÃO TOTVS ECM PARA GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE
  47. 56. SOLUÇÃO TOTVS ECM PARA GESTÃO INTEGRADA
  48. 57. TOTVS ECM CARACTERÍSTICAS DA SOLUÇÃO
  49. 58. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Gestão Documental Corporativa </li></ul>Arquivo Físico Categorização Características Captura Formulários Elaboração Publicação e Distribuição Capacitação Colaboração Recuperação Versionamento ou Revisão
  50. 59. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Processo de Gestão Documental </li></ul>
  51. 60. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Maior produtividade </li></ul><ul><li>Redução de custos operacionais </li></ul><ul><li>Padronização dos documentos </li></ul><ul><li>Acesso controlado às informações </li></ul><ul><li>Rapidez na difusão e distribuição dos documentos normativos </li></ul><ul><li>Facilidade de acesso às informações </li></ul><ul><li>Melhor gestão da documentação do Sistema da Qualidade </li></ul><ul><li>Agilidade para revisar e aprovar documentos </li></ul><ul><li>Controle de Prazos por sinalização e aviso por e-mail </li></ul><ul><li>Dinâmica na pesquisa de documentos </li></ul><ul><li>Controle de Anexos, de Registros e Formulários </li></ul><ul><li>Vantagens com a Gestão Documental </li></ul>
  52. 61. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Gestão de Ocorrências e Melhorias Corporativas </li></ul>Análise de Causa Monitoramento Ações Verificação Eficácia Disposição Divulgação Características
  53. 62. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Processo de Gestão de Ocorrências e Melhorias </li></ul>
  54. 63. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Vantagens com a Gestão de Ocorrências e Melhorias </li></ul><ul><li>Registro e categorização de Ocorrências e Não-Conformidades </li></ul><ul><li>Tratamento de Reclamações de Clientes </li></ul><ul><li>Controle de prazos das ações </li></ul><ul><li>Ferramenta de apoio à análise de causas das ocorrências </li></ul><ul><li>Rapidez, segurança e controle no tratamento de ocorrências </li></ul><ul><li>Gerenciamento de Sugestões de Melhoria </li></ul><ul><li>Gráficos e Relatórios de desempenho </li></ul><ul><li>Melhoria contínua de processos e da operação como um todo </li></ul><ul><li>Redução de riscos com perda de certificações, notificações e multas de entidades regulatórias </li></ul>
  55. 64. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Gestão de Auditorias </li></ul>Execução Planejamento Ocorrências Notificação Características Apuração de Resultados
  56. 65. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Compliance - Processo de Gestão de Auditorias </li></ul>
  57. 66. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Vantagens com a Gestão de Auditorias </li></ul><ul><li>Controle e acompanhamento das auditorias </li></ul><ul><li>Check-Lists de apoio à auditoria </li></ul><ul><li>Comunicação entre auditores e auditados </li></ul><ul><li>Maior rapidez e controle na distribuição dos relatórios </li></ul><ul><li>Acompanhamento pós-auditoria </li></ul><ul><li>Avaliação da auditoria e da equipe auditora </li></ul><ul><li>Impessoalidade na cobrança de prazos </li></ul><ul><li>Relatórios de gerenciamento </li></ul><ul><li>Garantia de qualidade do processo </li></ul><ul><li>Monitoramento da performance de processos e áreas de negócio </li></ul><ul><li>Prevenção e tratamento de falhas do processo </li></ul>
  58. 67. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Gestão de Calibração </li></ul>Manutenção Indicadores Características Monitoramento Acervo Planejamento
  59. 68. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Processo de Gestão de Calibração </li></ul>
