Este documento fornece orientações sobre como montar um consultório médico, abordando aspectos burocráticos, planejamento, finanças, recursos humanos e divulgação. Recomenda-se definir público-alvo, missão, visão e valores, estabelecer metas e um plano de ação, escolher localização, fazer planejamento financeiro e contratar secretária.

1. Guia como montar um consultório
Médico
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2. Introdução
Passo a passo de como montar um consultório médico:
1) Aspectos burocráticos
2) Planejamento e estratégias
3) Financeiro
4) Recursos humanos
5) Divulgação
Esse guia foi realizado, pela equipe do CENAT (Centro educacional
novas abordagens terapêuticas) com o objetivo de auxiliar o médico a
montar seu consultório.
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3. Parte Burocrática
Documento necessário para abrir um consultório:
• Para o médico abrir um consultório é obrigatório ter inscrição ativa no
CRM estadual, sendo a não observância considerada exercício ilegal de
profissão.
• O Médico deve cadastrar junto à Vigilância Sanitária é obrigatório. Isso
foi um desdobramento natural da Resolução nº 218, do Conselho
Nacional de Saúde, de 6 de março de 1997. O cadastro deve ser
realizado junto à Vigilância Sanitária do município por ser este o órgão
responsável pelos cuidados e fiscalização da área de saúde em geral.
Quando não há este órgão no município, o cadastro deve ser realizado
na Secretaria de Saúde. Existe uma taxa paga ao Estado, mas o
recolhimento pode ser delegado aos Municípios.
• Alvará de Funcionamento – Exigido para abrir qualquer Consultório ou
Clínicas, e é importante Bancos, Empréstimos. Lembrando que caso
receba visita dos fiscais da prefeitura e não Tenha o Protocolo ou o
Alvará, você será multado, uma vez que a fiscalização se intensificou,
justamente para todos se legalizarem.
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4. Escolha se você vai abrir o consultório como pessoa física ou jurídica:
Pessoa Física:
1- Cadastre-se na Prefeitura do seu município:
Para regularizar sua situação, o autônomo deve se inscrever no Cadastro de Contribuintes
Mobiliários (CCM) na Secretaria de Finanças ou equivalente de seu município, algumas
prefeituras permitem fazer parte do processo de cadastro pela internet, e oferecem
benefícios para os autônomos do município. “Na cidade de São Paulo, o cadastro na
Prefeitura garante ao psicólogo autônomo a isenção do Imposto sobre Serviços (ISS),
descontado da sua remuneração”,, que aconselha os autônomos a sempre se informarem
sobre eventuais benefícios na Prefeitura da cidade em que atuam.
2- Autônomos têm o direito contribuir para o INSS
Profissionais autônomos podem se inscrever na Previdência Social e contribuir para
o INSS a fim de ter direito a benefícios como aposentadoria, salário-maternidade e
aposentadoria por invalidez, entre outros.
O recolhimento da contribuição para o INSS deve ser feito por meio de um carnê obtido no
próprio site da Receita Federal. A contribuição deve ser de 11% quando for sobre o salário
mínimo e de 20% quando for sobre uma quantia maior, limitada ao teto.
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5. 3- Recolha imposto de renda mensalmente
O profissional autônomo tem maior responsabilidade do que os celetistas no recolhimento
de seu imposto de renda à Receita Federal. Tal qual o celetista, porém, seu IR segue a
tabela progressiva de acordo com a renda, e as alíquotas variam de 15% a 27,5%.
Todo mês, o profissional autônomo que recebe de pessoa física deve lançar no programa
Carnê-Leão os seus ganhos. O programa calcula o IR devido e emite um DARF, guia usada
para o recolhimento do imposto que pode ser paga em qualquer
O IR deve ser pago até o último dia útil do mês seguinte ao do recebimento do pagamento.
Quem tiver que recolher imposto em atraso deve usar outro programa auxiliar para emissão
do DARF, o Sicalc, que já calcula a multa e os juros devidos.
4- Deduza as despesas do livro-caixa:
Autônomos têm um benefício junto à Receita Federal. Eles podem deduzir de seus ganhos
todas as despesas de custeio indispensáveis à obtenção de receita e manutenção de sua
fonte produtora, como aluguel ,água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo.
