Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada

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Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada

  1. 1. Conhecendo astecnologia que podemfacilitar o dia a dia emum arquivo
  2. 2. “Não há progresso sem mudanças. E quemnão consegue mudar a si mesmo acaba não mudando coisa alguma.” George Shaw
  3. 3. Olá pessoal,os objetivos da aula de hoje são:
  4. 4. Proporcionar uma compreensão dosconceitos básicos dequestões relativas ao gerenciamento de documentos.
  5. 5. Apresentar oscuidados básicos para a preservação dos documentos.
  6. 6. Vamos ver agora algumas recomendações para conservação de documentos:
  7. 7. A conservação dosdocumentos envolve doisfatores relacionados aossuportes da informação.
  8. 8. São eles: • Os fatores intrínsecos estão relacionados com aIntrínsecos composição dos materiais. • Os fatores extrínsecos estão relacionados com agentesExtrínsecos externos aos materiais.
  9. 9. São exemplos de fatores intrínsecos:  Processos de fabricação;  Tipos de fibras;  Resíduos químicos etc.
  10. 10. Os fatores extrínsecospodem ser subdivididos da seguinte maneira acompanhe a seguir:
  11. 11. A luz seja ela natural ouartificial, induz o processo deenvelhecimento acelerado.Cuidado especial deve sertomado com os papéistermosensíveis, como osrecebidos de transmissõesvia fax, que devem serxerocados tão rapidamentequanto possível.
  12. 12. O calor e a umidade podemser altamente nocivos aosmateriais, quanto mais atemperatura aumenta, maisintensiva se tornam asreações químicas dedegradação.
  13. 13. Pilhas de documentos quesão amarradas combarbantes e que podem tersuas margens cortadas. Asdobras excessivas depapéis que fragilizam efacilitam a ruptura.
  14. 14. Poluentes atmosféricos, a poeira quepotencializa a ação de agentes biológicos,pois transportam inúmeros ácaros emicroorganismos.
  15. 15. Insetos e outros microorganismos.
  16. 16. Envolve toda açãohumana deliberada ou pornegligência que tragacomo consequência adeterioração do acervo.
  17. 17. Desastres naturais como enchentes, queda deraios e incêndios.
  18. 18. Bom agora que jáfalamos sobre alguns fatores que podem influenciar na preservação dos documentos.
  19. 19. Vamos ver algumastecnologias utilizadas na preservação dos documentos.
  20. 20. Já ouviu falar emmicrofilme? Com certezanão se trata de um filme pequeno ou um curta metragem.
  21. 21. Microfilme é uma mídia analógica de armazenamento para livros, periódicos,documentos e desenhos.
  22. 22. Vamos conhecer melhor esse processo denominado microfilmagem:
  23. 23. Pelo seu tamanho, o microfilmenão é legível a olho nú; apesarda extrema redução mantém ascaracterísitcas fiéis dodocumento e pode ser lidaatravés da ampliação da imagemnum aparelho de leitura
  24. 24. Esse é um leitor de microfilme.
  25. 25. Conheça algumas vantagens do microfilme: •Economia de espaço físico e mão de obra. 1. •Maior segurança na conservação de documentos contra riscos como furtos, incêndios, inundações 2. etc. Já que podem ser armazenados em cofres. •Facilita e agiliza a consulta. 3.
  26. 26. Mas o microfilme tambémrequer alguns cuidados, veja quais são eles:
  27. 27. Cuidados com o microfilme:Acondicioná-lo em ambienteclimatizado, temperatura de 19ºC a22ºC, e 40% a 50% de humidade,pois a baixa umidade pode tornara película do microfilme quebradiçae a alta umidade cria mofo emanchas microscópicas.
  28. 28. Cuidados com o microfilme:Revisar periódicamente oaparelho de leitura e mante-lolimpo para não danificar omicrofilme.
  29. 29. Cuidados com o microfilme:Evitar a incidência prolongadade luz sobre a película.
  30. 30. Veja agora outra tecnologia que estáganhando cada vez mais espaço dentro das empresas.