  60. 69. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Vantagens com a Gestão de Calibração </li></ul><ul><li>Melhor documentação da calibração de instrumentos </li></ul><ul><li>Gestão automatizada do processo de manutenção e calibração </li></ul><ul><li>Gestão da validade de calibração de instrumentos </li></ul><ul><li>Integração com auditorias do parque de instrumentos </li></ul>
  61. 70. <ul><li>ISO/IEC 17025 </li></ul><ul><li>Estabelece requisitos gerenciais e técnicos para a implementação de sistema de gestão da qualidade em laboratórios de ensaio e calibração de instrumentos. </li></ul>TOTVS ECM Ferramentas de Gestão
  62. 71. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Gestão de Meio Ambiente, Saúde e Segurança - EHS </li></ul>Características Monitoramento Aspectos e Perigos Planejamento Auditoria Ocorrências Indicadores Regulamentação
  63. 72. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Processo de Meio Ambiente, Saúde e Segurança - EHS </li></ul>
  64. 73. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Vantagens com a Gestão de Meio Ambiente Saúde e Segurança - EHS </li></ul><ul><li>Redução de acidentes ambientais </li></ul><ul><li>Conservação de energia e recursos naturais </li></ul><ul><li>Racionalização das atividades </li></ul><ul><li>Redução das perdas e desperdícios </li></ul><ul><li>Melhoria contínua no desempenho ambiental </li></ul><ul><li>Incentivo à reciclagem </li></ul><ul><li>Produtos e processos mais limpos </li></ul><ul><li>Gestão dos resíduos </li></ul><ul><li>Prevenção a multas e notificações ambientais. </li></ul>
  65. 74. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada </li></ul>Características Monitoramento Definição Planejamento Auditoria Ocorrências
  66. 75. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Processo de Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada </li></ul>
  67. 76. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Vantagens com a Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada </li></ul><ul><li>Documentação dos indicadores de desempenho </li></ul><ul><li>Monitoramento da gestão sobre os indicadores </li></ul><ul><li>Painéis de gestão a vista para exibição de resultados </li></ul>
  68. 77. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Gestão de Processos de Negócio - Workflow </li></ul>Atribuições Mapeamento Características Fluxos Categorização Formulários Integração Documentação Versionamento
  69. 78. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Exemplo de Processo de Negócio </li></ul>
  70. 79. TOTVS ECM Ferramentas de Gestão <ul><li>Vantagens com a Gestão de Processos de Negócio </li></ul><ul><li>Garantia de atendimento a normas e procedimentos </li></ul><ul><li>Aumento da eficiência operacional </li></ul><ul><li>Redução de riscos com fraudes </li></ul><ul><li>Monitoramento da performance de processos e áreas de negócio </li></ul><ul><li>Melhoria contínua dos processos </li></ul><ul><li>Redução de custos </li></ul><ul><li>Interligação entre departamentos </li></ul><ul><li>Transparência </li></ul><ul><li>Aumento da competitividade e Concretização de objetivos </li></ul><ul><li>Centralização de processos </li></ul><ul><li>Controle da organização em tempo real </li></ul>
  71. 80. TOTVS ECM TOTVS ECM 3.0 NA PRÁTICA
  72. 81. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Painel Principal
  73. 82. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Navegação em Categorias
  74. 83. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Leitura de Documentos
  75. 84. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Publicação de Normas e Procedimentos
  76. 85. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Aprovação de Normas e Procedimentos
  77. 86. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Controle de Versão e Registro de Aprovações
  78. 87. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Central de Tarefas - Cockpit
  79. 88. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Central de Tarefas – Tarefas a Concluir