Por exemplo, entram no livro-caixa gasto com material de escritório, com produtos para
conservação e limpeza do local de trabalho, além de benfeitorias. É possível abater, ainda,
despesas com palestras, congressos, seminários e publicações necessárias à atualização
profissional, além de gastos com roupas especiais, propaganda da atividade profissional.
As despesas do livro-caixa podem ser deduzidas mensalmente no caso de quem recebe de
pessoa física. Basta lançá-las no programa Carnê-Leão, que o próprio software já calcula a
dedução.
Fonte: Revista Exame,24/01/2014
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6. Pessoa Jurídica:
Para constituir uma empresa é necessário procura um contador . É importante que o
médico tenha uma empresa. Hoje, qualquer plano de saúde exige no edital de
credenciamento que o psicólogo tenha Pessoa Jurídica constituída. O contador pode
escolher pelo sistema de tributação simples ou lucro presumido.
• Atenção para o Simples Nacional, pois no setor de serviços tende a ser, em 2015, mais
oneroso que o lucro presumido.
• Por isso esteja sempre emanado de uma boa consultoria bem como à recuperação de
créditos tributários e outras maneiras lícitas de economia fiscal.
Dicas: Para rendimentos mensais de até 5 mil reais pode ser mais
vantajoso ser autônomo. Acima disso, começa a ser mais interessante
atuar por meio de PJ.
Fonte: Revista Exame
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7. Planejamento
O planejamento ajuda no crescimento sustentável do seu consultório. Planejar significa
estudar, programar e projetar um plano. O planejamento é essencial para atingir os objetivos
traçados. Como o crescimento do seu consultório. Com planejamento, você consegue pensar
em ações a curto, médio e longo prazo.
Defina seu público alvo:
Definir o público alvo é o principal caminho para atrair mais clientes. No momento em que
decidimos quem é o nosso público alvo, focamos nossa atenção para ajudar este seleto grupo
de pessoas e temos a grande chance de atingi-lo mais rápido e de forma certeira. A maneira
mais inteligente de atrair uma clientela é agir de forma diferente que a maioria dos outros
profissionais fazem, principalmente quando tentam “atirar” para todos os lados e acabam
acertando clientes aleatórios. Ao definir quem é seu público alvo você tende a se tornar um
especialista no assunto e passa mais credibilidade nos atendimentos. Pense nos mercados de
nicho: como atendimento a pessoas da terceira idade, pessoas que ouvem vozes, público
infantil.
Dica: Faça uma lista dos seus pontos fortes
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8. Missão, visão e valores:
Escreva missão, visão e valores do seu consultório é importante para dar um norte na
sua atuação.
Missão: A razão de existir do seu consultório.
Exemplo: Promover o bem estar social e mental, através do acolhimento pessoal e
familiar, aplicando recursos psicológicos e terapêuticos, garantindo a qualidade de
vida.
Visão: A visão é algo responsável por nortear aonde você quer chegar.
Exemplo: Tornar-se modelo de excelência na área da psiquiatria
Valores: Os valores incidem nas convicções que fundamentam as escolhas por um
modo de conduta do consultório.
Exemplo:
•Satisfação do cliente.
•Valorização e respeito às pessoas.
•Tratamento ético.
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9. Estabelece metas
Meta é onde você quer chegar, uma meta tem que ter: objetivo, prazo e valor.
Estabeleça metas para alcançar seus objetivos. As metas são muito importantes
porque você consegue transformar em números os seus resultados e consegue
verificar se tudo está indo conforme o planejado ou não.
Ex: Conseguir uma aumentar número clientes em 10% por mês.
Cada meta você terá que fazer um plano de ação, com as ações necessárias
para alcançar sua meta:
Faça uma análise dos consultórios já existente
•Pesquise os consultórios que atuem na sua área
•Quais os pontos fracos e os pontos fortes desses consultórios
•Qual preço da consulta
•Onde estão localizados esses consultórios
•Tente pesquisar uma média de atendimento
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10. Medida Responsável Prazo Local Porque da ação Procedimento
Alcançar o público alvo Jose 14/05/2016 Site Conseguir alcançar maior
número de potenciais clientes
A Anunciar site da
área
Plano de Ação:
Revise todos os meses suas metas para verificar, se você esta alcançando. Se você
não estiver conseguindo os resultados traçados. Faça uma analise, o método PDCA
vai ajuda a conseguir resultados.
Link sobre método PDCA:
Já vimos à parte burocrática e como elaborar a parte estratégia, agora vamos ver como
escolher um local para o consultório.
