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ADMINISTRANDO O MAIOR ESCRITÓRIO DA
          AMÉRICA LATINA
ALGUMAS INFORMAÇÕES RELEVANTES
Informações Relevantes

                           ALGUNS DADOS QUANTITATIVOS

•   63 anos de existência
•   56 sócios
•   453 advogados associados
•   573 estagiários
•   301 funcionários administrativos
•   20 escritórios
•   148 mil processos judiciais e administrativos em andamento
•   1.700 clientes ativos
•   19.600 m² ocupados
•   1.400 terminais de computadores
•   65 servidores
•   64 mil livros e periódicos jurídicos
 São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . Natal
João Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda
Informações Relevantes

                                      FULL LEGAL SERVICE

•     Societário                                            •   Ambiental
•     Contencioso e Arbitragem                              •   Penal Empresarial
•     Fusões e Aquisições                                   •   Propriedade Industrial e Intelectual
•     Recuperação de Empresas e Falências                   •   Imobiliário
•     Mercado de Capitais                                   •   Comércio Exterior e Defesa Comercial
•     Constitucional e Relações                             •   Eleitoral
      Governamentais                                        •   Seguros e Resseguros
•     Financiamentos e Direito Bancário                     •   Direito Aeronáutico
•     Regulatório e Administrativo                          •   Direito Minerário
•     Capital Estrangeiro                                   •   Direito Marítimo
•     Infra-estrutura e PPPs                                •   Energia, Petróleo e Gás
•     Tributário e Planejamento Fiscal                      •   Direito Civil e Contratos
•     Relações de Consumo                                   •   Comunicações e Telecomunicações
•     Direito Econômico e da Concorrência                   •   Recuperação de Créditos
•     Direito do Trabalho e Prev. Privada/                  •   Operações e Contratos Internacionais
      Social
     São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . Natal
    João Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda
Informações Relevantes




                                                           UM ESCRITÓRIO FEDERALIZADO



                                                         Presente nas principais capitais
                                                         brasileiras, bem como em outras
                                                         importantes cidades do país, Siqueira
                                                         Castro       –      Advogados      é,
                                                         reconhecidamente, o escritório mais
                                                         federalizado do Brasil.




No exterior, A Siqueira Castro – Advogados possui escritórios próprios em Lisboa, Portugal, e Luanda, Angola.
Essa amplitude geográfica é complementada por alianças operacionais com conceituados escritórios de advocacia
situados nos diversos países da América Latina, América do Norte, Ásia, Europa, África e Oceania.
LINHA DO TEMPO
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ESTRUTURA SETOR JURÍDICO
TOMADA DE DECISÕES
Tomada de Decisões


                    CONSELHO DE SÓCIOS NACIONAIS

• Formado pelos mais expressivos sócios do Escritório compondo um grupo com
perfis profissionais diferentes, seja pela especialização, faixa etária e/ou região do
país em que atua.

• Reune-se semestralmente para prestação de contas das atividades jurídicas e
administrativas, avaliação de oportunidades existentes no mercado, e deliberações
quanto ao planejamento estratégico do Escritório.

• O Gerente Geral Administrativo participa deste Conselho e é através das
decisões tomadas nestas reuniões que se determina o alinhamento das atividades
estratégicas jurídicas com as atividades estratégicas administrativas.
Tomada de Decisões


                     CONSELHO DE SÓCIOS LOCAIS

• Cada unidade possui seu Conselho de Sócios Locais.

• Formado pelos mais expressivos sócios de cada uma das respectivas unidades
reune-se mensalmente para apresentação de contas das atividades jurídicas e
administrativas (da sua unidade) e eventuais correções de curso em ambas as
áreas.

• Os Sócios Nacionais existentes na unidade também compõe este conselho.

• O Gerente Geral Administrativo, participa dos Conselhos Locais das unidades de
SP e RJ. Através das decisões tomadas nestas reuniões se determina o
alinhamento das atividades operacionais jurídicas com as atividades operacionais
administrativas locais.
Tomada de Decisões


                          MISSÃO EMPRESARIAL

Atender nossos clientes nas mais diversas áreas do Direito Empresarial, sempre de
forma criativa, segura e eficaz através de Serviços de Alta Qualidade
MODELO GERENCIAL ADMINISTRATIVO
Modelo Gerencial Administrativo


                     MISSÃO DO SETOR ADMINISTRATIVO

Atender de forma plena o setor Jurídico da SCA, assim como o Cliente final.

Para tanto deve-se atender no tempo correto as necessidades do setor Jurídico,
de forma a garantir que todos os recursos administrativos necessários estejam
sempre disponíveis com rapidez e confiabilidade, permitindo ao corpo Jurídico
dedicar-se de forma completa às questões advocatícias.

Foco nas expectativas de valor dos Clientes.
Modelo Gerencial Administrativo


                    ADMINISTRAÇÃO CENTRALIZADA

Tendo como objetivos a racionalização dos recursos, a padronização das tarefas e
o controle acurado financeiro chegou-se ao modelo centralizado de governança.
Neste contexto a Unidade de São Paulo é o centro administrativo da SC-A.

Cabe às gerências locais a gestão das atividades secundárias do dia a dia.

