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Apostila de MS Project 2003
Módulo Básico
MS Project 2003 Página 2 / 38
Sumário
1. INTERAÇÃO DO MS-PROJECT NA GERÊNCIA DE PROJETOS ..................................... 3
2. PROCESSOS DA GERÊNCIA DE PROJETOS ................................................................... 3
2.1. Processo de Inicialização ............................................................................................ 4
2.2. Processo Planejamento ............................................................................................... 4
2.3. Processo de Execução................................................................................................. 4
2.4. Processo de Controle................................................................................................... 4
2.5. Processo de Finalização .............................................................................................. 4
3. O MICROSOFT PROJECT PARA A GESTÃO DE PROJETOS.......................................... 5
4. O MS-PROJECT 2003........................................................................................................... 6
5. UM NOVO PROJETO.......................................................................................................... 10
6. TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS ............................................................................ 12
7. CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO ...................................................................... 15
7.1. Agrupamento de tarefas (tarefa sumário) ................................................................ 15
7.2. Predecessão................................................................................................................ 18
7.3. Identificando o Caminho Crítico ............................................................................... 20
8. TRABALHANDO COM RECURSOS .................................................................................. 23
8.1. Gerenciamento de recursos ...................................................................................... 23
8.2. Alocação de Recursos ............................................................................................... 24
8.3. Cálculo da Duração da Tarefa após a alocação ...................................................... 25
8.4. Superalocação de Recursos...................................................................................... 25
8.5. Solucionando a Superalocação Administrativamente............................................ 26
9. CONTROLE DO PROJETO ................................................................................................ 27
9.1. Definindo as Metas no MS-Project............................................................................ 27
9.2. Executando o controle ............................................................................................... 29
9.2.1. Lançamento do Real ........................................................................................... 29
9.2.2. Comparando o previsto com o realizado.......................................................... 30
10. VISUALIZAÇÕES DO PROJETO.................................................................................... 31
11. COMUNICAÇÃO (RELATÓRIOS E PUBLICAÇÃO NA WEB) ...................................... 34
11.1. Relatórios................................................................................................................. 34
11.2. Impressão ................................................................................................................ 35
11.3. Publicação para WEB ............................................................................................. 37
MS Project 2003 Página 3 / 38
1. INTERAÇÃO DO MS-PROJECT NA GERÊNCIA DE PROJETOS
Os projetos praticamente se originaram nas primeiras comunidades humanas,
o homem precisava executar empreendimentos para busca de comida, habitação etc.
Os projetos fazem parte de nosso cotidiano e se olharmos para a história, temos
vários empreendimentos que vem enriquecendo a gama de informações inerentes a
gerência de projetos.
Muitas técnicas e ferramentas têm sido desenvolvidas para a melhoria da
gestão de projetos. Em 1969 foi criada uma instituição chamada PMI – Project
Managment Institute ou Institudo de Gerenciamento de Projetos. Ela foi criada com o
intuito de pesquisar e organizar o gerenciamento de projetos. Um dos seus
documentos principais editado em forma de livro é o PMBOK que está em sua terceira
edição de 2004.
Pela definição do PMBOK-2004 um projeto é:
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto,
serviço ou resultado exclusivo.“
Não devemos confundir Projetos com Processos. Processos são operações
contínuas, uma linha de montagem de automóveis por exemplo. Já Projetos, são
empreendimentos únicos, com tempo limite para a obtenção dos resultados. Como
exemplo, podemos ter a construção de uma casa um novo sistema de computação,
etc.
2. PROCESSOS DA GERÊNCIA DE PROJETOS
Um projeto é um evento único e temporário que necessita de um planejamento
específico para atingir seus objetivos. É conduzido por pessoas dentro de parâmetros
preestabelecidos.
A tríade básica destes parâmetros é composta por Qualidade, Prazo e Custo.
Assegurar o planejamento estabelecido para o atingimento das metas é função do
Gerente de Projetos.
MS Project 2003 Página 4 / 38
Para isto, foram estabelecidos processos essenciais para uma melhor
condução de um projeto:
2.1. Processo de Inicialização
Pesquisas e estudos de viabilidade fazem parte do processo de Inicialização.
Deste trabalho inicial, tem-se a Proposta Executiva. Esta proposta é um contrato que
finaliza este processo e mesmo sendo aprovado ainda temos um horizonte de
incertezas e então dá-se início ao processo de Planejamento.
2.2. Processo Planejamento
A fase de planejamento vem para aumentar o nível de conhecimento das
próximas necessidades de trabalho, recursos, metas e prazos para a realização do
projeto.
É nesta fase, que normalmente é criada a maioria dos documentos para a
gestão da execução do projeto.
2.3. Processo de Execução
Com as metas estabelecidas, recursos identificados e/ou adquiridos. Podemos
dar início a execução dos objetivos do projeto. Este processo executa e informa o
progresso físico e cronológico das tarefas realizadas no projeto, relatando o seu
andamento.
2.4. Processo de Controle
Continuamente a execução precisa ser monitorada e medida para que seja
comparada ao estabelecido no plano do projeto.
As distorções encontradas fazem que o planejamento seja revisto e adequado
para que as próximas tarefas sejam executadas afetando o mínimo possível o projeto.
2.5. Processo de Finalização
Com o término da execução, temos um produto, serviço ou resultado
alcançado. E este deve ser objetivo do Projeto. Com a finalização temos dois
MS Project 2003 Página 5 / 38
documentos importantes: documento de encerramento do projeto e o documento de
lições aprendidas.
Devemos destacar que no processo de controle é feito em ondas sucessivas
avaliando o progresso e gerando um novo planejamento. A figura abaixo ilustra a
relação entre os processos.
3. O MICROSOFT PROJECT PARA A GESTÃO DE PROJETOS
O MS-Project tem por objetivo organizar e relacionar as tarefas, prazos e
recursos necessários à execução de um projeto. Desta forma, os projetos gerenciados
por ele, tem as facilidades de consultas, simulações e representações gráficas e
numéricas acompanhando os padrões de mercado.
O planejamento do trabalho a ser executado, as ‘entregas’ a serem feitas
durante a execução do projeto, marcos para medição, informações sobre o andamento
do projeto, custos dos recursos, identificar erros e inconsistências, etc. podem ser
geridos através do MS-Project. Mas vale lembrar que para a boa execução do Projeto
cabe à Equipe de Gerência de Projetos fazer o papel de interface entre os
interessados do projeto, gerir os conflitos, administrar os recursos e o trabalho a ser
MS Project 2003 Página 6 / 38
executado assim como identificar as distorções do planejado e o executado e
implementar as correções necessárias.
Basicamente um projeto no MS-Project é gerido por tarefas lançadas em uma
tabela e estas relacionadas aos recursos (humanos, materiais, serviços etc.)
Um documento do MS-Project tem a extensão ‘.mpp’ que contém vários
elementos pertinentes ao projeto que pretendemos gerir. Ao longo deste curso iremos
identificar os alguns destes elementos sua formação e seu uso dentro da gestão de
projetos.
4. O MS-PROJECT 2003
Apesar de não ser fornecido juntamente com os aplicativos do MS-Office, o
Project faz parte desta família. Sua tela inicial segue os mesmos conceitos de seus
parentes:
Tela inicial do MS-Project
MS Project 2003 Página 7 / 38
Barra de Ferramentas: por padrão são exibidas as ferramentas de formatação
Guia do projeto: Permite acesso rápido a funcionalidades que auxiliam o
gerenciamento do projeto.