Modelo Plano de ação
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11. Escolha do local do Consultório Médico
Primeiro a escolha da localização:
• O local é de fácil acesso
• Possui transporte público fácil
• Tem estacionamento próximo
• É uma área comercial
• Próximo a hospitais e clínicas médicas
• Tem um fluxo grande de pessoas
• É uma região que tem boa segurança
• Seu público alvo mora próximo
Agora você tem que definir entre uma casa ou um prédio comercial:
Casa
Vantagens:
• Um grande número de vêem a placa do consultório com o seu nome e o seu contato
• Não tem taxa de condomínio
• Os espaços maiores
• Tem vaga de estacionamento
Desvantagem:
• Costuma ser localizado em bairros residenciais
• Menor segurança
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12. Prédios:
Vantagens:
• São localizadas em região comercial e central
• Tem portaria 24h
• Maior segurança
• Possui vagas de estacionamentos
Desvantagem:
• Maior custo
• Menor viabilidade
Pesquise muito antes de fechar um contrato de aluguel, esse será sua maior despesa.
No inicio pense em dividir com um ou mais colegas de profissão para, diminuir o custo
fixo ou alugue uma sala de algum consultório já existente
Dica: Abrir um consultório ou clínica em um lugar bem localizado faz
toda a diferença.
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13. Planejamento financeiro
A importância de fazer um planejamento financeiro:
• Com o planejamento financeiro é possível controlar as finanças. Saber se o
valor que está entrando e o valor que esta saindo. Fazendo um planejamento
financeiro, é possível saber se o seu consultório está dando lucro ou não. Sem
planejar, os gastos podem ficar maiores do que o esperado e o consultório podem
ter problema para se manter.
• Planejamento financeiro ajuda na tomada de decisões. Se você tiver um plano
de ação, realizado junto com o planejamento financeiro, você consegue tomar
decisões melhores para o seu consultório. Você consegue se planejar para
investir mais em publicidade, fazer um curso ou reformar o consultório.
• Estabeleça quanto vai ser seu salário, não pague tudo o que você receber,
tenha uma reserva. Para quando o número de clientes diminuírem ou para
investir em uma reforma.
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14. Plano de investimento:
Faça um planejamento de quanto será o investimento para abrir o consultório. Gastos
com moveis para consultório, contador para abrir a empresa, reforma no consultório,
decoração do ambiente, entre outros
Aqui você tem acesso a uma planilha para colocar os investimentos.
Agora estabeleça uma previsão do gostos mensais com o consultório:
•Água
•Luz
•Secretária
•Encargos sociais da secretária
•Telefone
•Aluguel
•IPTU
•Pró-labore (salário do profissional)
•Condomínio no caso de prédio
•Imposto
•Contador
•Assinatura de revistas, televisão a cabo
•Café, bolacha, água
•Publicidade
•Internet
•Outros
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15. Existem dois tipos de custo fixo e custo variável:
Custo Fixo: São aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento ou
diminuição da produção. Não dependem do nível de atividade.
Custo Variável: São aqueles que variam proporcionalmente de acordo com o nível
de atividades.
No caso do consultório médico quase todos os custos são fixo, a exceção seria
conta de luz. Por isso é importante manter os custos fixos baixo, em um mês com
pouco atendimentos o psicólogo pode ter dificuldade de pagar as contas.
Dica: Ache o ponto de equilíbrio, quantas consultas você precisa fazer para
pagar o valor de seus custos fixos. Pegue o custo fixo e divida pelo valor
médio por consulta. Desta forma você saberá quantos atendimentos precisa
realizar para pagar suas despesas e começar a lucrar.
O ideal que seu custo fixo seja o menor possível, pois quanto maior seu custo
fixo mais consulta você terá que fazer para pagar suas despesas
Importante Estabeleça o valor da consulta:
• Pesquise qual é o preço médio dos outros médicos
• Saiba qual perfil econômico dos seus futuros clientes
• Quanto seu cliente esta disposto a pagar
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16. Conclusão da parte financeira:
• Muitos médicos conduzem financeiramente seu consultório como uma conta corrente. Todo
dinheiro que recebem pega e gasta, esquecendo das contas a pagar e de fazer uma
reserva. Entendam bem que parte do dinheiro que você recebe do seu cliente já tem dono:
Seu consultório.
