“Transformando conhecimento em resultados”
Alocação de força de
trabalho
“Transformando conhecimento em resultados”
Conceitos
O que é alocação de força de trabalho?
“A capacidade de uma organização representa sua habilidade para desempenhar trabalh...
Entendimento da alocação -
Quantitativa
A otimização da alocação da força de trabalho de uma organização é fundamental par...
“Transformando conhecimento em resultados”
Passos do Estudo
de Alocação
Estudo preliminar das
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Organização
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Definição das diretrizes
para alocação das
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Organização
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 Plano de Cargos e Salários com descrição de cargos e atribu...
Estudo preliminar das
informações da
Organização
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para alocação das
equipes de trabalho
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gestores
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Organização
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Área: GECOM
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8 horas diárias
Conceitos
• 1 ano possui 12 meses
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Exemplo - Verificação da capacidade
disponível
15
216 dias úteis no ano
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12,5% de folga (1 hora/dia)
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A curva de capacidade no tempo
CAPACIDADE
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Cada atividade possui uma frequência
e uma duração média
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Organização
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Unidade
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Organização
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CAPACIDADE
(Disponibilidade de horas)
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para se aumentar a capacidade
 Motivação de equipe
 Contratações
 Transferências int...
Diferentes ações podem ser tomadas
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O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho
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Organização
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ELO Group – Alocação de Força de Trabalho

  1. 1. “Transformando conhecimento em resultados” Alocação de força de trabalho
  2. 2. “Transformando conhecimento em resultados” Conceitos
  3. 3. O que é alocação de força de trabalho? “A capacidade de uma organização representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa capacidade se manifesta de muitas formas incluindo espaço, força de trabalho, equipamento, tecnologia e materiais.” YU-LEE, 2002 Sempre que estivermos falando da capacidade ou da força de trabalho vamos pensar em quantas horas estão disponíveis Alocação da Capacidade Espaço Força de Trabalho Equipamento Tecnologia Materiais
  4. 4. Entendimento da alocação - Quantitativa A otimização da alocação da força de trabalho de uma organização é fundamental para atingir níveis satisfatórios de produtividade, custos e competitividade. Dimensionamento Adequado Não pode ser apenas quantitativo mais também ser qualitativo, de forma a estabelecer, além do número de empregados, a qualificação profissional dos mesmos, caso contrário, corre-se o sério risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que ocupam e outros com qualificação ou formação insuficiente Subdimensionamento Poderá acarretar sobrecarga de trabalho dos empregados, excesso de realização de horas-extras, etc.. Superdimensionamento Poderá gerar ociosidade, aumentos desnecessários da folha de pagamento, falta de desafios, perturbação do ambiente de trabalho, etc..
  5. 5. “Transformando conhecimento em resultados” Passos do Estudo de Alocação
  6. 6. Estudo preliminar das informações da Organização ELO Group Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Diretores+ gestores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gestores + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group Gerente + colaboradores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes ELO Group Revisão da alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho ELO Group Homologação da alocação da força de trabalho Gerentes + diretores Dinâmica da capacitação de alocação da força de trabalho 1 dia 1 dia 14 dias 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia Reuniões quinzenais de acompanhamento Diretores
  7. 7. Estudo preliminar das informações da Organização ELO Group Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Diretores+ gestores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gestores + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group Gerente + colaboradores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes ELO Group Revisão da alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho ELO Group Homologação da alocação da força de trabalho Gerentes + diretores 1 dia 1 dia 14 dias 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia ‘ Estudo preliminar das informações da Organização
  8. 8. O que considerar?  Planejamento Estratégico;  Organograma;  Plano de Cargos e Salários com descrição de cargos e atribuições;  Política de Remuneração (Sistema de Avaliação de Desempenho);  Fluxogramas e Manuais dos processos;  Quantitativo de pessoas por cargo e área;  Matriz de Atribuições das áreas;  Acordo Coletivo de Trabalho  Informações sobre férias, recessos, abonos, faltas, afastamentos e licenças do efetivo em dias úteis dos últimos 3 anos; e,  Informações sobre horas extras pagas e banco de horas por área.
  9. 9. Estudo preliminar das informações da Organização ELO Group Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Diretores+ gestores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gestores + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com coaching da ELO Group Gerente + colaboradores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes ELO Group Revisão da alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho ELO Group Homologação da alocação da força de trabalho Gerentes + diretores Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho 1 dia 1 dia 14 dias 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 9
  10. 10. Alinhamento de expectativas com os gestores  Quais os principais problemas enfrentados pela Gerência?  Há sobrecarga ou ociosidade dos colaboradores?  A formação profissional dos atuais colaboradores está adequada às necessidades da Gerência?  Há sazonalidades que oneram a rotina da Gerência?  Os gestores são muito demandados em atividades operacionais? 10
  11. 11. Alinhamento com a EstratégicaCrescimento Tempo Organização Pessoas O Crescimento do quadro de pessoas está alinhado com o Planejamento Estratégico e com o crescimento do negócio ao longo do tempo
  12. 12. Estudo preliminar das informações da Organização ELO Group Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Diretores+ gestores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gestores + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com coaching da ELO Group Gerente + colaboradores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes ELO Group Revisão da alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho ELO Group Homologação da alocação da força de trabalho Gerentes + diretores Capacitação do método de alocação da força de trabalho 1 dia 1 dia 14 dias 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 12
  13. 13. Exemplo - Dinâmica de alocação 13 Área: GECOM Horizonte: 1 ano DIRAD GECOM COLIC COGEC GELOG COSER COSUP
  14. 14. Exemplo - Cálculo do FTE 1 Pessoa 8 horas diárias Conceitos • 1 ano possui 12 meses • Dos 12 meses, uma pessoa trabalha 11 • 1 mês possui em média 22 dias úteis • 1 pessoa trabalha 8 horas por dia Cálculos de 1 FTE (ou 1 pessoa) 11 meses x 22 dias x 8 horas = 1.936 horas/ano Sem ociosidade Com folga 1.936 horas – 12,5% = 1.694 horas/ano FTE normal: 176 h/mês FTE com folga: 154 h/mês
  15. 15. Exemplo - Verificação da capacidade disponível 15 216 dias úteis no ano 8 horas por dia 12,5% de folga (1 hora/dia) Cargo Quantidade Disponibilidade (h) Diretor 1 Gerente 2 Coordenador 4 Demanda (h) 1.694 hDisponibilidade Média anual por pessoa Analista 13 Assistente 35 1.694 3.388 6.776 22.022 59.290
  16. 16. A curva de capacidade no tempo CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) 16
  17. 17. Um processo onde a área de compras participa AprovadorComprasFinanceiro Um processo onde a área de compras participa 17
  18. 18. Cada atividade possui uma frequência e uma duração média AprovadorComprasFinanceiro Atividade X Perfil: Analista Frequência mensal: 20 Tempo gasto: 1h 18
  19. 19. Cada atividade possui uma frequência e uma duração média 19 Perfil: Assistente Volume/Freq.: 20 Esforço: 4h Perfil: Assistente Volume/Freq.: 20 Esforço: 5h Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 2h Perfil: Diretor Volume/Freq.: 1 Esforço: 2h Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 3h Perfil: Gerente Volume/Freq.: 4 Esforço: 1,5h Perfil: Analista Volume/Freq.: 4 Esforço: 4h JurídicoComprasFinanceiro Analisar solicitações de compras Perfil: Analista Volume (ou frequência): 4 Esforço (Tempo gasto): 4h PCS
  20. 20. Uma área participa de diversos processos PROCESSO 1 PROCESSO 2 PROCESSO 3 TOTAL 2 0 Co mp ras Fin anc eir o A n a l i s t a J r . G e r e n t e A n a l i s t a Coord enado r A n a li s t a S r. Frequência mensal: 20 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 30 Tempo gasto: 0,5h Frequência mensal: 10 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 20 Tempo gasto: 2h Frequência mensal: 7 Tempo gasto: 3h Frequência mensal: 3 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 30 Tempo gasto: 2h 2 0 Co mp ras Fin anc eir o A n a l i s t a J r . G e r e n t e A n a l i s t a Coord enado r A n a li s t a S r. Frequência mensal: 20 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 30 Tempo gasto: 0,5h Frequência mensal: 10 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 20 Tempo gasto: 2h Frequência mensal: 7 Tempo gasto: 3h Frequência mensal: 3 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 30 Tempo gasto: 2h 2 0 Co mp ras Fin anc eir o A n a l i s t a J r . G e r e n t e A n a l i s t a Coord enado r A n a li s t a S r. Frequência mensal: 20 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 30 Tempo gasto: 0,5h Frequência mensal: 10 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 20 Tempo gasto: 2h Frequência mensal: 7 Tempo gasto: 3h Frequência mensal: 3 Tempo gasto: 1h Frequência mensal: 30 Tempo gasto: 2h Coordenador Analista Assistente 20
  21. 21. Demanda por trabalho total de uma área a partir dos processos nos quais ela se envolve Área: Compras Cargo Quantidade Disponibilidade (h) Operacional 7 10.850 Gerente 2 3.100 Diretor 1 1.550 Demanda (h) 10.900 3.350 1.800 21
  22. 22. Estudo preliminar das informações da Organização ELO Group Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Diretores+ gestores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gestores + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group Gerente + colaboradores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes ELO Group Revisão da alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho ELO Group Homologação da alocação da força de trabalho Gerentes + diretores Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group 1 dia 1 dia 14 dias 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 22
  23. 23. Montando as planilhas de dados de alocação GDC-06/Expedicao e Tramitação de Documentos Processo/ Subprocesso Etapa Principais Atividades Caminhos Unidade Periodicidade da Unidade Esforço unitário em Horas Volume da MÉDIA MENSAL Cargo (exigido) Sazonalidade (Volume médio) Observações Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO Situação Atual GDC-06/Expedicaoe TramitaçãodeDocumentos Tramitação/expedição de documentos recebidos GDC-06/Expedicaoe TramitaçãodeDocumentos Tramitação/expedição de documentos recebidos GDC-06/Expedicaoe TramitaçãodeDocumentos Tramitação/expedição de documentos recebidos GDC-06/Expedicaoe Tramitaçãode Documentos Tramitação/expedição de documentos recebidos 23
  24. 24. Etapa Periodicidade da Unidade Esforço unitário em Horas Volume da MÉDIA MENSAL Cargo (exigido) Sazonalidade (Volume médio) Observações Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões GDC-06/Expedicaoe TramitaçãodeDocumentos Tramitação/expedição de documentos recebidos Esforço em horas de todos empregados envolvidos da UTA para realizar 1 ciclo de atividades da unidade. Corresponde ao esforço de todos os colaboradores, exceto coordenadores, gerentes e diretores Qualquer observações que facilitem o entendimento posterior dos demais dados, inclusive meses ou semanas impactados pelas sazonalidades Valor relacionado à quantidade de vezes (ciclos) que a unidade ocorre no ano. Em alguns casos pode representar o volume e em outros a frequência. Por exemplo: Número de Novos Associados , Quantidade de Folhas de Pagamento geradas por ano Cargo do(s) empregado(s) que executam as atividades, de acordo com legenda Volume total de drivers em períodos de sazonalidade. Preenchidos com números. 24 Sobre o Preenchimento
  25. 25. Estudo preliminar das informações da Organização ELO Group Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Diretores+ gestores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gestores + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com Coaching da ELO Group Gerente + colaboradores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes ELO Group Revisão da alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho ELO Group Homologação da alocação da força de trabalho Gerentes + diretores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes 1 dia 1 dia 14 dias 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 25
  26. 26. Análise dos dados de alocação  Quais atividades podem estar preenchidas incorretamente?  Que atividades podem ser detalhadas / segregadas para melhor entendimento?  Existem inconsistências nos volumes quando comparadas às planilhas de outras coordenações / histórico da Organização?  Que sazonalidades podem ser melhor representadas?  O volume está compatível com a realidade da coordenação?  Quais atividades podem estar super/subestimadas? 26
  27. 27. Etapa Principais Atividades Driver Caminhos Periodicidade da Unidade Esforço unitário em Horas Volume da MÉDIA MENSAL Cargo (exigido) Sazonalidade (Volume médio) Observações Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido A1 Anual 3,00 5,00 A2 Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido A2 Bimestral 3,00 5,00 A3 Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido A3 Semestral 3,00 5,00 A4 10 Maio Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido A4 Bimestral 3,00 5,00 A5 Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido B1 Diário 3,00 5,00 A6 Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido B2 Diário 3,00 5,00 A7 Ferramenta gerencial para melhor tomada de decisões Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido B3 Semanal 3,00 5,00 A8 Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido B4 Mensal 3,00 5,00 A9 Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido B5 Bimestral 3,00 5,00 A10 15 Dezembro Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido B6 Demanda 3,00 5,00 A11 Tramitar/expedir o documento à Representação Documento da representação recebido B7 Demanda 3,00 5,00 A12 Tramitar/expedir o documento à Área Externa Documento da área demandante externa recebido B8 Demanda 3,00 5,00 A13 ELO Group © 2012 GDC-06/Expedicaoe Tramitaçãode Documentos Tramitação/expedição de documentos recebidos GDC-06/Expedicaoe Tramitaçãode Documentos Tramitação/expedição de documentos recebidos MATRIZ DE ALOCAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO GDC-06/Expedicaoe TramitaçãodeDocumentos Tramitação/expedição de documentos recebidos GDC-06/Expedicaoe TramitaçãodeDocumentos Tramitação/expedição de documentos recebidos GDC-06/Expedicaoe TramitaçãodeDocumentos Tramitação/expedição de documentos recebidos GDC-06/Expedicaoe Tramitaçãode Documentos Tramitação/expedição de documentos recebidos Análise e revisão da alocação de trabalho 27
  28. 28. Demanda por trabalho total de uma área a partir dos processos nos quais ela se envolve 28 Área: GECOM Cargo Quantidade 1 2 4 Demanda (h) 1.920 2.979 7.567 169 h 12.430h 2.701h 13 35 21.430 62.320 Diretor Gerente Coordenador Analista Assistente Disponibilidade (h) 1.694 3.388 6.776 22.022 59.290
  29. 29. 29 Cargo Quantidade Total atual (FTE) Total necessário (FTE) 1,13 1,76 4,47 12,65 36,79 1 2 4 13 35 DiretorGerenteCoordenadorAnalistaAssistente 20% 30% 30% 10% 0% 0% 20% 40% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 20% 30% 5% 10% 35% 0% 20% 40% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 50% 0% 0% 40% 10% 0% 50% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 10% 30% 20% 25% 15% 0% 20% 40% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 20% 20% 10% 25% 25% 0% 20% 40% Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5
  30. 30. Estudo preliminar das informações da Organização ELO Group Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Diretores+ gestores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gestores + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com coaching da ELO Group Gerente + colaboradores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes ELO Group Revisão da alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho ELO Group Homologação da alocação da força de trabalho Gerentes + diretores Elaboração de relatório final e Homologação da alocação da força de trabalho 1 dia 1 dia 14 dias 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia 30
  31. 31. EXEMPLOS
  32. 32. CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) horas DEMANDA tempo 32 Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e capacidade diferentes ações podem ser tomadas
  33. 33. CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) horas DEMANDA tempo 33 Dado o desajuste QUANTITATIVO entre demanda e capacidade diferentes ações podem ser tomadas
  34. 34. Diferentes ações podem ser tomadas para se aumentar a capacidade  Motivação de equipe  Contratações  Transferências internas de pessoas  Mudança de responsabilidades 34 CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) horas DEMANDA tempo
  35. 35. Diferentes ações podem ser tomadas para se reduzir/alterar a demanda CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) horas DEMANDA tempo  Sincronização de atividades  Paralelização de atividades  Ferramental de apoio  Treinamentos  Automação de atividades  Eliminação de atividades 35
  36. 36. O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho dará o balanço entre sobrecarga e ociosidade CAPACIDADE (Disponibilidade de horas) horas DEMANDA  Cansaço/estresse  Afastamentos  Perda de qualidade  Fila Subdimensionamento (Sobrecarga)  Desmotivação  Baixa produtividade  Baixo desenvolvimento pessoal Superdimensionamento (Ociosidade) tempo O ideal é que a alocação da força de trabalho esteja entre o subdimensionamento e o superdimensionamento 36
  37. 37. Estudo preliminar das informações da Organização ELO Group Definição das diretrizes para alocação das equipes de trabalho Diretores+ gestores Capacitação do método de alocação da força de trabalho Gestores + colaboradores Preenchimento das planilhas de alocação com coaching da ELO Group Gerente + colaboradores Análise dos dados de alocação e proposição de ajustes ELO Group Revisão da alocação da força de trabalho Gerente + colaboradores Elaboração de relatório final de alocação da força de trabalho ELO Group Homologação da alocação da força de trabalho Gerentes + diretores Dinâmica de alocação da força de trabalho: Processo Cíclico 1 dia 1 dia 14 dias 3 dias 2 dias 4 dias 1 dia

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