Ponto de Partida (Painel de Tarefas): Facilitador durante a utilização inicial do
MS-Project. Permitindo por exemplo conectar à Microsoft e ter acesso à informações
sobre o Project, abrir últimos projetos utilizados, etc.
Barra de modos: Contém ícones que permitem selecionar modos de exibição
do Projeto
Tabela: Contém os campos que permitem a criação das tarefas do projeto
Gráfico de Gantt: Representação das tarefas no tempo de forma gráfica através
de barras horizontais.
Barra de Divisão: Barra entre a Tabela e o Gráfico de Gantt. Permite, ao
arrastá-la para esquerda ou direita alterar a dimensão entre a Tabela e o Gráfico de
Gantt.
MS Project 2003 Página 8 / 38
Tarefas
Para a realização de um projeto são necessários os pacotes de trabalho a
serem executados. No MS-Project este conceito é tratado pelo nome de Tarefas. Com
um conjunto gráfico de tarefas analisado no tempo temos o cronograma do projeto.
Cada tarefa é identificada por uma linha na Tabela e seus principais campos são:
Identificador da tarefa: Campo numérico e seqüencial, não pode ser alterado
pelo usuário. Serve para identificar cada tarefa como única.
Duração: Tempo necessário para a execução da tarefa. Pode ser informado
em:
m = minutos, h = horas, s (semanas), mês (meses), md (minutos decorridos),
hd (horas decorridas), dd (dias decorridos), sd (semanas decorridas), mêsd (mês
decorrido)
Início: Data de início da tarefa.
Término: Data de Término da tarefa.
As datas de Início e término normalmente sofrem alterações automáticas
conforme a configuração do projeto e acompanhamento da execução.
MS Project 2003 Página 9 / 38
Prática: Usando o MS-Project simule alguns pacotes de trabalho necessários à
execução de um projeto lançando algumas tarefas e durações. Verifique o
comportamento de: data de início, data de término e o Gráfico de Gantt.
Recursos
[Link Project: Exibir->Planilha de Recursos]
Todo projeto para ser executado precisa de pessoal, equipamentos,
máquinas e materiais de consumo. A estes envolvidos, damos o nome de recursos.
São estes recursos que geram os custos de um projeto
Principais colunas da Tabela de Recursos:
Nome do Recurso: Identificação funcional do Recurso
Tipo: Trabalho para mão-de-obra, Máquinas-equipamentos ou Material para
materiais consumíveis
Unidade do Material: Somente para tipo material. Pode-se usar por exemplo:
cx, ton, lt.
Unid. Máximas: Quantidade total do recurso.
Taxa-padrão: custo por hora normal quando mão-de-obra ou máquina-
equipamento e custo unitário no caso de materiais.
Taxa H. Extra: Custo por hora extra de cada unidade de recurso do tipo
trabalho
MS Project 2003 Página 10 / 38
Custo Uso: custo de mobilização do recurso.
Acumular: Forma de apropriação do custo: Rateado para mão de obra, Início
para o caso de materiais.
Calendário Base: Calendário para determinação da jornada de trabalho do
Recurso
Prática: Usando o MS-Project simule alguns recursos disponíveis em sua
organização necessários à execução de um projeto.
5. UM NOVO PROJETO
A partir do menu, seguindo o “Link Project “ (abaixo) é criado um novo arquivo
para manter um novo projeto. À esquerda da tela abrirá uma tela onde temos de
escolher “Projeto Vazio”. Também será apresentada uma tela para que sejam
lançadas as informações básicas do projeto. Esta tela de informações poderá ser
acessada a qualquer momento através do segundo “Link Project” informado abaixo.
[Link Project: Arquivo->Novo ]
[Projeto-> Informações sobre o Projeto ]
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A figura acima mostra a janela com a configuração necessária a inicialização
de um projeto no MS-Project. Onde temos:
Data de início: quando deve começar a primeira tarefa do projeto.
Data de Término: quando deve terminar a última tarefa do projeto.
Agendar a partir de: Define a programação do cronograma do projeto. Se deve
ser do início para o final ou do final para o início.
Data de Status: Data do último acompanhamento
Calendário: Calendário base para o projeto
Prioridade: Prioridade dada ao projeto. Usada no processo de nivelamento e
redistribuição de recursos.
Data Atual: data corrente do sistema.
Botão Estatísticas: acessa ao quadro de resumo do projeto. (figura abaixo)
MS Project 2003 Página 12 / 38
Campos personalizados da Empresa: O Project permite que alguns campos
sejam personalizados para efetuarem cálculos ou ações específicas.
Prática: Crie um novo projeto em branco e salve-o com o seu ‘Nome’. Verifique
a tela de informações sobre o projeto.
6. TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS
Os calendários no MS-Project provêem funcionalidades como às seguintes:
Registro de Dias úteis
Jornada de Trabalho
Base para cálculos de quantidade de Horas de Trabalho, custo e duração
O MS-Project pode manter inúmeros calendários e estes calendários podem
ser associados a projetos, recursos e tarefas.
[Link Project: Ferramentas -> Alterar Período Útil]
MS Project 2003 Página 13 / 38
Os calendários previamente configurados do Project são:
Padrão: base para os calendários de tarefa, de recursos e do projeto. Esse
calendário cogita uma agenda de trabalho tradicional: de segunda-feira a sexta-feira,
de 08:00h às 17:00h, com uma hora de intervalo.
24 horas: Agenda sem nenhum período de folga. Pode-se utilizá-lo quando os
recursos e as tarefas forem agendados para diferentes turnos do dia ou da noite ou
quando os recursos de equipamento trabalharem nas tarefas consecutivamente.
Turno da noite: turno noturno de segunda-feira à noite até sábado de manhã,
das 23:00 às 8:00, com uma hora de intervalo.
O Botão [Novo] chama uma janela que permite criar calendários específicos
para uso em seus projetos (fig.9).
MS Project 2003 Página 14 / 38
Os feriados são especificados como “período não útil”. Os campos “De” e “Até“
são usados para lançar o horário de expediente. Um calendário pode sofre alterações
em um dia (selecionando a célula referente ao dia), referente a um período de dias
(selecionando apenas os dias desejados) ou todos os dias do calendário
(selecionando as colunas referentes aos dias)
Prática: Estando com o seu projeto aberto, crie calendários conforme a seguir:
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7. CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO
Durante a fase de iniciação, sabemos o que queremos em seu término, mas
ainda estamos pobres de informação do que precisa ser feito para que cheguemos ao
objeto do projeto. Para isto, temos a fase de planejamento onde é montada uma
estrutura analítica de trabalho que possui as tarefas à conclusão do projeto. As tarefas
são os pacotes ‘mínimos’ de trabalho que nos permite saber o que precisa ser feito e a
elas, associamos o tempo, recursos e predecessões. Abaixo, são apresentados
conceitos importantes sobre tarefas:
Tarefa Crítica : Tarefa com folga igual a zero
Tarefa não crítica: Tarefa com folga total maior que zero
Tarefa Sumário: uma totalizadora (tarefa de resumo, não podem ter duração
alterada pelo usuário)
Marco Temporal: duração igual a zero (etapa). Não aloca recursos
Projeto Alicerce
7.1. Agrupamento de tarefas (tarefa sumário)
Normalmente separamos as tarefas do projeto em grupos este procedimento
facilita a visualização das ‘entregas’ durante o projeto. O agrupamento se dá através
da seleção das tarefas que desejamos que se tornem sub-tarefas e clicamos no botão
[Recuo] na barra de ferramentas.
MS Project 2003 Página 16 / 38
Podemos identificar que precisamos efetuar algumas compras e outra fase
seria a de construção. As tarefas tipo ‘grupo’ não podem ter alteradas suas durações e
agendamento. Estes são calculados a partir das suas sub-tarefas.
