Arquivologia -vestcon

ARQUIVOLOGIA
Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo
Iracema Marinho
INTRODUÇÃO
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso
compreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da
evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada
qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores,
inserindo novos cenários.
A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da
fotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos
computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o
computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou
profundamente as possibilidades de comunicação de documentos.
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu
desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas
de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com
maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e
conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos
podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão
hegemônica do poder.
O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de
arquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos
da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores
autores da área.
Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística,
norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos.

“... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de
conceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver ao
dilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aos
oceanos do tempo, para que a nova humanidade de então saiba por
nós o que as baratas não lhes contarão...”
Gabriel Garcia Marquez
ORIGEM DOS ARQUIVOS
A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da
antiga Grécia – arché, atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo para
archeion, local de guarda e depósito dos documentos.
Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo,
palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda
de documentos e outros títulos.
BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVO
As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como
depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre
relação com os direitos das instituições ou indivíduos.
Estabeleciam ou reivindicavam direitos.
Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos
para museus e bibliotecas.
Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.
INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS
Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da
Arquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por
sua vez, é visto como o elemento do arquivo.

“Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do
objeto da Arquivologia e sua ordem: Arquivos – documentos de arquivos –
informação.”1
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística,
publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é “o
conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou
seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades”
(1984, p. 25).
O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de
França, em conjunto com a Associação dos Arquivistas Franceses define
arquivos como sendo “o conjunto de documentos, de qualquer natureza,
que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha
automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e
atividades” (1970, p. 23).
Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados:
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
A comparação de tais definições com o conceito de arquivo, vigente
desde o final do século XIX até meados deste século resulta no seguinte:
Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos
ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus
funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na
custódia deste órgão ou funcionário.2
A partir da segunda metade do século XX, são referidos os dois
pontos básicos:
a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais,
eliminando da definição de arquivo qualquer tentativa de delimitar
os possíveis suportes dos registros arquivísticos;
b) o surgimento dos princípios da Gestão de Documentos, a partir de
reformas administrativas, ocorridas nos Estados Unidos e Canadá,
1 HEREDIA, 1993, p. 32.
2 Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13.

no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia na
produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.
Originários da impossibilidade de se lidar, de acordo com os
moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de
documentos produzidos pelas administrações, inauguram, entre
outras, as práticas de avaliação, seleção e eliminação de
documentos de arquivos.
É superada a idéia predominante de que os arquivos constituem
conjuntos de documentos destinados a permanecer sob custódia
permanente das instituições, é estabelecida a noção de que os documentos
de arquivo podem, de acordo com seus valores probatórios e informativos,
ser eliminados.
Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suas
características básicas de conjunto orgânico produzido por uma dada
atividade jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal do
conjunto documental arquivístico, conservado em sua organicidade.
Nova visão:
Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma
natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A
qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações
originais forem mantidas.3
DOIS NÍVEIS DE INFORMAÇÃO CONTIDOS NUM ARQUIVO
A informação contida no documento de arquivo
isoladamente.
A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua
forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre
a pessoa que o criou.
É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o
conceito de informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entre
a Arquivologia e Ciência da Informação.
3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8.

Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades
institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais
de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas
atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação.
Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam
a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos:
− os registros documentais atestam ações e transações;
− sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e
preservação.
Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto de
documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”4
.
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística,
publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjunto
de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus
suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas,
de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984,
p.25).
O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia
publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a
Associação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “O
conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo
administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e
organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades”
(1970, p.23).
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS
− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou
instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos
históricos, reunidos por uma pessoa.
4 Souza, 1950.

− Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir
de prova de transações realizadas.
− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo
conjunto.
PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ARQUIVOLOGIA
ARQUIVÍSTICA – CONCEITUAÇÃO E OBJETO
“É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por
objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem
observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e
utilização”5
. Termos como equivalentes: archival science (Inglês),
archivistique (Francês); archivística (Espanhol).
A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação,
objetiva a organização dos dados com vistas à informação e possui como
objeto a informação.
ARQUIVO
A Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados.
Arquivo é o “conjunto de documentos que, independentemente da
natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades
de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”6
.
O termo arquivo pode também ser usado para designar:
conjunto de documentos;
móvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental deverá ser conservado;
órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar
e conservar a documentação;
títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência
inglesa e francesa (Paes, Marilena Leite).
5 Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998.

1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO
“Função arquivística que consiste em colocar os documentos à
disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.”7
“O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado para
caracterizar o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentido
lato, as relações interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aí
se empregam...”8
2. GESTÃO DOCUMENTAL
“Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência
na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.”9
3. INFORMAÇÃO
“Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.”10
A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende
uma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode ser
passada através da fala, escrita, imagem e representação, sendo uma
categoria abstrata que se materializa quando é registrada e representa uma
sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. É a
noção, idéia ou mensagem contida em um documento.
5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
“A interpretação das informações registradas depende da relação das
mesmas com o contexto de sua produção.”11
4. DOCUMENTO
“É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo
qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o
relatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa,
6 Dicionário de Terminologia Arquivística.
8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24.
11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29.

a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, etc. tudo
que é produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, técnicas,
culturais ou artísticas pela atividade humana.”12
O documento é todo e qualquer suporte material no qual pode ser
registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um
conteúdo informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que pode
registrar uma mensagem, uma idéia ou um acontecimento.
6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVO
São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas
atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um
conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando
os atos de seus produtores no exercício de suas funções.
6.1.2 Classificação dos Documentos
A classificação dos documentos compreende o suporte, formato,
gênero, espécie, tipo, forma e natureza.
6.1.3 Formato
Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o
modo como foi confeccionado.
Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo,
ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de
microfilme, ultra-ficha.
6.1.4 Gênero
Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de
signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, a
forma como a informação está registrada no documento. Classifica-se em:
− textuais – manuscritos, datilografados e impressos (linguagem
básica a escrita);
− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música
(associação do som e da imagem);
− cartográficos – mapas, plantas e projetos;
12 BELLOTO, 1998, p. 14.

− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias
(linguagem básica a imagem); documentos imagéticos;
− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação, som e
hipertexto.
Espécie
É a linguagem formal como se apresenta o documento. A
configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas, tais como:
− ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou
sessão;
− aviso – correspondência entre Ministros ou Governadores de
Estado;
− carta – correspondência entre empresas, instituições e
particulares em geral;
− certidão – documento emitido por autoridade pública onde
se atesta que algo se verificou de acordo com o que se
encontrava já registrado em algum outro documento ou
registro;
− circular – correspondência impressa e enviada simultanea-
mente a vários destinatários;
− decreto – ato de natureza legislativa;
− despacho – manifestação escrita, de autoridade, sobre
assunto de sua competência;
− edital – ordem oficial afixado nos lugares públicos;
− formulário – relatório padronizado onde se preenchem os
campos previamente definidos;
− lei – norma jurídica escrita pelo poder competente, com
caráter de obrigatoriedade. Cria, extingue ou modifica
direito;
− memorando – correspondência interna de um órgão;
− ofício – correspondência entre autoridades;

− ordem de serviço – documento autorizando a execução de
algum serviço;
− portaria – ato escrito que determina providências de caráter
administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei
ou serviço, entre outros;
− regimento – conjunto de princípios e normas que
estabelecem o modo de funcionamento interno de um
órgão;
− regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a
perfeita execução de uma lei;
− relatório – documento expondo, para autoridade superior, o
desenvolvimento de um trabalho num determinado período;
− requerimento – documento em que se faz pedido à
autoridade competente;
− solicitação – solicitação de um serviço.
Tipo/Tipologia documental
Estudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipo
documental é a configuração que assume uma espécie documental, de
acordo com a atividade que a gerou.
Desta forma, a configuração que assume uma tipologia documental
varia de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo:
− boletim de ocorrência;
− certidão de casamento;
− certidão de nascimento;
− relatório de atividades.
Suporte
Materiais sobre os quais as informações são registradas:

− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal
e encadernação;
− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita magnética,
disquete e CD;
− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme
cinematográfico;
− metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura,
tela, etc.
Forma
Consiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos.
Constitui-se em:
• original;
• cópia;
• rascunho.
Categoria
Decreto nº 2.134, de 24/1/1997 (Dispõe sobre a categoria dos
documentos públicos sigilosos e o acesso a eles e dá outras providências):
Art. 2º para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos:
I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo.
II - Classificação: atribuição de grau de sigilo de documentos.
III - Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade compe-
tente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos.
IV - Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos.
V - Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela
classificação de documentos sigilosos os torna ostensivos à consulta pública.
VI - Grau de sigilos: graduação atribuída à classificação de um documento
sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência
de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo.
VII - Reclassificação: atividade pela qual autoridade responsável pela classifi-
cação dos documentos altera a sua classificação.

