O documento discute a avaliação documental, definindo-a como um processo interdisciplinar para identificar valores de documentos e analisar seu ciclo de vida, estabelecendo prazos para guarda ou eliminação. Ele explica os objetivos da unidade, que incluem conhecer a legislação portuguesa sobre avaliação e os principais passos do processo, além de reconhecer a importância da ética. Também resume as etapas da avaliação, como verificar documentos de valor imediato e tabelas de temporalidade.

1. Unidade 4

2. Objetivos
- Conhecer a legislação portuguesa sobre
avaliação
- Apontar os benefícios da avaliação
- Explicar os principais passos para avaliar
documentação
- Identificar os elementos de uma tabela de
temporalidade
- Reconhecer a importância da ética no trabalho
individual e na vida de cada organização

3. Introdução
Um dos principais problemas dos arquivos das instituições
contemporâneas decorre da conjugação dos seguintes
aspetos: crescimento exponencial da produção documental;
estrangulamento das operações de controlo dessa massa
documental que está em acumulação permanente.
Por isso, é absolutamente necessário tomar decisões
estratégicas ao nível da gestão de documentos em todas as
fases do seu ciclo de vida.
Uma intervenção precoce permitirá melhorar a qualidade da
tramitação da informação e exige uma cooperação entre
todos os intervenientes daas organizações, ou seja, das
instituições produtoras.
Como teremos oportunidade de verificar, o trabalho de
avaliação documental deve estar devidamente apoiado
num conjunto de procedimentos de natureza institucional
(conhecer o perfil orgânico dos serviços e a sua natureza
arquivística, como os tipos de documentos, estado de
conservação, entre outros).

4. Orador
“Trabalho interdisciplinar que
consiste em identificar
valores para os documentos
(imediato e mediato) e
analisar o seu ciclo de vida,
com vista a estabelecer
prazos para sua guarda ou
eliminação, contribuindo
para a racionalização dos
arquivos e eficiência
administrativa, bem como
para a preservação do
património documental”
Ieda Pimenta Bernardes
(1998)
A AVALIAÇÃO é o processo
de análise e seleção de
documentos, que visa
estabelecer prazos para a
guarda dos mesmos nas
fases corrente e intermédia,
indicando o destino final que
os aguarda, ou seja,
eliminação ou conservação
permanente.
DESAFIO E RESPONSABILIDADE

5. Unidade 4
DESAFIO
•√ Reduzir a massa
documental
•√ Agilizar na recuperação
dos documentos e das
informações
•√ Eficiência administrativa
•√ Melhorar a conservação
dos documentos de guarda
permanente
•√ Racionalizar a produção e
do fluxo de documentos
(tramitação)
•√ Libertação de espaço físico

6. UNIDADE 3
Índice
 DESAFIO E RESPONSABILIDADE
 CRITÉRIOS (LEGISLAÇÃO)
 ETAPAS (SELEÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA)
 ÉTICA NAS ORGANIZAÇÕES
Todas as decisões de avaliação
documental devem ser criteriosas e estar
suportadas por legislação específica.
Lembre-se: arquivo eliminado é informação
irrecuperável!

7. 2. CRITÉRIOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM
PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
1) Constituição, no
seio da instituição,
de uma Comissão
de Avaliação de
Documentos, que
garanta legitimidade
e autoridade à
equipa responsável;
2) Elaboração de
textos legais ou
normativos que
definam normas e
procedimentos para
o trabalho de
avaliação;
3) Estudo da estrutura
administrativa do órgão e
análise das competências,
funções e atividades de cada
uma de suas unidades;
4) Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários,
responsáveis e encarregados, até o nível de secção, para identificar as séries
documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;

8. UNIDADE 4
Comissão
de
Avaliação
A figura do administrativo é também a de
um Gestor de Informação
Outros técnicos (por
exemplo:
departamento
jurídico)
Representante do órgão
produtor da informação
(administrativo/gestor
de informação)

9. UNIDADE 4
BENEFÍCIOS:
1. poupar espaço;
2. facilitar a pesquisa
documental;
3. melhorar a difusão da
informação;
4. introduzir um fator
adicional de segurança,
ao facilitar a reprodução e
a guarda de várias cópias
em locais diferentes;
5. manter o valor
probatório da
documentação, enquanto
ainda não é reconhecido
valor legal a outros
métodos de transferência
de suporte (como a
digitalização ou a
microfilmagem).