Conforme já visto, na tabela de tarefas é onde também colocamos a duração
de uma tarefa. Estas podem ter unidades de tempo diferentes. Podemos além de
informar a quantidade e a unidade de tempo colocar o sinal ‘?’ para indicar tempo
sugerido. Por padrão o MS-Project coloca a ‘?’ quando uma tarefa é incluída.
Podemos incluir e alterar as informações das tarefas diretamente na tabela de
tarefas ou dar duplo-click sobre a tarefa, que será aberto o formulário de Informações
sobre a tarefa. Este formulário permite que sejam dadas maiores informações sobre a
tarefa. Como por exemplo, seu tipo ou forma de precedência.
MS Project 2003 Página 17 / 38
Quanto ao seu tipo, temos:
Esforço: têm sua duração afetada pela alteração dos quantitativos dos recursos
alocados.
Unidades Fixas: quando duração é alterada, a quantidade de horas de trabalho
dos recursos é corrigida proporcionalmente.
Trabalho Fixo: quando a duração é alterada, a quantidade de recursos é
alterada.
Duração Fixa: não tem duração afetada pela alteração dos quantitativos dos
recursos
Controlada pelo empenho:a alocação de um novo recurso, reduz a duração da
tarefa.(também para Unidades Fixas)
Também neste formulário podemos cadastrar suas restrições de data conforme
a tabela abaixo:
Deve iniciar em Data de início determinada – estática
Dever terminar em Data de término determinada – estática
Não iniciar antes de Data de início limitada – só se desloca para mais
tarde
Não iniciar depois de Data de início limitada – só se desloca para mais
cedo
Não terminar antes
de
Data de término limitada – só se desloca para mais
tarde
Não terminar depois
de
Data de Término limitada – só se desloca para mais
cedo
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O mais Breve
possível
Acompanha a predecessora – se o projeto foi
agendado pela data de início
O mais tarde
possível
Acompanha a sucessora, com folga zero – padrão se
o projeto foi agendado a partir do término
7.2. Predecessão
Observando a imagem abaixo, temos cada grupo de tarefa com duração de 1
dia. Isto ocorre porque o MS-Project presume que todas serão feitas em paralelo. Para
que tenhamos o controle real dos prazos, precisamos especificar a ordem da
execução das tarefas.
O cronograma do projeto indica que ele todo será feito em um dia com todas as
tarefas sendo executadas em paralelo.
Não podemos começar a pintar sem antes comprar a tinta. Mesmo depois da
tinta comprada, precisamos antes aplicar o concreto. Precisamos informar ao MS-
Project quais tarefas devem ser feitas uma após a outra. Com isto, a coluna
‘predecessoras’ tem sua função e podemos sugerir um cronograma assim:
MS Project 2003 Página 19 / 38
Caso uma tarefa tenha mais de uma predecessora, podemos informá-las
separadas por ponto-e-vírgula.
Dica: Usualmente colocamos uma primeira tarefa no topo da tabela indicando o
nome de nosso projeto e agrupamos todas as demais abaixo desta tarefa principal.
Assim, podemos verificar de imediato a duração do projeto, seu início e seu fim.
Podemos também estabelecer ou retirar a predecessão através dos botões
[Vincular Tarefas] e [Desvincular Tarefas]
Por padrão, o vínculo entre as tarefas é ó tipo Término/Início onde uma só
inicia quando a outra for concluída. Através do formulário de informações sobre a
tarefa podemos definir o tipo de vínculo entre as tarefas.
Abaixo temos os tipos de vínculos e sua representação gráfica:
MS Project 2003 Página 20 / 38
Término/Inìcio (TI / FS)
Para ter início, outra tem de ser concluída
Início/Inìcio (II / SS)
Para ter início, outra tem de ser iniciada
Término/Término ( TT/ FF)
Para ter Fim, outra tem de ser concluída
Inicio/Término (IT / SF)
Para ter Fim, outra tem de ser iniciada
Dica: Todas as tarefas de um projeto devem ter predecessoras e sucessoras.
Menos a primeira tarefa e a última. Se uma tarefa não possuir estes vínculos,
provavelmente ela não é necessária ou está mal definida.
7.3. Identificando o Caminho Crítico
Com o vínculo entre as tarefas estabelecido, podemos agora verificar quais são
as tarefas que mais podem impactar em nosso prazo em caso de problemas durante a
execução. Normalmente identificamos durante o planejamento e seqüenciamento das
tarefas uma Folga que é o intervalo de tempo entre tarefas de um projeto como um
todo ou estabelecido por restrições de data de início ou de término.
MS Project 2003 Página 21 / 38
Acima temos uma rede de interdependência das tarefas de um projeto. O
caminho [A-C-E] tem a soma da duração de suas tarefas em 8 dias. O caminho [B-D-
E] tem a duração de 11 dias.
Temos então o seguinte:
As tarefas A-B ou C-D serão executadas em paralelo.
A duração total de nosso projeto é de 11 dias (ditado pelo caminho maior).
Se houver algum atraso nas tarefas B, D ou E, nosso projeto irá sofrer atraso.
Se houver algum atraso com até 3 dias em A ou C não haverá alteração na
data final de nosso projeto.
O ‘caminho crítico‘encontrado nas tarefas B-D-E deve ter suas tarefas
controladas com maior atenção, pois qualquer atraso nestas impactarão no término.
Devemos também ter atenção ao outro caminho por que caso atrasem mais de 3 dias,
elas passarão a ser o caminho crítico .
No Project, identificamos o caminho crítico através do Gráfico de “Gantt de
Controle” ou através do diagrama de rede.
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Prática: Experimente no seu projeto de estudo colocar as predecessões, alterar
seus tipos de vínculos e verifique o resultado no Gráfico de Gantt
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8. TRABALHANDO COM RECURSOS
Tarefas por si só não representam nada, para que sejam executadas elas
precisam dos recursos. Estes recursos podem ser humanos, máquinas, equipamentos,
etc. Eles impactam diretamente no escopo, custo, prazo e na qualidade. E o principal,
são sempre limitados em relação à disponibilidade.
8.1. Gerenciamento de recursos
O gerenciamento de recursos envolve as seguintes fases:
Criar e detalhar os recursos
Alocar os recursos
Analisar a alocação dos recursos
Nivelar e redistribuir o trabalho dos recursos
O item 1 já foi visto anteriormente nesta apostila, veremos agora os itens 2 e 3.
O Item 4 é abordado no curso de MS-Project Avançado.
Conforme já visto, no MS-Project podemos cadastrar os recursos necessários,
seus custos assim como sua disponibilidade. O que precisamos agora é definir “quem
vai fazer o quê” em nossos projetos. O procedimento descrito a seguir descreve como
utilizar recursos em um projeto.
MS Project 2003 Página 24 / 38
8.2. Alocação de Recursos
Com as tarefas criadas, os recursos disponíveis detalhados na planilha de
recursos. Podemos fazer as alocações de recursos às tarefas. Devemos especificar
qual o tempo ele ficará alocado para a tarefa. Quando é feita a alocação, o padrão é
100% isto significa que o recurso ficará 100% do seu tempo para a tarefa.
Existem várias formas de alocar recursos em tarefas. Podemos informar
diretamente o nome do recurso na tabela de tarefas, podemos também informar
através do formulário de informações da tarefa ou temos uma forma de visualização
de formulário na tela do MS-Project.
[Link: Janela->Dividir]
[Botão direito no formulário->Trabalho do Recurso]
Dica: Por padrão as unidades de recursos no MS-Project estão em percentual.