Natureza
Corresponde à classificação de segurança ao acesso dos documentos.
Quanto à natureza, portanto, os documentos se subdividem em:
− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação não prejudica à
organização, sem qualquer restrições ao acesso.
− Sigilosos – aqueles que devem ser de conhecimento restrito.
Segundo o Decreto nº 60.471, de 11/3/67, são assuntos
sigilosos aqueles que, por sua natureza devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas
especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. De acordo
com a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que pode
circular, são quatro os graus de sigilo:
a) Ultra-Secreto – de excepcional segurança, cujo teor só deve
ser de conhecimento de agentes públicos ligados ao seu
estudo e manuseio. São documentos referentes à soberania
e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra
ou científicos, negociação para aliança política ou militar,
cuja divulgação coloca em risco a segurança da sociedade e
do Estado.
Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário Federais.
Prazo de permanência: 30 anos
Ex.: planos militares, fórmula da Coca-cola.
b) Secreto – só pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem
ter conhecimento.
Judiciário Federal, Governadores e Ministros de Estado ou,
ainda, por quem haja recebido delegação.
Prazo de permanência: 20 anos
Ex.: documentos que registram a vida particular do
funcionário.

c) Confidencial – não requerem alto grau de segurança, mas
seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser
prejudicial a um indivíduo ou entidade.
Judiciário Federais, Governadores e Ministros de Estado,
titulares dos órgãos da Administração Pública Federal, do
DF, dos Estados e Municípios ou, ainda, por quem haja
recebido delegação para esse fim.
Prazo de permanência: 10 anos.
Ex.: exames finais, correspondência entre autoridades cujo
assunto envolva interesses financeiros e políticos.
d) Reservado – o conteúdo não deve ser tornado público. São
aqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, compro-
meta as operações ou objetivos neles previstos.
Judiciário Federais, Governos dos Estados e Municípios,
Agentes Públicos formalmente encarregados da execução de
projetos, planos e programas ou, ainda, por que haja
recebido delegação para esse fim.
Prazo de permanência: 5 anos.

DECOMPOSIÇÃO ANALÍTICA, CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS
Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades
institucionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais
de informação e provam as suposições e conclusões relativas a estas
atividades, sua criação, manutenção, eliminação e modificação.
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU
CENTRO DE
DOCUMEN-
TAÇÃO
Tipo de
suporte
Manuscritos,
impressos,
audiovisuais,
exemplar único
Impressos,
manuscritos,
audiovisuais,
exemplares,
múltiplos
Objetos
bi/tridimensionais,
exemplar único
Audiovisuais
(reproduções)
exemplar único
ou múltiplo
Tipo de
conjunto
Fundos, do-
cumentos
unidos pela
origem
Coleção,
documentos
unidos pelo
conteúdo
Coleção, documen-
tos unidos pelo
conteúdo ou pela
função
Coleção, do-
cumentos uni-
dos pelo
conteúdo
Produtor
A máquina ad-
ministrativa
Atividade hu-
mana indivi-
dual e cole-
tiva
Atividade humana,
a natureza
Atividade
humana
Fins de
produção
Administrati-
vos, jurídicos,
funcionais,
legais
Culturais,
científicos,
técnicos,
artísticos,
educativos
Culturais, artísti-
cos, funcionais
Científicos
Objetivo
Provar, teste-
munhar
Instruir, in-
formar
Informar, entreter Informar
Entrada de
documen-
tos
Passagem na-
tural de fonte
geradora única
Compra, doa-
ção, permuta,
de fontes
múltiplas
Compra, doação,
permuta, de fontes
múltiplas
Compra, doa-
ção, pesquisa
Processa-
mento
técnico
Registro, arran-
jo, descrição:
guias, inven-
tários, catálo-
gos, etc.
Tombamento,
classificação,
catalogação,
fichários
Tombamento, ca-
talogação, inven-
tários, catálogos
Tombamento,
classificação,
catalogação,
fichários ou
computador
Público
Administrador
e pesquisador
Grande pú-
blico e
pesquisador
Grande público e
pesquisador
Pesquisador
Tabela 1: Fonte: BELLOTTO, Heloísa Liberalli Bellotto. Arquivos Permanen-
tes: tratamento documental. 1988, p. 18)

DOCUMENTAÇÃO
Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou
jurídica, no decurso de suas atividades, independentemente de data, suporte
material ou formato físico.13
Centros de Documentação
Um centro de documentação pode ser formado por órgãos de
documentação, de acordo com as características dos documentos que serão
armazenados. Estes órgãos podem ser um arquivo, uma biblioteca ou um
museu.
Arquivo
Arquivo é o conjunto de documentos organicamente acumulados
(produzidos e recebidos), por pessoa jurídica ou física, pública ou privada
no exercício de suas atividades, independente do suporte ou de sua
natureza. O documento do arquivo serve como prova e/ou informação.
Biblioteca
É o conhecimento genérico e produzido por terceiros. Corresponde ao
conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente
para estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento de
biblioteca instrui e ensina.
Museu
É o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e que
contam a história de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural.
Consiste em uma coleção de peças e objetos de valor cultural, reunidos,
conservados e colocados à disposição do público.
13 Archives de France, 1993, p.19.

CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e
custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que
visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de
alguma atividade, e são autênticos quando são criados e
conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser
comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas.
Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados
artificialmente, mas acumulados de modo natural nas
administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros
arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, são
como sedimentos de estratificações geológicas, e isto dota de um
elemento de coesão espontânea, embora estruturada.
Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no
decorrer do andamento das transações para as quais foram criados,
os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento
em que são produzidos ou recebidos, os registros arquivísticos são
um conjunto indivisível de relações.
Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na
estrutura documental do grupo ao qual pertence.
Princípios da legalidade: os registros arquivísticos são provas
confiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidade
às circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestar
contas.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Os arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora,
à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão
da atuação.
Quanto à Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser:
– público – federal, estadual e municipal;
– privado – comercial, institucional, familiar ou pessoal.

Quanto à Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser:
– especial – devido ao suporte diferente que merece um tratamento
especial. Ex.: arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides;
– especializado – aquele em que predomina um assunto específico.
Ex.: arquivos médicos, engenharia e imprensa.
Quanto à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda
dos documentos, o arquivo pode ser:
– funcional – aqueles que servem à administração (1ª e 2ª idades).
Ex.: arquivo administrativo, documentos consultados com alguma
freqüência;
– cultural – aqueles que servem à história e à cultura (3ª idade).
Ex.: arquivo histórico, documentos como fonte de pesquisa.
Quanto à extensão:
– setorial – são arquivos originados em um setor determinado da
instituição. Ex.: arquivo do departamento de pessoal, do setor
financeiro, do setor de recursos humanos, etc.;
– geral – arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos
setoriais. Ex.: arquivo geral de uma instituição. Obs.: havendo
centralização, não existirão arquivos setoriais.

O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / TEORIA DAS 3 IDADES
ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se
indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao
usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá
atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada
estágio de evolução por que passam os arquivos. Essas fases são definidas
como as três idades dos arquivos: corrente, intermediário e permanente. A
teoria das três idades é um dos pilares da Arquivística. Elaborada na década
de 40 nos Estados Unidos, ela propõe a divisão dos arquivos em três fases,
que são complementares, de acordo com o seu uso, não importando qual o
suporte dos documentos:
ARQUIVO CORRENTE – ATIVOS – DINÂMICOS – ADMINISTRATIVOS –
1ª IDADE
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos
imediatos para as quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo
cessada sua tramitação, se conservam junto às unidades produtoras em
razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados. Podem ser
centrais ou setoriais, mas devem estar sempre próximos ao usuário, de
modo a facilitar o acesso. Os documentos passam, aproximadamente, 1 ano
em arquivo setorial e 5 a 10 anos no arquivo central.14
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – SEMI-ATIVO – 2ª IDADE
Constituído de documentos originários de arquivos correntes, com
uso pouco freqüente, que aguardam destinação final em depósito de
armazenamento temporário. Não há necessidade de serem conservados
próximos às unidades produtoras. São mantidos nessa fase por um prazo
médio de 20 anos. Corresponde ao arquivamento transitório, assegurando a
preservação de documentos que não são utilizados com freqüência, mas
devem ser conservados por razões administrativas, e que aguardam
14 Belloto, 1991, p 5-6.

destinação final, devendo estar devidamente classificados e à disposição
para consultas. A destinação poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao
arquivo permanente.
ARQUIVO PERMANENTE – INATIVO – HISTÓRICO – 3ª IDADE
Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal
ou histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução.
A sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentos
úteis para fins administrativos e pesquisas históricas, tendo por objetivo
torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência
adquirida com o tempo.
Os documentos de idade permanente e proveniente de uma mesma
fonte (setor ou órgão) devem estar reunidos, em um mesmo grupo, sendo
realizado o arranjo do material.
QUADRO COMPARATIVO DOS ARQUIVOS
FASE DOCUMENTAL LOCALIZAÇÃO NOME DO LOCAL
CORRENTE (possui
valor administrativo)
no setor, perto do usuário Arquivo Corrente ou
Arquivo Setorial
INTERMEDIÁRIA
(aguarda destinação
final)
no setor ou em local (sala
ou móvel) específico
Arquivo Intermediário
ou Arquivo Central
PERMANENTE (possui
valor histórico)
em local (sala) específico
e centralizado
Arquivo Central ou
Arquivo Inativo ou
Arquivo Permanente
ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE (HISTÓRICO)
DESTINAÇÃO
É o recolhimento, análise, avaliação, seleção e eliminação de
documentos.
a) Recolhimento: é o deslocamento de um documento do Arquivo
Intermediário para o Arquivo Permanente. Quando o
descolamento é feito do arquivo corrente para o intermediário,

