Fica o desafio para esta semana. Pensar em formas de eliminar as tarefas que não acrescentam e valor e assim termos mais tempo para realizarmos o nosso potencial humano. Pense lean, seja ágil.

1. TEMPO PARA PENSAR
No seguimento do anterior artigo, neste abordo uma questão que a todos diz respeito.
Começo por colocar três questões (pf usem o espaço para comentários para responder):
 Quanto tempo têm para pensar?
 Quanto tempo têm para ser proactivo?
 Quantos de nós aplica os conhecimentos que aprendeu?
Quantoao tempo,eupoucotenhoapesarde ser um privilegiado em termos de autonomia. O
meu irmão Luís sempre me disse que “quem trabalha muito não tem tempo para ganhar
dinheiro”, bem verdade. Passar os dias de “olhos vendados” a fazer sem pensar dá nisto:
trabalhamos muitas horas, mas não somos produtivos nem rentáveis.
O pensamento lean pode também aqui ser aplicado. Mas como?
Desenvolvendo formas converter gordura em musculo… ok, mas como?! Por exemplo
resgatando tempo às tarefas que não acrescentam valor (embora às vezes achamos que sim,
outras nem por isso mas fazemo-las na mesma). P Druker dizia algo assim: “muitas vezes
fazemos na perfeição o que não necessita de ser feito”. Já perdi a conta às vezes que me dei
conta disto…coisasque faço com tantogosto e carinho,mas que não são valorizadas.Quantas
reuniões não cabem nesta categoria? Quantos relatórios? Quantas actas? Quantas tarefas
(muitas delas redundantes) feitas sem necessidade? Quantas deslocações? Quantos emails
lidos que não nos dizem nada? Quanta small talk nos corredores? O desafio é simples: o
tempo que recuperamos com estas actividades podem ser usados para pensar, para ser
proactivo e aplicarmos os nossos conhecimentos em prol de todos. O primeiro passo passa
por pensar nisto…
Os passosque se seguemrelacionam-se comaanálise dos“sete desperdícios”de Taiichi Ohno
à actividade humana. Estes sete desperdícios (ou mudas) mostram-se aos nossos olhos
disfarçados de actividades produtivas, mas não o são. Vejamos estes simples exemplos:
M1. Stocks – pense na quantidade de projectos ou iniciativas que tem em mãos neste
momento… quantos iniciadas e não concluídos? Sugestão: reveja a lei de Little…

2. M2. Movimentos – quanto tempo passamos à procura de coisas? Não apenas me refiro às
coisasfísicascomo aquelesficheirosque temosnocomputador ou na nuvem. Sugestão: auto-
aplicar os 5S;
M3. Transportes – por exemplo, analise a sua caixa de correio e note a quantidade de
mensagens que trocamos via email sobre os mesmos assuntos e quantas vezes colocamos
outros (ou somos nós os colocados) em Cc ou Bcc sem necessidade?
M4. Defeitos –quem não se engana? Quem não se esquece de coisas em casa que eram para
serlevadaspara o trabalho?Eu souum excelente exemplodeste muda…oque procuro fazer é
criar formasde me protegerdosmeuserros,por exemplo: fazendo check-lists, lista de to do’s
para cada semana, pôr à porta as coisas que tenho de levar para fora, etc. E isso funciona?
Nemsempre,masistoé um processo de melhoria contínua… de uma coisa estou certo, perco
muito tempo a fazer rework e esse tempo faz-me falta;
M5. Esperas – não precisode me esforçarmuitopara dar exemplos de esperas, certo? Prefiro
passar às sugestões sendo proactivo: converta as esperas em tempo útil pensando. Sim,
pensar em vez de começar instintivamente outra coisa qualquer. Pense lean…
M6. Excesso de produção – verifique quantos relatórios, quantas análises, quantas tarefas
fazemos. Se não é necessário não faça. Sugestão: faça uso do “just in time” em vez do “just in
case”;
M7. Excessode processamento – quem não gosta de fazer multitasking? O multitasking é um
mito,não conseguimosconcentramo-nosemduascoisasaomesmotempo. Há um livro muito
interessante sobre este tema que recomendo a sua consulta. O seu autor diz-nos que o
multitasking aumentaotempode execução das tarefas e potencia largamente os erros de tal
modoque aquelesque insistememfazermaisque umacoisaao mesmo tempo perdem 30% a
40% da sua eficiência.Dapróximavezque estiveraotelefone comalguém, quantoescreve um
email e contempla um arco-íris na paisagem reze para que tudo corra bem… (ao todo são
quatro tarefas em simultâneo);
Na próxima sexta-feira (17 Fev) iniciamos a 20ª Edição da PG Lean Management e com ela
duas dezenas de Sênseis iniciarão a sua caminhada lean. A nossa expectativa é que no final,
além dos conceitos e das ferramentas lean six sigma, estes Lean Senseis sejam pessoas mais
produtivas e mais rentáveis, ou seja que possam alcançar o seu potencial humano.
João Paulo Pinto
2017 Fev 12