Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo

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Avaliar um sistema de gestão de documentos implica, antes de mais, o reconhecimento da sua existência como peça essencial para a gestão dos recursos informacionais de qualquer organização. É necessário rever periodicamente todo o sistema, desde a estratégia à operacionalização de um conjunto de processos que suportam o funcionamento do mesmo. A antecipação de riscos ou a identificação de problemas serão desde logo uma vantagem, para a otimização de um sistema que se pretende dinâmico e em melhoria contínua, capaz de acompanhar os desafios e o crescimento da estrutura que suportam. Propõe-se este tema como um desafio à introspeção “organizativa”, como um teste à capacidade das organizações de se reinventarem, com o objectivo de se tornarem mais eficientes e eficazes, ao mesmo tempo que procuram uma forma de rentabilizar os seus recursos.

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Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo

  1. 1. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação Maria Rita Gago Município de Oeiras | DMADO| DGO| Serviço de Arquivo Municipal 4 e 5 de Junho 2013
  2. 2. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação Conteúdos 1. Enquadramento 2. Motivação 3. Conceitos 4. Normas e referências técnicas
  3. 3. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação Conteúdos 5. Modelos de maturidade • Records management maturity model (JISC) • Check-up 2.0 (National Archives of Australia) 6. Vantagens
  4. 4. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 1. Enquadramento Conforme a NP 4438, a implementação de um sistema de gestão de documentos de Arquivo faz-se em várias fases. Capítulo 8.4 – Metodologia de conceção e implementação “Etapa h)” - Controlo, ajustamento e revisão
  5. 5. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 1. Enquadramento Capítulo 8.4 – Metodologia de conceção e implementação “Etapa h)” (NP 4438) - Controlo, ajustamento e revisão “Recolher de forma sistemática e contínua informação sobre o desempenho do sistema de arquivo. (…) “Reavaliar o desempenho do sistema, iniciar e acompanhar acções corretivas e estabelecer um regime de monitorização e avaliação constantes.”
  6. 6. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 2. Motivação Ter uma visão de conjunto do funcionamento das organizações é difícil. Em organizações tão complexas como as autarquias pode ser um autêntico desafio…
  7. 7. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 2. Motivação Aprofundar o conhecimento dos sistemas de gestão de informação e de documentos de arquivo é: • Conhecer melhor o funcionamento das organizações.
  8. 8. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 2. Motivação Aprofundar o conhecimento dos sistemas de gestão de documentos de arquivo permite: • Identificar os pontos fortes e fracos das soluções disponíveis ou a ausência de soluções que dêem resposta às necessidades das organizações; • Sistematizar problemas para fundamentar a procura de soluções que contribuam para a melhoria dos sistemas existentes.
  9. 9. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 2. Motivação Aprofundar o conhecimento dos sistemas de informação ditos “de negócio” permite: • Promover a contextualização dos documentos de arquivo relativamente aos respetivos processos de negócio; • Identificar a tranversalidade dos processos no contexto da atividade das organizações; • Promover a interoperabilidade entre aplicações.
  10. 10. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 3. Conceitos • Documento de arquivo • Sistema de arquivo • Sistema de gestão de documentos de arquivo • Sistema de informação • Modelo de maturidade
  11. 11. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 4. Normas e referências técnicas • Referências técnicas e normas que permitem definir e avaliar funcionalidades do sistema:  MoReq 2010 e ISO 16175 • Normas direcionadas para o planeamento e definição de políticas com os quais os sistemas devem estar alinhados: NP 4438 e ISO/DIS 30300 e 30301 • Métodos para avaliação de SGDA:  Checklists, questionários, modelos de maturidade. Exemplo: Check-up 2.0
  12. 12. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  As organizações evoluem, amadurecem, numa perspetiva de melhoria contínua. Um modelo de maturidade avalia várias características ou processos chave de qualquer organização, com vista à determinação de vários níveis de maturidade distintos.
