Gestão de Projetos com Ms project

Podemos classificar o trabalho realizado nas empresas em
2 categorias:
• Processos (rotina/operações)
• Projetos
Uma forma simples para diferenciarmos estes dois
conceitos: enquanto nas empresas os processos são
contínuos, por outro lado, os projetos são temporários.
Conceitos básicos
Trabalho
Rotina Projetos

Diferenças entre processos e projetos
Processos Projetos
Contínuo, permanente Temporários
Repetitiva, padronizada Únicos (repetitivos?)
Manter / melhorar Entregar / terminar
Item
Ciclo de vida
Execução
Finalidade
Exemplo de Projeto Exemplos de Processo
Implantar filial da empresa
em outro município/estado.
Cadastro de clientes;
Pagamento de fornecedores.

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para
criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
(PMI – Guia PMBOK® 4ª Edição)
Ainda que existam diferenças entre as estratégias de
gestão “por processos” e “de projetos”, em ambos os
casos, elas dependem de:
• Pessoas para a realização;
• Restrição de recursos;
• Planejamento, execução e controle.
Diferenças entre processos e projetos

 Planejamento
 Estimar prazos, custos e recursos disponíveis;
 Garantir que estamos nos comprometendo com algo
que podemos cumprir
 Definir metas que possam ser atingidas, mostrando o
caminho e as responsabilidades das partes
envolvidas (stakeholders).
 Execução
 Por melhor que seja o planejamento, não existe
garantias que as “coisas irão andar conforme o
planejado.
 Controle
 Utilização de ferramentas de gestão adequadas.
Fatores críticos de sucesso!

O MS Project é um poderoso aplicativo para
gerenciamento de projetos que você pode utilizar para
planejar, programar e representar graficamente as
informações sobre projetos.
Neste treinamento você aprenderá a criar relatórios de
planejamento definindo tarefas, custos, mão de obra e
tempo necessários para execução dos seus projetos.
Como qualquer outra ferramenta, importante ter em mente
que tão ou mais importante que ter acesso à tecnologia é
saber usar a técnica correta para resolver um problema do
seu negócio!
Ferramentas de gestão – MS Project

No MS Project a gestão de projetos é marcada por três
pontos principais:
1. Planejamento do projeto: Envolve a definição,
duração e dependência entre as tarefas, alocação de
recursos, definição de tempo e custo;
2. Gerenciamento do projeto: Controle das tarefas,
recursos e custos até o final do projeto. Para manter o
projeto em andamento, adaptações/correções podem
ocorrer;
3. Reportagem do projeto: Inclui a geração de relatórios
para reportar o andamento do projeto (status report). A
frequência da reportagem deve ser definida pela equipe
do projeto, juntamente com os demais stakeholders.
Gestão de projetos com MS Project

Iniciação
 Comece por definir o que quer fazer, por exemplo:
 Organizar uma festa
 Realizar um treinamento sobre gestão de projetos
 Desenvolver um website para divulgação de serviços
 Definido o objetivo é preciso estipular
 A data de início do projeto
 Ou a data de término do projeto

Planejamento
 Tendo definido o objetivo então
 Determinam-se os passos necessários para
alcançá-lo
 Nesta fase precisamos
 Definir as tarefas
 Estimar a duração das tarefas
 Definir os marcos principais do projeto (milestones)

Definição das tarefas
 Definição das tarefas e suas durações
 Tarefa ou atividade = um trabalho com início e fim
 Definição das tarefas
 Determine os grupos de trabalho
 Divida em atividades com resultados definidos
 Junte as ações que usam os mesmos processos ou
que devam ocorrer em tempos semelhantes
 Obtenha previsões de duração a partir de projetos
anteriores

Criando um novo projeto
Abra um Projeto vazio e salve com o nome Reforma da
Sala

Criar calendário
Com o projeto aberto, clique na guia Projeto e escolha
Alterar Período de Trabalho, siga as etapas a seguir:
Selecione a opção criar Novo Calendário

Criar calendário
Após selecionar a opção criar Novo Calendário, defina
o nome do novo calendário optando por um novo
calendário base ou cópia (padrão, 24h, turno da noite)

Criar calendário
Ao acessar as opções do calendário, você poderá
estabelecer novos padrões para hora de início e término,
quantidade de horas por dia ou semana, etc.

