O trabalho analisa o plano de gerenciamento de aquisições em um projeto ERP para uma empresa fictícia, detalhando critérios como 'make or buy', restrições de custo e cronograma, além da importância de fornecedores confiáveis. A proposta inclui uma minuciosa avaliação de fornecedores e um sistema de pontuação para a escolha do melhor parceiro, visando otimizar o processo de aquisição e minimizar riscos. O foco se dá na segurança dos dados, qualidade dos serviços e no alinhamento com o core business da empresa.

1. Gerenciamento de
Aquisições em Projetos
São Paulo – Paulista – GEEP T28

2. Projeto de ERP para indústria gráfica

3. — Carlos Eduardo Ferraz Pereira
— Helton Harms
— Thiago Stabile
— Walter Peixoto
Integrantes do Grupo

4. — Este
trabalho tem como objetivo, dentro
da simulação de um projeto de uma
empresa fictícia, explicitar todo o Plano de
Gerenciamento de Aquisições do mesmo,
desde o mapeamento dos pacotes buy na
WBS até o encerramento do contrato com
a empresa escolhida.
Objetivo do Trabalho

5. WBS completa
Pacotes escolhidos “Make e Buy”

6. — Capacidade da equipe
◦ Por ser uma empresa de pequeno porte, há restrições de
espaço físico e realocação dos recursos para realocações,
logo, é um critério válido se combinarmos com outros
critérios como existência de fornecedores confiáveis.
— Necessidade de fornecimento especializado
◦ Não temos condições de fornecer qualidade em
determinados serviços, por exemplo, na compra de
servidor, já que temos opções no mercado.
— Restrições de custo
◦ Contratar serviços para baixar os custos, como por exemplo
nos testes, é uma boa saída, pois a hora do desenvolvedor
é cara e os testes poderão sair sem qualidade, pois o
desenvolvedor não gosta de testar, e também viciados, pois
se há um caso de teste que o desenvolvedor pensou
certamente ele já protegeu o código para isso.
Critérios Make or Buy

7. — Restrições de prazo
◦ Com a contratação de certos serviços podemos paralelizar alguns trabalhos,
pois não ficamos restritos aos recursos que possuímos. Um bom exemplo
são os testes.
— Existência de fornecedores confiáveis
◦ Se não podemos fazer um serviço com qualidade por falta de experiência e
nome no mercado e há fornecedores confiáveis podem agregar valor até na
RFP/RFQ. Por exemplo, falarmos que vamos comprar um servidor da Dell ou
da IBM seria melhor na visão do cliente do que falarmos que vamos montar
e dar suporte a um próprio.
— O core business da empresa
◦ Queremos manter o core business da empresa como pacote make. O
motivo é a segurança dos dados, já que somos uma empresa de software e
o código pode ser copiado facilmente
— Compartilhamento de riscos
◦ Quando compramos um serviço de um fornecedor sério e renomado
acabamos divindo a responsabilidade e os riscos com ele. Por exemplo, o
suporte e manutenção dos servidores ficarem por conta da empresa
contratada.
Critérios Make or Buy

8. Nome da Empresa: ERPeixoto Projeto: ERP (Indústria gráfica)
Concorrência Ítem a ser Ref. WBS Vendor List Orçamento Prazo Critério
encontrado
Make Buy
x PT ou PTs que Código na WBS Lista de Quanto está Que data tem
serão referente a cada convidados a previsto no que estar
contratados ítem apresentar orçamento disponível
proposta
1 Compra de 2.2 IBM, Dell e R$ 5.000,00 28/06/2013 Necessidade de
estrutura Chinese fornecimento
especializado
Services Co.
2 Teste integrado 3.2 Auditeste, R$ 8.000,00 31/05/2013 Necessidade de
SVLabs e MZP fornecimento
especializado
3 Teste regressivo 3.3 Auditeste, R$ 10.000,00 28/06/2013 Necessidade de
SVLabs e MZP fornecimento
especializado
4 Propaganda 4.3 GF3, Comuniq e R$ 20.000,00 06/09/2013 Necessidade de
Sambba fornecimento
especializado
5 Instalação 5.1 Triad Systems, R$ 2.000,00 05/07/2013 Custo
Sinosti e TQI
6 Treinamento 5.2 Cadmus, S2IT e R$ 3.000,00 19/07/2013 Custo
5A
7 Homologação 5.3 Cadmus, S2IT e R$ 7.000,00 23/08/2013 Custo
5A
Mapa de aquisições

9. WBS para a gerência de aquisições

10. Evento Risco Resposta ao risco Momento de
resposta
Empresa de teste não Pontos de controle Planejamento
atende nível de frequentes e multa Contrato
serviço SLA
Prazo na compra de Estabelecer multa por Planejamento
Infraestrutura dia de atraso Especificação
estourado Contrato
Administração
Plano de resposta ao risco