  13. 13. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Objetivos: • Determinar em que estádio de desenvolvimento se encontra determinada organização em relação ao que se pretende aferir; • Identificar pontos fortes e fracos que permitam manter ou corrigir a estratégia de atuação.
  14. 14. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Exemplos: • Records management maturity model (JISC) • Check-up 2.0 (National Archives of Australia)
  15. 15. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Records management maturity model (JISC) • Baseado num modelo definido pelo Knowledge & Information Management maturity model e no Government Comunications Head Quarters model de acordo com o CESG, a Autoridade Britânica para a segurança técnica da Informação; • Aplicável a qualquer sistema de gestão de documentos de arquivo.
  16. 16. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Records management maturity model (JISC) • Formulação de várias questões, prevendo para cada uma, uma escala de quatro respostas possíveis; • A pontuação das respostas remete para uma classificação, que permite avaliar o sistema de gestão documental.
  17. 17. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Records management maturity model (JISC) O questionário organiza-se em: A – Procedimentos de apoio à gestão de documentos de arquivo B – Políticas de gestão de documentos de arquivo C – Gestão de documentos de arquivo em conformidade com os requisitos da organização (processos de negócio, contexto legal e normativo, prestação de contas) D – Gestão de documentos de arquivo através de sistemas que garantam o seu armazenamento, bem como a sua acessibilidade
  18. 18. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Records management maturity model (JISC) O questionário organiza-se em: E – Armazenamento e gestão de documentos de arquivo (conhecimento dos documentos de arquivo e preservação das condições de acesso aos documentos enquanto forem necessários à organização) F – Segurança e controlo do acesso aos documentos de arquivo G – Seleção e eliminação de documentos de arquivo H – Os documentos criados no âmbito de trabalho colaborativo com outras instituições ou com recurso a outsourcing devem obedecer às regras que vinculam a organização I – Monitorização e prestação de contas no âmbito da gestão de documentos de arquivo
  19. 19. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Records management maturity model (JISC) Escala dos níveis de maturidade dos sistemas 0 - Ausente ( “Absent”) – a organização não demonstra qualquer evidência de consciência da necessidade de proceder a uma abordagem estratégica sobre a gestão de documentos de arquivo; 1 - Consciente (“Aware”) - Tentativas pontuais de melhoria, em resposta a questões isoladas; 2 - Definido (“Defined”) – Tentativas coordenadas de melhoria do sistema de gestão de documentos de arquivo no contexto da organização; 3 - Assimilado (“Embedded”) - A gestão de documentos de arquivo encontra-se totalmente integrada na estratégia e na operacionalização das atividades da organização.
  20. 20. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Check-up 2.0 (National Archives of Australia) • Questionário destinado aos organismos da Administração Pública Australiana; • Baseia-se nas normas ISO 15489 e ISO 16175-3; • Organizado em duas partes: 1) ESTRATÉGIA 2) APLICAÇÃO PRÁTICA DE REQUISITOS; • A resposta ao questionário dá origem a uma avaliação dos níveis de maturidade, quer de cada ponto questionado, quer da totalidade do sistema.
  21. 21. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Check-up 2.0 (National Archives of Australia) As questões são caracterizadas e assinaladas de acordo com a sua pertinência para o sistema: M- Requisitos mínimos para gestão básica de informação e documentos (Minimum requirement for basic information and records management); A – Recomendação adicional para informação e documentos (Additional recommendation for information and records); R – Requisito para documentos de áreas de negócio de alto risco (Requirement for records of high risk business).
  22. 22. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Check-up 2.0 (National Archives of Australia) O questionário organiza-se em: 1 – Sistema de informação e gestão documental: estratégia e arquitetura da informação 2 – Políticas e procedimentos 3 – Conformidade 4 – Áreas de negócio de alto risco 5 – Formação 6 – Continuidade das áreas de negócio
  23. 23. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Check-up 2.0 (National Archives of Australia) 7 – Outsourcing 8 – Criação e captura de documentos de arquivo 9 – Descrição de documentos de arquivo (esquema de metadados) 10 – Guardar, eliminar ou transferir 11 – Acesso aos documentos de arquivo
  24. 24. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 4. Modelos de maturidade  Check-up 2.0 (National Archives of Australia) 12 – Armazenamento 13 – Preservação 14 – Segurança 15 – Sistemas de informação de áreas de negócio 16 – Gestão de documentos digitais
  25. 25. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 4. Modelos de maturidade  Check-up 2.0 (National Archives of Australia) Escala dos níveis de maturidade dos sistemas Fraco (“Poor”) – Não existe conhecimento de políticas ou práticas de gestão documental; A gestão de documentos de arquivo é inexistente, informal ou ad-hoc; Inadequado (“Inadequate”) – existe pouca consciência da importância das políticas e procedimentos de gestão de documentos de arquivo; existe pouca ou nenhuma ligação entre os documentos de arquivo e os processos de negócio.
  26. 26. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 4. Modelos de maturidade  Check-up 2.0 (National Archives of Australia) Escala dos níveis de maturidade dos sistemas Limitado (“Limited”) – A organização demonstra capacidades, conhecimentos e experiência limitadas em requisitos de informação e gestão de documentos de arquivo; ou apesar de ainda não ter atingido esse objetivo, a organização reconhece a necessidade de relacionar documentos de arquivo com processos de negócio. Adequado (“Adequate”) – Os documentos de arquivo são bem geridos na maior parte da organização, a sua gestão encontra-se relacionada com os processos de negócio e cumpre os objetivos da organização.
  27. 27. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 4. Modelos de maturidade  Check-up 2.0 (National Archives of Australia) Escala dos níveis de maturidade dos sistemas Muito bom (“Very Good”) – A gestão de documentos de arquivo encontra-se corretamente integrada com os processos de negócio e apoia o modelo de governação da organização, bem como a sua prestação de contas; ou a estratégia e as políticas são revistas sempre que necessário. Excelente (“Excellent”) – A gestão de documentos de arquivo apoia na íntegra todas as funções da organização, objetivos, processos de negócio, o modelo de governação e a prestação de contas; ou as estratégias e políticas de gestão da informação e dos documentos de arquivo são regular e proativamente revistas e melhoradas.
  28. 28. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  O Check-up 2.0 permite uma análise mais abrangente  Inclui como objeto do questionário o conceito de informação, indo além dos documentos de arquivo  Preocupação com a gestão da informação, especialmente no contexto de processos de negócio
  29. 29. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 5. Modelos de maturidade  Analisa a integração dos sistemas específicos de áreas de negócio com o sistema de gestão de documentos de arquivo (ISO 16175-3) ISO 16175-3: 2010 (E), p. 19
  30. 30. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação 6. Vantagens  Identificação de pontos fortes e fracos nos sistemas de informação e gestão documental;  Apoiar o planeamento e desenvolver estratégias, políticas, procedimentos e materiais de formação;  Informação da gestão de topo acerca do grau de conformidade dos sistemas de informação e de gestão documental com os requisitos essenciais determinados nas normas;  Compilação de informação que permita justificar a afetação de recursos ou adoção de práticas para a melhoria dos sistemas de informação e gestão de documentos de arquivo;  Racionalização e controlo do sistema de gestão de documentos de arquivo ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a captura à gestão dos prazos de conservação e do destino final dos documentos. Cf. NP 4438:2005, p. 11
  31. 31. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação Conclusões  A avaliação dos sistemas de gestão documental e da sua articulação com os sistemas que gerem os processos de negócio é um passo importante para a melhoria da qualidade dos sistemas e da informação que produzem e gerem;  A aplicação de ferramentas como os modelos de maturidade pode-se tornar preciosa se quisermos não só saber “como estamos”, mas principalmente para definir o que se pretende alcançar.
  32. 32. Avaliar sistemas de gestão de documentos de arquivo: uma questão estratégica para a gestão da informação Agradeço a vossa atenção! maria.gago@cm-oeiras.pt

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