Gestão de informação de arquivo Jorge Janeiro

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Gestão de informação de arquivo Jorge Janeiro

  1. 1. Gestão de Informação de Arquivo: Projecto de Plataforma de Comunicação em Rede para a Administração Central do Estado Jorge Miguel Lobo Janeiro Orientador: Doutor Juan Mozzicafreddo, Professor Catedrático, ISCTE-IUL Co-orientador: Mestre Pedro Penteado, Especialista, Direcção-Geral de Arquivos Mestrado em Administração Pública Trabalho de Projecto Dezembro, 2011
  2. 2. PROJECTO DE TRABALHOO quê?Proposta de plataforma electrónica decomunicação em rede Para quem? Organismos da Administração Central do Estado Para quê? Ajudar a realizar uma melhor gestão da informação de arquivo Gestão de Informação de Arquivo
  3. 3. OBJECTIVOS DO PROJECTO Objectivos Resultados Esperados• Acompanhamento dos projectos arquivísticos• Produzir estatísticas e indicadores• Recolher dados sobre a gestão da informaçãoArquivística • Aumento da eficiência• Discussão de ideias e resposta a dúvidas • • Aumento da qualidade do serviço• Divulgar iniciativas prestado• Disponibilizar FAQ’s, normas e orientações técnicas e • Aumento da partilha deboas práticas informação e do conhecimento• Proceder ao envio de newsletters e notícias• Pesquisas no Portal Português de Arquivos, da RedePortuguesa de Arquivos (RPA)• Instrumento de apoio às políticas públicas de arquivo. Gestão de Informação de Arquivo
  4. 4. Necessidade de mudança Globalização Austeridade Expectativas Agenda política dos cidadãos Gestão de Informação de Arquivo
  5. 5. Modelos Teóricos de Gestão Pública Modelo Weberiano New Public Management New Public Service Estado - Providência Estado Regulador Estado Parceiro Remar: conceber e implementar Servir: gerir conflitos e estabelecer parcerias Comandar: catalisar as forças de mercado políticas entre cidadãos e grupos Burocracia centralizada Agências descentralizadas e autónomas Estruturas colaborativas Aberta ao ambiente e em adaptação Aberta, funcionando em rede e em modo Funciona em sistema fechado constante cooperativo Primado da lei, das normas e dos Primado do cidadão e da cidadania democrática Primado do mercado e do lucro. procedimentos. e participativa. AP orientada para melhoria dos padrões de vida AP orientada para os meios Orientação para os resultados dos cidadãos O interesse público é definido e O interesse público representa a soma dos O interesse público resulta de valores partilhados expresso na lei interesses individuais Administrado passivo, beneficiário e Cidadão cliente e consumidor das políticas Cidadão-parceiro, participativo e co-produtor de receptor das políticas públicas públicas políticas públicas Lideranças participadas e partilhadas (Bottom Liderança hierárquica (Top down) Liderança empresarial – descentralizada mas up) com controlo final (Bottom up) AP assume responsabilidade e presta AP assume responsabilidade e presta contas AP assume e partilha responsabilidades e presta contas (accountability) à hierarquia e ao grupo de cidadãos-clientes em função do contas aos cidadãos, em função dos interesses aos políticos eleitos mercado destes Funcionário controlador e prestador Funcionário facilitador, mediador e Funcionário empresário de serviços colaborativoBaseado em: Denhardt, Janet V. e Robert B. Denhardt (2003), The new public service: serving, not steering, Nova Iorque, M. E. Sharpe, p. 29. Gestão de Informação de Arquivo
  6. 6. Aumento das necessidades comunicacionais Tendências Respostas do órgão Resultados enfrentadas pelo coordenadorórgão coordenador da política arquivística nacional• Expansão das TIC • Interoperabilidade • Meta-Informação para a• Integração de semântica Interoperabilidade (MIP)processos transversais • Estabelecimento • Macroestrutura Funcional (MEF)• Trabalho em rede de parcerias com as • Portarias ministeriais de gestão Secretarias-Gerais de documentos • Reuniões de acompanhamento e articulação com as Secretarias- Gerais Gestão de Informação de Arquivo
  7. 7. Modelo de Gestão de Arquivos na Administração Central do Estado Maiorintervenção Órgão CoordenadorIntervenção intermédia Secretarias-Gerais Menorintervenção Outros Organismos da ACE Gestão de Informação de Arquivo
  8. 8. Modelo de Gestão de Arquivos na Administração Central do Estado Órgão Coordenador Secretaria- Geral Secretaria- Geral Organismo C Organismo A Organismo B Gestão de Informação de Arquivo