Definir período útil
Levando em conta a carga diária ou semanal, podemos
alterar o período útil. Esta opção está disponível em
semanas de trabalho.

Levantamento inicial
Na fase de levantamento inicial devemos definir as
tarefas. Para exemplificar adotarei milestones e tarefas
que envolvam a reforma de uma sala de estar
Nomes das tarefas e demais campos para inserção de dados

Levantamento inicial
A princípio, o MS Project não diferencia tarefas de
milestones, desta forma, é necessário definir a
hierarquia adequada ao projeto.
Milestones: Eventos significativos do projeto que precisam ser reportados aos stakeholders (pontos de controle)
Milestones do Projeto

Milestones do projeto
Os marcos (milestones) permitem dividir o projeto em
fases claramente identificadas. Após selecionar as
tarefas que compõem o milestone, selecione Recuar
Tarefa.

No modo de exibição utilizado até o momento (gráfico
de Gantt), a adoção de milestones é muito útil para
acompanhar as entregas durante o projeto.

Por padrão, após definição da estrutura analítica do
projeto, o sistema atribui a data atual nos campos de
início e término, tendo como valor de duração, um dia.

Limpe a data de início e término (duração do milestone).
A somatória da duração das tarefas compreenderá a
duração do milestone.

Após a definição da quebra da estrutura de trabalho,
podemos associar os milestones e suas respectivas
tarefas ao calendário específico.

Associar projeto ao calendário
Após a associação do projeto ao seu respectivo
calendário, podemos perceber uma alteração visual na
coluna indicadores. Isto significa que nosso
cronograma está atrelado ao período útil definido no
calendário

Vinculando Tarefas
Vincular tarefas significa “criar um elo de dependência”.
Por exemplo, desde que hajam recursos (pessoas)
podemos afastar os móveis e forrar o chão de forma
simultânea. Contudo, importante lembrar que o tipo de
vínculo padrão (default) no MS Project é Término-a-
Início
Tarefas vinculadas

Vinculando Tarefas
Para alterar a relação (dependência) entre as tarefas
predecessora e sucessora, clique duas vezes no
campo Nome da tarefa que deseja alterar, em seguida
escolha o tipo na guia Predecessoras.

Vinculando Tarefas
De forma similar à definição dos milestones, quando
vinculamos tarefas, novamente o sistema adota a data
atual para início e término. O tempo de duração pode ser
definido em minutos, horas, semanas, meses, etc.

Tempo de duração do milestone
Uma vez definida a quebra de estrutura de trabalho,
podemos alterar o modo de tarefa dos milestones para
agendado automaticamente.

Tempo de duração do milestone
O tempo de duração do milestone é exibido a partir da
somatória da duração das tarefas.

Estruturas de níveis
Outline – Sumarização
O recurso de estruturação do MS Project ajuda a
organizar as tarefas de acordo com sua importância.
Com essa estrutura podemos distribuir níveis de recuo,
ocultando as tarefas subordinadas
Modo Resumido

Adicionando recursos ao projeto
Quando falamos sobre recursos do projeto, normalmente
nos referimos as pessoas incluídas no plano de projeto.
Entretanto, um recurso também pode incluir qualquer
item usado para concluir um projeto, seja ele um
equipamentos, um material ou até mesmo um custo.

Adicionando recursos ao projeto
Para incluir recursos ao seu projeto clique na guia
Exibir. No grupo contendo mais modos de exibição
selecione a opção Planilha de recursos. A guia
Recurso é um atalho, basta selecionar o tipo de recurso
e acrescentá-lo

Alocando recursos ao projeto
Uma vez cadastrado os recursos, assinale aqueles
necessários para execução de cada tarefa (exibição
modo Gantt). Mova a escala de tempo até a coluna
Nomes dos recursos estar visível

Caminho crítico - CPM
O método do caminho crítico (Critical Path Method) é a
sequência de atividades que devem ser concluídas nas datas
programadas para que o projeto possa ser concluído dentro
do prazo final, em outras palavras, a sequência das
atividades que não tem folga.
Um projeto pode ter mais de um caminho crítico, podendo ter
folga positiva (igual a zero) ou negativa, dependendo das
restrições de prazo aplicadas.
Pré-requisitos
• Estimativa de duração de cada atividade;
• Definição das predecessoras de cada atividade.

