Sistemas de Gestão de Arquivo

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Trabalho realizado no âmbito da cadeira Projeto de Arquivo, lecionada no 2ºsemestre do 3ºano, do curso Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação, pelos docentes Milena Carvalho e Lino Oliveira, na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão.

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Sistemas de Gestão de Arquivo

  1. 1. INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação FASE 2: Sistemas de Gestão de Arquivo Projeto de Arquivo GRUPO 2: 9120426, Ana Santos 9120062, Andreia Carvalho 9120067, Diogo Pinho 9120078, Miguel Lima 9120084, Sílvia Amado
  2. 2. Sumário • Modelo de Organização e Gestão de Documentos Eletrónicos • MoReq2010 ▫ Antecedentes e âmbito ▫ Objetivo ▫ Motivações ▫ Moreq como Sistema de Gestão Documental ▫ Estrutura do MoReq2010 ▫ Principais conceitos do MoReq2010 ▫ Funcionalidades principais que um Sistema de Gestão de Documento de Arquivo deve possuir • Sistemas de Gestão de Arquivo ▫ Archeevo  Características  Segurança e permissões  Relatórios e estatísticas  Interface/Gráficos  Considerações Finais
  3. 3. Sumário • Digitark ▫ Vantagens • ICA-Atom ▫ Apresentação ▫ Objetivos • GISA • InfoGest/ArqGest ▫ Arquiv ▫ ArqInt ▫ ArqHist ▫ InfoGestNet • Estudo Comparativo • Requisitos Funcionais • Requisitos Não-Funcionais • Tabela comparativa • Escolha da aplicação que melhor se adequa e fundamentação da escolha • Referências bibliográficas
  4. 4. Modelo de Organização e Gestão de Documentos Eletrónicos O conceito de gestão documental, estabeleceu-se nos Estados Unidos, a partir da década de 1950. O seu objetivo primordial é facilitar o acesso à informação, promovendo a integração dos arquivos em sistemas, a preservação e a disponibilização dos documentos de arquivo eletrónicos.
  5. 5. • Modelo de Requisitos para Gestão de Arquivos Electrónicos, também conhecido pela sigla MoReq, foi publicado em meados de 2001. • Este modelo de gestão é utilizado em toda a Europa, e é considerado um dos maiores sucessos na União Europeia. • Este modelo pode ser aplicado em ambientes distintos, tais como: Organizações, profissionais, utilizadores, formadores, consultores; Arquivos, universidades, organizações governamentais, empresas, sectores de indústrias, entre outros.
  6. 6. Antecedentes e Âmbito A especificação descreve um Modelo de Requisitos para Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq). A mesma, enfatiza os requisitos funcionais para a gestão de documentos de arquivo através de um sistema de Gestão de Arquivos Electrónicos (SGAE). Sendo que a mesma foi criada com o intuito de ser aplicada tanto em organizações dos sectores público e privado que pretendam adquirir ou avaliar a capacidade do SGAE. Apesar de serem realçados os requisitos funcionais, os não funcionais são reconhecidos como sendo essenciais para o bom resultado de um SGAE.
  7. 7. Objetivo  O principal objetivo do MoReq é oferecer instrumentos para auxiliar, orientar as práticas, conceber e implementar sistemas de arquivo electrónicos. Pretendendo desta forma integrar no arquivo documentos tradicionais e electrónicos, interagindo entre si.
  8. 8. Motivações O MoReq 2010 orienta-se para uma nova arquitectura através de 3 grandes motivações: ▫ De que o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo pode integrar-se com as aplicações já existentes, usadas para criar e capturar documentos da organização, sem ter necessidade de qualquer interface específica com o utilizador; ▫ De que os sistemas compatíveis com o MoReq2010, podem executar as mesmas ações desde que consigam aplicar esquemas de classificação, regras de acesso e de retenção dos documentos; ▫ De que ao migrar um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo será possível obter toda a informação relativa ao que aconteceu com os registos do sistema de origem.