  9. 9. Modelo de Gestão de Arquivos na Administração Central do Estado Organismo Competências Modelo OrganizacionalÓrgão de coordenação da • Coordenação da política arquivística nacional • Qualificação de sistemas de arquivo epolítica arquivística • Superintendência técnica e normativa protecção do património são core-nacional • Auditorias business da DGARQ • Apoio técnico às Secretarias-Gerais e organismos • Múltiplas unidades orgânicas • Promoção do desenvolvimento e qualificação da especializadas na qualificação e rede nacional de arquivos tratamento de arquivos • Salvaguarda e valorização do património à guarda dos serviços dependentesSecretarias-Gerais • Política de gestão integrada de arquivo • Arquivo é uma das várias actividades • Coordenação geral dos sistemas de arquivo principais do organismo ministeriais • Frequentemente, unidade orgânica de • Planeamento estratégico arquivo (Divisão) integrada em • Apoio técnico aos organismos Direcção de Serviços de diversas áreas • Promoção de instrumentos para a interoperabilidade • Arquivo central de documentação/informação de uso não correnteOutros organismos da • Gestão do arquivo de uso corrente • Arquivo é actividade secundária paraACE a organização • Arquivo frequentemente integrado numa unidade orgânica de gestão Gestão de Informação de Arquivo
  10. 10. Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível OrganizacionalOrganismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios Gestão dos Gestão da processos de Apoio à colaboração e partilha informação trabalho Organismos só aderem aos projectos com ordem expressa da respectiva Publicitação de diplomasDGARQ tutela jurídico-administrativos Agilização da HierarquiasSG’s Resistência parcial à Disponibilização de FAQ’s comunicação com rígidas eOrganismos adopção de instrumentos Difusão automática de tutela e organismos funcionameACE de gestão de instrumentos de gestão de da ACE nto em silos documentos transversais documentos transversais que visam a uniformização Possibilidade de formação a distância Dificuldade na fase de Recursos Possibilidade de aplicação dos Diminuição de custosOrganismos humanos esclarecimento de dúvidas instrumentos de gestão com deslocações,ACE com pouca de forma rápida de documentos espaços para formação Disponibilização de transversais às reuniões/formações e em arquivo orientações e normas para organizações telefonemas aplicação Disponibilização de FAQ’s Menor disponibilidade Possibilidade de trabalho em Limitações para alocar recursosDGARQ videoconferência orçamentai humanos aos projectosSG’s Disponibilização de se Dificuldade em Diminuição de custosOrganismos cronogramas detalhados escassez reformular os sistemas com deslocações eACE Possibilidade de criação de de recursos de arquivo electrónico e telefonemas várias salas para projectos humanos em papel devidos aos diferentes custos inerentes Gestão de Informação de Arquivo
  11. 11. Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível dos Sistemas de InformaçãoOrganismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios Gestão da Gestão dos processos Apoio à colaboração informação de trabalho e partilha Morosidade da comunicação Perdas de informação Possibilidade Possibilidade de Diminuição de DGARQ, Aumento dos custos de envio e colocação de custos com espaços SG’s, Circulação da Crescimento das massas classificação documentos em ocupados por papel,Organismos informação em documentais devido à duplicação de de emails para repositórios telefonemas e ACE papel documentos recuperação Salas de discussão correspondência em Necessidade de mais espaço para em linha papel arquivo Existência de sistemas de arquivo Visualização em linha da pouco estruturados, em diversos fase ou tarefa em que formatos e locais de encontra dado processo armazenamento por vezes Configuração de tarefas Diminuição de incomunicáveis e sem grande Possibilidade de de elaboração e custos com controlo criação várias salas aplicação de telefonemas e Más condições de armazenamento para projectosOrganismos Baixa qualificação instrumentos correspondência em da documentação diferentes ACE dos sistemas de promotores da papel Gestão da informação não respeita Criação de arquivo interoperabilidade e das Redução de tempo o ciclo de vida dos documentos indicadores boas práticas de gestão no esclarecimento Inexistência, desactualização ou Obtenção de de documentos de de dúvidas e na aplicação incipiente de estatísticas arquivo (MIP, MEF, obtenção de instrumentos de gestão de planos de classificação e estatísticas documentos portarias de gestão de A documentação não é organizada documentos ministeriais) por unidades arquivísticas Possibilidade de esclarecimento de Diminuição de Incapacidade de adequação aos dúvidas de forma custos com Rigidez e instrumentos transversais de gestão imediata telefonemas eOrganismos inadequação dos da informação Disponibilização de correspondência em ACE sistemas de gestão Sistemas de gestão documental não orientações, normas papel documental respeitam requisitos específicos e requisitos para Redução de tempo para arquivos electrónicos aplicação no esclarecimento Disponibilização de de dúvidas FAQ’s Gestão de Informação de Arquivo