O caminho crítico está diretamente ligado ao planejamento e
tem como principal objetivo, minimizar o tempo de duração
total do projeto. A identificação do caminho crítico fornece
informações úteis para a elaboração do projeto, pois além de
revelar os recursos necessários (em função da duração
mínima), pode auxiliar na gestão de recursos de uma forma
equilibrada durante todo o projeto.
A,B,E,G = 3+1+4+6 = 14
A,C,E,G = 3+2+4+6 = 15
A,D,F,G = 3+3+5+6 = 17

Considere um projeto com a seguinte estrutura:
Atividade Predecessora Duração (dias)
A -- 3
B A 5
C -- 12
D -- 4
E D 2
F D 5
G F 7
H E;G 8
I B 11
J C;H;I 3
a) Determine a duração mínima
do projeto
b) Determine o caminho crítico do
projeto

A B
C
D
E
F G
H
I
J
a) duração mínima do projeto
27 dias
b) Determine o caminho crítico
do projeto
D-F-G-H-J
D=3
D=12
D=5 D=11
D=2
D=4
D=5 D=7
D=8
D=3

Caminho crítico no MS Project
No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique
em Formatar e marque a caixa de seleção Tarefas
Críticas.
As tarefas no caminho crítico
são exibidas com barras de
Gantt vermelhas.

Outra maneira de “ver” o caminho crítico e destacando-o. Na
guia Exibir, selecione Crítico na lista Destacar. O caminho
crítico será exibido em amarelo.

Permanecendo na guia Exibir, ao selecionar Crítico nas
opções de Filtro, você verá somente as tarefas no caminho
crítico.

Permanecendo na guia Exibir, você também poderá agrupar
as tarefas no caminho crítico através da estrutura da tabela

Linha de base do projeto
Tendo assumido o papel de gerente de projetos, quando
o patrocinador te perguntar: “como está o andamento do
projeto em comparação com o plano original?” a última
coisa que ele vai querer ouvir como resposta é "não sei".
A linha de base é uma ferramenta que pode ser usada
para evitar este desfecho. Ela deve ser criada ao término
do planejamento (após a aprovação das parte
envolvidas). Como uma fotografia retirada no momento
da aprovação do projeto, deve conter as datas de início
e término de todas atividades do cronograma de forma
ininterrupta.

Linha de base do projeto
• Sempre que houver alguma alteração (aprovada pelo
patrocinador e demais envolvidos), uma nova linha de base
do cronograma deverá ser gerada e divulgada para toda
equipe do projeto.
• O gerente de projeto deve entender as causas das
alterações do cronograma e sempre que possível,
influenciá-las.
• A linha de base do cronograma ajuda o gerente de projeto
na negociação das mudanças solicitadas, demonstrando o
impacto que ocorrerá no prazo do projeto.

Criar linha de base no MS Project
Para criar uma linha de base no MS Project Clique na
guia Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha
de Base.
Em um mesmo projeto, o limite é de 11 linhas. As linhas de base fornecem
instantâneos frequentes, assim, ao final do projeto será possível identificar a
distância entre onde se chegou e aonde se deseja chegar

Método PERT
Desenvolvido por uma empresa de consultoria em 1958
(Booz, Allen & Hamilton), o método PERT (Program
Evaluation and Review Technique) é uma técnica muito
utilizada na administração para gerenciar o calendário de um
projeto. Embora os procedimentos operacionais na
montagem das redes (tarefas entrelaçadas) seja muito
semelhante tanto no CPM quanto no PERT, as durações das
atividades diferem.
Enquanto no PERT a estimativa de duração das atividades
ocorrem de uma forma probabilística, no CPM as mesmas
ocorrem de forma determinística.