Ou seja, 100% significa 1 recurso alocado. Para facilitar a visualização, podemos
alterar esta informação para decimal, basta ir para a opção de menu: Ferramentas-
>Opções->Cronograma->Mostrar unidades de atribuição como : Decimal.
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8.3. Cálculo da Duração da Tarefa após a alocação
Quando recursos são alocados para a tarefa, o MS-Project executa a seguinte
fórmula:
Trabalho = Duração*Unidades
ou
Duração = Trabalho /Unidades
À medida que os recursos são alocados ou removidos das tarefas, a duração e
a quantidade de hora de trabalho irão se ajustar.
Este comportamento pode ser alterado através do tipo de tarefa que podemos
definir através da janela de informações sobre a tarefa:
Unidades Fixas
Duração Fixa
Trabalho Fixo
8.4. Superalocação de Recursos
Se recursos geram custos, teremos sempre limitações quanto a sua
disponibilidade. Seu uso deve sempre ser o mais otimizado possível para que também
não haja ociosidade.
Super alocação ou conflito de recursos é a situação causada pela necessidade
momentânea de alocar uma quantidade de recursos não disponível.
MS Project 2003 Página 26 / 38
Podemos identificar os recursos com superalocação de maneira imediata
através da planilha de recursos. Os recursos nesta situação são destacados em
vermelho.
Uma boa forma de identificar e tratar os problemas com recursos está na
visualização abaixo:
[Link: Exibir->Barra de Ferramentas->Gerenciamento de Recursos]
Os dias em que a carga horária total do recurso estiver em vermelho são os
dias em que o recurso tem mais alocação de trabalho que a disponibilidade do dia.
8.5. Solucionando a Superalocação Administrativamente
Soluções possíveis para resolver a falta de disponibilidade de recursos podem
ir desde o aumento da quantidade de recursos até a postergação de tarefas. Primeiro
precisamos identificar quais recursos e quais tarefas estão com este problema e
aplicar algumas das ações abaixo quando:
Erro de digitação: Conferir a quantidade de recursos disponibilizados e
alocados
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Contratar / Adquirir: Identificar onde há necessidade de mais recursos
Distribuir trabalho: Em tarefas dirigidas por esforço, havendo folga, pode-se
reduzir a quantidade do recurso
Reduzir alocação: Em tarefas de duração fixa, diminuir a quantidade alocada,
negociando com os recursos maior produtividade.
9. CONTROLE DO PROJETO
Conforme visto, na gestão de projetos, após a fase de planejamento temos a
execução. A execução coloca em prática o que foram estabelecidas como metas a
serem alcançadas para a conclusão do projeto. Mas para que estas metas sejam
alcançadas precisamos continuamente acompanhar a evolução das tarefas e fazer os
ajustes necessários à execução.
9.1. Definindo as Metas no MS-Project
No término do planejamento, ou seja, quais as tarefas, recursos e prazos, etc.
foram definidos para o nosso projeto o MS-Project permite que guardemos uma
‘fotografia’ deste planejamento para que posteriormente possamos acompanhar a
evolução e comparar com o que foi proposto e replanejar o que ainda resta a executar.
A esta fotografia ao término do planejamento o MS-Projec chama de linha de
base (baseline).
[Link: Ferramentas->Controle->Salvar Linha de Base]
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As informações salvas são:
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9.2. Executando o controle
O Objetivo do controle é manter o projeto o mais próximo possível dos
compromissos assumidos (metas). E com isto temos:
Medição: (Data de Status) Percentual de realização física e tempo
Lançamento dos Dados
Realinhamento do Projeto: reprogramação a partir da data de medição
Identificação das Distorções: comparação com as metas
Avaliação das Distorções: quem necessita de intervenção
Medidas Corretivas: contingências (custo e tempo)
Comunicação
9.2.1. Lançamento do Real
Lançando através da janela atualização de tarefas:
[Link: Ferramentas-> Controle-> Atualizar Tarefas]
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Digitando-se em :
Duração real: Duração restante = Duração – Duração Real
%Concluída : Duração restante = Duração -( Duração * %Concluída)
Duração Restante :Nova Porcentagem de Conclusão e nova duração provável
9.2.2. Comparando o previsto com o realizado
Podemos visualizar o trabalho previsto e comparar com o realizado de forma
gráfica através do Gráfico de Gantt:
[Link: Formatar->Assist.Graf.Gannt->Avançar->Linha de Base]
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10.VISUALIZAÇÕES DO PROJETO
O MS-Project permite que trabalhemos de forma personalizada em nossos
projetos. Podemos dividir a tela do MS Project em duas, trabalhar em tabelas,
formulários, exibir ou ocultar campos e visualizar de forma gráfica informações sobre o
projeto.
Divisão da janela: Janela->Dividir
permite a visualização simultânea de dois blocos de informações do projeto. Deve-se
ter atenção que a janela superior comandará a exibição do conteúdo da janela inferior.
Formulários
Quando dividimos a janela, o modo de exibição de formulários é acionado na parte
inferior da janela do Project. Podemos escolher o tipo de formulário através do Click-
Direito na janela inferior.
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Personalização de Tabelas:
Clicando-se com o botão direito no título de uma coluna de tabela, temos acesso ao
menu de coluna onde podemos inserir campos de tabelas do Project ou ocultar
campos que não desejamos visualizar.
Formas de exibição pré-definidas:
Através de Exibir->Mais modos de exibição a janela de diálogo abaixo será mostrada.
Ela dá acesso a outros modos de exibição das informações do projeto .
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Personalização do Gráfico de Gantt:
Duplo-Click sobre o gráfico de Gantt da acesso a janela estilos de barra onde
podemos personalizar a exibição do gráfico. Outra forma, é com o click direito do
mouse sobre o gráfico e selecionar o Assistente de Gráfico de Gantt.
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11.COMUNICAÇÃO (RELATÓRIOS E PUBLICAÇÃO NA WEB)
Após o planejamento ou às medições de acompanhamento quando os ajustes
às distorções são aplicados, temos de informar aos envolvidos no projeto o que temos
pela frente. Para isto, temos diversos relatórios no MS-Project que nos permitem este
trabalho.
11.1. Relatórios
[Link: Exibir->Relatórios]
Cada grupo acima agrega relatórios por área de interesse:
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11.2. Impressão
Conforme já visto, podemos personalizar as forma de exibição de um Projeto e
com isto, podemos também imprimir a qualquer momento qualquer forma de
apresentação da janela do MS-Project através da Opção Arquivo->Imprimir ou
Arquivo->Visualizar Impressão.
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Com a configuração da Impressão podemos definir informações de cabeçalho
rodapé numeração de páginas etc.
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11.3. Publicação para WEB
É muito simples criar um arquivo no formato de página da WEB para publicar
um projeto em um site. Através de Arquivo->Salvar como Página WEB, será
solicitado onde se deseja salvar a página a ser criada, em seguida é mostrado o
assistente de exportação:
[Link: Arquivo->Salvar Como Página WEB]
Ao escolhermos novo mapa, a janela abaixo é mostrada para que possamos
escolher as informações a serem exportadas:
MS Project 2003 Página 38 / 38
Esta janela é onde montamos o mapa de dados que serão exportados, uma
forma bem simples de definir quais campos a serem exportados é usando o botão
[Com Base na Tabela], onde podemos escolher uma tabela de dados pré-existente.