  12. 12. Disfunções Existentes e Soluções e Benefícios da Plataforma ao Nível Comunicacional Organismos Problemas Impactos Soluções da plataforma Benefícios Gestão dos Apoio à colaboração e Gestão da processos de partilha informação trabalho Possibilidade Divulgação no site armazenamento deDGARQ em páginas Limitações no esclarecimento de conteúdos Agilização da gestão deSG’s estáticas dúvidas mais específicas sobre os Possibilidade de criar salas conteúdosOrganismos ACE projectos de forma célere Fácil gestão de de discussão Diminuição de custos com Impossibilidade de disponibilizar conteúdos Disponibilização de telefonemas e correspondência conteúdos referentes aos projectos na (modelos pré- informação sobre arquivos da em papel página Web definidos) ACE Redução de tempo no Impossibilidade de adequar os Possibilidade de ligação à esclarecimento de dúvidas conteúdos da página Web ao ritmo dos Rede Portuguesa de Arquivos projectos (RPA) Comunicação Fácil gestão deDGARQ insuficiente com Agilização da gestão de Impossibilidade de estabelecer diálogos conteúdosSG’s interlocutores dos conteúdos interactivos com os intervenientes nos Gestão de perfis Envio de RSS feeds e notíciasOrganismos ACE organismos Diminuição de custos com projectos através da página Web Possibilidade Possibilidade de efectuar através da página telefonemas e correspondência Impossibilidade de envio de RSS feeds e dos estatísticas de monitorização Web em papel notícias através da página Web interlocutores às políticas públicas de Redução de tempo no Impossibilidade de obter estatísticas alterarem dados arquivo esclarecimento de dúvidas e na através da página Web pessoais com obtenção de estatísticas validação posterior ComunicaçãoDGARQ insuficiente com Comunicação feita de um para um ou de Diminuição de custos comSG’s interlocutores um para muitos Possibilidade de criar salas telefonemas e correspondênciaOrganismos ACE através de Diminui interactividade de discussão em papel telefone e Obriga a afectar mais recursos humanos Disponibilização de FAQ’s Redução de tempo no correspondência para esclarecimento de dúvidas esclarecimento de dúvidas Diminuição de custos comDGARQ Comunicação em Reuniões ocasionais levam a perda de deslocações, espaços paraSG’s grupo só contacto com os projectos Chats reuniões, telefonemas eOrganismos ACE presencial Dificuldade em realizar muitas reuniões Videoconferência correspondência em papel devido à escassez de recursos humanos Redução de tempo no e custos financeiros esclarecimento de dúvidas Ausência de Perda de ligação com os projectosDGARQ repositório Impossibilidade de consultar Diminuição de custos comSG’s centralizado de Possibilidade de informações de forma pontual para telefonemasOrganismos ACE informação sobre armazenamento de esclarecimento de dúvidas Redução de tempo na projectos conteúdos Gestão Impossibilidade de recuperação de de Informação de Arquivo recuperação de informação informação completa sobre projectos
  13. 13. Impactos gerais da plataforma de apoio à coordenação da política arquivística na ACE Vantagens Impactos Gerais• Vantagens ambientais• Vantagens financeiras• Aumento da rapidez e eficiência da comunicação • Aumento da eficácia, da eficiência e da qualidade na gestão de documentos• Centralização da informação (conteúdos e contactos) • Fornecimento de contributos para a formulação de• Aumento da disponibilidade e fiabilidade da informação políticas públicas de arquivo• Aumento da recolha e partilha da informação • Contribui para uma maior tomada de consciência da importância da gestão da informação nas• Aumento da capacidade de armazenamento organizações• Agilização dos processos e da gestão de conteúdos • Incentiva a qualificação dos arquivos• Diminuição do tempo de pesquisa e recuperação da informação• Garantia da segurança e confidencialidade no acesso àinformação• Aumento da transparência Gestão de Informação de Arquivo
  14. 14. Gestão de Informação de Arquivo 14

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