  31. 31. A Digitalização de Documentos,visa fundamentalmente, eliminar osarquivos de documentos que, porsua própria característica, sãovolumosos, pesquisáveis por umaúnica sequência, deterioráveis einseguros. Proporcionado ainda aagilização da informação tãofundamental para as empresas nosdias de hoje.
  32. 32. É surpreendente arevolução causada pelo avanço tecnológico.
  33. 33. Podemos afirmarliteralmente que hoje a informação cabe no nosso bolso.
  34. 34. Um arquivo metálico de 4gavetas, com capacidade de armazenar 22000 documentos, pode ter seu conteúdo facilmente acomodado em 1 Giga de espaço de disco.
  35. 35. Vejamos a seguir algumascaracterísticas dessa chamada era digital.
  36. 36. A troca e a difusão de informações,no decorrer do tempo, sempre foramresponsáveis pelo desenvolvimentodos mecanismos de transformaçãosocial, já que onde houve revoluçõeshouve necessariamente adisseminação de ideais.• Características da era digital
  37. 37. A presença cada vez maior doscomputadores em nossas vidas, acapacidade de coletar e analisar dadose disseminá-los através das rápidasvias das telecomunicações, nos temproporcionado benefícios, mas, namesma proporção, também malefícios.• Características da era digital
  38. 38. Entre agora no nosso fórum eregistre lá sua opinião sobre os avanços tecnológicos, seusbenefícios e malefícios para as pessoas e as empresas. Atividade 1
  39. 39. Vamos entender o que éGestão de documentos.
  40. 40. Conjunto de procedimentos eoperações técnicas referentes àsatividades de produção,tramitação, uso, avaliação earquivamento de documentosem fase corrente eintermediária, visando a suaeliminação ou recolhimentopara a guarda permanente.
  41. 41. Os objetivos da gestão de documentos são:
  42. 42. • Assegurar, de forma eficiente, a produção,Objetivos administração, manutenção e destinação de documentos. • Garantir que a informação institucional estejaObjetivos disponível quando e onde seja necessária à instituição e aos cidadãos.
  43. 43. •Contribuir para o acesso e preservação dos documentosObjetivos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico. •Assegurar a eliminação dos documentos que não tenhamObjetivos valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
  44. 44. Com o passar dos anos, começou-se a perceber um grande acúmulode papéis em grandes centros, eessa quantidade vem aumentandoa cada dia. Para cuidar daorganização e segurança destesdocumentos, iniciaram-se osestudos em relação ao GED(Gerenciamento Eletrônico deDocumentos).
  45. 45. Mas, o que é esse “GED”?
  46. 46. O GED é a soma de todas as tecnologias e produtos que visam o gerenciamento de informações de formaeletrônica, fechando o ciclocompleto, desde sua criação até o seu arquivamento.
  47. 47. O GED é um sistema que converteinformações em voz, texto ouimagem para a forma digital.Funciona com softwares ehardwares específicos quepermitem a captação, oarmazenamento, a localização e ogerenciamento das versões digitaisdas informações.
  48. 48. Me diga, como você prefere procurar documentos?
  49. 49. A informação que você precisa pode estar a distância de um clique.Vejamos algumas vantagens do GED
  50. 50. Vantagens do GED:Absoluto controle dosprocessos da empresa.Alta velocidade e precisão nalocalização de documentos.
  51. 51. Vantagens do GED:Disponibilidade instantânea dedocumentos sem limites físicos.Um mesmo documento pode seracessado por mais de umapessoa simultaneamente,economizando tempo dosfuncionários.
  52. 52. Vantagens do GED:Gerenciamento automatizadode processos, minimizandorecursos humanos eaumentando a produtividade.
  53. 53. Para saber mais sobre oGerenciamento eletrônico,assista um vídeoinstitucional de umaempresa que atua nessaramo.
  54. 54. Luiz Ricardo SilesRASC – Recuperação e Assistência Cristã

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