SCA-RJ um caso a parte.
Modelo Gerencial Administrativo


ORGANOGRAMA
Modelo Gerencial Administrativo


                                   COMITÊS


Formação de Comitês Temáticos – envolvimento dos advogados nas questões
institucionais do Escritório.

• Uma administração corporativa não pode ser uma companhia de uma
personalidade só, nem de um grupo restrito de dirigentes.

• Saudável diversidade de visões dos diversos colaboradores.
Modelo Gerencial Administrativo


                            SUPORTE SISTÊMICO

  A administração moderna não pode prescindir de ferramentas de suporte
sistêmico que possibilitem a correta integração das diversas áreas que compõem
uma empresa.


• ERP (Financeiro, Faturamento, Contabilidade, Marketing, Recursos Humanos,
       Arquivo, Biblioteca e Compras)

• Acompanhamento Processual.

• Software para bilhetagem (Tarifador)
GERÊNCIA FINANCEIRA
Organograma Setor Financeiro


ORGANOGRAMA
Desafios Setor Financeiro


      DESAFIO Nº 1 – CENTRALIZAÇÃO DO SETOR FINANCEIRO

Para que um setor financeiro centralizado funcione é fundamental que:

• Todas as unidades tenham acesso, sejam treinados e utilizem o ERP.

• Exista normatização de procedimento para cada atividade e os mesmos sejam
seguidos à risca por todas as unidades.

Objetivos:

Evitar retrabalhos nos setores: Financeiro, Contábil e RH.
Desafios Setor Financeiro


      DESAFIO Nº 2 – ESTABELECENDO UMA NOVA UNIDADE

 •Planejamento de fluxo de caixa necessário para pôr em funcionamento a nova
 unidade

 •Planejamento de fluxo de caixa para absorver os futuros custos fixos e variáveis
 da nova unidade

 •Estudo para utilização de recursos próprios ou de linhas de crédito.

Objetivos:

Uma empresa saudável financeiramente.
Desafios Setor Financeiro


                 DESAFIO Nº 3 – FUNDO FIXO (CAIXINHA)

• É imperativo que exista numerário para o dia a dia das atividades do Escritório,
garantindo que exista recursos disponíveis para dar suporte a adiantamentos para:
pagamento de deslocamento (táxi, ônibus, etc,); pagamento de cópias; hotéis;
alimentação; etc.

• Ajustar o valor do caixinha para cada Unidade e monitorar a evolução das suas
necessidades regularmente (estatística).

• Reembolsos.

• Acerto de contas: Prazo para apresentar comprovantes / Prazo para os
reembolsos

Objetivos:

Evitar a não recuperação de despesas junto aos clientes.
Evitar a paralisação das atividades.
Evitar descontentamentos dentro da organização.
Desafios Setor Financeiro


                      DESAFIO Nº 4 – CORRESPONDENTES

• Para o patrocínio de clientes com abrangência nacional, na área do contencioso
de massa, é feito com a ajuda de escritórios locais e advogados autônomos
(correspondentes) que prestam serviços em locais afastados ou de difícil acesso.

• Acerto de contas

    • Prazo para apresentar comprovantes
    • Apresentação correta da documentação
    • Correta retenção de impostos
    • Prazo para pagamentos.

Objetivos:

Construir um bom relacionamento com os representantes.

Evitar retrabalhos.
GERÊNCIA DE FATURAMENTO
Organograma Setor de Faturamento
Desafios Setor Faturamento

                  DESAFIO Nº 5 – NOTAS DE HONORÁRIOS

• TIME SHEET      Preenchimento em tempo real
                  Utilização do cronômetro
                  Data de corte

• ACOMPANHAMENTO            Status dos processos atualizados no sistema.
  PROCESSUAL                Envio de planilhas padronizadas
                            Data de corte

• EVENTOS         Status dos processos atualizados no sistema.
                  Verificação trimestral (limpeza de contratos)

• Single Point: um facilitador para o Cliente.

 Objetivos:

 Evitar demora e / ou erros na geração de notas de honorários.
 Evitar trabalhos realizados, porém, não faturados.
 Mapeamento da produtividade dos profissionais.
Desafios Setor de Faturamento


                   DESAFIO Nº 6 – NOTAS DE DESPESAS

• Apresentação dos comprovantes de despesas dentro do prazo.

• Software amigável para bilhetagem de ligações telefônicas, digitalizações, cópias
e impressões

 Objetivos:

 Notas de despesas devolvidas pelo cliente devido a erros ou inconsistências.

 Evitar despesas não contabilizadas.

  Propiciar o gerenciamento de despesas não reembolsáveis (avaliação da
rentabilidade do contrato firmado com o cliente).
GERÊNCIA DE MARKETING
MARKETING

ORGANOGRAMA
Desafios Setor de Marketing


               DESAFIO Nº 7 - ASSESSORIA DE IMPRENSA

• Alinhar a mensagem institucional com os porta-vozes do escritório (quem somos,
onde estamos, o que fazemos, números relativos ao escritório)

• Manual de como lidar com a mídia (as regras são dos veículos e não dos sócios)

• É importante que os Sócios saibam que o trabalho é a longo prazo e que o
relacionamento com os jornalistas necessita de tempo e dedicação

 Objetivos:

 Construção de imagem - Evitar a divulgação da organização de forma irregular

 Evitar o não aproveitamento por parte da mídia de boas matérias originadas no
Escritório.