Método PERT
Como ferramenta de planejamento, o método PERT permite
definir adequadamente as datas para mobilização e
desmobilização dos recursos (humanos, materiais e
financeiros).
Deste modo, o período comprometido e a responsabilidade
atribuída para cada ator do processo fica perfeitamente
caracterizada.

Objetivos do Método PERT
O método PERT foi desenvolvido originalmente para atender
os seguintes objetivos:
 Minimizar problemas pontuais nos projetos, tais como:
atrasos e interrupções de serviços;
 Conhecer antecipadamente as tarefas críticas que possam
influenciar a duração total do projeto ou programa;
 Manter a administração informada quanto ao
desenvolvimento, favorável ou desfavorável de cada etapa;
 Estabelecer quando cada tarefa deve ser inicializada ou
concluída;
 Ser um forte instrumento tanto no planejamento, quanto na
coordenação e no controle.

PERT – Terminologias e Convenções
Se tudo prossegue como planejado, a melhor estimativa de
tempo necessário para concluir uma tarefa é obtida a partir da
formula:
TE = (O + P + 4M) / 6
Onde
TE = Tempo Esperado
O = Previsão Otimista
P = Previsão Pessimista
M = Previsão mais Provável

Exemplo de PERT
Atividade O M P Tempo
Esperado
Desvio Padrão Variância
A 4 6 8
B 10 20 30
C 50 55 70
D 29 38 43
Projeto

PERT – Tempo Esperado
Atividade A Atividade B Atividade C Atividade D
TE = (O + P + 4M) / 6
TE = (4 + 8 + 24) / 6
TE = 6
TE = (O + P + 4M) / 6
TE = (10 + 30 + 80) / 6
TE = 20
TE = (O + P + 4M) / 6
TE = (50 + 70 + 220) / 6
TE = 55,66666666666667
TE = (O + P + 4M) / 6
TE = (29 + 43 + 152) / 6
TE = 37,33333333333333
Esperado
A 4 6 8 6
B 10 20 30 20
C 50 55 70 56,67
D 29 38 43 37,33
Projeto

PERT – Duração do Projeto
Esperado
A 4 6 8 6
B 10 20 30 20
C 50 55 70 56,67
D 29 38 43 37,33
Projeto 93 119 151 120
Duração do Projeto
O M P Tempo Esperado
4 + 10 + 50 + 29 = 93 6 + 20 + 55 + 38 = 119 8 + 30 + 70 + 43 = 151 6 + 20 + 56,67 + 37,33 = 120

PERT – Desvio Padrão
Esperado
A 4 6 8 6 0,67
B 10 20 30 20 3,33
C 50 55 70 56,67 3,33
D 29 38 43 37,33 2,33
Projeto 93 119 151 120
Desvio Padrão =
𝑷 −𝑶
𝟔
𝟖 − 𝟒
𝟔
𝟑𝟎 − 𝟏𝟎
𝟔
𝟕𝟎 − 𝟓𝟎
𝟔
𝟒𝟑 − 𝟐𝟗
𝟔

PERT – Variância
Esperado
A 4 6 8 6 0,67 0,45
B 10 20 30 20 3,33 11,09
C 50 55 70 56,67 3,33 11,09
D 29 38 43 37,33 2,33 5,43
Projeto 93 119 151 120
Variância = 𝑫𝒆𝒔𝒗𝒊𝒐 𝑷𝒂𝒅𝒓ã𝒐 𝟐
𝟎, 𝟔𝟕 𝟐
𝟑, 𝟑𝟑 𝟐
𝟑, 𝟑𝟑 𝟐
𝟐, 𝟑𝟑 𝟐

PERT – Variância Total
Esperado
A 4 6 8 6 0,67 0,45
B 10 20 30 20 3,33 11,09
C 50 55 70 56,67 3,33 11,09
D 29 38 43 37,33 2,33 5,43
Projeto 93 119 151 120 5,30 28,06
Encontrada a variância total (0,45 + 11,09 + 11,09 + 5,43 = 28,06), use a
seguinte fórmula calcular o desvio padrão do projeto:
Variância Total = Desvio Padrão do Projeto
28,06 = 5,30

