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2. O QUE É?
É o ato de descrever e representar informações contidas em
documentos e/ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de
pesquisa, os quais explicam os documentos de arquivo quanto a
sua localização, identificação e gestão.

3. Instrumentos de pesquisa
0 São as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele,
tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais
são e onde estão os documentos.
0 Referem-se ao acesso e ao controle de um acervo, geralmente
permanente, e com pelo menos uma identificação ou organização
mínima.

4. 0 Têm como função principal disponibilizar documentos para a consulta.
0 Apresentam-se na forma de guias, inventários, catálogos e índices, sendo
destinados não só ao corpo técnico do arquivo (para controle do acervo)
como também a todos os potenciais consulentes.
0 Em geral, os instrumentos de pesquisa almejam uma grande difusão,
motivo pelo qual são publicados em meios impressos ou eletrônicos,
sempre que a instituição responsável dispõe de recursos para isso.

5. Quando fazer a descrição?
As atividades de descrição são iniciadas durante a própria
classificação dos documentos.
A sistematização de informações geradas para o controle durante a
organização pode ajudar a constituir ótimos instrumentos de
pesquisa. Dados como o plano de classificação, os critérios de
ordenação dos documentos nas séries, o arrolamento das datas-
limite dos tipos documentais, entre outros, são ótimos pontos de
partida.

6. Entretanto, em muitas situações isso não ocorre e as atividades
de descrição acabam sendo realizadas em um momento
posterior à classificação arquivística, como atividade à parte.
Nesses casos, a descrição costuma ser mais trabalhosa,
justamente por ter que partir do zero, sem contar com
informações previamente reunidas pela classificação
arquivística.

7. Normas para Descrição Arquivística
A preocupação com a descrição arquivística é recente, surge por volta do
final da década de 1980, com o início do processo de construção de
normas de descrição de documentos arquivísticos.
Em 1992 foi produzida a primeira versão da ISAD(G), sua publicação
ocorreu em 1993, sendo decidido que após 5 anos seria novamente
revista. Ainda em 1992 foi proposta a elaboração de outra norma, a ISAAR
(CPF), porém sua publicação ocorreu somente em 1996.

8. ISAD(G)
0 Padroniza a descrição arquivística em fundos como um todo e em suas partes e contém
regras gerais que podem servir como base para a criação de normas locais ou ser usada
em conjunto destas se já existirem.
0 Sua estrutura parte de um princípio hierárquico, no qual a descrição é feita em níveis,
denominando-se assim estrutura multinível.
0 Há um conjunto de quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para
estabelecer a relação hierárquica entre as descrições:
0 Descrição do geral ao particular: apresenta uma relação hierárquica entre as partes e o todo;
0 Informação relevante para o nível de descrição: as informações devem ser apropriadas para o nível
que está sendo descrito;
0 Relação entre descrições: identifica o nível de descrição;
0 Não repetição de informação: não repetir as informações em níveis diferentes de descrição.

9. 0 Na ISAD (G) os elementos das respectivas descrições são designados por sete áreas:
0 Área de identificação;
0 Área de contextualização;
0 Área de conteúdo e estrutura;
0 Área de condições de acesso e uso;
0 Área de fontes relacionadas;
0 Área de notas;
0 Área de controle da descrição.
0 Com sua aplicação a descrição passa a ser normalizada universalmente contribuindo
para que o acesso e a troca de informações, principalmente em meio eletrônico, sejam
satisfatórios.
0 A ISAD (G) é uma primeira referência fundamental para qualquer atividade de
descrição.

10. ISAAR (CPF)
0 É uma norma que visa tratar dos pontos de acesso na Descrição Arquivística, sua
primeira edição foi publicada em 1996. Atualmente se encontra na segunda edição,
publicada em 2004.
0 Segundo a própria norma, seu objetivo é garantir a compreensão dos conceitos e uma
melhor prática na gestão dos arquivos.
0 A ISAAR (CPF) e a ISAD (G) possuem aspectos complementares, pois, permitem a
ligação entre as autoridades produtoras e os documentos produzidos.
0 Compreende quatro áreas:
0 Área de Identificação (semelhante à Controle de Autoridade);
0 Área de Descrição (antiga área de Identificação);
0 Área das Relações;
0 Área de Controle (em substituição da Área de Notas) e uma seção extra:
0 Relações das entidades coletivas, pessoas e famílias, com a documentação de arquivo e
outros recursos.

11. NOBRADE
0 Não é uma mera tradução das normas ISAD(G) e ISAAR(CPF).
0 Seu objetivo, ao contrário, consiste na adaptação das normas
internacionais à realidade brasileira, incorporando preocupações que o
Comitê de Normas de Descrição do Conselho Internacional de Arquivos
(CDS/CIA) considerava importantes, porém, de foro nacional.

12. 0 A NOBRADE estabelece oito áreas obrigatórias de descrição:
0 Área de identificação;
0 Área de contextualização;
0 Área de conteúdo e estrutura;
0 Área de condições de acesso e uso
0 Área de fontes relacionadas;
0 Área de notas;
0 Área de controle da descrição;
0 Área de pontos de acesso e indexação.

