Encontro de Ideias e Inovações na Administração Pública 2012

1. “Transformando conhecimento em resultados”
Alocação de força de
trabalho

2. “Transformando conhecimento em resultados”
Conceitos

3. O que é alocação de força de trabalho?
“A capacidade de uma organização representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa
capacidade se manifesta de muitas formas incluindo espaço, força de trabalho, equipamento,
tecnologia e materiais.”
YU-LEE, 2002
Sempre que estivermos falando da capacidade ou da força de trabalho
vamos pensar em quantas horas estão disponíveis
Alocação da Capacidade
Espaço
Força de
Trabalho
Equipamento
Tecnologia
Materiais

4. Entendimento da alocação -
Quantitativa
A otimização da alocação da força de trabalho de uma organização é fundamental para
atingir níveis satisfatórios de produtividade, custos e competitividade.
Dimensionamento Adequado
Não pode ser apenas quantitativo mais também ser qualitativo, de forma a estabelecer,
além do número de empregados, a qualificação profissional dos mesmos, caso contrário,
corre-se o sério risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que
ocupam e outros com qualificação ou formação insuficiente
Subdimensionamento
Poderá acarretar sobrecarga de trabalho dos empregados,
excesso de realização de horas-extras, etc..
Superdimensionamento
Poderá gerar ociosidade, aumentos desnecessários da folha de
pagamento, falta de desafios, perturbação do ambiente de
trabalho, etc..

5. “Transformando conhecimento em resultados”
Passos do Estudo
de Alocação

6. Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores +
colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Dinâmica da capacitação de alocação da
força de trabalho
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
Reuniões quinzenais de acompanhamento
Diretores

7. Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores +
colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
‘
Estudo preliminar das informações da
Organização

8. O que considerar?
 Planejamento Estratégico;
 Organograma;
 Plano de Cargos e Salários com descrição de cargos e atribuições;
 Política de Remuneração (Sistema de Avaliação de Desempenho);
 Fluxogramas e Manuais dos processos;
 Quantitativo de pessoas por cargo e área;
 Matriz de Atribuições das áreas;
 Acordo Coletivo de Trabalho
 Informações sobre férias, recessos, abonos, faltas, afastamentos e
licenças do efetivo em dias úteis dos últimos 3 anos; e,
 Informações sobre horas extras pagas e banco de horas por área.

9. Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores +
colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Definição das diretrizes para alocação
das equipes de trabalho
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
9

10. Alinhamento de expectativas com os
gestores
 Quais os principais problemas enfrentados pela Gerência?
 Há sobrecarga ou ociosidade dos colaboradores?
 A formação profissional dos atuais colaboradores está
adequada às necessidades da Gerência?
 Há sazonalidades que oneram a rotina da Gerência?
 Os gestores são muito demandados em atividades
operacionais?
10

11. Alinhamento com a EstratégicaCrescimento
Tempo
Organização
Pessoas
O Crescimento do quadro de pessoas
está alinhado com o Planejamento
Estratégico e com o crescimento do
negócio ao longo do tempo

12. Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores +
colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Capacitação do método de alocação da
força de trabalho
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
12

13. Exemplo - Dinâmica de alocação
13
Área: GECOM
Horizonte: 1 ano
DIRAD
GECOM
COLIC
COGEC
GELOG
COSER
COSUP

14. Exemplo - Cálculo do FTE
1 Pessoa
8 horas diárias
Conceitos
• 1 ano possui 12 meses
• Dos 12 meses, uma pessoa trabalha 11
• 1 mês possui em média 22 dias úteis
• 1 pessoa trabalha 8 horas por dia
Cálculos de 1 FTE (ou 1 pessoa)
11 meses x 22 dias x 8 horas = 1.936
horas/ano
Sem ociosidade
Com folga
1.936 horas – 12,5% = 1.694
horas/ano
FTE normal: 176 h/mês
FTE com folga: 154 h/mês

15. Exemplo - Verificação da capacidade
disponível
15
216 dias úteis no ano
8 horas por dia
12,5% de folga (1 hora/dia)
Cargo Quantidade
Disponibilidade
(h)
Diretor 1
Gerente 2
Coordenador 4
Demanda (h)
1.694 hDisponibilidade Média anual por pessoa
Analista 13
Assistente 35
1.694
3.388
6.776
22.022
59.290

16. A curva de capacidade no tempo
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
16

17. Um processo onde a área de
compras participa
AprovadorComprasFinanceiro
Um processo onde a área de compras
participa
17

18. Cada atividade possui uma frequência
e uma duração média
AprovadorComprasFinanceiro
Atividade X
Perfil: Analista
Frequência mensal: 20
Tempo gasto: 1h
18