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  • 1. Apostila de MS Project 2003 Módulo Básico
  • 2. MS Project 2003 Página 2 / 38 Sumário 1. INTERAÇÃO DO MS-PROJECT NA GERÊNCIA DE PROJETOS ..................................... 3 2. PROCESSOS DA GERÊNCIA DE PROJETOS ................................................................... 3 2.1. Processo de Inicialização ............................................................................................ 4 2.2. Processo Planejamento ............................................................................................... 4 2.3. Processo de Execução................................................................................................. 4 2.4. Processo de Controle................................................................................................... 4 2.5. Processo de Finalização .............................................................................................. 4 3. O MICROSOFT PROJECT PARA A GESTÃO DE PROJETOS.......................................... 5 4. O MS-PROJECT 2003........................................................................................................... 6 5. UM NOVO PROJETO.......................................................................................................... 10 6. TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS ............................................................................ 12 7. CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO ...................................................................... 15 7.1. Agrupamento de tarefas (tarefa sumário) ................................................................ 15 7.2. Predecessão................................................................................................................ 18 7.3. Identificando o Caminho Crítico ............................................................................... 20 8. TRABALHANDO COM RECURSOS .................................................................................. 23 8.1. Gerenciamento de recursos ...................................................................................... 23 8.2. Alocação de Recursos ............................................................................................... 24 8.3. Cálculo da Duração da Tarefa após a alocação ...................................................... 25 8.4. Superalocação de Recursos...................................................................................... 25 8.5. Solucionando a Superalocação Administrativamente............................................ 26 9. CONTROLE DO PROJETO ................................................................................................ 27 9.1. Definindo as Metas no MS-Project............................................................................ 27 9.2. Executando o controle ............................................................................................... 29 9.2.1. Lançamento do Real ........................................................................................... 29 9.2.2. Comparando o previsto com o realizado.......................................................... 30 10. VISUALIZAÇÕES DO PROJETO.................................................................................... 31 11. COMUNICAÇÃO (RELATÓRIOS E PUBLICAÇÃO NA WEB) ...................................... 34 11.1. Relatórios................................................................................................................. 34 11.2. Impressão ................................................................................................................ 35 11.3. Publicação para WEB ............................................................................................. 37
  • 3. MS Project 2003 Página 3 / 38 1. INTERAÇÃO DO MS-PROJECT NA GERÊNCIA DE PROJETOS Os projetos praticamente se originaram nas primeiras comunidades humanas, o homem precisava executar empreendimentos para busca de comida, habitação etc. Os projetos fazem parte de nosso cotidiano e se olharmos para a história, temos vários empreendimentos que vem enriquecendo a gama de informações inerentes a gerência de projetos. Muitas técnicas e ferramentas têm sido desenvolvidas para a melhoria da gestão de projetos. Em 1969 foi criada uma instituição chamada PMI – Project Managment Institute ou Institudo de Gerenciamento de Projetos. Ela foi criada com o intuito de pesquisar e organizar o gerenciamento de projetos. Um dos seus documentos principais editado em forma de livro é o PMBOK que está em sua terceira edição de 2004. Pela definição do PMBOK-2004 um projeto é: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.“ Não devemos confundir Projetos com Processos. Processos são operações contínuas, uma linha de montagem de automóveis por exemplo. Já Projetos, são empreendimentos únicos, com tempo limite para a obtenção dos resultados. Como exemplo, podemos ter a construção de uma casa um novo sistema de computação, etc. 2. PROCESSOS DA GERÊNCIA DE PROJETOS Um projeto é um evento único e temporário que necessita de um planejamento específico para atingir seus objetivos. É conduzido por pessoas dentro de parâmetros preestabelecidos. A tríade básica destes parâmetros é composta por Qualidade, Prazo e Custo. Assegurar o planejamento estabelecido para o atingimento das metas é função do Gerente de Projetos.
  • 4. MS Project 2003 Página 4 / 38 Para isto, foram estabelecidos processos essenciais para uma melhor condução de um projeto: 2.1. Processo de Inicialização Pesquisas e estudos de viabilidade fazem parte do processo de Inicialização. Deste trabalho inicial, tem-se a Proposta Executiva. Esta proposta é um contrato que finaliza este processo e mesmo sendo aprovado ainda temos um horizonte de incertezas e então dá-se início ao processo de Planejamento. 2.2. Processo Planejamento A fase de planejamento vem para aumentar o nível de conhecimento das próximas necessidades de trabalho, recursos, metas e prazos para a realização do projeto. É nesta fase, que normalmente é criada a maioria dos documentos para a gestão da execução do projeto. 2.3. Processo de Execução Com as metas estabelecidas, recursos identificados e/ou adquiridos. Podemos dar início a execução dos objetivos do projeto. Este processo executa e informa o progresso físico e cronológico das tarefas realizadas no projeto, relatando o seu andamento. 2.4. Processo de Controle Continuamente a execução precisa ser monitorada e medida para que seja comparada ao estabelecido no plano do projeto. As distorções encontradas fazem que o planejamento seja revisto e adequado para que as próximas tarefas sejam executadas afetando o mínimo possível o projeto. 2.5. Processo de Finalização Com o término da execução, temos um produto, serviço ou resultado alcançado. E este deve ser objetivo do Projeto. Com a finalização temos dois
  • 5. MS Project 2003 Página 5 / 38 documentos importantes: documento de encerramento do projeto e o documento de lições aprendidas. Devemos destacar que no processo de controle é feito em ondas sucessivas avaliando o progresso e gerando um novo planejamento. A figura abaixo ilustra a relação entre os processos. 3. O MICROSOFT PROJECT PARA A GESTÃO DE PROJETOS O MS-Project tem por objetivo organizar e relacionar as tarefas, prazos e recursos necessários à execução de um projeto. Desta forma, os projetos gerenciados por ele, tem as facilidades de consultas, simulações e representações gráficas e numéricas acompanhando os padrões de mercado. O planejamento do trabalho a ser executado, as ‘entregas’ a serem feitas durante a execução do projeto, marcos para medição, informações sobre o andamento do projeto, custos dos recursos, identificar erros e inconsistências, etc. podem ser geridos através do MS-Project. Mas vale lembrar que para a boa execução do Projeto cabe à Equipe de Gerência de Projetos fazer o papel de interface entre os interessados do projeto, gerir os conflitos, administrar os recursos e o trabalho a ser
  • 6. MS Project 2003 Página 6 / 38 executado assim como identificar as distorções do planejado e o executado e implementar as correções necessárias. Basicamente um projeto no MS-Project é gerido por tarefas lançadas em uma tabela e estas relacionadas aos recursos (humanos, materiais, serviços etc.) Um documento do MS-Project tem a extensão ‘.mpp’ que contém vários elementos pertinentes ao projeto que pretendemos gerir. Ao longo deste curso iremos identificar os alguns destes elementos sua formação e seu uso dentro da gestão de projetos. 4. O MS-PROJECT 2003 Apesar de não ser fornecido juntamente com os aplicativos do MS-Office, o Project faz parte desta família. Sua tela inicial segue os mesmos conceitos de seus parentes: Tela inicial do MS-Project
  • 7. MS Project 2003 Página 7 / 38 Barra de Ferramentas: por padrão são exibidas as ferramentas de formatação Guia do projeto: Permite acesso rápido a funcionalidades que auxiliam o gerenciamento do projeto. Ponto de Partida (Painel de Tarefas): Facilitador durante a utilização inicial do MS-Project. Permitindo por exemplo conectar à Microsoft e ter acesso à informações sobre o Project, abrir últimos projetos utilizados, etc. Barra de modos: Contém ícones que permitem selecionar modos de exibição do Projeto Tabela: Contém os campos que permitem a criação das tarefas do projeto Gráfico de Gantt: Representação das tarefas no tempo de forma gráfica através de barras horizontais. Barra de Divisão: Barra entre a Tabela e o Gráfico de Gantt. Permite, ao arrastá-la para esquerda ou direita alterar a dimensão entre a Tabela e o Gráfico de Gantt.