13. 0 É voltada para a descrição de documentos em fase permanente,
entretanto, também pode ser utilizada com documentos nas fases
corrente e intermediária e, conforme é salientado “[...] tem em vista
facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito
internacional” (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p. 10).
0 Como pressuposto, a norma respeita os fundos documentais e a
descrição multinível, do geral para o específico, conforme a ISAD (G),
representando, desta forma, o contexto e a estrutura na qual a
documentação foi gerada e/ou tramitou.

14. Em suma...
As normas de descrição buscam representações descritivas
“consistentes, apropriadas e autoexplicativas”. Desta forma,
contribuem com o trabalho técnico e reduzem custos na
recuperação das informações; facilitam as atividades de
pesquisadores no uso dos instrumentos de pesquisa, que
passam a ser elaborados uniformemente.

15. Tipos de instrumentos de pesquisa
0 Diferentes tipos de instrumentos de pesquisa se definem em função da
menor ou maior profundidade desejada na descrição dos níveis da
classificação arquivística.
0 A tabela seguinte resume a relação entre cada tipo de instrumento de
pesquisa e o nível da descrição.

16. A escolha do instrumento de pesquisa a ser produzido deve ser
feita em função do estabelecimento de uma política de descrição
por parte da entidade.
Essa política deve, em primeiro lugar, voltar-se para a efetivação
do acesso a todos os arquivos de forma mais ou menos
uniforme.

18. Rotinas de Arquivamento
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e
móveis correspondentes, no arquivo deve-se obedecer a uma
sequência de etapas:

19. 1ª - Conferência
0Consiste na verificação de cada documento quanto
ao seu destino, pois este pode chegar ao arquivo
por diversos motivos:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informação;
c) para verificar a existência de antecedentes, ser
anexado a outro etc.;
d) em obediência a uma rotina.

20. 0É importante que ao fazer esta conferência,
verificar se os documentos possuem autorização
para serem arquivados (Ok, arquive-se) e se a ação
nele contida já foi cumprida e encerrada. Verificar o
último despacho.
0Nesta conferência também será examinado se os
documentos possuem anexos e se esses estão no
documento.
0Aqueles que se encontrarem irregulares deverão
retornar ao setor de origem, ou se for do seu
conhecimento completá-lo

21. 2ª - Leitura
0 Cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de
verificar o seu conteúdo e sob que classificação deverá ser
arquivado (se já existe pasta ou se há necessidade de abrir
nova).

22. 3º - Seleção
0 Selecionar o material que será realmente arquivado,
daquele que poderá ser descartado imediatamente, sem
prejuízo para a instituição (como cópias, comunicados
passageiros).

23. 4ª - Datar e 5ª - Registrar
0Datar: marcar a data de entrada do documento no arquivo.
0Registrar: diariamente, em um livro (ou outro sistema) os
documentos que darão entrada no arquivo ou no expediente.
Colocar a data de entrada, origem, nº do documento/ano,
espécie documental, assunto, local de arquivo (classificação),
observações. Isso possibilitará estabelecer uma estatística
diária de arquivamentos efetuados, e facilitará a busca.

25. 6ª - Classificar
0Determinar como será arquivado o documento, de acordo com
o método e a classificação adotado pela organização. Escrever
a lápis no documento onde deverá ser arquivado.
0Para que os documentos públicos de uso diário estejam
conservados de maneira ordenada e acessível é necessário que
os mesmos estejam bem arquivados e bem classificados.

26. 7ª - Ordenar
0 É à disposição dos documentos dentro das pastas e destas
dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação
depende muito da natureza dos documentos.

27. 8ª - Arquivamento
0Guardar os documentos dentro das pastas e das caixas já
contidas no setor ou montá-las de acordo com o plano de
classificação.
0Nesse último caso fazer etiquetas indicando o código da
atividade correspondente. Não esquecer de anotar no
canto superior esquerdo da pasta os códigos da
UNIDADE/ÓRGÃO/ÁREA respectivos.

28. Métodos de Arquivamento/Ordenação
0 É um plano preestabelecido de colocação dos documentos que
visa a facilidade de guarda e pesquisa. Cada sistema de
arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam.
Podemos identificar como os métodos mais utilizados para se
organizar arquivos :

30. Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os
elementos a serem considerados nos documentos, para efeito
de classificação, são:
• Nome
• (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os
documentos se referem).
• Local
• (de expedição ou recebimento dos documentos).
• Data
• (de elaboração, validade ou referência dos
documentos).
• Assunto(s)
• (conteúdo ou argumento dos documentos).
• Número
• (de ordem, código etc.).

31. A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura
de organização de um arquivo, respeitando-se o grau de
importância e frequência com que são solicitados.

32. Método Alfabético
0Nesse método de arquivamento, as fichas ou pastas de
documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética,
por meio de guias divisórias com as respectivas letras,
devendo também ser respeitadas as normas gerais para a
alfabetação.