Probabilidade de Terminar no Prazo
1 desvio padrão (1σ) = 68,3%
2 desvios padrão (2σ) = 95,4%
3 desvios padrão (3σ) = 99,7%
- 3DP
- (3*5,30)
- 2DP
- (2*5,30)
- 1DP
- 5,30
Duração
PERT
+ 1DP
+ 5,30
+ 2DP
+(2*5,30)
+ 3DP
+(3*5,30)
104,1 109,4 114,7 120 125,3 130,6 135,9
99,7% 95,4% 68,3% 68,3% 95,4% 99,7%

Função PERT no MS Project
Ainda que a função PERT não seja nativa no MS Project, ela
poderá ser adicionada. Neste link você encontrará o arquivo
de instalação junto com o manual de orientações (compatível
com as versões 2010 e 2013). Caso esteja utilizando a versão
2016 utilize este plugin.
Obs. Antes de realizar a instalação, descompacte a pasta do
plugin no diretório onde a aplicação está instalada
(C:Program Files), por exemplo.

Tarefas atrasadas no MS Project
Por padrão e por definição, uma tarefa crítica é aquela
considerada com margem de atraso zero (0). Se uma tarefa
crítica estiver atrasada, a data de término do projeto também
será adiada.
Você pode criar uma margem para atraso em seu caminho
crítico alterando a configuração padrão.
Arquivo > Opções do Project > Avançado

Flutuações ou margem de atraso
Estas são algumas regras que você precisa lembrar quando
levar em conta a flutuação ou margem de atraso
Item que requer atenção Motivo
Restrições inflexíveis
Sempre que uma tarefa estiver restrita a data de uma
predecessora que termina tarde demais, poderá ocorrer uma
margem de atraso negativa, afetando o início da sucessora na
data especificada pela restrição.
Datas limites
As datas limites podem afetar a margem de atraso total de
tarefas. Se você inserir uma data limite antes do final da
margem de atraso total da tarefa, a margem de atraso total
será recalculada usando a data limite, em vez do limite da
data de término da tarefa. A tarefa se tornará crítica se a
margem de atraso total atingir zero.

Tarefas atrasadas no MS Project

Visualizando tarefas atrasadas
Se você tiver curiosidade sobre como o Project calcula
margem de atraso, basta adicionar uma nova coluna (em
qualquer modo de exibição) e selecionar os campos Iniciar
margem de atraso e Concluir margem de atraso.

Gantt detalhado para encontrar atrasos
Clique em Exibir > Outros Modos de Exibição > Mais
Modos de Exibição. Na lista Modos de Exibição, clique
duas vezes em Gantt Detalhado.

Após selecionar o modo de exibição Gantt Detalhado, Clique
em Exibir > tabelas> cronograma.

Clique em uma tarefa e exiba seus valores de Atraso Livre e
Atraso Total. Se você não conseguir ver esse campos,
pressione Tab para movê-los.

Finalizando o projeto
Assim como as demais fases, a finalização do projeto requer
um cuidado especial de modo a garantir que:
 A aceitação das entregas seja formalizada;
 Verificação de conformidade com procedimentos para
encerramento do contrato;
 Registrar lições aprendidas e as informações do projeto
para o uso futuro da organização;
 Investigar e documentar as razões quando ocorrer o
cancelamento de um projeto.

Nos painéis disponíveis na guia Relatórios, você encontrará
o Gráfico Burndown (progresso do trabalho em
desenvolvimento), Visão Geral do Projeto, Visão Geral do
Custo, entre outros. Existem ainda relatórios específicos,
como Em Andamento, Recursos, Custos, entre outros.

No MS Project existe uma funcionalidade que permite
comparar linhas de base ou comparar arquivos de projetos
diferentes.
Relatório > Comparar Projetos.
Os relatórios podem ser impressos Arquivo > Imprimir, ou
se desejar, também poderá compartilhá-los Arquivo >
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