• Em função da disputa de preços para ficar com o cliente, das tabelas de algumas
operadoras de convênios, muitos médicos estão recebendo por hora trabalhada valores que
não cobrem todos os custos.
• Quanto mais ociosa estiver sua empresa ou você, mais custará sua hora de trabalho.
• Quando médico disputa cliente no preço é porque ele não possui ou não sabe se
diferenciar no mercado e de seus concorrentes de outra forma.
• Procurem diferenciais assim seu consultório, será rentável.
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17. Recursos Humanos
Todo médico quando vai montar seu consultório tem a dúvida se precisa contratar uma
secretária ou se ele consegue fazer essa parte da linha de frente. Em um primeiro momento,
seu investimento será muito maior do que o retorno, pois terá seus custos aumentarão sem
uma contrapartida de produtividade e profissional vai precisar gastar boa parte do tempo
para treinar esse funcionário de acordo com padrão da clínica.
Deixar de contratar uma secretária é um erro. Existe uma gama enorme de tarefas
operacionais num escritório que não devem ser assumidos pelo médico. Seria um grande
desperdício de capacidade produtiva.
Identificar e faça uma lista de todas as tarefas operacional, com essa lista de tarefas faça
um manual bem detalhado de como executar essas tarefas e monte um Manual Interno de
Operações para o escritório. Assim, quando a secretária for contratada o caminho já estará
pavimentado e a produtividade acontecerá mais rapidamente. Com uma secretaria a
satisfação do cliente será maior e a produtividade do profissional compensa o investimento.
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18. Como escolher uma secretária:
Algumas características importantes para contratação. Faça uma pré-análise dos
candidatos e aqui vão alguns itens fundamentais para uma breve avaliação:
Experiência: Ter experiência anterior na área é algo sempre desejável, mas não deve ser
um fator determinante obrigatório. Às vezes é melhor treinar uma secretária com potencial.
Bom português: Verifique se a candidata fala e escreve corretamente a língua portuguesa.
Além disso, sua voz deve transmitir firmeza e segurança para que possa dar informações
claras, principalmente durante ligações telefônicas, via por onde a maioria dos
atendimentos de marcação ocorre.
Tecnologia: Verifique se o candidato possui conhecimentos de informática, para anotar as
consultas, enviar email e atualizar o site se necessário.
Paciência: Use métodos de entrevista que possibilitem ver se a candidata tem paciência.
No dia a dia terá que agir com cautela com pessoas que estão sem paciência.
Bom humor: Observe o humor da pessoa. Um sorriso no rosto é capaz de mudar qualquer
paciente mal-humorado.
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19. Pro atividade: Atitude é fundamental: a pessoa tem que saber resolver problemas com
agilidade e boa vontade.
Organização: Verifique se a pessoa é organizada.
Honestidade e transparência: É importante a pessoa ser honesta, pois ela vai lidar com
dinheiro.
Pontual: Verifique se ela foi pontual na entrevista, clientes não gostam de atrasos.
Divulgue a vaga: Fale com amigos e profissionais da área, segundo o Diese 57% das
contratações de secretárias ocorrem por indicação, o Catho é outra forma de contratar
uma secretária.
Salário: Segundo o sindicato dos empregados de consultórios, o salário médio é de R$
1.070,00, mas com os encargos esse empregado sai por R$ 1.635,00.
Encargos:
Provisão 13º salário-R$ 89,17
Provisão Férias-R$ 89,17
Provisão 1/3 Férias-R$ 29,72
FGTS-R$ 85,60
Provisão FGTS (13º e Férias)-R$ 16,64I
NSS20,00%R$ 214,00
Provisão INSS (13º e Férias)-R$ 41,61
Total Mensal: R$ 1.635,00
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20. Divulgação do consultório Médico:
Já vimos à parte burocrática de abrir a empresa, vimos a parte para montar a
estratégia, última parte que vimos foi a parte financeira. Agora precisamos
comunicar com o público alvo
Passos para divulgar sua clinica:
Estude seu público alvo que você pretende atingir: Antes de divulgar seu
consultório, é importante estudar qual público você quer atingir. Isso ajuda a ser
objetivo na definição de como pretende se comunicar e permite criar estratégias de
como irá atingi-lo.
Faça um site: O seu site é cartão de visitas do seu consultório, hoje em dia boa
parte dos negócios inicia com uma busca no Google se você não tem um site ou
blog com Google vai te achar.