19. Cada atividade possui uma frequência e
uma duração média
19
Perfil: Assistente
Volume/Freq.: 20
Esforço: 4h
Perfil: Assistente
Volume/Freq.: 20
Esforço: 5h
Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforço: 2h
Perfil: Diretor
Volume/Freq.: 1
Esforço: 2h
Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforço: 3h
Perfil: Gerente
Volume/Freq.: 4
Esforço: 1,5h
Perfil: Analista
Volume/Freq.: 4
Esforço: 4h
JurídicoComprasFinanceiro
Analisar solicitações de compras
Perfil: Analista
Volume (ou frequência): 4
Esforço (Tempo gasto): 4h
PCS

20. Uma área participa de diversos processos
PROCESSO
1
PROCESSO
2
PROCESSO
3
TOTAL
2
0
Co
mp
ras
Fin
anc
eir
o
A
n
a
l
i
s
t
a
J
r
.
G
e
r
e
n
t
e
A
n
a
l
i
s
t
a
Coord
enado
r
A
n
a
li
s
t
a
S
r.
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
2
0
Co
mp
ras
Fin
anc
eir
o
A
n
a
l
i
s
t
a
J
r
.
G
e
r
e
n
t
e
A
n
a
l
i
s
t
a
Coord
enado
r
A
n
a
li
s
t
a
S
r.
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
2
0
Co
mp
ras
Fin
anc
eir
o
A
n
a
l
i
s
t
a
J
r
.
G
e
r
e
n
t
e
A
n
a
l
i
s
t
a
Coord
enado
r
A
n
a
li
s
t
a
S
r.
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
0,5h
Frequência
mensal: 10
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 20
Tempo gasto:
2h
Frequência
mensal: 7
Tempo gasto:
3h
Frequência
mensal: 3
Tempo gasto:
1h
Frequência
mensal: 30
Tempo gasto:
2h
Coordenador
Analista
Assistente
20

21. Demanda por trabalho total de uma área a
partir dos processos nos quais ela se envolve
Área: Compras
Cargo Quantidade
Disponibilidade
(h)
Operacional 7 10.850
Gerente 2 3.100
Diretor 1 1.550
Demanda (h)
10.900
3.350
1.800
21

22. Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores +
colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Preenchimento das planilhas de alocação com
Coaching da ELO Group
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
22

23. Montando as planilhas de dados de
alocação
GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos
Processo/
Subprocesso
Etapa Principais Atividades Caminhos Unidade
Periodicidade da
Unidade
Esforço unitário
em Horas
Volume da
MÉDIA MENSAL
Cargo
(exigido)
Sazonalidade
(Volume médio)
Observações
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO
Situação Atual
GDC-06/Expedicaoe
TramitaçãodeDocumentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GDC-06/Expedicaoe
TramitaçãodeDocumentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GDC-06/Expedicaoe
TramitaçãodeDocumentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GDC-06/Expedicaoe
Tramitaçãode
Documentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
23

24. Etapa
Periodicidade da
Unidade
Esforço unitário
em Horas
Volume da
MÉDIA MENSAL
Cargo
(exigido)
Sazonalidade
(Volume médio)
Observações
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
GDC-06/Expedicaoe
TramitaçãodeDocumentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Esforço em horas de todos
empregados envolvidos da UTA para
realizar 1 ciclo de atividades da unidade.
Corresponde ao esforço de todos os
colaboradores, exceto coordenadores,
gerentes e diretores
Qualquer observações que
facilitem o entendimento
posterior dos demais dados,
inclusive meses ou semanas
impactados pelas
sazonalidades
Valor relacionado à quantidade de vezes
(ciclos) que a unidade ocorre no ano. Em
alguns casos pode representar o volume e em
outros a frequência. Por exemplo: Número de
Novos Associados , Quantidade de Folhas de
Pagamento geradas por ano
Cargo do(s)
empregado(s) que
executam as
atividades, de
acordo com legenda
Volume total de drivers em
períodos de sazonalidade.
Preenchidos com números.
24
Sobre o Preenchimento

25. Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores +
colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com Coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Análise dos dados de alocação e
proposição de ajustes
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
25

26. Análise dos dados de alocação
 Quais atividades podem estar preenchidas incorretamente?
 Que atividades podem ser detalhadas / segregadas para
melhor entendimento?
 Existem inconsistências nos volumes quando comparadas às
planilhas de outras coordenações / histórico da Organização?
 Que sazonalidades podem ser melhor representadas?
 O volume está compatível com a realidade da coordenação?
 Quais atividades podem estar super/subestimadas?
26