é chamado de transferência, que pode ser permanente
(intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados);
b) Análise: estudos dos documentos recebidos;
c) Seleção: triagem dos documentos que devem permanecer no
arquivo;
d) Avaliação: Verificação do valor probatório (de prova) ou
informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimentos
de prazos de vida dos documentos;
e) Eliminação: destruição, doação ou venda de documentos
julgados destituídos do valor permanente, feito por uma
Comissão Permanente de Avaliação.
COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO
• Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos.
• Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os
documentos a serem destinados, com o profundo
conhecimento das atividades desempenhadas.
• Historiador ligado à área de pesquisa de que se trata o acervo;
• Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação do
valor legal dos documentos.
• Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o
acervo objeto de avaliação (economistas, sociólogo,
engenheiro, médico e outros.).
ELEMENTOS DE DESTINAÇÃO

a. Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade é um
instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por
objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos,
com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela
necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente
contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por
uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de
guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final –
eliminação ou guarda permanente – além de um campo para
observação necessárias à sua compreensão e aplicação.
ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA
DESTI-
NAÇÃO
FINAL
OBSERVA-
ÇÕES
FASE COR-
RENTE
FASE
INTER-
MEDIÁRIA
000 ADMINISTRAÇÃO
GERAL
001 MODERNIZAÇÃO E
REFORMA
ADMINISTRATIVA
PROJETOS, ESTUDOS,
NORMAS E SIMILARES
5 anos 9 anos Guarda
Permanente
002 PLANOS E
PROGRAMAS DE
TRABALHO
Permanente
003 RELATÓRIOS DE
ATIVIDADES
Permanente
São pássí-
veis de eli-
minação os
relatórios
cujas as in-
formações
encontram-se
recapitu-
ladas em
outros
004 ACORDOS,
AJUSTES, CONTRATOS
CONVÊNIOS
Enquanto
vigora
10 anos Guarda
Permanente
005 JURISPRUDÊNCIA 10 anos 10 anos Guarda
Permanente
010 ORGANIZAÇÃO E
FUNCIONAMENTO
NORMAS,
REGULAMENTAÇÕES,
Permanente

DIRETRIZES
010.1 REGISTRO NOS
ÓRGÃOS COMPETENTES
Enquanto
vigora
Eliminação
Tabela 2: Modelo da Tabela de Temporalidade – CONARQ.
b. Lista de eliminação: é a relação específica de documentos que
serão eliminados de uma vez e de tem de ser aprovada pela
autoridade competente.
CRITÉRIOS QUE REGULAM A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros
documentos de uma maneira mais completa.
• Cópias cujos originais estejam preservados.
• Documentos de pura formalidade.
• Documentos que cumpram datas específicas.
• Documentos que se tornem obsoletos.

OS VALORES DOS DOCUMENTOS DE TERCEIRA IDADE.
O objetivo deste tópico é nortear os arquivistas para o caso –
infelizmente, ainda mais freqüente e usual no Brasil – de uma possível
triagem no interior de uma acumulação de papéis nos chamados “arquivos
mortos”, quando pra tal acumulação não se obedeceu a nenhum critério de
prazos de guarda ou destruição, pela simples inexistência de tais tabelas.
Para o Arquivo Nacional brasileiro são considerados documentos de
guarda permanente “os de valor probatório com relação a direitos, tanto de
pessoas físicas ou jurídicas, como de coletividade e os valores informativos
sobre pessoas, fatos ou fenômenos cuja memória, em termos históricos,
seja considerada relevante (em entidades públicas ou privadas)”.
Serão documentos “históricos” os documentos referentes à origem,
aos direitos e aos objetivos da instituição, tais como:
– atos de criação: leis, decretos, resoluções;
– atos constitutivos: estatutos, contratos sociais;
– direitos Patrimoniais: escrituras;
– documentos que reflitam o desenvolvimento da Instituição:
regulamentos, regimentos, planos, projetos;
– programas que tratem das atividades-fins da instituição: atos e
relatórios da direção, correspondências de delegação de poderes;
– registros visuais e sonoros: que reflitam a vida da instituição;
– documentos que firmem jurisprudência;
– documentos concernentes à administração de pessoal;
– documentos que respondam as questões técnico-científicas
relativas às atividades específicas da instituição;
– documentos de divulgação produzidos para promoção da
instituição;
– documentos artístico e cultural.
Importante: O processo avaliatório nunca é feito documento por
documento, mas sempre dentro de uma contextualização.

PRINCÍPIO DE TERRITORIALIDADE
“... o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um
território, seguem o destino deste último.”
De início, este princípio não releva da arquivística mas sim do direito
aplicado à propriedade. Serve para exprimir o direito que o vencedor tem
de exigir ao vencido a deposição dos documentos relativos às terras
conquistadas no momento da assinatura de uma rendição ou de um tratado
de paz. Com o tempo, a outorga dos documentos de um país generalizou-se
a todas as atividades de transmissão, de jurisdição ou de transferência de
mandato. Esse modo de funcionamento torna-se oficial com a adoção da
Convenção Nacional das Nações Unidas, Convenção de Viena, sobre a
Sucessão dos Estados em matéria de Bens, Arquivos e Dívidas de
Estado. Além disso, o princípio de territorialidade foi aplicado à restituição
de certos fundos de arquivo a instituições ou a centros de arquivo situados
perto do local de criação, e que tinham sido deslocados por diversas razões.
A título de exemplo, foi em parte com base nesse princípio que se efetuou a
regionalização Archives Nationales du Quebec, nas diferentes regiões
administrativas das províncias entre os anos de 1970 a 1980.
FUNDO DE ARQUIVO
O fundo abarca papéis gerados/recebidos por entidades físicas ou
jurídicas, necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício
das atividades que justifiquem a sua existência, descartando-se, assim, a
caracterização de coleção (papéis reunidos por razões científicas, artísticas,
de entretenimento ou quaisquer outras que não as administrativas).
Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação
orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, como frisa
Schellenberg, não podendo seus componentes ser separados, vindo a
constituir outros agrupamentos aleatórios.
A noção de fundo está estritamente ligada ao próprio órgão gerador
dos documentos.

PRINCÍPIOS DO RESPECT DES FONDS/RESPEITO AOS FUNDOS
• Respeitar-se o órgão de origem, não deixando que seus
documentos se misturem aos de outro órgão.
• Respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram da
repartição de origem, na seqüência original de séries, mesmo
que deturpada pelas baixas decorrentes da tabela de
temporalidade.
COMO IDENTIFICAR O ÓRGÃO MAIOR CUJOS DOCUMENTOS
CONSTITUIRÃO O FUNDO?
• Possuir nome, ter sua existência jurídica resultante de lei,
decreto, resolução, etc.
• Ter atribuições precisas determinadas por lei.
• Ter subordinação conhecida firmada por lei.
• Ter um chefe com poder de decisão dentro de sua área legal de
ação.
• Ter uma organização interna fixa.
FUNDO ABERTO
É o conjunto de documentos ao qual vão continuar a juntar-se
documentos.
Exemplo: os arquivos de um ministério que continua a existir, pois
sua administração continua a trabalhar.
FUNDO FECHADO
É o conjunto de arquivo ao qual não irão juntar-se mais documentos.
Exemplo: instituição extinta, ou personalidade falecida.

ARRANJO DOCUMENTAL
Denominação atribuída à classificação dos documentos, ou seja, à
identificação da fase a que pertence o documento.
SISTEMÁTICA DO ARRANJO DOCUMENTAL
Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das
eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos
arquivos intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter
orgânico dos conjuntos (interna e externamente).
É uma operação ao mesmo tempo intelectual e prática: organizar
documentos uns em relação aos outros; as séries, uma em relação às
outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar números de identificação
aos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nas
estantes.
DESCRIÇÃO DAS UNIDADES DE TRABALHO
O Arquivista que deseja estruturar um volume “x” de informação
orgânica aplicará a Noção de Fundo em função de uma abordagem
minimalista ou maximalista, ou seja, do menor para o maior, ou do maior
para o menor, dependendo da complexidade do fundo.
Patrimônio Arquivístico Comum – É composto pelos arquivos que
formam uma parte do patrimônio nacional de um ou vários Estados, que
não podem ser divididos sob pena de perderem o seu valor administrativo,
legal ou histórico.
Arquivos de um Estado – Totalidade dos documentos de caráter
político, científico, econômico, social e cultural pertencentes ao Estado,
sujeitos a um registro central e devendo ser conservados nos arquivos do
Estado.
Arquivos de um Organismo – Conjunto de pessoas que têm como
finalidade a realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão,
quer esta seja pública ou privada.

Grupo de Arquivos – Trata-se do conjunto de fundos (de arquivos) de
natureza idêntica, dotado de um sistema idêntico de cotação num quadro
de classificação.
Fundo de Arquivo – Pode ser subdividido em subfundo (ou fundos
secundários) ou quando se tratar de unidades administrativas subordinadas.
Série – Divisão de peças ou de unidades de instalação cobrindo os
aspectos de uma mesma função, atividade ou assunto, no interior de um
dado fundo, definida por um quadro de classificação.
Unidade de Instalação – É uma unidade de organização e de
inventário dos arquivos (cassete, caixa, registro, maço, dossier, capa, rolo,
bobina, disco, disco óptico, volume, disquete, etc).
Dossier – Unidade documental em que se reúnem informalmente
documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica; tal termo
equivale a processo.
Peça – A menor unidade arquivística, indivisível; pode ser constituída
por uma ou mais folhas, por um caderno ou um volume. (uma peça pode às
vezes conter vários documentos).
Documento (de arquivo) – É um conjunto constituído por um suporte
(peça) e pela informação que ele contém, utilizáveis para efeito de consulta
ou como prova.
Dado – A menor representação convencional e fundamental de uma
informação (fato, noção, objeto, nome próprio, número, estatística, etc.)
CARACTERIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO
DOCUMENTAL E DE REFERÊNCIA PARA O UTILIZADOR
Permitem a comunicação da informação orgânica no âmbito da
organização junto dos utilizadores, tanto do seu valor primário como do
secundário (administradores, investigadores e cientistas, etc.). A escolha
dos instrumentos de descrição documental ou de referência deve ser
sempre efetuada depois de uma análise das unidades de trabalho a ser
descritas, bem como das necessidades gerais ou particulares dos
utilizadores reais ou potenciais.
Patrimônio Arquivístico
Guia de Arquivos de Instituições
organizacionais.