  9. 9. Moreq como Sistema de Gestão Documental Uma Arquitectura de serviço, como naquela em que se estrutura o MoReq2010, e se pretende que seja a referência para os Sistemas de Gestão Documental, deverá: ▫ Abranger todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo; ▫ Garantir as características específicas dos documentos de arquivo; ▫ Controlar os prazos de conservação estabelecidos que decorrem do Plano de Classificação Documental; ▫ Desenvolver estratégias de Preservação Digital de Documentos; ▫ Disponibilizar o acesso aos documentos de arquivo.
  10. 10. Estrutura do MoReq2010
  11. 11. Principais conceitos do MoReq2010
  12. 12. Funcionalidades principais que um Sistema de Gestão de Documento de Arquivo deve possuir • Gestão de utilizadores e grupos; • Gestão de perfis (serviço de perfis); • Gestão do Plano de Classificação (serviço de classificação); • Gestão dos documentos de arquivo (serviço de registos) ; • Gestão dos metadados (serviço de metadados) ; • Gestão das existências (serviço de eliminação); • Gestão do sistema (serviços do sistema); • Gestão da pesquisa e relatórios destinada ao acesso e procura das entidades criadas; • Gestão da exportação (serviço de exportação).
  13. 13. Sistemas de Gestão de Arquivo
  14. 14. Archeevo O Archeevo é uma aplicação informática que tem como objetivo a gestão integrada de um Arquivo Intermédio e/ou Definitivo. É constituído por 6 módulos funcionais que procuram ir ao encontro das necessidades cada vez mais complexas e exigentes que um profissional de arquivo precisa no seu dia-a-dia, onde cada vez mais as atividades e processos de negócio são suportados por mecanismos eletrónicos que agilizam e asseguram um serviço mais rápido e completo.
  15. 15. Archeevo: Características • Os 6 módulos funcionais têm como objetivo do Archeevo garantir a gestão global da documentação num Arquivo Intermédio e/ou Definitivo; • O Archeevo suporta a importação e exportação de tabelas de seleção e aplicação das suas regras a séries documentais; • O Archeevo dispõe de um conjunto de ferramentas que permitem a realização de operações complexas; • Devido à sua modularidade e capacidade de parametrização, o Archeevo adequa-se a todo o tipo de instituições; • É possível parametrizar vários aspetos; • Esta aplicação através do módulo OAI-PMH é 100% compatível com o Portal Português de Arquivos; • A publicação de informação arquivística na Internet é efetuada de maneira simples e prática.
  16. 16. Archeevo: Segurança e Permissões Segurança contra inspeção por terceiros Segurança contra eliminação involuntária de dados Segurança contra modificações involuntárias de dados Suporte para permissões ao nível do registo de descrição
  17. 17. Archeevo: Relatórios e Estatísticas O Archeevo incorpora mais de 80 relatórios de gestão individual e administrativa com a capacidade de exportação para diversos formatos: PDF, Word, Excel, Texto, HTML, RTF, entre outros.
  18. 18. Archeevo: Interface/Gráficos • Em termos gráficos e de design, são atraentes e modernos, o Backoffice assemelha-se a um browser Web privilegiando a usabilidade através de metáforas visuais amplamente conhecidas de todos. Suporta ainda a edição de múltiplos registos em simultâneo, drag-n-drop para mover registos de descrição e representações digitais, etc. • O Frontoffice passou a suportar “temas”, podendo ser parametrizado de acordo com as nossas preferências.
  19. 19. Archeevo: Interface/Gráficos • Em termos gráficos e de design, são atraentes e modernos, o Backoffice assemelha-se a um browser Web privilegiando a usabilidade através de metáforas visuais amplamente conhecidas de todos. Suporta ainda a edição de múltiplos registos em simultâneo, drag-n-drop para mover registos de descrição e representações digitais, etc. • O Frontoffice passou a suportar “temas”, podendo ser parametrizado de acordo com as nossas preferências.
  20. 20. DigitArq • O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto sob a administração da Direção Geral de Arquivos, apoiado tecnicamente pela Universidade do Minho, sendo concluído em 2004. O desenvolvimento deste software foi financiado, de forma parcial, pelo Programa Operacional para a Cultura, tendo sido promovido pelo Governo Português. • O seu desenvolvimento ‘’… teve como principal objetivo o desenvolvimento de uma ferramenta de descrição arquivística tendo por base normas internacionais para a produção de auxiliares de pesquisa’’.