  • 8. MS Project 2003 Página 8 / 38 Tarefas Para a realização de um projeto são necessários os pacotes de trabalho a serem executados. No MS-Project este conceito é tratado pelo nome de Tarefas. Com um conjunto gráfico de tarefas analisado no tempo temos o cronograma do projeto. Cada tarefa é identificada por uma linha na Tabela e seus principais campos são: Identificador da tarefa: Campo numérico e seqüencial, não pode ser alterado pelo usuário. Serve para identificar cada tarefa como única. Duração: Tempo necessário para a execução da tarefa. Pode ser informado em: m = minutos, h = horas, s (semanas), mês (meses), md (minutos decorridos), hd (horas decorridas), dd (dias decorridos), sd (semanas decorridas), mêsd (mês decorrido) Início: Data de início da tarefa. Término: Data de Término da tarefa. As datas de Início e término normalmente sofrem alterações automáticas conforme a configuração do projeto e acompanhamento da execução.
  • 9. MS Project 2003 Página 9 / 38 Prática: Usando o MS-Project simule alguns pacotes de trabalho necessários à execução de um projeto lançando algumas tarefas e durações. Verifique o comportamento de: data de início, data de término e o Gráfico de Gantt. Recursos [Link Project: Exibir->Planilha de Recursos] Todo projeto para ser executado precisa de pessoal, equipamentos, máquinas e materiais de consumo. A estes envolvidos, damos o nome de recursos. São estes recursos que geram os custos de um projeto Principais colunas da Tabela de Recursos: Nome do Recurso: Identificação funcional do Recurso Tipo: Trabalho para mão-de-obra, Máquinas-equipamentos ou Material para materiais consumíveis Unidade do Material: Somente para tipo material. Pode-se usar por exemplo: cx, ton, lt. Unid. Máximas: Quantidade total do recurso. Taxa-padrão: custo por hora normal quando mão-de-obra ou máquina- equipamento e custo unitário no caso de materiais. Taxa H. Extra: Custo por hora extra de cada unidade de recurso do tipo trabalho
  • 10. MS Project 2003 Página 10 / 38 Custo Uso: custo de mobilização do recurso. Acumular: Forma de apropriação do custo: Rateado para mão de obra, Início para o caso de materiais. Calendário Base: Calendário para determinação da jornada de trabalho do Recurso Prática: Usando o MS-Project simule alguns recursos disponíveis em sua organização necessários à execução de um projeto. 5. UM NOVO PROJETO A partir do menu, seguindo o “Link Project “ (abaixo) é criado um novo arquivo para manter um novo projeto. À esquerda da tela abrirá uma tela onde temos de escolher “Projeto Vazio”. Também será apresentada uma tela para que sejam lançadas as informações básicas do projeto. Esta tela de informações poderá ser acessada a qualquer momento através do segundo “Link Project” informado abaixo. [Link Project: Arquivo->Novo ] [Projeto-> Informações sobre o Projeto ]
  • 11. MS Project 2003 Página 11 / 38 A figura acima mostra a janela com a configuração necessária a inicialização de um projeto no MS-Project. Onde temos: Data de início: quando deve começar a primeira tarefa do projeto. Data de Término: quando deve terminar a última tarefa do projeto. Agendar a partir de: Define a programação do cronograma do projeto. Se deve ser do início para o final ou do final para o início. Data de Status: Data do último acompanhamento Calendário: Calendário base para o projeto Prioridade: Prioridade dada ao projeto. Usada no processo de nivelamento e redistribuição de recursos. Data Atual: data corrente do sistema. Botão Estatísticas: acessa ao quadro de resumo do projeto. (figura abaixo)
  • 12. MS Project 2003 Página 12 / 38 Campos personalizados da Empresa: O Project permite que alguns campos sejam personalizados para efetuarem cálculos ou ações específicas. Prática: Crie um novo projeto em branco e salve-o com o seu ‘Nome’. Verifique a tela de informações sobre o projeto. 6. TRABALHANDO COM CALENDÁRIOS Os calendários no MS-Project provêem funcionalidades como às seguintes: Registro de Dias úteis Jornada de Trabalho Base para cálculos de quantidade de Horas de Trabalho, custo e duração O MS-Project pode manter inúmeros calendários e estes calendários podem ser associados a projetos, recursos e tarefas. [Link Project: Ferramentas -> Alterar Período Útil]
  • 13. MS Project 2003 Página 13 / 38 Os calendários previamente configurados do Project são: Padrão: base para os calendários de tarefa, de recursos e do projeto. Esse calendário cogita uma agenda de trabalho tradicional: de segunda-feira a sexta-feira, de 08:00h às 17:00h, com uma hora de intervalo. 24 horas: Agenda sem nenhum período de folga. Pode-se utilizá-lo quando os recursos e as tarefas forem agendados para diferentes turnos do dia ou da noite ou quando os recursos de equipamento trabalharem nas tarefas consecutivamente. Turno da noite: turno noturno de segunda-feira à noite até sábado de manhã, das 23:00 às 8:00, com uma hora de intervalo. O Botão [Novo] chama uma janela que permite criar calendários específicos para uso em seus projetos (fig.9).
  • 14. MS Project 2003 Página 14 / 38 Os feriados são especificados como “período não útil”. Os campos “De” e “Até“ são usados para lançar o horário de expediente. Um calendário pode sofre alterações em um dia (selecionando a célula referente ao dia), referente a um período de dias (selecionando apenas os dias desejados) ou todos os dias do calendário (selecionando as colunas referentes aos dias) Prática: Estando com o seu projeto aberto, crie calendários conforme a seguir:
  • 15. MS Project 2003 Página 15 / 38 7. CRIANDO ATIVIDADES EM UM PROJETO Durante a fase de iniciação, sabemos o que queremos em seu término, mas ainda estamos pobres de informação do que precisa ser feito para que cheguemos ao objeto do projeto. Para isto, temos a fase de planejamento onde é montada uma estrutura analítica de trabalho que possui as tarefas à conclusão do projeto. As tarefas são os pacotes ‘mínimos’ de trabalho que nos permite saber o que precisa ser feito e a elas, associamos o tempo, recursos e predecessões. Abaixo, são apresentados conceitos importantes sobre tarefas: Tarefa Crítica : Tarefa com folga igual a zero Tarefa não crítica: Tarefa com folga total maior que zero Tarefa Sumário: uma totalizadora (tarefa de resumo, não podem ter duração alterada pelo usuário) Marco Temporal: duração igual a zero (etapa). Não aloca recursos Projeto Alicerce 7.1. Agrupamento de tarefas (tarefa sumário) Normalmente separamos as tarefas do projeto em grupos este procedimento facilita a visualização das ‘entregas’ durante o projeto. O agrupamento se dá através da seleção das tarefas que desejamos que se tornem sub-tarefas e clicamos no botão [Recuo] na barra de ferramentas.
