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Gerenciamento de Projetos no Setor Público

Gerenciamento de Projetos no Setor Público - Mauro Sotille - PM Tech (www.pmtech.com.br)

1 de 41
Gestão de Projetos
no setor público
• Possui 25 anos de experiência em gerenciamento de
projetos, tendo sido responsável por mais de 50 projetos
em diversos países
• Doutorando em Administração de Empresas
• Foi Mentor do PMI para o Brasil e Presidente do PMI-RS
• É autor de livros na área e professor junto à FGV
Management e outras instituições
• Atuou em empresas como HP, Saab e Dana
• Atualmente é diretor da PM Tech, onde
fornece consultoria na implantação da
cultura de projetos para instituições
públicas e privadas
Mauro Sotille, PMP, PMI-RMP
O que é um Projeto ?
“Um esforço temporário com a
finalidade de criar um produto
ou serviço único”
Projeto é como se gerencia a mudança.
Fonte: Guia PMBOK® 5ª ed.
Projetos
Uma economia global projetizada
Mais de US$ 12 trilhões por ano em
projetos ao redor do mundo
Mais de 25% do produto mundial bruto
Perde-se, em média,15% do que é
investido em iniciativas estratégicas devido
ao seu baixo desempenho no
gerenciamento de projetos
Fonte: Relatório Pulse of the Profession 2016 do PMI®
Por que gerenciar Projetos?
Para evitar surpresas
Para antecipar riscos e situações
desfavoráveis
Para otimizar a alocação de pessoas,
equipamentos e materiais
Para aumentar o controle gerencial
Para agilizar a tomada de decisões

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Gerenciamento de Projetos no Setor Público