Comum Anuário internacional de Arquivos
Bibliografia internacional dos
anuários e guias dos serviços de
arquivo.
Arquivos de Estado
Anuário dos serviços de arquivo.
Guia por serviços de arquivo.
Catálogo dos arquivos.
Arquivos de um
Organismo Documental
Catálogo dos fundos;
Estado geral dos fundos;
Guia do serviço de Arquivo;
Bibliografia dos instrumentos de
descrição documental.
Índice Geral.
Grupos de Arquivos Guia grupo de arquivos ou subgrupo
de arquivos.
Fundos
Guia temático
Guia por fundo
Tabela de equivalência
Série
Guia por série
Guia por subsérie
Guia por subsubsérie
Dossiê Unidade de instalação Repertório Sumário
Repertório numérico simples
Repertório numérico detalhado
Repertório cronológico
Peça Inventário sumário
Inventário analítico
Documento Índice onomástico/geográfico
Ìndice assunto/matéria
Índice cronológico
Dado Índice, lista, etc.
Tabela 3: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da
Disciplina Arquivística. p. 139.
PROCESSO DA DESCRIÇÃO
O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico,
a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas

séries e/ou unidades documentais possam ser alcançados pelos
pesquisadores.
O processo da descrição consiste na elaboração de instrumentos de
pesquisa que possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja via
sumária, seja pela via sumária, pela analítica.
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Catálogo: instrumento de descrição documental de ordem geral que
apresenta a informação por ordem alfabética do tipo:
– catálogo dos arquivos;
– catálogo dos fundos.
Guia: O mais abrangente e popular, no sentido de estar vazado numa
linguagem que pode atingir também o grande público e não especialmente
os grandes pesquisadores de arquivo: historiadores e administradores.
Fornece informações básicas. Tem por finalidade dar uma visão de conjunto
dos acervos de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são
seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os
instrumentos de pesquisa de que dispõem, quais são as fontes
complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito com
espírito prático.
Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo:
instrumento de descrição fundamental que fornece uma visão de conjunto
de um grupo de arquivos, de um subgrupo de arquivos ou de um fundo
redigido de modo a apresentar a estrutura, a articulação, bem como a
diversidade dos recursos que ele oferece aos investigadores.
Guia temático (guia especializado ou guia por tema de pesquisa):
instrumento de descrição documental que apresenta os fundos e as
coleções de um ou vários serviços de arquivos relativos a temas, períodos,
espaços geográficos, tipos de documentos particulares e predeterminados.
Guia por série, subsérie: instrumento de descrição documental que
fornece uma visão de conjunto de uma série, subsérie de documentos que
possuam uma grande amplitude.

Repertório sumário: instrumento de descrição documental destinado
a apresentar a documentação de um fundo quando as unidades de
instalação que o compõem são homogêneas.
Repertório numérico simples: instrumento de descrição documental
que apresenta uma a uma as unidades de instalação de um fundo,
resumindo o conteúdo de cada uma delas num título.
Repertório numérico detalhado: instrumento de descrição documental
que enumera as unidades de instalação heterogênea de um fundo e que
apresenta uma análise que caracteriza o conjunto dos documentos de que
elas são constituídas.
Repertório cronológico: lista que inumera unidades de instalação por
ordem cronológica, por vezes, independentemente da ordem primitiva.
Índice (onomástico, geográfico ou por assunto): listagem ordenada
de nomes de pessoas, de locais, de assuntos, de matérias ou, ainda, de
datas que permitam acessar a informação contida numa unidade
arquivística.
Inventário catálogo: instrumento de descrição documental destinado
a enunciar de modo exato a documentação de um fundo ou de uma coleção
ao nível de peças.
Inventário sumário: instrumento de descrição documental que
descreve, através de aspectos exteriores ao documento, cada uma das
peças de um fundo ou de uma coleção de arquivo.
Inventário analítico: instrumento de descrição documental que
descreve de modo preciso cada uma das peças de um fundo ou de uma
coleção, analisando o conteúdo do documento.
Tabela de equivalência: mostra a equivalência entre antigas notações
e as novas adotadas.

GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para a guarda permanente.
A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento,
da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do
espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar e
simplificar o ciclo documental.
OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
– Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração,
manutenção e destinação de documentos.
– Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e
onde seja necessária à instituição e aos cidadãos.
– Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor
administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
– Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento
automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da
informação.
– Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que
mereçam guarda permanente por seus valores histórico e
científico.
FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

• Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar
documentos em razão das atividades específicas de uma
Área ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de
documentos, evitando-se a produção daqueles não
essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,
controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o
uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
• Utilização dos documentos: refere-se ao fluxo percorrido
pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua
função administrativa, assim como sua guarda após cessar
seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle
relacionados às atividades de protocolo e às técnicas
específicas para classificação, organização e elaboração de
instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-
se, também, a gestão de arquivos correntes e
intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de
recuperação da informação.
• Destinação de documentos: envolve as atividades de
análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a
serem eliminados e quais a serem preservados
permanentemente.
A cada uma dessas fases – que são complementares –, corresponde
uma maneira de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente,
uma organização adequada.
Extensão da atuação do arquivo
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser
setoriais, gerais ou centrais.
Setoriais: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais,
cumprindo funções de arquivo corrente.
Gerais ou centrais: são os que se destinam a receber os documentos
correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de
uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

Valoração dos Documentos
• Valor Primário: valor administrativo, legal ou fiscal.
• Valor Secundário: valores probatório e informativo.
Probatório: prova. Aspectos ligados à organização e funcionamento
do órgão que o produziu. Exs.: estatutos, regimentos, normas legais,
programas, relatórios (arquivo permanente).
Informativo: de grande importância para o pesquisador, valor ditado
pelo conteúdo.
Métodos de arquivamento
A escolha do método de arquivamento deve considerar as
características dos documentos a serem classificados, identificando o
aspecto pelo qual o documento é mais freqüentemente consultado.
Dois parâmetros devem ser considerados para a escolha do método
de arquivamento:
– Como foi produzida ou acumulada a documentação;
– Como será solicitada a informação.
Nos arquivos, o sistema decimal de classificação por assuntos é
constituído por um código numérico que reflete a hierarquia funcional e as
atividades desempenhadas pelo órgão. As dez classes principais são
representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como
se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700

Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem às grandes funções
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas em
grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o
método decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000,
tem-se:
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos
subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas às classes. Essa
subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia
dos assuntos tratados.
Avaliação e Seleção de documentos
Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer
prazos para sua guarda nas fases correntes e intermediárias e sua
destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Planejando a organização de um Setor de Documentação I
• Analisar a estrutura da Instituição:
– conhecer organograma/fluxograma da instituição;
– saber o objetivo da instituição na organização dos
documentos.
• Conscientização/sensibilização de dirigentes/usuários envol-
vidos no processo de organização do arquivo:
Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
Subclasse 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Grupo 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
Subgrupos 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

– o que se pretende atingir com a organização dos
documentos.
Planejando a organização de um Setor de Documentação II
• Diagnóstico da situação:
– levantar espaço/fluxo/volume/situação de guarda/usuá-
rios;
– criar uma Comissão de Avaliação de Documentos (grupo
de trabalho criado com o objetivo de buscar idéias e
soluções para o arquivo);
– levantamento de tipologia/assuntos/produção documen-
tal.
Planejando a organização de um Setor de Documentação III
• Elaboração da Tabela de Temporalidade:
– quem faz?
É um processo de avaliação que deve ser feito por área.
Cada área cria um grupo de trabalho para elaborar a
primeira versão da tabela. Elaborada a tabela, ela é
submetida à avaliação da Comissão para verificar se é
factível. Ouvem-se opiniões e/ou sugestões.
Planejando a organização de um Setor de Documentação IV
– Como é feita?
a) pesquisa da estrutura organizacional;
b) entrevista com funcionários;

c) pesquisa dos dispositivos legais;
d) avaliação das séries e indicação de prazos de guarda
levantados:
* prazos legais existentes;
* usos reais potenciais para outros usuários;
* interesse cultural.
– Como se aplica?
Cada área irá aplicá-la em seu âmbito de atuação,
promovendo as eliminações e transferências de
documentos nos prazos estabelecidos.
Planejando a organização de um Setor de Documentação V
– Que resultado é esperado?
a) eliminação de papelada inútil com a conseqüente
liberação de espaço;
b) reaproveitamento periódico da área ocupada com
armazenamento de documentos, por meio da
transferência regular para o arquivo
intermediário/permanente;
c) melhoria da recuperação da informação gerencial.
– Por que e como deve ser atualizada?
a) deve ser atualizada porque a organização não é
estática;
b) áreas e serviços podem ser criados ou suprimidos;
c) é possível haver alteração de competências e
funções;

d) novos documentos podem ser criados e outros
podem ser extintos;
e) mudança de funcionários de gerência, implicando
alteração de prazos de uso da documentação gerada;
f) mudança da legislação.

