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Gestão do Tempo e Produtividade
- PARTE II -
1Luís Pinheiro | 05/2020

Modelos/Métodos/Ferramentas
de Gestão de Tempo
Luís Pinheiro | 05/2020

3
Modelo PDCA
Modelo PDCA é um método interativo de gestão dividido em
quatro passos, utilizado no controle de processos e que tem como
foco a solução de problemas.

7
• Aceleração e aperfeiçoamento das atividades;
• Identificação dos problemas e suas causas-base;
• Otimização das diretrizes;
• Integração de etapas produtivas;
• Envolvimento de toda a equipa;
• Aprimoramento contínuo dos processos.

8Luís Pinheiro | 10/2019 | SUUSH
Modelo MGT (Matriz de Gestão de Tempo)

11
Modelo GTD

12
David Allen - Autor
“A arte de fazer
acontecer”

13
Modelo GTD

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Nesta primeira etapa, o objetivo é coletar/juntar tudo o que merece
nossa atenção e organizar. Exemplo: pensar nas atividades que
realmente temos de realizar e fazer uma lista de tarefas – no
computador, smartphone ou em papel.

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Analisar com bastante foco e atenção cada informação que temos,
processarmos e decidir qual grau de exigência que lhe vamos dar.

16
Mediante o grau de exigência, organizar os itens que
permaneceram da etapa anterior consoante a sua preferência.
Faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre
elas.

17
Refletir sobre a lista de tarefas feita, verificar se não há algo
esquecido e a forma como organizamos essas prioridades… pelo
menos 1X semana.

18
É o momento de executar… sem ideias fixas e convencionais e não
inventar desculpas do adiar…!

20
Modelo POMODORO

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Atenção ao criar as tarefas que precisamos realizar nesse dia…
(expectativas realistas!!!)
Permite estimular o foco e agilidade do funcionamento do nosso cérebro.

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Pomodoro, significa tomate em italiano…
Dividir o trabalho em sessões mais curtas,
permitindo gerir o tempo mais eficazmente.
Francesco Cirillo

25
Começar com blocos de 25 minutos e vamos ajustando
conforme o nosso ritmo de trabalho.
Definir blocos de 50 ou 60 minutos
com pausas de 20 minutos, ou 45
minutos com pausas de 10-15
minutos.
O importante é criar uma rotina de trabalho-pausa pois é esta rotina que vai fazer com
que se mantenha o foco da forma mais eficiente possível.

1. Melhora o teu foco mental;
2. Estimula a tua capacidade de concentração;
3. Reduz dramaticamente os “ladrões de tempo”;
4. Permite analisar o teu tempo e duração das tuas tarefas;
5. Vais conseguir mais facilidade estimar o tempo para cada tarefa e prazos para os projetos;
6. Taxa de sucesso elevada, dada a fácil aplicabilidade;
7. Maior motivação e sentimento de realização pelo trabalho que conseguiste concluir;
8. Diminuição de ansiedade e stress;
9. Ajuda-te a criar uma rotina divertida e dinâmica;
10. Estimula a tua criatividade e memória;
11. Aumenta a tua noção de responsabilidade;
12. Menor desconforto físico graças às pausas frequentes;
26Luís Pinheiro | 05/2020

27
- E se eu interromper o ciclo Pomodoro?
- Ignora esse bloco e começa de novo.
- Só me falta só um bocadinho para acabar a tarefa e os 25 minutos acabaram!
- Pára, relaxa e acaba a tarefa no bloco seguinte.
- Acabei a tarefa antes de terminar o tempo. E agora?
- Excelente, marca a tarefa como concluída e passa à
próxima tarefa da tua lista.

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Focus Booster App: dispositivo móvel e computador
Tomato Timer: browser
Tomatoi: browser
Toggl: browser, computador e dispositivo móvel
Timing: mais avançado (para MAC)

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Modelo KANBAN

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Essa metodologia consiste em agrupar tarefas num quadro dividido por listas.
Manualmente (ou através de software), cada tarefa deve ser escrita num cartão e
transferida de acordo com o andamento do seu processo.
Exemplo: criar um quadro com listas intituladas “em andamento”, “pausa”,
“concluído” e “a iniciar” e ir posicionando as tarefas em cada divisão, à medida que
vão sendo realizadas.
É também uma técnica de gestão de projetos.

34
• Permite baixar os custos e melhorar a produtividade.
• Kaizen é sempre possível fazer melhor, ou seja, nenhum dia deve passar sem
que alguma melhoria seja implementada.
• As mudanças feitas devem ser graduais e nunca bruscas, para não
perturbar o equilíbrio da estrutura.
Mudar Melhor/Melhoria Contínua
“Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”

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Kaizen é regido por dez mandamentos para se conseguir aplicar de forma positiva
1. Todos os desperdícios devem ser eliminados, inclusivamente de tempo;
2. Todos os colaboradores devem ser envolvidos no processo de melhoria;
3. Aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não necessitem de investimento financeiro alto;
4. Pode ser aplicado em qualquer local ou empresa;
5. Melhorias obtidas devem ser divulgadas, como forma de ter uma comunicação interna transparente;
6. Gestão visual, total transparência de procedimentos, processos e valores;
7. Ações devem ser focadas no local de maior necessidade/onde se cria valor;
8. Deve ser direcionado para que o seu objetivo seja unicamente a melhoria de processos;
9. Prioridade na melhoria das pessoas deve ser mais importante;
10. Foco do Kaizen é aprender na prática!

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Dicas Finais

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→ Cada um de nós gere o tempo à sua forma;
→ Gerir tempo exige comprometimento, disciplina, foco, vontade e dedicação;
→ Ter metas/objetivos bem definida(o)s e realistas (por hora, dia, semana, mês e ano...);
→ Focar em poucas coisas mas que dão resultados maiores (Princípio de Pareto);
→ Estabelecer rotinas para atingir metas;
→ Monitorizar essas rotinas ou tarefas;
→ Assertividade: aprender a dizer "Não". Tenho de ser "bom" e não "o bonzinho". Isso não
implica não ajudar os outros!
→ "Fechar/bloquear" o meu ambiente. Como? Música... uns fones, por exemplo!
→ Lista de músicas para determinados tipos de trabalhos...

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→ Comece pelas tarefas “menos animadoras”, se for esse o seu caso e propósito;
→ Dividir as tarefas importantes ou urgentes;
→ Adotar hábitos saudáveis: hobbies, pausas, exercício físico, café, donut, ver um videoclip,
soneca de 5 minutos…
→ Utilizar agenda (lápis e papel);
→ Encontre o seu tempo produtivo;
→ Procrastinação como sendo normal…;
→ Estabelecer prazos para as tarefas;
→ Usar os famosos lembretes;

40
→ Estabeleça uma agenda diária e siga-a escrupulosamente;
→ Delegar atividades/tarefas/treinar a equipa e saber como o fazer;
→ Agrupe as tarefas semelhantes e, se possível, agrupá-las;
→ Treinar a mente para realizar uma tarefa de cada vez. Multitarefas será/é rentável?;
→ Quando conseguir realizar essa tarefa, premeie-se!;
→ Aproveitar as viagens para o trabalho para pensar ou repensar tarefas e organizá-las;
→ Fazer uma revisão semanal e perceber o que conseguiu cumprir ou não e porquê (sem culpa);
→ Gerir o tempo é em si uma tarefa e há que ter consciência que é passo a passo e resultados
não acontecem de imediato… como no trabalho, é fruto do esforço pessoal e da equipa!

Obrigado a todos e até breve!
Formador Luís Pinheiro | 91XXXXXXX | lXXXXXXXXX@gmail.com

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