27. Etapa Principais Atividades Driver Caminhos
Periodicidade da
Unidade
Esforço unitário
em Horas
Volume da
MÉDIA MENSAL
Cargo
(exigido)
Sazonalidade
(Volume médio)
Observações
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
A1 Anual 3,00 5,00 A2
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
A2 Bimestral 3,00 5,00 A3
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
A3 Semestral 3,00 5,00 A4 10 Maio
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
A4 Bimestral 3,00 5,00 A5
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
B1 Diário 3,00 5,00 A6
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
B2 Diário 3,00 5,00 A7
Ferramenta gerencial para melhor tomada de
decisões
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
B3 Semanal 3,00 5,00 A8
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
B4 Mensal 3,00 5,00 A9
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
B5 Bimestral 3,00 5,00 A10 15 Dezembro
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
B6 Demanda 3,00 5,00 A11
Tramitar/expedir o documento à
Representação
Documento da
representação
recebido
B7 Demanda 3,00 5,00 A12
Tramitar/expedir o documento à Área Externa
Documento da área
demandante externa
recebido
B8 Demanda 3,00 5,00 A13
ELO Group © 2012
GDC-06/Expedicaoe
Tramitaçãode
Documentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GDC-06/Expedicaoe
Tramitaçãode
Documentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO
GDC-06/Expedicaoe
TramitaçãodeDocumentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GDC-06/Expedicaoe
TramitaçãodeDocumentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GDC-06/Expedicaoe
TramitaçãodeDocumentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
GDC-06/Expedicaoe
Tramitaçãode
Documentos
Tramitação/expedição de
documentos recebidos
Análise e revisão da alocação de trabalho
27

28. Demanda por trabalho total de uma área a
partir dos processos nos quais ela se envolve
28
Área: GECOM
Cargo Quantidade
1
2
4
Demanda (h)
1.920
2.979
7.567
169 h 12.430h 2.701h
13
35
21.430
62.320
Diretor
Gerente
Coordenador
Analista
Assistente
Disponibilidade
(h)
1.694
3.388
6.776
22.022
59.290

29. 29
Cargo
Quantidade Total atual
(FTE)
Total
necessário
(FTE)
1,13
1,76
4,47
12,65
36,79
1
2
4
13
35
DiretorGerenteCoordenadorAnalistaAssistente
20% 30% 30%
10%
0%
0%
20%
40%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
20% 30%
5% 10%
35%
0%
20%
40%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
50%
0% 0%
40%
10%
0%
50%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
10%
30% 20% 25%
15%
0%
20%
40%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
20% 20%
10%
25% 25%
0%
20%
40%
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5

30. Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores +
colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Elaboração de relatório final e Homologação
da alocação da força de trabalho
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia
30

31. EXEMPLOS

32. CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
horas
DEMANDA
tempo
32
Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e
capacidade diferentes ações podem ser tomadas

33. CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
horas
DEMANDA
tempo
33
Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e
capacidade diferentes ações podem ser tomadas

34. Diferentes ações podem ser tomadas
para se aumentar a capacidade
 Motivação de equipe
 Contratações
 Transferências internas de pessoas
 Mudança de responsabilidades
34
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
horas
DEMANDA
tempo

35. Diferentes ações podem ser tomadas
para se reduzir/alterar a demanda
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
horas
DEMANDA
tempo
 Sincronização de atividades
 Paralelização de atividades
 Ferramental de apoio
 Treinamentos
 Automação de atividades
 Eliminação de atividades
35

36. O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho
dará o balanço entre sobrecarga e ociosidade
CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
horas
DEMANDA
 Cansaço/estresse
 Afastamentos
 Perda de qualidade
 Fila
Subdimensionamento
(Sobrecarga)
 Desmotivação
 Baixa produtividade
 Baixo desenvolvimento
pessoal
Superdimensionamento
(Ociosidade)
tempo
O ideal é que a alocação da
força de trabalho esteja entre
o subdimensionamento e o
superdimensionamento
36

37. Estudo preliminar das
informações da
Organização
ELO Group
Definição das diretrizes
para alocação das
equipes de trabalho
Diretores+ gestores
Capacitação do método
de alocação da força de
trabalho
Gestores +
colaboradores
Preenchimento das
planilhas de alocação
com coaching da ELO
Group
Gerente + colaboradores
Análise dos dados de
alocação e proposição
de ajustes
ELO Group
Revisão da alocação da
força de trabalho
Gerente + colaboradores
Elaboração de relatório
final de alocação da
força de trabalho
ELO Group
Homologação da
alocação da força de
trabalho
Gerentes + diretores
Dinâmica de alocação da força de trabalho:
Processo Cíclico
1 dia 1 dia 14 dias
3 dias 2 dias 4 dias 1 dia