DIAGNÓSTICO
Para iniciar a organização de um dado acervo, o primeiro passo é o
conhecimento da instituição, sua finalidade e estrutura. Para isso, é
necessário, além da leitura de todos os documentos que existam sobre a
estrutura formal, a coleta de informações que possam evidenciar a
estrutura real (informal) em que os documentos são gerados e/ou
acumulados.
Acerca dos dados da pesquisa para o tratamento arquivístico,
escreveu Lopes:
O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição de
suas atividades e da relação das mesmas com o fluxo das informações
contidas nos documentos. Captar esta relação nem sempre é um tarefa fácil,
porque é usual que não exista consciência da vinculação do que se faz com
as informações em movimento. O processo de alienação gerado pelo trabalho
muitas vezes impede que se perceba a sua dialética, imaginando-se que as
informações contidas nos documentos são um outro problema. Precisa-se
tecer a imagem do passado e do presente das atividades, reconstruir o
trâmite e construir o objeto de pesquisa para além de suas aparências.15
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO – PASSO A PASSO
• Visitar o local físico dos arquivos dos documentos, observando
as condições de acesso e de remoção.
• Identificar os dados do acervo atual e seu crescimento.
• Identificar os dados para a movimentação/tramiatação dos
documentos.
• Identificar os dados principais dos documentos produzidos pela
instituição.
• Caracterizar fisicamente os documentos, levantando dados
sobre suporte, conservação e preservação dos documentos.
• Mapear o conteúdo dos documentos, identificando as funções
que geram os documentos.

• Identificar as dificuldades atuais relativas a acesso e utilização
dos documentos
• Identificar as condições ambientais de armazenamento e
acondicionamento da documentação.
• Identificar os materiais utilizados no acondicionamento da
documentação.
• Identificar os objetivos e metas com o Projeto de Arquivo.
• Elaborar o documento de “Levantamento e Caracterização do
Acervo de Documentos”.
• Elaborar relatório de diagnóstico
15
LOPES, Luis Carlos. A Nova arquivística na modernização administrativa.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Consiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, por
meio de um plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso às
informações. A escolha do método de arquivamento a ser utilizado é
determinada pela natureza dos documentos, freqüência de consulta,
sistema de recuperação das informações e estrutura da organização,
devendo ser simples e de fácil entendimento pelos usuários.
De acordo com o método adotado, o modo de recuperação do
documento pode ser pelo sistema direto ou indireto:
– Sistema direto – busca o documento diretamente do local
arquivado;
– Sistema indireto – necessita de um sistema auxiliar para
recuperar o documento pelo Método Alfabético ou visando as
características do acervo na adequação da seção. Ex.: Setor
Financeiro – Contas a pagar pelo método cronológico (datas de
vencimentos/fatuas).
SISTEMA DIRETO
O sistema de busca direto se dá pelos nomes das pastas que são
colocadas em ordem alfabética. É um método rápido, direto e fácil e pode
ser usado como método auxiliar. Como exemplo tem-se a ordenação de
dossiês de funcionários.
Deve-se estabelecer critérios que serão seguidos durante o processo
de ordenação alfabética, considerando as características da organização e
utilização do acervo, devendo ser de conhecimento de todos os profissionais
responsáveis pelo processo e os usuários. Cabe ressaltar que é útil ter uma
lista com o alfabeto completo para auxiliar no arquivamento.
REGRAS DE ORDENAÇÃO
Algumas regras básicas de ordenação devem ser observadas, como:

– não considerar artigos e preposições como a, o, de e da;
– não considerar sobrenome que exprima grau de parentesco, como
Filho, Júnior, Neto, Sobrinho. Somente deve ser utilizado como
critério de desempate;
– considerar como precedente as iniciais abreviativas de prenomes
na classificação de sobrenomes iguais;
– os títulos devem ser colocados após o nome completo;
– nomes de empresa devem ser considerados como se apresentam.
A ordenação pode ser letra por letra ou palavra por palavra
consideradas na seqüência em que aparecerem.
LETRA POR LETRA PALAVRA POR PALAVRA
Maria Machado Mariana Fernandes
Mariana Pereira Maria Santos
Maria Machado Maria Santos
Mariana Fernandes Mariana
Pereira
MÉTODO GEOGRÁFICO
Características
O sistema de busca é direto e as pastas são colocadas na ordem
alfabética. É um método de fácil manuseio que considera a procedência ou
local. É aconselhado para ser usado em organizações que atuem em outras
regiões, cidades, estados, etc.
Melhores Ordenações
• Nome por estado – cidade – assunto: ordenar a capital
antecedendo as demais cidades independentemente de sua
ordem, quando a ordenação for por estado.
• Por cidade – estado – assunto: considerar a capital na ordem
seqüencial, não antecedendo as cidades. Identificar o estado
na pasta para facilitar a recuperação por existirem cidades com
o mesmo nome.
• Por País – cidade – assunto: ordenar os países em ordem
alfabética.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

O sistema de busca é indireto, uma vez que necessita de índice
alfabético. Considera o número da pasta, é um método seguro, simples e de
fácil manuseio, sendo usado quando houver necessidade de sigilo das
informações. Tem ampla aplicação em arquivos especiais e especializados.
Como exemplo de utilização desse método podemos citar o arquivo
de desenhos de engenharia e fotografias.
MÉTODO NUMÉRICO DUPLEX
Consiste na divisão da automação em classes conforme os assuntos,
partindo do geral para o específico.
Permite a abertura de novas classes sempre que for necessário, não
devendo ser abertas novas como primárias, quando os assuntos já
existirem como subclasses.
MÉTODO ALFANUMÉRICO
Consiste na soma de dois métodos, alfabético e numérico, utilizando
a simplicidade de um e a exatidão e rapidez no arquivamento do outro. Tem
larga utilização em arquivos de catálogos de fornecedores.
MÉTODO CRONOLÓGICO
O sistema de busca é direto, considera a data e o documento não é
numerado. Nesse método a disposição das pastas e dos documentos, dentro
da pasta, fica na ordem cronológica. Pode ser utilizado como método
auxiliar.
Usado para controle de pagamentos, compromissos e controle de
pedidos.

POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS
A Política Nacional de Arquivos, segundo os princípios teóricos da
moderna Arquivologia, compreende a definição e a adoção de um conjunto
de normas e procedimentos técnicos e administrativos, para disciplinar as
atividades relativas aos arquivos públicos e estimular a organização e a
proteção especial aos arquivos privados. Suas finalidades, em última
instância, consistem em assegurar a preservação do patrimônio documental
brasileiro e garantir, no que diz respeito aos arquivos públicos, o direito
irrestrito de acesso às informações governamentais, compatibilizando com
as questões inerentes à segurança do estado e da sociedade, bem como a
privacidade dos cidadãos.
Vasquez (1994, p. 93) sublinha a importância dos sistemas de
arquivos como instrumentos de racionalização arquivística, sejam estes
nacionais, estaduais, municipais, de instituições estatais ou empresas
privadas. Na sua perspectiva, um “sistema integrado de arquivos é um
conjunto orgânico de arquivos, vinculados por uma direção central que
normaliza os processos arquivísticos e focaliza a informação em um ponto
acessível à consulta interna e externa”. VASQUEZ ressalta ainda a distinção
entre subsistemas e sistemas coordenados:
“Subsistemas são partes do Sistema Integrado que gozam da autonomia
para manejar os documentos que se encontram em sua fase administrativa, mas que
dependem da direção no que se refere à seleção para guarda permanente.
Sistemas coordenados são sistemas completos e independentes que,
mediante convênios e acordos, normalizam ou compatibilizam a circulação da
informação e os procedimentos administrativos entre si”. (ibid, p.94)
OS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DO “SISTEMA INTEGRADO DE
ARQUIVOS” SÃO:

– legislação normalizadora de aspectos interiores e exteriores ao
sistema, dos direitos e obrigações de usuários e do patrimônio
documental;
– os arquivos;
– os documentos, conforme o ciclo vital;
– a informação em seu circuito interno (no âmbito da organização
produtora) e externo (outros arquivos e centros de informação).
A perspectiva sistêmica encontra-se, porém, expressa nos trabalhos
de ROBERGE (1992), que parte da organização como um sistema, no
âmbito do qual o subsistema de gestão de documentos ou sistema de
gestão da informação administrativa encontra-se assim representado.
ENTRADA TRATAMENTO SAÍDA
• Documentos produzi-
dos e recebidos.
• Organização não or-
ganizada
• Arquivamento
• Classificação
• Descrição
• Indexação
• Utilização
• Transferência
• Recolhimento
• Eliminação
• Informação
organizada
• Dossiers
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ
A Constituição Federal de 1998, e particularmente a Lei n. º 8.159 de
1991, delegaram ao Poder Público a gestão documental e a proteção
especial aos documentos de arquivo. De acordo com esta Lei, as ações com
vistas à consolidação da Política Nacional de Arquivos deverão ser
emanadas do Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da referida Lei n.º 8.159/91.
Competências delegadas ao órgão
• Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno
funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR,

visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de
arquivo.
• Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados
com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das
atividades arquivísticas.
• Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais
que norteiem o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos.
• Estimular programas de gestão e de preservação de documentos
produzidos e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito
federal, estadual e municipal, em decorrência das funções
executiva, legislativa e judiciária.
• Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol-
vimento, sugerindo metas e prioridades da Política Nacional de
Arquivos Públicos e Privados.
• Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes
Legislativo e Judiciário, bem como nos Estados, no DF e nos
Municípios.
• Declarar como de interesse público e social os arquivos privados
que contenham fontes relevantes para a história e o
desenvolvimento nacionais.
SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS – SINAR16
A iniciativa de promover o intercâmbio permanente entre os arquivos
públicos e privados do País, objetivando a modernização e a integração
sistêmica das atividades e dos serviços arquivísticos, motivou a criação do
SINAR, em 1978. O Decreto n.º 1.173 de 29/06/1994 “dispõe sobre a
competência e o funcionamento do SINAR, prevê também que os arquivos
privados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema mediante
convênio com o órgão central.”
16
É importante o acesso ao site www.arquivonacional.gov.br, onde se encontram todas as Resoluções,
Leis e decretos sobre Arquivos.