  80. 89. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Distribuição de Documentos via de e-mail
  81. 90. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Processos da Gestão Integrada
  82. 91. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Aprovação de Normas e Procedimentos
  83. 92. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Planejamento e Execução de Auditorias
  84. 93. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Controle de Planos de Ação - (PDCA/5W2H)
  85. 94. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Controle de Planos de Ação – (PDCA/5W2H)
  86. 95. Gestão de Ocorrências TOTVS ECM EM EXECUÇÃO
  87. 96. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Gestão de Ocorrências
  88. 97. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Gestão de Ocorrências
  89. 98. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Gestão de Calibração
  90. 99. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Gestão de Medicina, Saúde e Segurança
  91. 100. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Gestão de Indicadores
  92. 101. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Indicadores – Painel de Gestão da Qualidade
  93. 102. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Indicadores – Painel de Gestão da Qualidade
  94. 103. TOTVS ECM EM EXECUÇÃO Biblioteca de Processos
  95. 104. <ul><li>Indicadores, estatísticos sobre custo, esforço, prazo </li></ul><ul><li> e volume, análise de tendências, visões e dashboards </li></ul><ul><li>compartilháveis </li></ul>
  96. 105. BPA – Business Process Analysis
  97. 106. BPA – Dashboard – Indicadores dos Processos
  98. 107. BPA – Tendências
  99. 108. BPA – Tendências
  100. 109. BPA – Configurando Metas
  101. 110. BPA – Configurando Segurança
  102. 111. Painel de Gestão
  103. 112. Painel Gerenciamento de Recursos
  104. 113. CockPit
  105. 114. Painel de Projetos
  106. 115. Painel de Relacionamento
  107. 116. TOTVS ECM VANTAGENS E BENEFÍCIOS
  108. 117. VANTAGENS E BENEFÍCIOS <ul><li>Torne a gestão dos processos da gestão integrada da qualidade mais simples e eficazes ; </li></ul><ul><li>Aumente a acuracidade de planos de ação e de melhoria; </li></ul><ul><li>Facilite o processo de auditorias evitando riscos de não conformidades; </li></ul><ul><li>Tenha a informação rapidamente e aumente sua produtividade ; </li></ul><ul><li>Monitore a performance da sua organização através dos indicadores e painéis de gestão a vista; </li></ul><ul><li>Transforme os processos descritos nas normas e procedimentos em processos dinâmicos ganhando agilidade com o uso de Workflow . </li></ul>Vantagens e Benefícios
  109. 118. <ul><li>Portais baseados no conteúdo do repositório de conteúdo (documentos e processos), para públicos específicos como funcionário, clientes, fornecedores, parceiros, investidores, etc. </li></ul><ul><li>Permite Múltiplos portais sobre o mesmo repositório, layouts configuráveis, conteúdo variável por contexto, edição de estilos, componentes reaproveitáveis, segurança integrada com o GED, logs de acesso </li></ul>
  110. 119. Portais Gerenciados pelo Webdesk www.emersonprocess.com.br
  111. 120. Formulários em Portlets <ul><li>Mecanismo para estruturar em base de dados informações que precisam ser dinâmicas no Portal. </li></ul><ul><li>Aplicação: </li></ul><ul><li>Permite que usuários não técnicos (marketing, RH, vendas) atualizem on-line o Portal da empresa sem necessidade de web designers ou programadores </li></ul>Conteúdo Dinâmico!
  112. 121. <ul><li>Captura dados de documentos em papel e os integra ao repositório de documentos, processos ou sistemas back-office </li></ul><ul><li>Tratamento da imagem capturada, identificação automática de tipos de documentos, reconhecimento de caracteres (impressos, matriciais e manuscritos), leitura de dados por posicionamento ou padrão, captura distribuída, algoritmos de inteligência artificial que aprendem com os erros. </li></ul>