É muito simples e tem plataformas grátis como wix e uohost. Se você tem um pouco
mais de dinheiro indico contratar um programador que vai desenvolver um site para
fazer. Após o site criado você tem comprar o domínio do seu site custa R$ 30,00 ao
ano, no hostgator, uolhost, locaweb entre outros.
Linkedin e Twitter: São duas formas de alcançar seu público alvo e direcionar esse
público para seu site.
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21. Crie um blog: O blog é uma forma barata que vai ter ajudar a chegar ao seu público
alvo com baixo custo e o blog te ajuda a ficar bem ranqueada na busca orgânica do
Google. É importante sempre manter seu blog atualizado com conteúdos que seu
público precisa.
Wordpress é melhor plataforma para criação de blog e o melhor é grátis
Invista em Marketing de conteúdo: Conteúdo é um dos aspectos mais importantes
para se gerar bons resultados e deve receber grande parte da sua atenção.O que o
seu púbico alvo quer ler? Proporcione essas informações como uma maneira de levá-
lo até você e se relacionar. Seu blog é uma ótima forma de fazer marketing conteúdo.
Atualize com constância: Atualizações constantes não só chamam a atenção do seu
público, como reforçam sua imagem, fazendo se lembrarem sempre de você. Não é
preciso postar conteúdo todos dias e há quem diga que o excesso de posts pode ser
até prejudicial. Uma freqüência de 2 a 3 publicações semanais é mais que suficiente e
farão com que seu público mantenha-se conectado com seu trabalho.
Boa identidade visual: Uma boa identidade visual permite que você se destaque,
mostrando profissionalismo e dando maior credibilidade para seu consultório. Ajuda
seu público a fixar sua marca. Para isso, é recomendado contratar um profissional da
área de design para que ele desenvolva não só a marca, mas todo o padrão de
identidade visual dos seus canais (site, blog, fanpage). Uma opção com fácil e com
custo acessível é contratar um profissional freelancer através de plataformas como
o 99designs ou o GetNinjas
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22. Crie um email com o nome da Clinica: Esse serviço pode ser custa em torno de R$ 10,00
e pode ser contratado no uolhost ou zoho.
Ex Mariasilva@clinicadepsicologia.com.br
Mailchimp: O Mailchimp é o tipo de ferramenta que permite que você gerencie todos os e-
mails cadastrados na sua lista e dispare e-mails de comunicação de forma mais rápida e
personalizada. Você não precisa enviar um email por vez essa ferramenta permite enviar o
email para toda a lista e você pode criar varias listas de acordo com perfil do cliente, esse
serviço é grátis para lista de até 2.00 emails.
Esse link tem vários materiais gratuitos que vão te ajudar a fazer marketing digital:
http://resultadosdigitais.com.br/materiais-educativos/
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23. Ferramentas:
Dropbox: é um serviço para armazenamento e partilha de arquivos. É baseado no
conceito de "computação em nuvem .
Pipedrive: Com o Pipedrive, você sempre terá uma boa visão geral do seu funil de
vendas. Valor R$ 30,00 por mês.
Doctorview: Um software para gerenciar via Web as rotinas administrativas e
técnicas e manter sua documentação regularizada de acordo com as normas
éticas e profissionais.
Iclinic : Na administração de seu consultório. Com ele você controla os
prontuários, seus pacientes, a agenda e emite relatórios sem complicações. Valor
R$ 24,90 por mês.
Zap saúde e Consulte me: São boas plataformas para o médico alcançar o público
alvo e diminuir a ociosidade do consultório, com baixo custo.
Zero Paper: Um software de gestão financeira importante para você controlar as
receitas e despesas. O zero paper é um software fácil de usar e grátis.
Doctors way: É uma rede social exclusiva para médicos. Ferramentas com
perguntas e respostas de médicos para médicos.
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24. CENAT
Centro Novas Abordagens Terapêuticas
O CENAT tem como objetivo, promover conhecimento na área da
saúde mental.
Principais atividades: Organizamos Fóruns, Congressos, Workshop.
Estamos promovendo o Fórum Internacional Novas abordagens em
Saúde Mental. Ainda trabalhamos com consultoria de novas
abordagens terapêuticas. Ministramos cursos na área.
Disponibilizamos gratuitamente materiais de cunho científico, em forma
de posts no blog , eBooks e Webinars.
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