CLASSIFICAÇÃO
Consiste na “interpretação” de documentos. A classificação dispõe-se
conforme a função de criação do documento.
O seu objetivo é, basicamente, dar visibilidade às funções e às
atividades do organismo produtor do documento de arquivo, deixando
claras as ligações entre os documentos.
PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO
Inicialmente deve-se analisar os documentos de um produtor, e a
partir dai criar categorias e classes genéricas que correspondam às funções
e atividades detectadas. A classificação considera a forma e as razões que
determinaram a existência do documento (como e por que foram
produzidos), sendo condição para a sua compreensão plena tanto para
quem organiza como para quem consulta. Chamamos este procedimento de
elaboração do “plano de classificação” do arquivo na fase corrente.
Exemplo de Plano de Classificação:
Administração
Recursos Humanos
Admissão
Demissão
Falta
Férias
Transporte
Aluguel de carros
Viagem
Manutenção
Cultura
Biblioteca
Conferência
Curso
Palestra
Finanças
Contabilidade
Balancete
Contas a pagar
Contas a receber
Tesouraria
Orçamento

A classificação no arquivo corrente deve abranger todos os tipos
documentais produzidos/acumulados pela organização, sendo assim o plano
de classificação será extremamente útil a elaboração da tabela de
temporalidade.
O plano de classificação pode ser estrutural considerando setores,
divisões, departamentos e funcional considerando as funções. Cabe ao
profissional que for elaborar escolher aquele que melhor atender a
organização. O importante é que ele seja simples, de fácil compreensão,
flexível e que permita expansão.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PARA A
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: ATIVIDADE-MEIO
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um
instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar
todo e qualquer documento acumulado (produzido ou recebido) por um
órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por
assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um
mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação,
transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Isto porque o
trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o
qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele
contida. A classificação define, portanto, a organização física dos
documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua
recuperação.
Para a Administração pública, adotou-se o modelo de Código de
Classificação Decimal, baseado na técnica de Mevil Dewey, que constitui-se
em um código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em
dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são
representadas por um número inteiro, composto de três algarismos.
ORDENAÇÃO

Consiste na separação e agrupamento de um conjunto de
documentos de acordo com a classificação definida. Acelera o arquivamento
e minimiza possibilidades de erros.
O objetivo básico da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos
documentos. Consiste em definir a melhor maneira de dispor os
documentos (ordem numérica, cronológica e alfabética), considerando a
maneira como os documentos são procurados e o tipo documental.
ARQUIVAMENTO
É a colocação do documento no local devido, segundo critérios de
ordenação previamente estabelecidos. Devemos ter em mente que um
documento mal arquivado ficará perdido embora esteja guardado dentro do
móvel de arquivo.
Tipos de arquivamento: horizontal e vertical.
EMPRÉSTIMO OU CONSULTA
Quando um documento é retirado do arquivo para empréstimo,
consulta, fornecimento de informação ou juntada, usa-se o guia-fora em
substituição ao documento retirado. Este guia-fora deve indicar quem
retirou, data, setor ou, no caso de juntada, nº do processo da juntada.
PROTOCOLO
AVALIAÇÃO
Consiste na definição do valor do documento que pode ser
administrativo, fiscal, legal e histórico e a importância de sua preservação,
tendo como objetivo a preservação da memória da organização e descarte
do material desnecessário.
A aplicação da tecnologia à produção documental favoreceu o
crescimento em grandes proporções dos papéis nos escritórios. O espaço
físico nunca seria suficiente nas organizações. O próprio usuário/cliente

perderia tempo na pesquisa pois papéis sem importância estariam
misturados a documentos de valor. Por isso, é necessário adotar critérios
para racionalizar o acervo, isto é, avaliar cada documento quanto ao seu
destino que pode ser:
Descarte = Eliminação → Reciclagem
Arquivamento → Corrente, Intermediário e Central.
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO I
A avaliação da necessidade de arquivamento do documento é
realizada através da leitura do documento, verificando antecedentes e
observando a finalidade com que foi enviado, que pode não ser destinado
somente ao arquivamento, e sim solicitar ou comunicar uma informação,
ser anexado a outro ou obedecer uma rotina.
A avaliação é feita pelo assunto e não pelo documento. Inicialmente
devem ser realizadas entrevistas com profissionais com conhecimento do
tipo e fluxo dos documentos dentro da organização para elaboração do
levantamento documental, necessidades de consulta e guarda dos
documentos.
CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO II
O resultado da avaliação deve passar pela comissão de avaliação para
a aprovação final, após serem verificados os prazos administrativo, legal,
fiscal e da legislação trabalhista em vigor.
Entre os documentos que podem ser descartados por não
apresentarem valor para a organização, citamos:
– cartas anexando documento;
– documentos que o texto estiver reproduzido em outros;
– convites;
– fôlderes;

– cartas de agradecimento e apresentação;
– cópias.
VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Os documentos apresentam valores que são fundamentais no
processo de avaliação e que devemos considerar.
Os documentos de arquivo apresentam dois valores basicamente:
primário e secundário.
Valor primário: corresponde aos valores administrativo, legal e fiscal.
São valores diretamente ligados à produção documental.
Valor secundário: é o valor informativo dos documentos, ou seja,
histórico.
Valor Administrativo: São os documentos necessários às atividades
correntes do órgão/setor. Para sabermos se o documento apresenta valor
administrativo devemos questionar:
• O documento já contribuiu para o desempenho administrativo?
• O objetivo que originou o documento já foi atingido?
• O documento está guardado por mero hábito?
• As operações já foram concluídas?
• A guarda dos documentos se deve apenas como garantia
contra reclamações administrativas?
• Trata-se de uma cópia?
• Qual a freqüência de consulta do documento?
• As informações contidas nos documentos podem ser
recuperadas em outros documentos sob a forma de resumos
estatísticos?
Se as respostas forem positivas e a freqüência de consulta for
pequena os documentos não apresentam mais valor administrativo,
podendo ser descartados.

Valor Jurídico ou Legal: São aqueles documentos que apresentam
direitos a curto ou longo prazo, do órgão ou dos cidadãos. Devemos
questionar:
• A ação jurídica específica está terminada?
• A prova jurídica já atendeu a seu fim?
• Os direitos do órgão foram devidamente protegidos?
• Os direitos de qualquer cidadão envolvido estão protegidos?
• O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu?
Se as respostas forem positivas os documentos não apresentam mais
valor jurídico ou legal e os documentos podem ser eliminados ou
preservados para a história, se for considerado importante para a
organização.
Valor Fiscal: São os documentos necessários para comprovação junto
aos órgãos de fiscalização e os órgãos públicos exigem para mostrar como
as verbas foram obtidas, distribuídas, controladas e gastas.
O valor fiscal imediato cessa quando a operação financeira é
concluída. Entretanto a organização os mantém para atender às exigências
fiscais. As cópias podem ser eliminadas tão logo terminem as operações
financeiras. Devemos questionar:
• O objetivo original do documento foi atingido?
• A transação financeira específica já foi concluída?
• Os direitos da organização envolvida com a operação
financeira estão protegidos?
• Os direitos de qualquer cidadão envolvido foram
resguardados?

• O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu?
Se as respostas forem positivas, os documentos não apresentam
mais valor fiscal e podem ser eliminados ou preservados para a história, se
for considerado importante para a organização.
Valor Histórico: São os documentos que mostram a concepção
original da organização, sua estruturação ao longo dos anos, as várias
modificações funcionais e operacionais que ocorreram e o relato
administrativo que reflete sua política de ação, e que devem ser
preservados em função de sua importância para a compreensão da sua
história.
A definição do valor histórico dos documentos refere-se às atividades
desenvolvidas pela organização. Como exemplo de documentos históricos
podemos citar:
• atos constitutivos (estatutos, contratos sociais);
• atos de criação (leis, decretos, resoluções, etc.);
• atos e relatórios da direção;
• atos que constituíram precedentes ou que possam ter afetado
as condições econômicas, políticas ou sociais, locais ou
regionais;
• correspondências mostrando as relações com outras entidades,
outros governos e com o público;
• documentos relativos a direitos patrimoniais;
• fotos, filmes da organização;
• interpretações com força de regulamento;
• manuais de serviço;
• manuais que revelarão os sistemas, processos e métodos
usados no órgão;
• marcas e patentes;
• normas definindo e delegando poderes e responsabilidades;