  • 1. Gestão de Projetos no setor público
  • 2. • Possui 25 anos de experiência em gerenciamento de projetos, tendo sido responsável por mais de 50 projetos em diversos países • Doutorando em Administração de Empresas • Foi Mentor do PMI para o Brasil e Presidente do PMI-RS • É autor de livros na área e professor junto à FGV Management e outras instituições • Atuou em empresas como HP, Saab e Dana • Atualmente é diretor da PM Tech, onde fornece consultoria na implantação da cultura de projetos para instituições públicas e privadas Mauro Sotille, PMP, PMI-RMP
  • 3. O que é um Projeto ? “Um esforço temporário com a finalidade de criar um produto ou serviço único” Projeto é como se gerencia a mudança. Fonte: Guia PMBOK® 5ª ed.
  • 5. Uma economia global projetizada Mais de US$ 12 trilhões por ano em projetos ao redor do mundo Mais de 25% do produto mundial bruto Perde-se, em média,15% do que é investido em iniciativas estratégicas devido ao seu baixo desempenho no gerenciamento de projetos Fonte: Relatório Pulse of the Profession 2016 do PMI®
  • 6. Por que gerenciar Projetos? Para evitar surpresas Para antecipar riscos e situações desfavoráveis Para otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e materiais Para aumentar o controle gerencial Para agilizar a tomada de decisões
  • 7. Projetos na área privada x área pública Área Privada Área Pública Faz o que a lei não proíbe Faz o que a lei permite Maior disponibilidade de pessoal qualificado Dificuldade na obtenção de pessoal qualificado Possível implantar política de incentivo Difícil implantar política de incentivo A estrutura de poder formal é próxima do informal Maior distorção entre poder formal e informal Organização voltada para os objetivos Maior incidência de pessoas e segmentos em desacordo com os objetivos Cobrança permanente de objetivos e metas A cobrança da sociedade é mais subjetiva e geral Continuidade administrativa Sujeitos à quebra da continuidade Maior garantia de recursos Sujeitos à paralização / falta de recursos Decisão centralizada Maior dispersão da tomada de decisão Familiaridade com ferramentas formais de planejamento e controle Menor tradição no uso de ferramentas formais de planejamento e controle
  • 8. PMI – Project Management Institute  É uma associação sem fins lucrativos da área de gerenciamento de projetos com 700.000 membros em 200 países  Visa avançar a prática, a ciência e a profissão gerenciamento de projetos, assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações nesta área.  O PMI é a organização mais importante da área de gerenciamento de projetos.
  • 10. Gerenciamento de Projetos - Setor Público
  • 11. Gerenciamento de Projetos na Prefeitura de Calgary, Canadá “Anualmente 280 projetos são gerenciados. Estes projetos são os blocos de construção (Lego) da administração pública. Isso significa que precisamos saber não só como entregá-los, mas onde eles se encaixam no plano geral da atual administração” Owen A. Tobert – Gerente do escritório de projetos
  • 12. Riscos no setor público  Contratação de compromissos incompatíveis com a restrição orçamentária e formação de passivos contingentes  Problemas regulatórios diminuem a eficiência e geram passivos fiscais  Desequilíbrio fiscal - Adequação aos limites da lei de responsabilidade fiscal  Agendas conflitantes  Necessidades difíceis de avaliar em meio a diferentes influências políticas.  Ambiente sujeito a mudanças de prioridades de gestão
  • 13. Por que os projetos falham?
  • 14. Problemas mais frequentes em projetos Problemas Reportados % Problemas de comunicação 64 Não cumprimento dos prazos 59 Escopo não definido adequadamente 58 Mudanças de escopo constantes 45 Riscos não avaliados corretamente 43 Não cumprimento do orçamento 39 Estimativas incorretas 38
  • 15. Itens básicos a ser seguidos pela Administração Pública Como melhorar o atingimento dos resultados de projetos públicos?
  • 17.  Centro de apoio a projetos  Captação de recursos  Responsável pela metodologia, recursos, Instrumentalização e infraestrutura  Orientação a gerentes de projetos  Estruturação de um plano de comunicação eficaz  Garantia de qualidade  Troca de informações entre ações no âmbito da administração pública  Alinhamento estratégico dos projetos com os objetivos da administração Qual é a ideia do EGP?
  • 20.  O Escritório de Projetos PMO ESAG é um escritório criado em junho de 2009 através de um convênio entre o Centro de Ciências da Administração e Socioeconômicas – ESAG da Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC e a Prefeitura Municipal de Florianópolis - PMF por meio da Secretaria de Ciência, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico Sustentável – SMCTDES  O PMO ESAG já apoiou a elaboração e submissão de diversos projetos de interesse público, também capacitou servidores públicos municipais e dirigentes de instituições conveniadas à prefeitura em elaboração de projetos e utilização do Portal de Convênios do Governo Federal – SICONV
  • 22. Governança de Projeto  Estrutura de decisão, apoiada por métodos e sistemas através dos quais os projetos são definidos, autorizados e monitorado  Uma estrutura de governança para gerenciar e controlar os projetos define: Padrões Gerencia- mento Pessoas • Papéis • Responsabilidades • Autoridade • Escalonamento • Processos • Modelos • Ferramentas • Ciclo de vida escolhido • Políticas • Procedimentos • Práticas Repetíveis
  • 24. Exemplos de Metodologias da área pública
  • 27. Desenvolvimento das competências  Capacitar agentes para atuarem no gerenciamento e elaboração de projetos  Foco na melhoria no controle, eficiência do planejamento e na execução das atividades  Desenvolvimento das competências de gestão de projetos na administração  Definição de equipes de projeto dedicadas e valorizadas
  • 28. Gerente de Projeto  Coordenar e supervisionar o andamento das iniciativas  Planejar o trabalho a ser realizado  Coordenar pessoas e recursos  Garantir que os objetivos e os requisitos do projeto sejam atendidos  Assegurar que o resultado atenda critérios de qualidade
  • 29. Nos Estados Unidos  O congresso americano aprovou a Lei de Melhoria e Responsabilidade da Gestão de Programas do Governo (USA Government’s Program Management Improvement and Accountability Act of 2015 - PMIAA)  Essa legislação foi desenvolvida com apoio do PMI e tem como objetivo, entre outros, a padronização dos conceitos de Projetos em todas as agência da esfera federal dos EUA Para isso, um do elementos fundamentais foi a definição de planos de carreiras para Gerentes de Projetos, definindo claramente habilidades e responsabilidades.
  • 30. Metodologias e Práticas de Gerenciamento de Projetos
  • 31. Sucesso em Gerenciamento de Projetos O trabalho do projeto foi cumprido de acordo com o prazo e o orçamento planejados Os produtos do projeto foram entregues com o nível de qualidade desejada Os interessados estão satisfeitos com o modo como o projeto foi administrado e com os resultados apresentados O projeto pode ser utilizado como referência
  • 32. Planejar vale a pena Se você falha em planejar, você planeja para falhar
  • 33. Fatores que contribuem para o Sucesso Planejamento já no início Gerente de projetos com autoridade e responsabilidades Sistema eficiente de monitoração e controle Planejamento de respostas a riscos Objetivos realistas (custo e prazo) Compromisso com os cidadãos Apoio adequado
  • 34. Áreas de Conhecimento do GP CUSTOSESCOPO TEMPO QUALIDADE RISCOS PARTES INTERESSADAS RECURSOS HUMANOS AQUISIÇÕES COMUNICAÇÕES INTEGRAÇÃO
  • 35. Análise das partes interessadas Parte interessada Interesse no projeto Avaliação do Impacto no projeto Estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos Sociedade Elevado Cobrança de resultados de prazo e orçamento Apresentar relatórios mensais de custo e prazo Líderança X Oposição Forte Resistência devido às modificações no seu trabalho Envolver nas reuniões de tomada de decisão Executivo Apoio Forte Pode reduzir prioridade do projeto Manter o processo de comunicação e envolver nas decisões Sindicato Y Baixo Proporciona canal de comunicação com usuários Promover eventos em parceria (seminários e treinamentos)
  • 36. EAP – Estrutura Analítica do Projeto
  • 37. Cronograma e Orçamento Produto 1 R$ 2.000,00 Produto 2 R$ 2.500,00 Projeto R$ 4.500,00 Atividade 3 R$ 2.000,00 Atividade 4 R$ 500,00 Atividade 1 R$ 1.200,00 Atividade 2 R$ 800,00
  • 40. Conclusão  Gerenciamento de projetos é uma abordagem de pensar e agir  Os planos, não garantirão, sozinhos, o sucesso do projeto  É importante que os projetos estejam integrados ao plano geral da administração  Governança, metodologia e pessoas motivadas e treinadas são fundamentais  São as pessoas que fazem o projeto “acontecer”
  • 41. Obrigado pela sua Atenção... Mauro Sotille mauro.sotille@pmtech.com.br (51) 3084 3122 www.pmtech.com.br