  113. 122. Exemplos Tecnologias OCR Texto Plano HCR Manuscrito ICR Códigos de Barras OMR Marcas
  114. 123. Document Imaging Definição do template do lote Mapeamento dos campos do formulário
  115. 124. <ul><li>Forms Processing – Integração com o ERP </li></ul><ul><li>O conteúdo das documentos digitalizados armazenados em fichários do WebDesk podem ser integrada no ERP, alimentando as APIs e BOs das funções de negócio </li></ul><ul><li>Exemplos: </li></ul><ul><ul><li>Recebimento de Nota Fiscal </li></ul></ul><ul><ul><li>Pedido de Venda </li></ul></ul>Forms Processing Fichários ERP Document Imaging
  116. 125. Integrando Aplicações <ul><li>Sistemas heterogêneos </li></ul><ul><li>Mecanismos de integração despadronizados </li></ul><ul><li>Transações e objetos de negócio replicados e conflitantes </li></ul><ul><li>Lentidão e alto custo no processo de integração </li></ul><ul><li>Falta de confiabilidade na integração </li></ul>TXT XML CSV FTP SSH TELNET JMS JDBC ODBC HTTP SQL Web Service SOAP
  117. 126. TotvsTEC-Iona no Magic Quadrant do Gartner, 2007
  118. 127. ESB – Apache ServiceMix ESB Uso de padrões abertos e de mercado ( Java Business Integration , Web Services , XML ) Apache ServiceMix ESB é base para o Iona Fuse ESB
  119. 128. TOTVS ECM CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
  120. 129. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS <ul><li>Estações de Trabalho: Sistema operacional Windows, Linux, MAC-OS </li></ul><ul><li>com Browser Internet Explorer, Safari ou Firefox (Mozilla) com plug-in d o Adobe Flash player instalado </li></ul><ul><li>Servidor: Windows, Server HP-UX, IBM-AIX ou Linux Enterprise </li></ul><ul><li>Plataforma: JAVA™ J2EE™ rodando sob servidor de aplicação, JBOSS, </li></ul><ul><li>WEBSPHERE™ ou compatível </li></ul><ul><li>Banco de Dados: MySQL, MSSQL, ORACLE, DB2, Progress (homologados) </li></ul>
  121. 130. WebDesk - Escalabilidade <ul><li>45.779 documentos </li></ul><ul><li>23 Processos modelados </li></ul><ul><li>367.727 solicitações Workflow </li></ul><ul><li>2.212 nos últimos 15 dias </li></ul><ul><li>505 documentos </li></ul><ul><li>15 Processos modelados </li></ul><ul><li>7.795 solicitações Workflow </li></ul><ul><li>297 nos últimos 15 dias </li></ul><ul><li>8.348 documentos </li></ul><ul><li>9 Processos modelados </li></ul><ul><li>7.545 solicitações Workflow </li></ul><ul><li>142 nos últimos 15 dias </li></ul><ul><li>421.366 documentos </li></ul><ul><li>1 Processos modelados </li></ul><ul><li>493.727 solicitações Workflow </li></ul><ul><li>3.304 nos últimos 15 dias </li></ul>MG
  122. 131. ALGUNS CLIENTES TOTVS ECM
  123. 132. Documentos e Processos em Suas Mãos Muito Obrigado !!!! [email_address]
  124. 133. Escala Evolucionária do ECM nas Empresas
  125. 134. Escala Evolucionária do ECM Qualidade Workflow GED Portal Digitalização maturidade Eficiência
  126. 135. <ul><li>Technology and Integration </li></ul>Requirements Recommended - Server <ul><li>Operating system (choices) </li></ul><ul><li>MS Windows 2000 Server, XP Professional, Server 2003 </li></ul><ul><li>Red Hat Advanced Server 3.x, 4.x </li></ul><ul><li>SUSE™ Linux® Enterprise Server 9 </li></ul><ul><li>Solaris™ SPARC 9 and 10 </li></ul><ul><li>AIX® 5.3 </li></ul><ul><li>HP-UX 11i v2 (Itanium only) </li></ul>72 <ul><li>Disk memory </li></ul><ul><li>1Gb RAM </li></ul><ul><li>100MB of disk space </li></ul><ul><li>Java Virtual Machine </li></ul><ul><li>- Sun 1.5 </li></ul><ul><li>Application Server </li></ul><ul><li>JBoss 4.2.X </li></ul>