 Evitar desperdício de oportunidades que a mídia possa oferecer.
Desafios Setor de Marketing


                      DESAFIO Nº 8 - MEDIA TRAINING

• Ajuda a evitar enganos, distorções, omissões, aumenta a capacidade para a
conquista de credibilidade, imagem e reputação necessária para a organização ou
pessoa pública.

•Treinamento (face a face) para definir o comportamento do porta-voz

        Como se portar diante de um jornalista
        Apontar os principais erros e vícios ao falar com a imprensa
        O que dizer e o que NUNCA dizer
        Cumprir com o que promete

Objetivos:

Consolidar o Escritório como fonte para os jornalistas, através de uma postura
adequada dos porta-vozes perante as solicitações de mídia.
Desafios Setor de Marketing


                 DESAFIO Nº 9 - ADMINISTRANDO CRISES

• Extremamente importante alertar aos porta-vozes que a crise pode aparecer a
qualquer momento.

• Saber como agir caso o nome do escritório ou de algum cliente apareça
negativamente na mídia.

• Não ignorar o poder da imprensa.

• Ter uma boa assessoria de imprensa

 Objetivos:

 Não expor os sócios e / ou a organização.
 Não perder a boa imagem construída após muitos esforços.
Desafios Setor de Marketing


                    DESAFIO Nº 10 - BANCO DE DADOS

• Manter sempre atualizado todos os dados para contato dos clientes e possíveis
clientes (trabalho em conjunto com os sócios e secretárias)

• Ferramenta de CRM que permita filtrar a lista de clientes, por exemplo: sócios,
área de atuação, setor (financeiro, farmacêutico, telecom, etc.)

 Objetivos:

 Evitar campanhas ineficientes alcançando apenas parcialmente o público alvo.

 Evitar o envio de material e / ou convites para pessoas erradas.
Desafios Setor de Marketing


                      DESAFIO Nº 11 – CROSS-SELLING


SC-A um escritório full legal service – potencialidade para serviços multidiciplinares.

Mapeamento dos serviços oferecidos a cada cliente considerando todos os
segmentos e todas as unidades da SC-A.



Objetivos:

Eliminar o conceito “meu cliente”. Os clientes são do escritório, não do sócio.
Melhor atender as demandas do cliente.
Fidelização do cliente.
GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS
Desafios Setor de RH


ORGANOGRAMA
Desafios Setor de RH


                        DESAFIO Nº 12 – TURN OVER

A SC-A constantemente realiza pesquisas de mercado através de empresas
especializadas verificando remunerações e benefícios oferecidos de forma a
garantir uma posição de competividade do Escritório.

Realização de pesquisas de clima organizacional para reconhecer pontos a serem
melhorados.

Objetivos:

Ter um turn over dentro de um limite aceitável.

Reter talentos.
Desafios Setor de RH


                  DESAFIO Nº 13- INTEGRAÇÃO

Preocupação constante do RH. Hoje não há como não promover a
interação entre todas as pessoas do Escritório. É contudo, necessário que
todos compreendam ou pelo menos tenham noção das atividades dos
demais colegas de trabalho.

Criar um clima propício para que todos busquem o mesmo objetivo
organizacional.

Capacitar cada novo integrante antes de iniciar suas atividades dentro da
organização.

Objetivos:

Evitar a utilização inadequada ou o desconhecimento dos recursos
disponibilizados pelo Escritório.
Evitar a criação de feudos dentro do escritório.
Maior integração entre as equipes jurídica e administrativa.
Desafios Setor de RH


                    DESAFIO Nº 14 – RH ESTRATÉGICO

• O Escritório precisa ser gerido com eficiência e voltado aos Clientes, criando com
estes relacionamento duradouros.

• Análise dos ambientes interno e externo do Escritório sob a visão de gestão de
pessoas.

• Investimento em Treinamento.

Objetivos:

Alcançar os objetivos e metas estratégicas do Escritório com eficácia e alto
desempenho.
Identificação e retenção de talentos.
Desafios Setor de RH


                         DESAFIO Nº 15 – GERAÇÃO Y

A geração Y é uma realidade que exige uma estratégia criativa que estimule a
retenção de talentos.

Não alimenta expectativas de permanecer em um mesmo local de trabalho durante
anos

    • Divulgação da história, dos valores, e das metas do Escritório.

    • Oferecer boas condições de trabalho.

    • Uma avaliação curta já é suficiente, mostra que os gestores notaram a sua
       presença dentro da empresa.

Objetivos

Reter jovens talentos.
GERÊNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Desafios Setor de TI


ORGANOGRAMA
Setor de TI

          CENTRALIZAÇÃO DOS SISTEMAS CORPORATIVOS

Concentrado nas unidades do RJ e SP: menor custo de licenças, menor número de
profissionais especializados nos sistemas que suportam todas as Unidades.

Para a definição em qual Unidade devemos instalar determinado software levamos
em consideração principalmente a quantidade de usuários, minimizando a utilização
dos links de comunicação entre as Unidades, não sendo, portanto, necessário a
aquisição de links de capacidades enormes.

Na Unidade de SP encontra-se:     Sistema ERP;
                                  Sistema de telefonia IP

Na Unidade do RJ encontra-se:     Sistema de controle processual
                                  Sistema de tarifação

Exchange (emails) as unidades com a maior quantidade de usuários possuem o seu
próprio servidor visando além da otimização dos links, independência entre as
Unidades para que em caso de queda no serviço de uma Unidade, as demais
prossigam sem interferências no recebimento de seus emails.
Desafios Setor de TI


                  DESAFIO Nº 16 – TI, UM RECURSO VITAL

• Monitoramento estatístico de eventos que impactam no trabalho diário de cada
Unidade (queda de energia, lentidão nos links de voz e dados).

No breaks: servidores, impressoras
Geradores.
Notebooks – pessoas chaves.

• Links redundantes para contingência tanto de dados quanto de Internet.

Objetivos:

Evitar atraso ou lentidão no acesso a e-mails, softwares, internet, etc.
Evitar problemas durante videoconferências e / ou audioconferências.
Evitar perdas de prazos.
Evitar atraso na emissão de notas de honorários.
Desafios Setor de TI


             DESAFIO Nº 17 - ARMAZENAMENTO DE DADOS

• Capacidade: monitoramento constante (estatística) quanto ao crescimento da
organização e conseqüentemente das novas necessidades de armazenamento de
dados.

• Equipamentos para Storage – armazenamento de arquivos com maior capacidade,
segurança e facilidade de ampliação, garantindo a replicação dos dados entre os
sites, permitindo sites backup.

Objetivos:

Evitar falta de espaço para armazenamento de informações
Garantir a continuidade das atividades.
Evitar vulnerabilidade quanto a perda de dados.
Desafios Setor de TI

  DESAFIO Nº 18 - COMUNICAÇÃO COM CLIENTES & COMUNICAÇÃO
                       ENTRE UNIDADES

• Videoconferência e Áudioconferência.

• DDRs.

• Links de comunicação (dados e voz) dedicados que permitem comunicação
rápida e acesso centralizado aos sistemas.

• Links de Internet dedicados que garantem a velocidade que o negócio necessita.

• Intranet como forma de divulgação às unidades de eventos e informações
corporativas.

•Telefonia IP: permite economizar ligações entre as unidades.

Objetivos

Redução de custos
Otimização do tempo dos profissionais.
Desafios Setor de TI


                     DESAFIO Nº 19 - IMPRESSORAS

• Impressoras: um equipamento imprescindível.

• Crescimento do Escritório
   • Aumento no Volume de Impressões
  • Dimensionamento da Quantidade e da Capacidade da Máquina (estatística)

• Contrato de Outsourcing de Impressão: correto abastecimento de tonners, eficaz
programa de manutenção preventiva, rápido atendimento na reparação de
máquinas com problemas. (SLA de atendimento)


Objetivos:

Minimizar tempo de máquina parada.
Evitar acumulo de trabalhos.
Evitar perda de prazos.
Desafios Setor de TI


            DESAFIO Nº 20 - TRABALHANDO REMOTAMENTE

• Acesso Remoto via Computador: com a garantia de conexão segura profissionais
chave podem dar continuidade a seu trabalho de qualquer local que tenha acesso
a Internet,

• Utilização de Smart Phones: com essa tecnologia garantimos que os sócios e
profissionais chave das áreas tenham acesso on line a seus emails onde
estiverem,


Objetivos

Garantir o cumprimento dos prazos
Otimizar o tempo dos profissionais.
Agilizar a tomada de decisões e o fluxo de informações para com os clientes e
demais profissionais, atendendo na velocidade que a empresa necessita.
Desafios Setor de TI


                         DESAFIO Nº 21 – HELP DESK

Software de gerenciamento.

Relatórios gerenciais:

         avaliar as necessidades de aumento de quadro no TI;

         monitoramento dos tempos de atendimento e de solução do problema;

         treinamentos nas áreas em que há maiores solicitações;

         monitoramento da qualidade dos equipamentos adquiridos

Objetivos:

Minimizar o tempo em que o profissional não pode trabalhar na sua plenitude devido
problemas relacionados a TI.
ADMINISTRATIVO
Desafios Setor Administrativo


                DESAFIO Nº 22 - PADRÃO ARQUITETÔNICO

As unidades possuem o mesmo padrão arquitetônico

Por sermos um Escritório federalizado temos a preocupação de criarmos uma
identidade visual única em todas as nossas unidades, através da manutenção dos
mesmos padrões de arquitetura e mobiliário em nossos sites.

A forma arquitetônica das nossas unidades respeita as particularidades de cada
atividade de trabalho, buscando concentrar numa mesma área atividades
semelhantes e a proximidade de grupos de apoio, facilitando a sinergia entre as
equipes e a fluidez dos trabalhos.

Cuidados especiais com a hospitalidade.

Objetivos:

Oferecer conforto, sofisticação e funcionalidade.
Transmitir aos clientes e visitantes os valores que permeiam o nosso Escritório.
Desafios Setor Administrativo


            DESAFIO Nº 23 - CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS


Importância da documentação

         Certeza que toda documentação é entregue.

         Certeza que toda documentação é entregue o mais rápido   possível.

Objetivos

Garantir a fluidez e serenidade dos trabalhos.
Evitar perdas de prazos.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Considerações Finais



• Equipe de qualidade.

• Normatizações - padronização dos procedimentos internos e de atendimento ao
Cliente. Desburocratização da comunicação entre os profissionais e agilidade no
fluxo de informações. Estratégia de implantação.

• Melhoria continua como ferramenta de ajuste.

• Estatística é vital para uma gestão eficiente, empresas não se administram sem
estatísticas. Detecção de inadequações e desvios.

• Controle financeiro robusto. Controle minucioso dos Custos.
Considerações Finais



Estude-se – não é possível liderar pessoas com eficiência sem conhecer as
próprias qualidades e defeitos – referências para a compreensão das falhas
                             e acertos do outro.

Reconheça que existem pessoas que sabem sobre determinados assuntos
                         mais do que você.

   Boas práticas de governança devem ser implantadas em ambientes
       transparentes e com sólidos padrões ético-empresariais.
MUITO OBRIGADO!!

lfaggiano@siqueiracastro.com.br

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Administrando o maior escritório de Advocacia da América Latina - Siqueira Castro Advogados

  • 1.
  • 2. ADMINISTRANDO O MAIOR ESCRITÓRIO DA AMÉRICA LATINA
  • 4. Informações Relevantes ALGUNS DADOS QUANTITATIVOS • 63 anos de existência • 56 sócios • 453 advogados associados • 573 estagiários • 301 funcionários administrativos • 20 escritórios • 148 mil processos judiciais e administrativos em andamento • 1.700 clientes ativos • 19.600 m² ocupados • 1.400 terminais de computadores • 65 servidores • 64 mil livros e periódicos jurídicos São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . Natal João Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda
  • 5. Informações Relevantes FULL LEGAL SERVICE • Societário • Ambiental • Contencioso e Arbitragem • Penal Empresarial • Fusões e Aquisições • Propriedade Industrial e Intelectual • Recuperação de Empresas e Falências • Imobiliário • Mercado de Capitais • Comércio Exterior e Defesa Comercial • Constitucional e Relações • Eleitoral Governamentais • Seguros e Resseguros • Financiamentos e Direito Bancário • Direito Aeronáutico • Regulatório e Administrativo • Direito Minerário • Capital Estrangeiro • Direito Marítimo • Infra-estrutura e PPPs • Energia, Petróleo e Gás • Tributário e Planejamento Fiscal • Direito Civil e Contratos • Relações de Consumo • Comunicações e Telecomunicações • Direito Econômico e da Concorrência • Recuperação de Créditos • Direito do Trabalho e Prev. Privada/ • Operações e Contratos Internacionais Social São Paulo . Rio de Janeiro . Brasília . Fortaleza . Belo Horizonte . Salvador . Porto Alegre . Recife . Natal João Pessoa . Aracaju . Vitória . Maceió . Teresina . São Luis . Manaus . Belém . Goiânia . Lisboa . Luanda
  • 6. Informações Relevantes UM ESCRITÓRIO FEDERALIZADO Presente nas principais capitais brasileiras, bem como em outras importantes cidades do país, Siqueira Castro – Advogados é, reconhecidamente, o escritório mais federalizado do Brasil. No exterior, A Siqueira Castro – Advogados possui escritórios próprios em Lisboa, Portugal, e Luanda, Angola. Essa amplitude geográfica é complementada por alianças operacionais com conceituados escritórios de advocacia situados nos diversos países da América Latina, América do Norte, Ásia, Europa, África e Oceania.
  • 10. Tomada de Decisões CONSELHO DE SÓCIOS NACIONAIS • Formado pelos mais expressivos sócios do Escritório compondo um grupo com perfis profissionais diferentes, seja pela especialização, faixa etária e/ou região do país em que atua. • Reune-se semestralmente para prestação de contas das atividades jurídicas e administrativas, avaliação de oportunidades existentes no mercado, e deliberações quanto ao planejamento estratégico do Escritório. • O Gerente Geral Administrativo participa deste Conselho e é através das decisões tomadas nestas reuniões que se determina o alinhamento das atividades estratégicas jurídicas com as atividades estratégicas administrativas.
  • 11. Tomada de Decisões CONSELHO DE SÓCIOS LOCAIS • Cada unidade possui seu Conselho de Sócios Locais. • Formado pelos mais expressivos sócios de cada uma das respectivas unidades reune-se mensalmente para apresentação de contas das atividades jurídicas e administrativas (da sua unidade) e eventuais correções de curso em ambas as áreas. • Os Sócios Nacionais existentes na unidade também compõe este conselho. • O Gerente Geral Administrativo, participa dos Conselhos Locais das unidades de SP e RJ. Através das decisões tomadas nestas reuniões se determina o alinhamento das atividades operacionais jurídicas com as atividades operacionais administrativas locais.
  • 12. Tomada de Decisões MISSÃO EMPRESARIAL Atender nossos clientes nas mais diversas áreas do Direito Empresarial, sempre de forma criativa, segura e eficaz através de Serviços de Alta Qualidade
  • 14. Modelo Gerencial Administrativo MISSÃO DO SETOR ADMINISTRATIVO Atender de forma plena o setor Jurídico da SCA, assim como o Cliente final. Para tanto deve-se atender no tempo correto as necessidades do setor Jurídico, de forma a garantir que todos os recursos administrativos necessários estejam sempre disponíveis com rapidez e confiabilidade, permitindo ao corpo Jurídico dedicar-se de forma completa às questões advocatícias. Foco nas expectativas de valor dos Clientes.
  • 15. Modelo Gerencial Administrativo ADMINISTRAÇÃO CENTRALIZADA Tendo como objetivos a racionalização dos recursos, a padronização das tarefas e o controle acurado financeiro chegou-se ao modelo centralizado de governança. Neste contexto a Unidade de São Paulo é o centro administrativo da SC-A. Cabe às gerências locais a gestão das atividades secundárias do dia a dia. SCA-RJ um caso a parte.
  • 17. Modelo Gerencial Administrativo COMITÊS Formação de Comitês Temáticos – envolvimento dos advogados nas questões institucionais do Escritório. • Uma administração corporativa não pode ser uma companhia de uma personalidade só, nem de um grupo restrito de dirigentes. • Saudável diversidade de visões dos diversos colaboradores.
  • 18. Modelo Gerencial Administrativo SUPORTE SISTÊMICO A administração moderna não pode prescindir de ferramentas de suporte sistêmico que possibilitem a correta integração das diversas áreas que compõem uma empresa. • ERP (Financeiro, Faturamento, Contabilidade, Marketing, Recursos Humanos, Arquivo, Biblioteca e Compras) • Acompanhamento Processual. • Software para bilhetagem (Tarifador)
  • 21. Desafios Setor Financeiro DESAFIO Nº 1 – CENTRALIZAÇÃO DO SETOR FINANCEIRO Para que um setor financeiro centralizado funcione é fundamental que: • Todas as unidades tenham acesso, sejam treinados e utilizem o ERP. • Exista normatização de procedimento para cada atividade e os mesmos sejam seguidos à risca por todas as unidades. Objetivos: Evitar retrabalhos nos setores: Financeiro, Contábil e RH.
  • 22. Desafios Setor Financeiro DESAFIO Nº 2 – ESTABELECENDO UMA NOVA UNIDADE •Planejamento de fluxo de caixa necessário para pôr em funcionamento a nova unidade •Planejamento de fluxo de caixa para absorver os futuros custos fixos e variáveis da nova unidade •Estudo para utilização de recursos próprios ou de linhas de crédito. Objetivos: Uma empresa saudável financeiramente.
  • 23. Desafios Setor Financeiro DESAFIO Nº 3 – FUNDO FIXO (CAIXINHA) • É imperativo que exista numerário para o dia a dia das atividades do Escritório, garantindo que exista recursos disponíveis para dar suporte a adiantamentos para: pagamento de deslocamento (táxi, ônibus, etc,); pagamento de cópias; hotéis; alimentação; etc. • Ajustar o valor do caixinha para cada Unidade e monitorar a evolução das suas necessidades regularmente (estatística). • Reembolsos. • Acerto de contas: Prazo para apresentar comprovantes / Prazo para os reembolsos Objetivos: Evitar a não recuperação de despesas junto aos clientes. Evitar a paralisação das atividades. Evitar descontentamentos dentro da organização.
  • 24. Desafios Setor Financeiro DESAFIO Nº 4 – CORRESPONDENTES • Para o patrocínio de clientes com abrangência nacional, na área do contencioso de massa, é feito com a ajuda de escritórios locais e advogados autônomos (correspondentes) que prestam serviços em locais afastados ou de difícil acesso. • Acerto de contas • Prazo para apresentar comprovantes • Apresentação correta da documentação • Correta retenção de impostos • Prazo para pagamentos. Objetivos: Construir um bom relacionamento com os representantes. Evitar retrabalhos.
  • 26. Organograma Setor de Faturamento
  • 27. Desafios Setor Faturamento DESAFIO Nº 5 – NOTAS DE HONORÁRIOS • TIME SHEET Preenchimento em tempo real Utilização do cronômetro Data de corte • ACOMPANHAMENTO Status dos processos atualizados no sistema. PROCESSUAL Envio de planilhas padronizadas Data de corte • EVENTOS Status dos processos atualizados no sistema. Verificação trimestral (limpeza de contratos) • Single Point: um facilitador para o Cliente. Objetivos: Evitar demora e / ou erros na geração de notas de honorários. Evitar trabalhos realizados, porém, não faturados. Mapeamento da produtividade dos profissionais.
  • 28. Desafios Setor de Faturamento DESAFIO Nº 6 – NOTAS DE DESPESAS • Apresentação dos comprovantes de despesas dentro do prazo. • Software amigável para bilhetagem de ligações telefônicas, digitalizações, cópias e impressões Objetivos: Notas de despesas devolvidas pelo cliente devido a erros ou inconsistências. Evitar despesas não contabilizadas. Propiciar o gerenciamento de despesas não reembolsáveis (avaliação da rentabilidade do contrato firmado com o cliente).
  • 31. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 7 - ASSESSORIA DE IMPRENSA • Alinhar a mensagem institucional com os porta-vozes do escritório (quem somos, onde estamos, o que fazemos, números relativos ao escritório) • Manual de como lidar com a mídia (as regras são dos veículos e não dos sócios) • É importante que os Sócios saibam que o trabalho é a longo prazo e que o relacionamento com os jornalistas necessita de tempo e dedicação Objetivos: Construção de imagem - Evitar a divulgação da organização de forma irregular Evitar o não aproveitamento por parte da mídia de boas matérias originadas no Escritório. Evitar desperdício de oportunidades que a mídia possa oferecer.
  • 32. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 8 - MEDIA TRAINING • Ajuda a evitar enganos, distorções, omissões, aumenta a capacidade para a conquista de credibilidade, imagem e reputação necessária para a organização ou pessoa pública. •Treinamento (face a face) para definir o comportamento do porta-voz Como se portar diante de um jornalista Apontar os principais erros e vícios ao falar com a imprensa O que dizer e o que NUNCA dizer Cumprir com o que promete Objetivos: Consolidar o Escritório como fonte para os jornalistas, através de uma postura adequada dos porta-vozes perante as solicitações de mídia.
  • 33. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 9 - ADMINISTRANDO CRISES • Extremamente importante alertar aos porta-vozes que a crise pode aparecer a qualquer momento. • Saber como agir caso o nome do escritório ou de algum cliente apareça negativamente na mídia. • Não ignorar o poder da imprensa. • Ter uma boa assessoria de imprensa Objetivos: Não expor os sócios e / ou a organização. Não perder a boa imagem construída após muitos esforços.
  • 34. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 10 - BANCO DE DADOS • Manter sempre atualizado todos os dados para contato dos clientes e possíveis clientes (trabalho em conjunto com os sócios e secretárias) • Ferramenta de CRM que permita filtrar a lista de clientes, por exemplo: sócios, área de atuação, setor (financeiro, farmacêutico, telecom, etc.) Objetivos: Evitar campanhas ineficientes alcançando apenas parcialmente o público alvo. Evitar o envio de material e / ou convites para pessoas erradas.
  • 35. Desafios Setor de Marketing DESAFIO Nº 11 – CROSS-SELLING SC-A um escritório full legal service – potencialidade para serviços multidiciplinares. Mapeamento dos serviços oferecidos a cada cliente considerando todos os segmentos e todas as unidades da SC-A. Objetivos: Eliminar o conceito “meu cliente”. Os clientes são do escritório, não do sócio. Melhor atender as demandas do cliente. Fidelização do cliente.
  • 37. Desafios Setor de RH ORGANOGRAMA
  • 38. Desafios Setor de RH DESAFIO Nº 12 – TURN OVER A SC-A constantemente realiza pesquisas de mercado através de empresas especializadas verificando remunerações e benefícios oferecidos de forma a garantir uma posição de competividade do Escritório. Realização de pesquisas de clima organizacional para reconhecer pontos a serem melhorados. Objetivos: Ter um turn over dentro de um limite aceitável. Reter talentos.
  • 39. Desafios Setor de RH DESAFIO Nº 13- INTEGRAÇÃO Preocupação constante do RH. Hoje não há como não promover a interação entre todas as pessoas do Escritório. É contudo, necessário que todos compreendam ou pelo menos tenham noção das atividades dos demais colegas de trabalho. Criar um clima propício para que todos busquem o mesmo objetivo organizacional. Capacitar cada novo integrante antes de iniciar suas atividades dentro da organização. Objetivos: Evitar a utilização inadequada ou o desconhecimento dos recursos disponibilizados pelo Escritório. Evitar a criação de feudos dentro do escritório. Maior integração entre as equipes jurídica e administrativa.
  • 40. Desafios Setor de RH DESAFIO Nº 14 – RH ESTRATÉGICO • O Escritório precisa ser gerido com eficiência e voltado aos Clientes, criando com estes relacionamento duradouros. • Análise dos ambientes interno e externo do Escritório sob a visão de gestão de pessoas. • Investimento em Treinamento. Objetivos: Alcançar os objetivos e metas estratégicas do Escritório com eficácia e alto desempenho. Identificação e retenção de talentos.
  • 41. Desafios Setor de RH DESAFIO Nº 15 – GERAÇÃO Y A geração Y é uma realidade que exige uma estratégia criativa que estimule a retenção de talentos. Não alimenta expectativas de permanecer em um mesmo local de trabalho durante anos • Divulgação da história, dos valores, e das metas do Escritório. • Oferecer boas condições de trabalho. • Uma avaliação curta já é suficiente, mostra que os gestores notaram a sua presença dentro da empresa. Objetivos Reter jovens talentos.
  • 42. GERÊNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
  • 43. Desafios Setor de TI ORGANOGRAMA
  • 44. Setor de TI CENTRALIZAÇÃO DOS SISTEMAS CORPORATIVOS Concentrado nas unidades do RJ e SP: menor custo de licenças, menor número de profissionais especializados nos sistemas que suportam todas as Unidades. Para a definição em qual Unidade devemos instalar determinado software levamos em consideração principalmente a quantidade de usuários, minimizando a utilização dos links de comunicação entre as Unidades, não sendo, portanto, necessário a aquisição de links de capacidades enormes. Na Unidade de SP encontra-se: Sistema ERP; Sistema de telefonia IP Na Unidade do RJ encontra-se: Sistema de controle processual Sistema de tarifação Exchange (emails) as unidades com a maior quantidade de usuários possuem o seu próprio servidor visando além da otimização dos links, independência entre as Unidades para que em caso de queda no serviço de uma Unidade, as demais prossigam sem interferências no recebimento de seus emails.