  • 16. MS Project 2003 Página 16 / 38 Podemos identificar que precisamos efetuar algumas compras e outra fase seria a de construção. As tarefas tipo ‘grupo’ não podem ter alteradas suas durações e agendamento. Estes são calculados a partir das suas sub-tarefas. Conforme já visto, na tabela de tarefas é onde também colocamos a duração de uma tarefa. Estas podem ter unidades de tempo diferentes. Podemos além de informar a quantidade e a unidade de tempo colocar o sinal ‘?’ para indicar tempo sugerido. Por padrão o MS-Project coloca a ‘?’ quando uma tarefa é incluída. Podemos incluir e alterar as informações das tarefas diretamente na tabela de tarefas ou dar duplo-click sobre a tarefa, que será aberto o formulário de Informações sobre a tarefa. Este formulário permite que sejam dadas maiores informações sobre a tarefa. Como por exemplo, seu tipo ou forma de precedência.
  • 17. MS Project 2003 Página 17 / 38 Quanto ao seu tipo, temos: Esforço: têm sua duração afetada pela alteração dos quantitativos dos recursos alocados. Unidades Fixas: quando duração é alterada, a quantidade de horas de trabalho dos recursos é corrigida proporcionalmente. Trabalho Fixo: quando a duração é alterada, a quantidade de recursos é alterada. Duração Fixa: não tem duração afetada pela alteração dos quantitativos dos recursos Controlada pelo empenho:a alocação de um novo recurso, reduz a duração da tarefa.(também para Unidades Fixas) Também neste formulário podemos cadastrar suas restrições de data conforme a tabela abaixo: Deve iniciar em Data de início determinada – estática Dever terminar em Data de término determinada – estática Não iniciar antes de Data de início limitada – só se desloca para mais tarde Não iniciar depois de Data de início limitada – só se desloca para mais cedo Não terminar antes de Data de término limitada – só se desloca para mais tarde Não terminar depois de Data de Término limitada – só se desloca para mais cedo
  • 18. MS Project 2003 Página 18 / 38 O mais Breve possível Acompanha a predecessora – se o projeto foi agendado pela data de início O mais tarde possível Acompanha a sucessora, com folga zero – padrão se o projeto foi agendado a partir do término 7.2. Predecessão Observando a imagem abaixo, temos cada grupo de tarefa com duração de 1 dia. Isto ocorre porque o MS-Project presume que todas serão feitas em paralelo. Para que tenhamos o controle real dos prazos, precisamos especificar a ordem da execução das tarefas. O cronograma do projeto indica que ele todo será feito em um dia com todas as tarefas sendo executadas em paralelo. Não podemos começar a pintar sem antes comprar a tinta. Mesmo depois da tinta comprada, precisamos antes aplicar o concreto. Precisamos informar ao MS- Project quais tarefas devem ser feitas uma após a outra. Com isto, a coluna ‘predecessoras’ tem sua função e podemos sugerir um cronograma assim:
  • 19. MS Project 2003 Página 19 / 38 Caso uma tarefa tenha mais de uma predecessora, podemos informá-las separadas por ponto-e-vírgula. Dica: Usualmente colocamos uma primeira tarefa no topo da tabela indicando o nome de nosso projeto e agrupamos todas as demais abaixo desta tarefa principal. Assim, podemos verificar de imediato a duração do projeto, seu início e seu fim. Podemos também estabelecer ou retirar a predecessão através dos botões [Vincular Tarefas] e [Desvincular Tarefas] Por padrão, o vínculo entre as tarefas é ó tipo Término/Início onde uma só inicia quando a outra for concluída. Através do formulário de informações sobre a tarefa podemos definir o tipo de vínculo entre as tarefas. Abaixo temos os tipos de vínculos e sua representação gráfica:
  • 20. MS Project 2003 Página 20 / 38 Término/Inìcio (TI / FS) Para ter início, outra tem de ser concluída Início/Inìcio (II / SS) Para ter início, outra tem de ser iniciada Término/Término ( TT/ FF) Para ter Fim, outra tem de ser concluída Inicio/Término (IT / SF) Para ter Fim, outra tem de ser iniciada Dica: Todas as tarefas de um projeto devem ter predecessoras e sucessoras. Menos a primeira tarefa e a última. Se uma tarefa não possuir estes vínculos, provavelmente ela não é necessária ou está mal definida. 7.3. Identificando o Caminho Crítico Com o vínculo entre as tarefas estabelecido, podemos agora verificar quais são as tarefas que mais podem impactar em nosso prazo em caso de problemas durante a execução. Normalmente identificamos durante o planejamento e seqüenciamento das tarefas uma Folga que é o intervalo de tempo entre tarefas de um projeto como um todo ou estabelecido por restrições de data de início ou de término.
  • 21. MS Project 2003 Página 21 / 38 Acima temos uma rede de interdependência das tarefas de um projeto. O caminho [A-C-E] tem a soma da duração de suas tarefas em 8 dias. O caminho [B-D- E] tem a duração de 11 dias. Temos então o seguinte: As tarefas A-B ou C-D serão executadas em paralelo. A duração total de nosso projeto é de 11 dias (ditado pelo caminho maior). Se houver algum atraso nas tarefas B, D ou E, nosso projeto irá sofrer atraso. Se houver algum atraso com até 3 dias em A ou C não haverá alteração na data final de nosso projeto. O ‘caminho crítico‘encontrado nas tarefas B-D-E deve ter suas tarefas controladas com maior atenção, pois qualquer atraso nestas impactarão no término. Devemos também ter atenção ao outro caminho por que caso atrasem mais de 3 dias, elas passarão a ser o caminho crítico . No Project, identificamos o caminho crítico através do Gráfico de “Gantt de Controle” ou através do diagrama de rede.
  • 22. MS Project 2003 Página 22 / 38 Prática: Experimente no seu projeto de estudo colocar as predecessões, alterar seus tipos de vínculos e verifique o resultado no Gráfico de Gantt
  • 23. MS Project 2003 Página 23 / 38 8. TRABALHANDO COM RECURSOS Tarefas por si só não representam nada, para que sejam executadas elas precisam dos recursos. Estes recursos podem ser humanos, máquinas, equipamentos, etc. Eles impactam diretamente no escopo, custo, prazo e na qualidade. E o principal, são sempre limitados em relação à disponibilidade. 8.1. Gerenciamento de recursos O gerenciamento de recursos envolve as seguintes fases: Criar e detalhar os recursos Alocar os recursos Analisar a alocação dos recursos Nivelar e redistribuir o trabalho dos recursos O item 1 já foi visto anteriormente nesta apostila, veremos agora os itens 2 e 3. O Item 4 é abordado no curso de MS-Project Avançado. Conforme já visto, no MS-Project podemos cadastrar os recursos necessários, seus custos assim como sua disponibilidade. O que precisamos agora é definir “quem vai fazer o quê” em nossos projetos. O procedimento descrito a seguir descreve como utilizar recursos em um projeto.
  • 24. MS Project 2003 Página 24 / 38 8.2. Alocação de Recursos Com as tarefas criadas, os recursos disponíveis detalhados na planilha de recursos. Podemos fazer as alocações de recursos às tarefas. Devemos especificar qual o tempo ele ficará alocado para a tarefa. Quando é feita a alocação, o padrão é 100% isto significa que o recurso ficará 100% do seu tempo para a tarefa. Existem várias formas de alocar recursos em tarefas. Podemos informar diretamente o nome do recurso na tabela de tarefas, podemos também informar através do formulário de informações da tarefa ou temos uma forma de visualização de formulário na tela do MS-Project. [Link: Janela->Dividir] [Botão direito no formulário->Trabalho do Recurso] Dica: Por padrão as unidades de recursos no MS-Project estão em percentual. Ou seja, 100% significa 1 recurso alocado. Para facilitar a visualização, podemos alterar esta informação para decimal, basta ir para a opção de menu: Ferramentas- >Opções->Cronograma->Mostrar unidades de atribuição como : Decimal.