  127. 136. <ul><li>Technology and Integration </li></ul>Minimum Requirements Recommended - User <ul><li>Hardware/Operating system (choices) </li></ul><ul><li>Windows 2000/XP/Vista Pentium® II 450MHz, or superior/equivalent + 128MB RAM </li></ul><ul><li>Macintosh OS X PowerPC® G3 500MHz or superior Intel Core™ Duo 1.83GHz or superior + 128 MB RAM </li></ul><ul><li>Linux 800MHz or superior + 512MB RAM + 128MB of video </li></ul>73 <ul><li>Browser (choices) </li></ul><ul><li>Internet Explorer 7.x </li></ul><ul><li>Firefox 3.x </li></ul><ul><li>Opera 9.x </li></ul><ul><li>Safari 3.x </li></ul><ul><li>Chrome 1.x </li></ul>
  128. 137. Gestão da informação GED/Gestão de Conteúdo Portais/Gestão de Conteúdo WEB Workflow/BPM BPA / BAM Sistemas Transacionais ERP, HR, CRM ECM Conector Universal de Conteúdo Clientes Parceiros Fornecedores Colaboradores Documentos Digitalizados
  129. 138. 1 Estágio 1 Área da Qualidade
  130. 139. Estágio 1 – Área da Qualidade <ul><li>Necessidades </li></ul><ul><li>Controle sobre o processo de criação, atualização e distribuição de normas </li></ul><ul><li>Garantia de versionamento </li></ul><ul><li>Registros de Conhecimento de novos documentos </li></ul><ul><li>Registro de Não-Conformidades e Ações Corretivas </li></ul><ul><li>Planos de Ação </li></ul><ul><li>Evidências Objetivas sobre os processos da área de qualidade </li></ul>
  131. 140. <ul><li>Diagnóstico </li></ul><ul><li>A empresa tem reincidência em Não-conformidades? </li></ul><ul><li>Os funcionários não sabem onde encontrar as normas ? </li></ul><ul><li>Os funcionários mantém normas impressas (e desatualizadas) na gaveta ? </li></ul><ul><li>As pessoas têm medo do auditor ? </li></ul>Estágio 1 – Área da Qualidade
  132. 141. <ul><li>Resultados </li></ul><ul><li>Maior eficiência no processo atualização de normas </li></ul><ul><li>Menor esforço para divulgação de novas normas </li></ul><ul><li>Capacidade de apresentar ao auditor os registros de tomada de conhecimento </li></ul><ul><li>Maior eficiência na execução de processos de melhoria e planos de ação </li></ul>Estágio 1 – Área da Qualidade
  133. 142. Qualidade - Clientes Referência Eficiência Qualidade Workflow GED Portal Digitalização
  134. 143. 2 Estágio 2 Workflow
  135. 144. Estágio 2 – Workflow <ul><li>Necessidades </li></ul><ul><li>Fazer com que o procedimento descrito nas normas realmente aconteça </li></ul><ul><li>Descobrir onde estão os gargalos de produtividade </li></ul><ul><li>Evitar retrabalho </li></ul><ul><li>Calcular o custo total do processo </li></ul><ul><li>Reduzir custo operacional </li></ul>
  136. 145. <ul><li>Diagnóstico </li></ul><ul><li>Em quanto tempo você é reembolsado, nas suas despesas de viagem ? </li></ul><ul><li>Alguma vez você solicitou algum procedimento ou documento ao RH e não foi atendido (se perdeu) ? </li></ul><ul><li>Quanto tempo demora o cadastro de um novo item no ERP ? </li></ul><ul><li>Quanto tempo demora o fechamento contábil da sua empresa ? </li></ul>Estágio 2 – Workflow
  137. 146. <ul><li>Resultados </li></ul><ul><li>Redução do tempo médio de conclusão do processo </li></ul><ul><li>Fim da “perda de processos” </li></ul><ul><li>Redução dos riscos de não-conformidades em auditorias </li></ul><ul><li>Redução do risco de violações de normas em setores regulamentados </li></ul><ul><li>Capacidade de mensurar o esforço, o prazo, o custo e o volume processado de cada processo </li></ul>Estágio 2 – Workflow
  138. 147. Workflow - Clientes Referência Eficiência Qualidade Workflow GED Portal Digitalização
  139. 148. 3 Estágio 3 GED
  140. 149. Estágio 3 – GED <ul><li>Necessidades </li></ul><ul><li>Garantir que informações importantes para os processos de negócio estejam disponíveis e atualizadas </li></ul><ul><li>Capturar, categorizar e controlar o acesso à informações geradas pelos processos de negócio (Gerenciamento de Registros) </li></ul><ul><li>Relacionar documentos afins e reduzir o tempo necessário para encontrar informações importantes para a tomada de decisão </li></ul>
  141. 150. <ul><li>Diagnóstico </li></ul><ul><li>Você tem documentos importantes gravados no disco do seu computador ? </li></ul><ul><li>Você já teve que perguntar a alguém se ela tinha algum documento que era importante para o seu trabalho? </li></ul><ul><li>Você já perguntou a alguém “Onde eu encontro na rede tal informação?” ? </li></ul>Estágio 3 – GED
  142. 151. Estágio 3 – GED <ul><li>Resultados </li></ul><ul><li>Mais segurança na tomada de decisão </li></ul><ul><li>Processos mais ágeis </li></ul><ul><li>Maior transparência da operação </li></ul><ul><li>Maior agilidade na busca de informações </li></ul><ul><li>Maior controle sobre o acesso às informações </li></ul>
  143. 152. GED - Clientes Referência Eficiência Qualidade Workflow GED Portal Digitalização
  144. 153. 4 Estágio 4 PORTAIS
  145. 154. Estágio 4 – Portais <ul><li>Necessidades: </li></ul><ul><li>Criar canais “temáticos” para comunicação com públicos segmentados (clientes, parceiros, funcionários) </li></ul><ul><li>Manter conteúdo de sites atualizados </li></ul><ul><li>Controlar quais informações devem ser acessadas por cada perfil de visitante do portal </li></ul><ul><li>Integração de pessoas externas à empresa nos processos de Workflow </li></ul><ul><li>Maior transparência </li></ul>
  146. 155. <ul><li>Diagnóstico </li></ul><ul><li>Você já teve que mandar informações para pessoas fora da organização por e-mail ? </li></ul><ul><li>Você recebe muitas ligações de clientes questionando a situação de um produto ou serviço ? </li></ul><ul><li>Você já foi alertado por alguém de fora da sua organização, de que a homepage da sua empresa está desatualizada ou incompleta? </li></ul>Estágio 4 – Portais
  147. 156. <ul><li>Resultados: </li></ul><ul><li>Mais eficiência na comunicação com públicos segmentados </li></ul><ul><li>Menor tempo para encontrar informações relevantes </li></ul><ul><li>Melhor qualidade das informações apresentadas </li></ul>Estágio 4 – Portais
  148. 157. Portais - Clientes Referência Eficiência Qualidade Workflow GED Portal Digitalização
  149. 158. 5 Estágio 5 Document Imaging
  150. 159. Estágio 5 – Document Imaging <ul><li>Necessidades: </li></ul><ul><li>Alto volume de recebimento de documentos em papel (pedidos, notas fiscais, cheques...) </li></ul><ul><li>Custos elevados com digitação de documentos em sistemas </li></ul><ul><li>Problema recorrente de erros de digitação </li></ul>
  151. 160. <ul><li>Diagnóstico </li></ul><ul><li>Você tem na sua empresa um grupo de pessoas dedicada à digitação de documentos ? </li></ul><ul><li>Existe desconfiança sobre os valores apresentados nos sistemas, quando estas informações foram digitadas por alguém ? </li></ul><ul><li>Existem pilhas de documentos esperando digitação ? </li></ul><ul><li>Você já solicitou a cópia de um documento em papel para análise e não conseguiu (ou demorou demais) ? </li></ul>Estágio 5 – Document Imaging
  152. 161. <ul><li>Resultados: </li></ul><ul><li>Redução expressiva nos custos de digitação de documentos (apenas uma pessoa resolvendo casos em que a ferramenta não encontra sozinha a informação) </li></ul><ul><li>Maior qualidade das informações inseridas nos sistemas de informação </li></ul><ul><li>Maior capacidade de recuperação da informação (via busca por conteúdo) </li></ul><ul><li>Mais agilidade na abertura de processos (tempo entre o evento ocorrido e o seu registro nos sistemas) </li></ul>Estágio 5 – Document Imaging
  153. 162. Digitalização - Clientes Referência Eficiência Qualidade Workflow GED Portal Digitalização
  154. 163. Gestão da informação GED/Gestão de Conteúdo Portais/Gestão de Conteúdo WEB Workflow/BPM BPA / BAM Sistemas Transacionais ERP, HR, CRM ECM Conector Universal de Conteúdo Clientes Parceiros Fornecedores Colaboradores Documentos Digitalizados
  155. 164. Documentos e Processos em Suas Mãos Muito Obrigado !!!! [email_address]

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