  21. 21. DigitArq: Vantagens • Gestão de todo o arquivo- através dos seus 4 módulos funcionais, o software DigitArq garante a gestão de toda a documentação num Arquivo Definitivo; • Relatórios e Estatísticas; • Amplamente disseminado; • Compatível com diretrizes de acessibilidade; • Publicação simples e gratuita; • Ferramentas automáticas.
  22. 22. ICA-AtoM • O ICA-AtoM é uma aplicação informática de descrição de arquivo definitivo baseada nas normas descritivas emanadas pelo Conselho Internacional de Arquivos, nomeadamente: ▫ ISAD (G), Norma Internacional para a Descrição Arquivística; ▫ ISAAR (CPF), Norma Internacional para os Registos de Autoridade relativos a Instituições, Pessoas Singulares e Famílias; ▫ ISDIAH, Norma Internacional para a descrição de Instituições com acervo Arquivístico; ISDF, Norma Internacional para a Descrição de Funções.
  23. 23. ICA-AtoM: Objetivos • O principal objectivo do ICA-AtoM é fornecer software livre e de código aberto que: ▫ Permita que as instituições arquivisticas tenham o seu acervo disponível online; ▫ Forneça interface multilingue e com funcionalidades de tradução e conteúdo; ▫ Suporte vários tipos de colecção; ▫ Seja totalmente baseado na web e de fácil utilização; ▫ Seja flexível e personalizável; ▫ Seja útil para diferentes tipos de instituições.
  24. 24. GISA “O GISA é um produto de gestão de Arquivos, que assenta num modelo integrado, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da informação. Distingue-se por permitir articular, num único sistema, as múltiplas operações da cadeia arquivística.”
  25. 25. GISA: Características • Planos de Classificação • Unidades Informacionais • Unidades Físicas • Controlo de Autoridade • Associação de Descrições a Objetos Digitais • Avaliação • Pesquisa • Relatórios • Estatísticas/Controlo de Desempenho • Controlo de Acessos
  26. 26. InfoGest/ArqGest (SHP) • A InfoGest/ArqGest é uma aplicação que tem como objetivo a gestão documental de arquivo. Esta aplicação pode ser utilizada em qualquer tipo de instituição, pública ou privada. Esta cobre a o ciclo de vida dos documentos, a fase ativa, semi-ativa e a fase inativa. Por esse motivo, esta mesma aplicação é composta por três módulos. • O primeiro, intitula-se de Arquiv, e serve para a gestão de arquivos correntes. O segundo, com o nome ArqInt, é utilizado para a gestão de arquivos intermédios e o terceiro e último módulo, ArqHist, é aplicado a gestão de arquivos históricos ou definitivos.
  27. 27. Estudo comparativo: Requisitos Funcionais • Serviço de Utilizadores e Grupos • Serviço de Classificação • Serviço Modelo de Papéis • Serviço de Documentos de Arquivo • Serviço de Tabelas de Seleção • Serviço Modelo de Metadados • Serviço de Exportação • Serviço de Retenção de Destino • Serviço de Pesquisa e Relatórios
  28. 28. Estudo comparativo: Requisitos Não-Funcionais • Um requisito não-funcional especifica um aspeto qualitativo do sistema que não é explícito pelos requisitos funcionais. • O MoReq2010 define vários requisitos não-funcionais importantes num SGDACM. Esses requisitos cobrem as seguintes qualidades que um SGDACM deve ter: ▫ Performance; ▫ Escalabilidade; ▫ Gestão; ▫ Portabilidade; ▫ Segurança; ▫ Privacidade; ▫ Usabilidade; ▫ Acessibilidade; ▫ Disponibilidade; ▫ Confiabilidade; ▫ Recuperabilidade; ▫ Manutenção; ▫ Suporte; ▫ Garantia; ▫ Conformidade.