  • 25. MS Project 2003 Página 25 / 38 8.3. Cálculo da Duração da Tarefa após a alocação Quando recursos são alocados para a tarefa, o MS-Project executa a seguinte fórmula: Trabalho = Duração*Unidades ou Duração = Trabalho /Unidades À medida que os recursos são alocados ou removidos das tarefas, a duração e a quantidade de hora de trabalho irão se ajustar. Este comportamento pode ser alterado através do tipo de tarefa que podemos definir através da janela de informações sobre a tarefa: Unidades Fixas Duração Fixa Trabalho Fixo 8.4. Superalocação de Recursos Se recursos geram custos, teremos sempre limitações quanto a sua disponibilidade. Seu uso deve sempre ser o mais otimizado possível para que também não haja ociosidade. Super alocação ou conflito de recursos é a situação causada pela necessidade momentânea de alocar uma quantidade de recursos não disponível.
  • 26. MS Project 2003 Página 26 / 38 Podemos identificar os recursos com superalocação de maneira imediata através da planilha de recursos. Os recursos nesta situação são destacados em vermelho. Uma boa forma de identificar e tratar os problemas com recursos está na visualização abaixo: [Link: Exibir->Barra de Ferramentas->Gerenciamento de Recursos] Os dias em que a carga horária total do recurso estiver em vermelho são os dias em que o recurso tem mais alocação de trabalho que a disponibilidade do dia. 8.5. Solucionando a Superalocação Administrativamente Soluções possíveis para resolver a falta de disponibilidade de recursos podem ir desde o aumento da quantidade de recursos até a postergação de tarefas. Primeiro precisamos identificar quais recursos e quais tarefas estão com este problema e aplicar algumas das ações abaixo quando: Erro de digitação: Conferir a quantidade de recursos disponibilizados e alocados
  • 27. MS Project 2003 Página 27 / 38 Contratar / Adquirir: Identificar onde há necessidade de mais recursos Distribuir trabalho: Em tarefas dirigidas por esforço, havendo folga, pode-se reduzir a quantidade do recurso Reduzir alocação: Em tarefas de duração fixa, diminuir a quantidade alocada, negociando com os recursos maior produtividade. 9. CONTROLE DO PROJETO Conforme visto, na gestão de projetos, após a fase de planejamento temos a execução. A execução coloca em prática o que foram estabelecidas como metas a serem alcançadas para a conclusão do projeto. Mas para que estas metas sejam alcançadas precisamos continuamente acompanhar a evolução das tarefas e fazer os ajustes necessários à execução. 9.1. Definindo as Metas no MS-Project No término do planejamento, ou seja, quais as tarefas, recursos e prazos, etc. foram definidos para o nosso projeto o MS-Project permite que guardemos uma ‘fotografia’ deste planejamento para que posteriormente possamos acompanhar a evolução e comparar com o que foi proposto e replanejar o que ainda resta a executar. A esta fotografia ao término do planejamento o MS-Projec chama de linha de base (baseline). [Link: Ferramentas->Controle->Salvar Linha de Base]
  • 28. MS Project 2003 Página 28 / 38 As informações salvas são:
  • 29. MS Project 2003 Página 29 / 38 9.2. Executando o controle O Objetivo do controle é manter o projeto o mais próximo possível dos compromissos assumidos (metas). E com isto temos: Medição: (Data de Status) Percentual de realização física e tempo Lançamento dos Dados Realinhamento do Projeto: reprogramação a partir da data de medição Identificação das Distorções: comparação com as metas Avaliação das Distorções: quem necessita de intervenção Medidas Corretivas: contingências (custo e tempo) Comunicação 9.2.1. Lançamento do Real Lançando através da janela atualização de tarefas: [Link: Ferramentas-> Controle-> Atualizar Tarefas]
  • 30. MS Project 2003 Página 30 / 38 Digitando-se em : Duração real: Duração restante = Duração – Duração Real %Concluída : Duração restante = Duração -( Duração * %Concluída) Duração Restante :Nova Porcentagem de Conclusão e nova duração provável 9.2.2. Comparando o previsto com o realizado Podemos visualizar o trabalho previsto e comparar com o realizado de forma gráfica através do Gráfico de Gantt: [Link: Formatar->Assist.Graf.Gannt->Avançar->Linha de Base]
  • 31. MS Project 2003 Página 31 / 38 10.VISUALIZAÇÕES DO PROJETO O MS-Project permite que trabalhemos de forma personalizada em nossos projetos. Podemos dividir a tela do MS Project em duas, trabalhar em tabelas, formulários, exibir ou ocultar campos e visualizar de forma gráfica informações sobre o projeto. Divisão da janela: Janela->Dividir permite a visualização simultânea de dois blocos de informações do projeto. Deve-se ter atenção que a janela superior comandará a exibição do conteúdo da janela inferior. Formulários Quando dividimos a janela, o modo de exibição de formulários é acionado na parte inferior da janela do Project. Podemos escolher o tipo de formulário através do Click- Direito na janela inferior.
  • 32. MS Project 2003 Página 32 / 38 Personalização de Tabelas: Clicando-se com o botão direito no título de uma coluna de tabela, temos acesso ao menu de coluna onde podemos inserir campos de tabelas do Project ou ocultar campos que não desejamos visualizar. Formas de exibição pré-definidas: Através de Exibir->Mais modos de exibição a janela de diálogo abaixo será mostrada. Ela dá acesso a outros modos de exibição das informações do projeto .
  • 33. MS Project 2003 Página 33 / 38 Personalização do Gráfico de Gantt: Duplo-Click sobre o gráfico de Gantt da acesso a janela estilos de barra onde podemos personalizar a exibição do gráfico. Outra forma, é com o click direito do mouse sobre o gráfico e selecionar o Assistente de Gráfico de Gantt.
  • 34. MS Project 2003 Página 34 / 38 11.COMUNICAÇÃO (RELATÓRIOS E PUBLICAÇÃO NA WEB) Após o planejamento ou às medições de acompanhamento quando os ajustes às distorções são aplicados, temos de informar aos envolvidos no projeto o que temos pela frente. Para isto, temos diversos relatórios no MS-Project que nos permitem este trabalho. 11.1. Relatórios [Link: Exibir->Relatórios] Cada grupo acima agrega relatórios por área de interesse:
  • 35. MS Project 2003 Página 35 / 38 11.2. Impressão Conforme já visto, podemos personalizar as forma de exibição de um Projeto e com isto, podemos também imprimir a qualquer momento qualquer forma de apresentação da janela do MS-Project através da Opção Arquivo->Imprimir ou Arquivo->Visualizar Impressão.
  • 36. MS Project 2003 Página 36 / 38 Com a configuração da Impressão podemos definir informações de cabeçalho rodapé numeração de páginas etc.
  • 37. MS Project 2003 Página 37 / 38 11.3. Publicação para WEB É muito simples criar um arquivo no formato de página da WEB para publicar um projeto em um site. Através de Arquivo->Salvar como Página WEB, será solicitado onde se deseja salvar a página a ser criada, em seguida é mostrado o assistente de exportação: [Link: Arquivo->Salvar Como Página WEB] Ao escolhermos novo mapa, a janela abaixo é mostrada para que possamos escolher as informações a serem exportadas:
  • 38. MS Project 2003 Página 38 / 38 Esta janela é onde montamos o mapa de dados que serão exportados, uma forma bem simples de definir quais campos a serem exportados é usando o botão [Com Base na Tabela], onde podemos escolher uma tabela de dados pré-existente. Depois só clicar em concluir e teremos o arquivo HTML conforme abaixo: