1. ETAPAS PARA ORGANIZAÇÃO DE ACERVO
Técnicas organizacionais

2. Recepção e Registro;
Higienização;
Avaliação/Identificação;
Classificação/Arranjo;
 Acondicionamento;
 Descrição;
 Disseminação.

3. HIGIENIZAÇÃO
Todos os documentos recebidos por um Arquivo Permanente devem
passar pelo processo de higienização.
Neste processo sujidades, como acúmulo de poeira, grampos e clips
metálicos e outros materiais nocivos aos documentos, deverão ser
retirados.

4. Para higienização de documentos textuais, o responsável pelo processo
de higienização, deverá utilizar trinchas macias e demais equipamentos
para remoção de partes metálicas.
O Arquivo deverá contar com uma sala específica para este trabalho.
As organizações devem contar com uma sala de triagem, onde são
armazenados os arquivos e coleções que aguardam o processo de
avaliação e registro. Em seguida os documentos são higienizados e
recebem um acondicionamento provisório para aguardar o processo de
arranjo.

5. HIGIENIZAÇÃO

6. AVALIAÇÃO
“Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os
prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são
atribuídos.”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.41)
“Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas,
funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os
documentos de um arquivo”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.16)

7.  Em arquivos correntes, avaliação consiste em um trabalho
interdisciplinar para “identificar valores para os documentos (imediato
e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos
para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos
arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do
patrimônio documental.”
(Bernardes, 1998, p.14)
 Na fase de arquivo corrente a avaliação deve ser realizada
paralelamente ao trabalho de classificação, visando evitar a
acumulação desordenada de documentos.

8. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
“Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de um
arquivo, responsável pela elaboração de tabela de
temporalidade”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005,
p.53)

9. PLANO DE DESTINAÇÃO
“Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005,
p.133)
“Conjunto de instrumentos de destinação de documentos”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.60)

10. LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

11. TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

12. RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA

13. Na fase de arquivo corrente a avaliação objetiva
Redução da massa documental;
Agilidade na recuperação dos documentos e das informações;
Eficiência Administrativa;
Melhor conservação dos documentos de guarda permanente;
Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite);
Liberação de espaço físico;
Incremento à pesquisa.

14. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
 VALOR PRIMÁRIO: “refere-se ao valor do documento
para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam
esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os
documentos apenas com valor primário devem ser
eliminados após o cumprimento do prazo de guarda

15. CLASSIFICAÇÃO
“Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo
com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de
arranjo”.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.49)
A classificação e/ou arranjo “constitui-se numa seqüência de operações
que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da
entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de
um arquivo.”
Viviane Tessitore

16. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
5.5 ESPORTES, LAZER E TURISMO (SUBGRUPO FUNCIONAL)
5.5.01 Planejamento do Esporte, Lazer e Turismo (Função)
Séries Documentais
5.5.01.00.01 Plano Plurianual para o Esporte e Lazer.
5.5.01.00.02 Plano Anual da Secretaria de Esportes e Lazer.
5.5.01.00.03 Plano de atividades dos departamentos de atividades comunitárias,
esportes e lazer.

17. Histórico da pessoa física e/ou jurídica produtora e/ou
acumuladora dos documentos.
Este processo de pesquisa é fundamental para se conhecer a
trajetória do produtor dos documentos. Recomenda-se,
também, conhecer os principais temas relacionados à
instituição e/ou vida pública e privada (pessoa física), bem
como o período abrangido pelos documentos.

18. Excetuando-se os casos de arquivos permanentes que
recebem documentos já classificados na idade corrente
(sistema de arquivos já implantado), na maioria das vezes, os
acervos chegam para os arquivos permanentes e/ou centros
de documentação totalmente desorganizados.
É tarefa do técnico especializado estudar e elaborar a melhor
forma de arranjo objetivando recuperar a lógica do acervo,
facilitando o posterior acesso pelo pesquisador.

19. O arranjo segue os mesmos passos da classificação. Para a definição da
estrutura do arranjo (número de grupos, séries, sub-séries e dossiês)
deve-se levar em consideração a quantidade de espécies e tipos
documentais do acervo, assim como sua quantidade física.
Acervos pequenos seguem como norma de organização o arranjo por
séries - divisão atribuída a um arquivo, a partir de critérios de conteúdo
e/ou espécie documental, e havendo necessidade dividí-la em sub-
séries e dossiês.

20. NUMERAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Para se evitar o extravio de documentos de um dossiê, depois de
ordenados cronologicamente, deve-se numerar todos os
documentos.
A numeração, utilizando-se algarismos arábicos, deve ser feita
seqüencialmente no canto inferior direito dos documentos.
Quando o dossiês contiver pastas, as mesmas receberão números
seqüenciais romanos. Exemplo: numeração do quarto documento da
terceira pasta: III-4

21. ACONDICIONAMENTO
“Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu
manuseio”
Dicionário de Terminologia Arquivística
. “Embalagem ou guarda de documentos produzidos e/ou recebidos no
curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.”
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

22. Mais do que simplesmente “embalar” o documento visando
sua proteção e conservação, o processo de
acondicionamento deve levar em conta o suporte do
documento.
Arquivos deslizantes são os mais recomendados tanto para
preservação quanto para racionalizar o uso do espaço.