  29. 29. Tabela Comparativa (1/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Operações definidas no serviço de utilizadores e grupos Criação, eliminação e destruição de utilizadores e grupos e alteração dos seus metadados X X X X X Adição e remoção de utilizadores a grupos X X S/Info X S/Info Criação de relatórios sobre a filiação de um utilizador e/ou membros de um grupo X X X X X Inspeção dos utilizadores e grupos existentes no serviço X X X X X
  30. 30. Tabela Comparativa (2/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Procura de funções através dos papéis; dos papéis através das funções; e das listas de controlo de acesso através das entidades X X S/Info S/Info S/Info Alteração de lista de controlo de acesso de qualquer entidade X X X X X Criação de relatórios sobre as funções permitidas de um utilizador e as funções associadas a um papel X X S/Info X S/Info Pesquisa numa lista de controlo de acesso de um especificado papel, utilizador ou grupo X X X X X Operações definidas no serviço de classificação
  31. 31. Tabela Comparativa (3/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Criação, eliminação e destruição de classes e alteração dos seus metadados X X X X X Alteração da tabela de seleção associada a uma classe X X X X S/Info Inspeção das classes do serviço X X X X S/Info Procura de tabelas de seleção através de classes; e de retenções de destino através de classes X X S/Info S/Info Substituição de uma classe já associada por outra classe X X X X S/Info
  32. 32. Tabela Comparativa (4/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Operações definidas no serviço de documentos de arquivo Criação, eliminação e destruição de agregações e alteração dos seus metadados X X X X X Substituição de uma agregação já associada por outra agregação X X X X X Adição, modificação ou remoção do valor máximo de agregações que cada nível do plano de classificação pode ter X X S/Info X X Abertura e fecho de uma agregação X X X X X
  33. 33. Tabela Comparativa (5/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Adição e remoção de uma agregação a outra agregação X X X X X Inspeção das agregações; das agregações-pai; e das agregações-filho do serviço X X X X S/Info Procura de agregações através das classes; e das retenções de destino através das agregações X X X X S/Info Criação de documentos de arquivo e alteração dos seus metadados X X S/Info X X Reclassificação de um documento de arquivo X X X X X
  34. 34. Tabela Comparativa (6/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Adição e remoção de um documento de arquivo a uma agregação X X X X Herança da tabela de seleção de uma classe para um documento de arquivo a menos que outras heranças se apliquem X X X X X Substituição de uma tabela de seleção já associada a um documento de arquivo X X X X X Duplicação de um documento de arquivo incluindo os seus metadados, lista de controlo de acesso, história de eventos, componentes e conteúdo das componentes S/Info X S/Info S/Info S/Info Inspeção dos documentos de arquivo através das agregações ou classes; das tabelas de seleção através dos documentos de arquivo; das retenções de destino através dos documentos de arquivo; das componentes através dos documentos de arquivo; e dos documentos de arquivo através das componentes X X X X X
  35. 35. Tabela Comparativa (7/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Pesquisa de agregações e documentos de arquivo associados a uma classe especificada; e dos documentos de arquivo associadas a uma tabela de seleção especificada X X X X X Criação de componentes e alteração dos seus metadados X X X X X Operações definidas no serviço de modelo de metadados Criação, eliminação e destruição de EDMS e EDMC e alteração dos mesmos X X S/Info S/Info S/Info Seleção dos elementos de definição dos metadados que são retidos na destruição da entidade X X X X X
  36. 36. Tabela Comparativa (8/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Eliminação de metadados de um documento de arquivo residual desde que a ação seja justificada e o evento fique registado X X X X X Inspeção dos elementos de definição dos metadados e dos templates do serviço X X X X X Procura de entidades através dos EDMS; dos EDMS através dos tipos de entidade; dos templates através dos EDMC; dos EDMC através dos templates; dos tipos de entidades através dos templates; e dos templates através dos tipos de entidades X X S/Info S/Info S/Info Criação, eliminação e destruição de templates e alteração dos seus metadados X X X X X Associação de templates a entidades X X X X X
  37. 37. Tabela Comparativa (9/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Operações definidas no serviço de tabelas de seleção Criação, eliminação e destruição de tabelas de seleção e alteração dos seus metadados X X X X X Inspeção das tabelas de seleção do serviço X X X X X Substituição ou alteração de uma tabela de seleção já associada X X S/Info X X Emissão de alertas para documentos de arquivo que findo o período de retenção não tenha sido possível confirmar os seus destinos X X X S/Info X