  • 45. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 16 – TI, UM RECURSO VITAL • Monitoramento estatístico de eventos que impactam no trabalho diário de cada Unidade (queda de energia, lentidão nos links de voz e dados). No breaks: servidores, impressoras Geradores. Notebooks – pessoas chaves. • Links redundantes para contingência tanto de dados quanto de Internet. Objetivos: Evitar atraso ou lentidão no acesso a e-mails, softwares, internet, etc. Evitar problemas durante videoconferências e / ou audioconferências. Evitar perdas de prazos. Evitar atraso na emissão de notas de honorários.
  • 46. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 17 - ARMAZENAMENTO DE DADOS • Capacidade: monitoramento constante (estatística) quanto ao crescimento da organização e conseqüentemente das novas necessidades de armazenamento de dados. • Equipamentos para Storage – armazenamento de arquivos com maior capacidade, segurança e facilidade de ampliação, garantindo a replicação dos dados entre os sites, permitindo sites backup. Objetivos: Evitar falta de espaço para armazenamento de informações Garantir a continuidade das atividades. Evitar vulnerabilidade quanto a perda de dados.
  • 47. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 18 - COMUNICAÇÃO COM CLIENTES & COMUNICAÇÃO ENTRE UNIDADES • Videoconferência e Áudioconferência. • DDRs. • Links de comunicação (dados e voz) dedicados que permitem comunicação rápida e acesso centralizado aos sistemas. • Links de Internet dedicados que garantem a velocidade que o negócio necessita. • Intranet como forma de divulgação às unidades de eventos e informações corporativas. •Telefonia IP: permite economizar ligações entre as unidades. Objetivos Redução de custos Otimização do tempo dos profissionais.
  • 48. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 19 - IMPRESSORAS • Impressoras: um equipamento imprescindível. • Crescimento do Escritório • Aumento no Volume de Impressões • Dimensionamento da Quantidade e da Capacidade da Máquina (estatística) • Contrato de Outsourcing de Impressão: correto abastecimento de tonners, eficaz programa de manutenção preventiva, rápido atendimento na reparação de máquinas com problemas. (SLA de atendimento) Objetivos: Minimizar tempo de máquina parada. Evitar acumulo de trabalhos. Evitar perda de prazos.
  • 49. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 20 - TRABALHANDO REMOTAMENTE • Acesso Remoto via Computador: com a garantia de conexão segura profissionais chave podem dar continuidade a seu trabalho de qualquer local que tenha acesso a Internet, • Utilização de Smart Phones: com essa tecnologia garantimos que os sócios e profissionais chave das áreas tenham acesso on line a seus emails onde estiverem, Objetivos Garantir o cumprimento dos prazos Otimizar o tempo dos profissionais. Agilizar a tomada de decisões e o fluxo de informações para com os clientes e demais profissionais, atendendo na velocidade que a empresa necessita.
  • 50. Desafios Setor de TI DESAFIO Nº 21 – HELP DESK Software de gerenciamento. Relatórios gerenciais: avaliar as necessidades de aumento de quadro no TI; monitoramento dos tempos de atendimento e de solução do problema; treinamentos nas áreas em que há maiores solicitações; monitoramento da qualidade dos equipamentos adquiridos Objetivos: Minimizar o tempo em que o profissional não pode trabalhar na sua plenitude devido problemas relacionados a TI.
  • 52. Desafios Setor Administrativo DESAFIO Nº 22 - PADRÃO ARQUITETÔNICO As unidades possuem o mesmo padrão arquitetônico Por sermos um Escritório federalizado temos a preocupação de criarmos uma identidade visual única em todas as nossas unidades, através da manutenção dos mesmos padrões de arquitetura e mobiliário em nossos sites. A forma arquitetônica das nossas unidades respeita as particularidades de cada atividade de trabalho, buscando concentrar numa mesma área atividades semelhantes e a proximidade de grupos de apoio, facilitando a sinergia entre as equipes e a fluidez dos trabalhos. Cuidados especiais com a hospitalidade. Objetivos: Oferecer conforto, sofisticação e funcionalidade. Transmitir aos clientes e visitantes os valores que permeiam o nosso Escritório.
  • 53. Desafios Setor Administrativo DESAFIO Nº 23 - CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS Importância da documentação Certeza que toda documentação é entregue. Certeza que toda documentação é entregue o mais rápido possível. Objetivos Garantir a fluidez e serenidade dos trabalhos. Evitar perdas de prazos.
  • 55. Considerações Finais • Equipe de qualidade. • Normatizações - padronização dos procedimentos internos e de atendimento ao Cliente. Desburocratização da comunicação entre os profissionais e agilidade no fluxo de informações. Estratégia de implantação. • Melhoria continua como ferramenta de ajuste. • Estatística é vital para uma gestão eficiente, empresas não se administram sem estatísticas. Detecção de inadequações e desvios. • Controle financeiro robusto. Controle minucioso dos Custos.
  • 56. Considerações Finais Estude-se – não é possível liderar pessoas com eficiência sem conhecer as próprias qualidades e defeitos – referências para a compreensão das falhas e acertos do outro. Reconheça que existem pessoas que sabem sobre determinados assuntos mais do que você. Boas práticas de governança devem ser implantadas em ambientes transparentes e com sólidos padrões ético-empresariais.