10. UNIDADE 4
•- O destino final da documentação (eliminação ou conservação
permanente) pode estar expresso em dois tipos de instrumentos:
•- Portaria de gestão de documentos – dispositivo obrigatório, de acordo
com o Decreto-Lei n.º 447/88, para a avaliação da documentação
corrente da entidade.
•- Relatório de avaliação – dispositivo destinado à documentação
acumulada. Constitui um recurso para avaliações pontuais.
•- A elaboração do(s) instrumento(s) que melhor se adapta(m) às
necessidades da entidade deve ser antecedida por um diagnóstico
sumário ao sistema de arquivo, que, entre outros, identifique as suas
principais características, o universo documental que se pretende avaliar,
os recursos necessários para a concretização da tarefa e a metodologia
de trabalho. Caso seja necessário, contacte a área de arquivos da DGLAB,
para o auxiliar nesta fase.
•FONTE: http://arquivos.dglab.gov.pt/servicos/parecer-sobre-avaliacao/

11. UNIDADE 4
•2. LEGISLAÇÃO
•O Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, que regula a pré-arquivagem da
documentação orienta a avaliação, seleção e eliminação de documentação de
serviços de administração direta do Estado, das autarquias locais, das instituições
particulares de solidariedade social, de pessoas coletivas de utilidade pública
administrativa e outras entidades.
•O Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, estabelece os princípios de gestão dos
documentos relativos a recursos humanos, financeiros e patrimoniais dos serviços da
administração direta e indireta do Estado. O diploma define um corpo normativo para
a gestão de documentos através da aprovação de uma tabela geral de avaliação,
seleção e eliminação, a aprovar por portaria, assim como prazos a fixar para a
conservação administrativa.

12. UNIDADE 4
Índice
1. DESAFIO E RESPONSABILIDADE
2. CRITÉRIOS (LEGISLAÇÃO)
3. ETAPAS (SELEÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA)
4. ÉTICA NAS ORGANIZAÇÕES
Para otimizar a seleção
documental e evitar a perda
de informação , as etapas
de seleção documental
devem ser acompanhadas
de uma tabela com tempo
de vida dos documentos
(TABELA DE
TEMPORALIDADE)

13. UNIDADE 4
3. ETAPAS (SELEÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTAÇ
ADMINISTRATIVA)
•ETAPAS: VERIFICAR OS DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO E GUARDA
TEMPORÁRIA
•√ documentos que sejam cópias ou duplicados de originais destinados
à guarda permanente;
•√ documentos cujas informações básicas possam ser recuperadas;
•√ documentos cujos textos tenham sido impressos na sua totalidade;
•√ documentos cujos textos estejam reproduzidos noutros;
•√ documentos que apresentem repetição da informação e qualidade
técnica inferior (foto, fita de vídeo, fita cassete, disquete, disco ótico,
etc.)

14. UNIDADE 4
•DOCUMENTOS DE VALOR MEDIATO E GUARDA PERMANENTE
•√ de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis,
Decretos, Portarias, Resoluções);
•√ atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão
(regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);
•√ convénios, ajustes, acordos, termos de cooperação;
•√ balanços, livros-razão e livros-diário;
•√ atas, resoluções;

15. UNIDADE 4
•TABELA DE TEMPORALIDADE
•A Tabela de Temporalidade é um instrumento
fundamental da avaliação, regista o ciclo de vida dos
documentos. Nela devem constar os prazos de
arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de
sua transferência ao arquivo central ou intermédio e o seu
destino final. Neste instrumento é importante registar
também os documentos que deverão ser reproduzidos
noutros suportes (microfilmagem, digitalização etc.).
•Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deverá
ser aprovada por autoridade competente e amplamente
divulgada entre os funcionários da instituição. A Tabela é
um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por
isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de
incorporar os novos conjuntos documentais que possam
vir a ser produzidos e as mudanças que, eventualmente,
ocorrerem na legislação.

16. UNIDADE 4
•A TABELA DE AVALIAÇÃO/SELEÇÃO é o resultado de um
processo de avaliação que visa a determinação de prazos de
conservação e o destino final dos documentos.
•A sua estrutura deve conter campos para as unidades
arquivísticas, que já abordamos noutra unidade,
nomeadamente as séries e subséries produzidas e recebidas
pela instituição no exercício da sua atividade, os prazos de
conservação (fase de vida ativa e semi-ativa), o destino final
(eliminação, conservação parcial, conservação permanente),
a respetiva unidade orgânica-funcional e a referência
numérica do plano de classificação, caso exista.
•Por isso, a avaliação implica um conhecimento da história do
produtor, das suas funções e enquadramento legal, a estrutura
organizacional interna, a forma de processamento de decisões
e a centralização ou não do arquivo.
•Este processo identifica o VALOR PRIMÁRIO E SECUNDÁRIO DO
DOCUMENTO, levando à determinação dos prazos de
conservação em fase ativa e semi-ativa.

17. UNIDADE 4
Código
Séries Documentais
Prazo de destinação
Destino final Observações
Fase
corrente
Fase
intermed.
01 010 02 Procurações Guarda
permanente
Até revogação
01 010 02 Comunicações internas 5 anos Eliminação
01 010 01 Contratos Guarda
permanente
01 010 08 Despachos Tribunais Guarda
permanente
Enquanto útil

18. UNIDADE 4
ALGUNS DOCUMENTOS QUE
NÃO PODEM SER ELIMINADOS:
√ projetos de
infra-estruturas
e
equipamentos;
√ documentos que firmem
jurisprudência jurídica,
administrativa ou técnica;
(pareceres apreciados judicial
ou administrativamente e que
possuam características
inovadoras, não encontradas
nos textos legais);

19. UNIDADE 4
•√ documentos relativos à administração de pessoal: planos
de salários e benefícios, criação/reestruturação de carreiras;
•√ documentos relativos ao património imobiliário;
•√ documentos que registem as atividades-fim da instituição:
planos, projetos, programas, pesquisas, relatórios anuais;
•(Os conceitos aqui expostos foram baseados no Manual para
a Gestão de Documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998)

20. UNIDADE 4
4. Ética nas Organizações
ORIGEM: Grécia
Historicamente a idéia de Ética surgiu na antiga
Grécia, por volta de 500 a 300 a.C., através das
observações do filósofo Sócrates e seus Discípulos.

21. UNIDADE 4
Moral
Conjunto de
prescrições
destinadas a
assegurar
uma vida
comum justa
e
harmoniosa

22. UNIDADE 4
•Ética
•Reflexão sobre os fundamentos da moral
•Fundamento das obrigações e do dever
•Reflexão sobre a natureza do Bem e do Mal
•Justificação das ações humanas com
pretensão a serem tidas como boas ou justas

23. UNIDADE 4
Ética Profissional

24. UNIDADE 4
Falar de ética significa falar de liberdade
Liberdade para decidir entre o bem e o mal
Liberdade para decidir sobre o certo e o errado
Liberdade de conduta
Liberdade com responsabilidade
A ética preocupa-se com a forma humana de resolver as
contradições entre necessidade e possibilidade

25. UNIDADE 4
Alguns Problemas
Deontológicos
Consciência
Liberdade
Autoridade
Sobrevivência
Igualdade

26. UNIDADE 4

27. UNIDADE 4
Influências
Sentimentos
Poder
Relações Interpessoais
Valores
Confiança
Necessidades
Desejos
Organogramas
Cargos
Autoridade
Formal
Políticas
e
Objetivos

28. UNIDADE 4
Durante anos ética e
negócios não andaram
juntos
Hoje, falar de ética,
valores, integridade e
responsabilidade, é
uma idéia cada vez
mais aceite pela
comunidade
empresarial
Ter padrões éticos
significa ter parceiros a
longo prazo

29. UNIDADE 4
Viver, trabalhar
e conviver com
os outros nem
sempre é coisa
fácil
Ampliar
conhecimento
interno para daí
constituir
melhores
relações com
outras pessoas
Respeito pelos
outros

30. UNIDADE 4

31. UNIDADE 4
Código de Ética para Profissionais da Informação
•Os códigos de ética em todas as profissões têm
muito em comum, incluindo uma indicação
relacionada com os mais sérios problemas de
conduta profissional:
•A solução de problemas derivados de
conflitos de interesse
•A garantia de que a perícia específica dos
membros da profissão será utilizada para
atender o interesse público.

32. UNIDADE 4
Todo o
profissional de
informação
/administrativo
necessita de
um código de
ética para:
Informar aos
membros da
profissão dos
padrões da
conduta nas
áreas mais
sensíveis do
seu trabalho.

33. UNIDADE 4

34. •Os arquivistas avaliam os materiais informacionais
com julgamento imparcial, baseado no completo
conhecimento das exigências administrativas das
instituições. Mantêm e protegem o arranjo dos
documentos e da informação transferidos para sua
custódia para proteger sua autenticidade.

35. UNIDADE 4
Os PROFISSIONAIS DA
INFORMAÇÃO protegem a
integridade dos materiais
informacionais que estão sob sua
custódia, evitando a destruição,
alteração, roubo e dano físico, e
assegurando que seu valor
testemunhal não seja adulterado
no trabalho de arranjo
arquivístico, na descrição,
preservação, e no uso.

36. UNIDADE 4
Síntese
- A importância do ato de arquivar
documentos/informação, depende do processo de
avaliação que pretende manter no tempo a eficácia de
cada processo, enquanto instrumento de prova de um
ato administrativo que lhe deu origem (Valor Primário).
Essa avaliação varia, consoante o contexto
civilizacional, político e cultural.
- A avaliação, como todos os outros procedimentos de
gestão documental que analisamos até este ponto
devem ser pautados por valores éticos e deontológicos
que gravitem em torno do trabalho individual, mas
também da organização onde cada indivíduo está
inserido.

37. BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda
Gestão Documental Aplicada
Disponível em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/publicacao/anexo/gestao_documental_aplicada.pdf
Orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de avaliação documental: portarias de gestão de
documentos e relatórios de avaliação
Disponível em:
http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/10/Orientacoes-avaliacao-V1.0a1.pdf
FREITAS, Judite A. Gonçalves de (dir.), (2012). Ciência da Informação. Contributos para o seu estudo. Porto:
Universidade Fernando Pessoa.
Manual de Arquivos Administrativos. Manual de formação
Disponível em:
http://imgs.santacasa.viatecla.com/share/2014-12/2014-12-05141159_f7664ca7-3a1a-4b25-9f46-
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AA8EA5021728$$storage_image$$pt$$1.pdf
PEIXOTO, Pedro Abreu
Manual de formação em arquivos administrativos.
Disponível em
http://www.cm-vilareal.pt/arquivo/images/documentos/man_form_arq_admin.pdf