  38. 38. Tabela Comparativa (10/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Inspeção dos documentos de arquivo à espera de confirmação de destino X X X X X Revisão da tabela de seleção de um documento de arquivo por um utilizador autorizado X X X X S/Info Cancelamento de transferências ou destruições de um documento de arquivo X X S/Info S/Info S/Info Confirmação de uma transferência ou destruição de um documento de arquivo por um utilizador autorizado X X X X X Retenção da destruição de um documento de arquivo se este estiver associado a uma retenção de destino. Destruição imediata do documento de arquivo aquando da dissociação da retenção de destino X X X X X
  39. 39. Tabela Comparativa (11/11) Requisitos Funcionais Archeevo DigitArq ICA- AtoM GISA InfoGest/ ArqGest Retenção da tabela de seleção de um documento de arquivo residual X X X X X Operações definidas no serviço de retenção de destino Criação, eliminação e destruição de retenções de destino e alteração dos seus metadados X X X X X Adição e remoção de entidades a uma retenção de destino X X X X X Inspeção das retenções de destino do serviço X X X X X Procura de documentos de arquivo, agregações ou classes através das retenções de destino X X X X X
  40. 40. Escolha da aplicação que melhor se adequa e fundamentação da escolha
  41. 41. Referências Bibliográficas (1/2) • A gestão documental na perspectiva do Moreq2010 / Rafael António; colab. Andreia Silva. Lisboa: Edição de Autor, 2012 • Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos/ Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Instituto de Informática 1ºv.:Contexto de suporte. ISBN 972-8107-59- • VIEIRA, Ricardo, BORBINHA, José – MoReq2010: Uma apresentação. Lisboa [Em Linha] [Consult. 21 Maio 2015] Disponível em www: <URL: http://www.bad.pt/publicacoes/index.php/arquivosmunicipais/article/view/19> • ANTÓNIO, Rafael ; Andreia Silva - Arquivos definitivos na WEB: que futuro? [Em Linha].[Consultado em 12 Maio 2015]. Disponível em: URL http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/pluginfile.php/4920/mod_resource/content/1/gest %C3%A3o%20integrada%20arquivos%20web.20.pdf • KEEP Solutions – Produtos Archeevo [Em Linha].[Consult. 15 Maio 2015]. Disponível em: URL <http://www.keep.pt/produtos/archeevo/> • KEEP Solutions – ARCHEEVO 3 SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMÉDOS E DEFINITIVOS Características e requisitos técnicos [Em Linha].[Consult. 18 Maio 2015]. Disponível em: URL <http://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/WP13004.2- Whitepaper-Archeevo.pdf > • KEEP Solutions – ARCHEEVO SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMÉDOS E DEFINITIVOS [Em Linha].[Consult. 18 Maio 2015]. Disponível em: URL < http://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/2013-archeeevo3-promo-pt.pdf > • ARQUIVO DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA – Archeevo [Em Linha].[Consult. 20 Maio 2015]. Disponível em: URL < http://pesquisa.auc.uc.pt/>
  42. 42. Referências Bibliográficas (2/2) • PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Apresentação [Em linha]. [S.l.:s.n.], 20??. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/>. • PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Produto [Em linha]. [S.l.:s.n.], 20??. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/produtos/>. • BRAGA,Maria Helena; LOPES, João Paulo – Arquivo da Câmara Municipal do Porto: gestão integrada e participada [Em linha]. [S.l.:s.n.], 201?. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL: http://arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/helena_joao.pdf>. • REAL, Manuel Luís – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Um programa de gestão da cadeia de procedimentos arquivísticos [Em linha]. [S.l.:s.n.], [1998]. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL: http://revistas.ua.pt/index.php/paginasab/article/view/1156/1070/>. • RAMALHO, José Carlos [et al.]- DigitArq: nova arquitetura aplicacional para a gestão de Arquivos Definitivos. [Em linha]. [Consult. 19 Mai. 2015]. Disponível em: WWW: <URL: http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf> • InfoGest/ArqGest [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=20&Ord=2&P=4> • Arquiv [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=54&Ord=2&P=4> • ArqInt [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=53&Ord=2&P=4> • ArqHist [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=52&Ord=2&P=4> • InfoGestNet [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=19&Ord=1&P=4>

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