• normas operacionais;
• organização, pauta dos trabalhos e atas de comissões da
organização e participação em outras comissões;
• organogramas principais e suas alterações;
• pareceres jurídicos e decisões relativas às atividades da
organização;
• pasta de assentamentos pessoais (dossiê pessoal do(s)
diretor(es): posição ocupada, nível superior, destaque
alcançado fora da entidade);
• publicações, material ou publicidade, projetos e dados de
pesquisa científicas;
• relatórios periódicos de maior importância, entre outros.
INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO
Os documentos após terem cumprido seu papel operacional deixam
de ser objeto de consulta até que, com o decorrer do tempo, tem consulta
praticamente nula. Não devemos manter os documentos em único local,
devido ao congestionamento nos arquivos, não sendo funcional, surgindo
então a necessidade de enviar estes documentos para um local de guarda.
A remessa dos documentos dos diferentes setores recebe um nome
específico de acordo com a destinação final desta documentação. Vejamos:
Arquivos Correntes ou
Setoriais
Arquivo Intermediário
TRANSFERÊNCIA
Arquivos Correntes ou
Intermediários
Arquivo permanente
RECOLHIMENTO

Os instrumentos de destinação que gerenciam a documentação
correspondem a Tabela de Temporalidade Documental, Cronograma de
Transferência Documental e Ata de Descarte ou Termo de Eliminação.
Tabela de Temporalidade Documental
Instrumento de destinação, aprovado por órgão competente, que
define e controla o prazo de guarda dos documentos nos arquivos setoriais,
arquivo intermediário e arquivo central, prevendo sua destinação final.
O primeiro procedimento para elaboração da Tabela consiste na
constituição da Comissão de Avaliação que deve ser formada por:
• membros permanentes: responsável pelo arquivo, advogado,
profissional da área de organização & sistemas;
• membros variáveis: responsável pelos documentos da área que
está sendo avaliada, profissional com conhecimento dos
documentos avaliados.
À Comissão cabe a avaliação da documentação da área, considerando
o fluxo documental, o plano de classificação, legislação vigente, necessidade
de consulta e constituição da organização e do setor detentor da
documentação. Após esta etapa a Tabela deve ser proposta, conferida e
aprovada pelos responsáveis, enviada para o órgão competente para
aprovação, podendo então ser aplicada. A Tabela deve ser revisada, sempre
que for necessário, para incluir um documento novo ou sofrer alteração do
prazo de guarda.
Ata de Descarte ou Termo de Eliminação
Instrumento que contém a relação dos documentos que serão
eliminados, o período e o setor a que se referem as informações e a
assinatura do responsável da organização/setor pela aprovação do descarte.

MICROFILMAGEM
É a técnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e
dinamizar o processo de recuperação da informação, visando à localização
imediata do documento necessário.
A microfilmagem visa a:
• o aperfeiçoamento de administração;
• a segurança da guarda de informação;
• a redução de espaço;
• o ordenamento dos arquivos;
• o baixo custo de manutenção.
A microfilmagem exige certos cuidados, como a verificação da relação
custo-benefício ao optar entre adquirir o equipamento necessário ou
contratar o serviço de um bureau especializado, a autenticação do
microfilme no cartório quando se tratar de documentação de Recursos
Humanos, amparada pela Lei nº 5433/68 (alterada pelo Decreto 1799, de
30/01/96).
ARQUIVOS TIPOS DE DOCUMENTOS MICROFORMA
Documentos Processos, recibos, escri- Rolo, cartucho com filme de

administrativos e
contábeis de
arquivo
permanente
turas, fichas, balancetes,
balanços, licitações, con-
cursos, leis, portarias,
decretos, resoluções, atos,
contratos
16mm
Documentos
administrativos e
contábeis de
arquivo corrente
Prontuário de empregados,
alunos, cadastro de
fornecedores e clientes
Jaquetas de 105mm com
filme de 16mm – 5 canais
Tab-jac-cartão tabulável
com filme de 16mm de 1 a
3 canais
Documentos
técnicos
Livros, plantas, mapas,
jornais
Rolo ou cartucho com filme
de 35mm Cartão-janela com
filme de 35mm Jaqueta de
105mm com filme de 35mm
Tab-jac-cartão tabulável
com filme de 35mm
Biblioteca Livros, revistas Rolo de 16mm e 35mm
Microficha
Informações
volumosas contidas
em arquivos
Cadastro do IPTU, INSS,
dívida ativa, dotações
orçamentárias,
COM Microficha Filme de
105mm x 148mm
Quadro de Aplicações das Microformas
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DO MICROFILME
• Acondicioná-lo em locais que tenham ar-condicionado e
temperatura de 19 ºC a 22 °C e 40% a 50% de umidade.
• Baixa umidade torna a película do microfilme quebradiça.
• Alta umidade cria mofo e manchas microscópicas.
• Revisar periodicamente o aparelho de leitura e mantê-los
limpos para não danificarem o microfilme.
• Evitar a incidência prolongada de luz sobre as películas.
DIGITALIZAÇÃO
O termo digitalizar originou-se do vocábulo inglês digitize e designa
“o processo de representar imagens como uma matriz de códigos binários,
na qual o ‘zero’ indica o espaço em branco e o ‘um’ representa os pontos

cheios.”17
Em outras palavras, digitalização também pode ser definida como
sendo a conversão de informações armazenadas em meio físico para um
formato legível por computadores.
A pura e simples conversão de um documento, contudo, não tem
muito sentido se não for acompanhada de todas as potencialidades que os
sistemas automatizados permitem, ou seja, deve estar associado ao
processo de digitalização um processamento técnico adequado, capaz de
gerir o fluxo da imagem do documento dentro de um Sistema de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTO – GED
O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura.
Isso em razão das muitas tecnologias a ele relacionadas e que dele fazem
parte.
É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de
documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais
variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo
arquivos já criados na forma digital.
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são
simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois
implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações
de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das
bases de informação e conhecimento das empresas.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não significa somente
guardar arquivos eletrônicos. Dispor de um sistema de GED é ter nas mãos
a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa ou
instituição. É a tecnologia do GED que torna o e-business uma realidade,
pois alicerça todas as informações referentes a todas as etapas de qualquer
processo de negócio.
Para controlar esse “mundo de informações digitais”, quer sejam ou
não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se
como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida
informacional da empresa.
17
AVEDON, 1991, p. 15.

EVOLUÇÃO DO GED
A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a
tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento
gerado em papel por meio de um scanner. Assim, ele poderia ser
visualizado na tela do computador, inclusive em rede. Atualmente, a
maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que ‘já
nascem’ eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos de
engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem
gerenciamento, implica muitas cópias de diversas versões e duplicação de
arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos e custos
desnecessários com armazenamento.
GED é formado pelas seguintes tecnologias:
• Document Imaging (DI);
• Document Management (DM);
• Workflow;
• COLD/ERM;
• Forms Processing;
• RIM- Records and Information Management
Essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED à medida que
surgiu nas empresas uma necessidade mais completa para o gerenciamento
de documentos, conforme descreve-se abaixo.
A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos
foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas instituições.
A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a
digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais
dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização
de documentos de origem microfilme, justamente para converter os
documentos gerenciados pela tecnologia anterior.
Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou
Gerenciamento de Imagens de Documentos.

É importante diferenciar um documento proveniente da digitalização,
aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que gera um
documento textual. Os documentos no formato imagem são, em média, dez
vezes maiores que os textuais e não podem ser processados por sistemas
típicos de processamento de dados.
Para que uma imagem seja processada, quer por um processador de
textos, quer por um sistema de processamento de dados, ela deve passar
por um processo de reconhecimento de caracteres. Tal processo transforma
uma imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, que
pode ser editado por um processador de textos. Quando o reconhecimento
se processa sobre caracteres padronizados, como os documentos
impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character Recognition, e
quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR,
Intelligent Character Recognition.
O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento
viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms
Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das
informações, utilizam-se sistemas digitais.
Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessária
uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de
documentos em papel. Surgiu, então, a tecnologia do Workflow para
imagens de documentos. Com a implementação de Workflow, muitos
ganhos são obtidos.
O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos
microcomputadores na última década fez que boa parte da geração dos
documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais.
Num ambiente de escritório, isso significa a geração de documentos
em processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais
ferramentas dessa natureza.
A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente,
exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e
mesmo de temporalidade de guarda dos documentos.

Dentro dessa necessidade, surgiram as ferramentas para
Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM).
A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no
gerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo,
inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite a
rastreamento das alterações dos documentos. Hoje, dada a quantidade de
arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de
documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das
atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas
de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.
O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já
existentes nas aplicações de Records Management no mundo do papel.

CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
A conservação inclui a parte material do arranjo, o acondicionamento
e a guarda dos documentos e ainda a restauração e reprodução para fins de
preservação.
A conservação deve ser medida preventiva, consistindo sobretudo na
higienização ambiental. Umidade e falta de arejamento são fatores
prejudiciais, bem como a acidez atmosférica, elevação e queda da
temperatura. Condições ambientais desfavoráveis produzem modificações
na textura e fibras dos papéis, que mancham, descolorem, colam, aderem
ou se desintegram; tornam quebradiços os documentos e favorecem o
desenvolvimento neles de espécies entomológicas.
Uma vez envelhecidos os papéis, o tratamento adequado é a
restauração artesanal ou a laminação ou plastificação pelo emprego de
elementos idênticos à composição do papel, de celulose e outros. Pelo
método de laminação, os documentos a serem restaurados, depois de
neutralizados e limpos, são colocados entre duas folhas de celulose e
levados à máquina, onde, sob a ação de calor e pressão, a celulose adere
ao documento, dando-lhe corpo.
A conservação e preservação visam a conservar e a preservar as
informações do acervo, especialmente a memória da organização.
Deve-se observar procedimentos elementares que retardam o
processo de deterioração, por meio do controle dos materiais utilizados e do
meio ambiente, e a valorização do patrimônio documental, escrito ou
gravado em qualquer suporte.
Os cuidados citados a seguir podem melhorar a preservação/conser-
vação dos documentos e devem ser observados:
− não colocar clipes como marcador de páginas porque o metal
oxida, manchando o papel;
− quando ocorrer transferência ou recolhimento, retirar dos
documentos qualquer tipo de clipe, grampos e ferragens;

− não fazer refeições junto aos documentos nem armazenar
alimentos nos mesmos ambientes, pois resquícios alimentares
podem atrair insetos;
− não debruçar-se sobre os documentos;
− não usar fita adesiva/durex para consertar páginas rasgadas, pois
deixa mancha e contribui para a acidificação do papel.
− não folhear os documentos com mãos sujas;
− evitar o uso de saliva para folhear os documentos;
− evitar o uso de pastas classificadoras AZ, pois deformam o
documento e são difíceis de manusear; o ideal é o uso de pastas
suspensas;
− evitar o acúmulo de poeira nos ambientes onde há documentos;
− as fotografias, negativos, adesivos, jornais, revistas e similares
não deverão ser colados diretamente nas páginas do processo, e
sim acondicionados em envelopes que poderão ser colados.
− dobrar os documentos adequadamente, se excederem os
tamanhos padronizados, e desdobrar caso seja necessário,
− arquivar recortes em pastas, por assunto, após serem colocados
em folhas soltas de papel tamanho ofício. Se for um artigo que
tenha continuação no verso, guardar em envelope que também
será colocado em folha de papel. No alto e à direita do recorte,
anotar a data e a fonte de onde ele foi extraído, como também o
assunto da pasta onde ele será arquivado.
OPERAÇÕES ESSENCIAIS PARA GUARDA E CONSERVAÇÃO DOS
DOCUMENTOS:
• Fazer o arquivamento diário de pastas e papéis.
• No momento de arquivar um documento, confrontar o conteúdo e
o número da pasta para evitar enganos.
• Não sobrecarregar as caixas de arquivos ou pastas.
• Manter uma seqüência estritamente cronológica – não grampear
e não arquivar junto as correspondências recebidas e as
expedidas.

• Não deixar assuntos indefinidos, classificá-los quando não houver
definição clara ou não existirem assuntos assemelhados em:
assuntos administrativos diversos, assuntos de pessoal diversos e
assuntos financeiros diversos. Definindo-os em uma área que
tenha pertinência.
LEMBRE-SE: DOCUMENTO SEM DATA E SEM ASSINATURA NÃO TEM
VALIDADE.
Os principais agentes agressores do papel podem ser classificados em
físicos, ambientais, biológicos e humanos.
AGENTES FÍSICOS
Correspondem a causas físicas: cortes, folhas coladas, etc. Muito
importante é a revisão dos Arquivos, retirando-se o material danificado.
Os materiais utilizados para a guarda dos documentos contribuem
para o seu desgaste, devendo-se evitar o uso de sacos plásticos para
acondicionar documentos de guarda permanente, pois dificultam a
oxigenação do papel. Os grampos, clipes e fixadores de metal, e outros
materiais que podem enferrujar e manchar o papel devem ser evitados para
não acelerar o processo da oxidação.
Fitas colantes deixam marcas impossíveis de remover devendo ser
evitada o ideal é o uso de cola branca, recomenda-se à cola de celulose
Metylan.
AGENTES AMBIENTAIS
Temperatura e Umidade
A temperatura e a umidade são agravantes para a deterioração e
enfraquecimento do papel e o aparecimento do mofo, devendo sem mantida
uma temperatura entre 15 a 20ºC, e umidade de 40 a 60%, evitando
oscilações para não acelerar a fragilização do papel.
O arquivo não deve estar localizado em áreas como porão e sótão,
não deve também ser mantido próximo a depósitos de água (a fim de se

evitar a umidade), mas sim em prateleiras e arquivos que não estejam
apoiados em paredes internas.
Em regiões úmidas, deve-se evitar objetos molhados e plantas
aquáticas no acervo, controlar infiltrações e goteiras, arejar o ambiente com
o auxílio de ventiladores. Em regiões secas, utilizar umidificadores de ar.
Iluminação
Os raios ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lâmpadas
fluorescentes provocam a oxidação do papel, isto é, o papel branco adquire
manchas amareladas e o papel colorido torna-se esbranquiçado.
Deve-se evitar iluminação natural, isolando vidraças através da
utilização de verniz filtrante, papel opaco ou cortinas escuras para bloquear
a radiação ultravioleta e manter a luz apagada sempre que possível.
Poeira e Gases
Os agentes poluidores atmosféricos como a poeira e gases devem ser
evitados, mantendo portas e janelas fechadas, vedação das aberturas
externas e limpeza periódicas do acervo com a utilização de aspirador de
pó.
AGENTES BIOLÓGICOS
Correspondem aos fungos, insetos e microorganismos que causam
damos ao papel. O sistema preventivo como desinsetização deve ser feita
periodicamente. Os fungos e insetos se localizam em determinadas áreas do
arquivo em que encontram condições ambientais favoráveis, como alto grau
de umidade, alta temperatura e pouca ou nula ventilação.
AGENTES HUMANOS
Os hábitos humanos como alimentação e manuseio dos documentos
podem afetar e agredir o papel, devendo ser amplamente difundido os
cuidados quanto à limpeza do local.
Os responsáveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os
elementos orgânicos que fazem parte do documento, assim como colas,
papeis, papelões, que devem ser de primeira qualidade.

Suportes Especiais
Não empilhar livros abertos ou colocar peso extra sobre eles, pois
deforma a lombada e pode soltar as folhas.
Evitar escrever no verso da foto e quando o fizer utilizar lápis macio e
não pressionar, para evitar marcar a foto; manusear as fotos com cuidado,
evitando o contato direto com a gelatina, que poderá ficar manchada e
gordurosa.
CDs e fitas devem ser acondicionados em embalagens próprias e
manuseados com cuidado, segurando-os sempre pelas bordas, devido à
sensibilidade deste material. As fitas devem ser guardadas na posição
vertical, para evitar a deformação do rolo. Fitas e CDs devem ser
arquivados em ambiente fechado, desumidificado e climatizado, não devem
ser expostos diretamente à luz do sol, à umidade e à poeira. Deve-se
afastá-los de qualquer campo eletromagnético.

O QUE É DIPLOMÁTICA?
Ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem
governamental e/ou notarial. Trata-se, portanto, dos documentos que,
emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras (como é
o caso dos notários), são submetidos, para efeito de validade, à
sistematização imposta pelo Direito. Tornam-se esses documentos, por isso
mesmo, eivados de fé pública, que lhes garante a legitimidade de disposição
e a obrigatoriedade da imposição, bem como a utilização no meio
sociopolítico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, não é possível
dissociar a diagramação e a construção material do documento do seu
contexto jurídico-administrativo da gênese, produção e aplicação.
O DOCUMENTO DIPLOMÁTICO
É o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico,
conseqüência, por sua vez, do fato administrativo ou jurídico. Se é “ato
jurídico todo aquele que tenha por fim imediato adquirir, resguardar,
transferir, modificar ou extinguir direitos”.
Objeto da diplomática: É a estrutura formal do documento, que deve
ter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemática
jurídica.
OS ELEMENTOS EXTERNO E INTERNOS DA FORMA DOCUMENTAL
A forma documental revela e perpetua sua função. Com base nesta
observação, os primeiros diplomatas estabeleceram uma metodologia para
a análise das formas documentais, que permitia compreender as ações
administrativas e as funções que as geravam. Essa metodologia descansava
no suposto de que, não obstante diferenças na natureza, proveniência,

todos os documentos apresentam formas suficientemente parecidas para
que se tenha possibilidade em conceber uma forma documental típica ideal,
o mais regular e completa para o propósito de examinar todos seus
elementos.
A Diplomática define a forma como o complexo de regras e
representação para transmitir uma mensagem, isto é, como o conjunto de
características de um documento que pode ser separado da determinação
dos temas particulares, pessoas ou lugares que dizem respeito. Divide-se
em forma documental física – revestimento externo do documento
(extrínsecos) – ou forma intelectual – as suas particularidades internas
(intrínsecas).
OS ELEMENTOS EXTERNOS
Diplomática – autenticidade – proveniência – organicidade.
O primeiro elemento externo para identificação é o suporte, o
material que transporta a mensagem (papiro, pergaminho, papel, tábuas de
madeira, etc.), para descobrir como havia sido preparado (em pasta, papel
e marcas-d’água), as formas e as medidas (o formato). As formas de
recebimento do documento, os quais eram essenciais para os documentos
medievais, para datá-los e estabelecer sua proveniência e provar sua
autenticidade (escrituras).
O elemento mais importante dos documentos medievais é o selo. A
Diplomática se atem ao material com que eram confeccionados, sua forma,
medida, tipologia (a relação da figura da impressão), tipo heráldico, de
cavalheiro, monumental, do rei, etc.; legenda ou inscrição, a forma de
fixação do selo. A análise destes componentes servia para averiguar o grau
de autoridade e solenidade dos documentos, sua proveniência, função e sua
autenticidade.
O elemento externo mais relevante pra os documentos
contemporâneos consiste nas anotações, agrupadas em três categorias:
− registro – protocolo = execução de um processo (processo
administrativo);
− notas de transmissão = urgente, seguro, etc.;

Arquivologia -vestcon

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Arquivologia -vestcon

Semelhante a Arquivologia -vestcon (20)

Arquivologia -vestcon