33. Método Numérico
0Quando o principal elemento de classificação de um
documento é um número (por exemplo: processos,
legislação, documentos protocolados etc.), a melhor
forma de organização para o arquivo é o método
numérico.
0Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é,
indireta, pois há necessidade de se recorrer a um
índice auxiliar alfabético que remeterá ao número
sob o qual a informação foi arquivada.

34. Método Numérico Simples
0Simples - Neste método, para cada documento é atribuído um
número, a partir do qual serão organizados os documentos.
Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de
um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético,
também chamado de onomástico, que permitirá identificar o
número de cada documento e, assim, possibilitar sua
localização.

35. Método Numérico Cronológico
⦿ Cronológico - Com esse método, os documentos são
organizados a partir de uma data, que, na maioria das vezes, é
a data de produção do documento. É o caso de notas fiscais,
por exemplo, quando são arquivados pelo dia, mês e ano de
sua emissão. Como outro exemplo de aplicação desse método,
pode-se citar a organização de prontuários médicos, que
geralmente são organizados a partir da data de nascimento do
indivíduo.

36. Método Geográfico
0O método geográfico é do sistema direto. A busca é feita
diretamente ao documento. Este método é preferido quando o
principal elemento a ser considerado em um documento é a
PROCEDÊNCIA ou LOCAL.

37. Método Ideográfico (por Assunto)
0A organização é feita pelo assunto dos documentos. O método
divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou
numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez,
em enciclopédico – no caso da divisão alfabética – ou decimal /
dúplex, no caso da divisão numérica. Para ser eficientemente
aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a
interpretação dos documentos e grande conhecimento das
atividades empresariais.

38. ⦿Para facilitar a compreensão, pode-se seguir o
exemplo seguinte:
0 Uma instituição identificou como assuntos passíveis de
existência de documentos os temas seguintes:
Salários
Admissão de funcionários
Telefonia
Internet
Contas a pagar
Contas a receber
Demissão de funcionários
Férias

39. No exemplo anterior, o rol de assuntos identificado
pela empresa já permite a classificação dos
documentos respectivos a cada tema. Apenas com
isso, a empresa já estará adotando o método
ideográfico.

40. ⦿ Aplicando-se o método ideográfico alfabético
dicionário, esses assuntos são ordenados seguindo-
se a ordem de um dicionário, razão de sua
denominação. Assim, tal ordenação é a lógica
simples do próprio método alfabético.
- Admissão de funcionários
- Contas a pagar
- Contas a receber
- Demissão de funcionários
- Férias
- Internet
- Salários
- Telefonia

41. 0No método ideográfico alfabético enciclopédico, no
entanto, os assuntos são agrupados sob títulos
gerais, sendo que tais títulos devem ser organizados
alfabeticamente, do seguinte modo:
COMUNICAÇAO
Internet
Telefonia
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
PESSOAL
Admissão de
funcionários
Demissão de
funcionários
Férias
Salários

42. Com a finalidade de facilitar o arquivamento, poderão
ser utilizados códigos atribuídos a cada assunto,
situação em que serão aplicadas as categorias
numéricas do método ideográfico, num esquema
hierarquizado: dúplex ou decimal.

43. 0 Com a aplicação do método ideográfico numérico dúplex tem-
se a seguinte ordenação:
1 COMUNICAÇÃO
1-1 Internet
1-2 Telefonia
2 FINANCEIRO
2-2 Contas a pagar
2-1 Contas a receber
3 PESSOAL
3-1 Admissão de funcionários
3-2 Demissão de funcionários
3-3 Férias
3-4 Salários.

44. O método ideográfico numérico decimal, por sua vez,
possui uma estrutura de codificação bem diferenciada
do método dúplex. O método decimal divide cada
assunto em dez classes derivadas, e cada uma dessas
poderá ser dividida em, no máximo, mais dez,
sucessivamente. Porém, nesse método, a expansão das
classes é limitada, diferentemente do método dúplex,
em que se pode estender infinitivamente as classes de
assuntos, de acordo com as necessidades da
instituição.

45. Um exemplo prático da aplicação do método decimal
são os códigos contidos no Plano de Classificação
desenvolvido pelo Conarq – Conselho Nacional de
Arquivos. O Plano de Classificação tem a finalidade de
organizar os documentos a partir de seus assuntos, de
modo a facultar o arquivamento correto dos mesmos
nas suas respectivas classes.

46. 0Conforme o exemplo a seguir, da classe 020, retirado
do Plano de Classificação do Conarq, pode-se
perceber a estrutura do método decimal, que se
diferencia bastante do método numérico anterior:
020 – Pessoal
022 – Aperfeiçoamento e treinamento
022.1 – Cursos
022.12 – Promovidos por outras instituições
022.121 – No Brasil
022.122 – No exterior

47. Referências
0 ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. NOBRADE:
norma brasileira de descrição arquivística. Rio de Janeiro: Conarq, 2006.
0 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAAR(CPF): norma internacional
de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e
famílias. 2a. ed. Canberra: CIA, 2003.
0 _____. ISAD(G): norma geral internacional de Descrição Arquivística. 2. ed. Rio
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
0 LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo:
elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado,
Imprensa Oficial, 2002. (Como fazer, 6).
0 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. São Paulo: FGV, 2008.