11. Declaração de escopo: Compra de infraestrutura
Especificação do Processador 1,8 Ghz
Hardware 4 Gb de memória
1,333 Mghz
Servidor robusto para rodar um ERP
Software Sistema operacional Windows Server
Qualidade Taxa de disponibilidade mínima de 99,9%
Confidencialidade Prevista em contrato, para o caso de suporte remoto ou de HD
Prazo Instalação até 28/06/2013
Suporte Instalação e configuração por conta do fornecedor
Assistência 24/7
Treinamentos Operacional básico de 40 horas
Manutenção SLA de 30 minutos para incidentes críticos
Garantia 5 anos
Local de entrega Av. Paulista, 500 – Cerqueira César – São Paulo- SP
Declaração de escopo

12. — Empresa não constar na lista de mão de
obra escrava
— Lista internacional de lavagem de dinheiro
— Arquitetura proprietária
— Produção de componentes certificada
— Escritório no Brasil
Critérios Eliminatórios

13. — Preço ou condições de pagamentos
— Consumo de energia
— Garantia acima do mínimo
— Prazo de entrega abaixo do mínimo
exigido
— Liquidez seca maior que 1
Critérios Classificatórios

14. Atende aos Chinese Dell IBM
critérios Services Co.
eliminatórios?
Empresa não NÃO SIM SIM
constar na lista de
mão de obra
escrava
Lista internacional SIM SIM SIM
de lavagem de
dinheiro
Arquitetura NÃO SIM SIM
proprietária
Produção de NÃO SIM SIM
componentes
certificada
Escritório no Brasil NÃO SIM SIM
Critérios Eliminatórios

15. — Em
partes. Critérios objetivos e que
podem gerar benefícios para a empresa
serão revelados.
Explicitar na DT Critérios de
Avaliação do Fornecedor?

16. Critérios Peso Dell IBM
Nota Média Nota Média
Preço ou condições 30 7 210 8 240
de pagamentos
Consumo de 20 9 180 7 140
energia
Garantia acima do 20 6 120 7 140
mínimo
Prazo de entrega 20 6 120 9 180
abaixo do mínimo
exigido
Liquidez seca 10 10 100 9 90
maior que 1
Total 100 520 550
Sistema de Pontuação

17. — Adotaremos
um pedido de cotação
(RFQ), com decisão pelo menor preço
◦ Utilizaremos este documento pois nós daremos
a especificação detalhada do tipo de servidor e
todo o seu suporte. Analisaremos as propostas
feitas pelas empresas que passarem por nossos
critérios de eliminação. Caso haja igualdade
nos preços, passaremos pelo sistema de
pontuação para decidir com qual empresa
iremos fechar
Documentos de aquisições
adotados

18. — E-mail
e correspondência direta a
fornecedor
◦ Como sabemos mais ou menos como funciona
o mercado de servidores, temos uma ideia de
uma lista restrita de fornecedores mais
renomados, com isso, podemos ser mais
assertivos. Pesa o fato também de nosso
pedido ser pequeno, logo, não justifica editais,
sites, etc.
Meio adotado para envio de
convite

19. — Contrato formal de acordo
◦ Para dividir os riscos com o fornecedor em
relação ao suporte e manutenção, um acordo
formal é a melhor maneira de garantir que um
fornecedor, seja de qualquer porte, faça o que
foi combinado.
Contrato

20. — Espécie de Compra e Venda
◦ É o contrato adequado para bens físicos, com
cláusulas de garantia, suporte e manutenção.
Espécie adotada para o contrato

21. — Preço Global
◦ Como é a compra de servidores através de
uma RFQ, ou seja, escopo bem fechado e
definido, com garantias, suporte e
manuntenção previstos, um preço fechado para
tudo isso que estiver no contrato é o padrão de
mercado.
Tipo de Contrato

22. Fluxograma: Condução das Aquisições (21): ERPeixoto
Concorrência privada para: COMPRA DE INFRAESTRUTURA
Avisar
Planejamento fornecedor por: Avaliação das
- E-mail
Cotações
cotações
- Telefonema
Especificação:
R
Servidor robusto
o
EDO
icad
Para ERP
NEC
ualif
IBM
FOR
Pré Q
VENDOR
DELL
LIST
Chinese Service DESQUALIFICADO
Sistema de Pontuação
RFQ (“Ranking” técnico comercial)
PESO DELL IBM
TOTAL 100 520 550
Compra Fornecedor
Da Selecionado:
Infraestrutura IBM
Fluxo da Condução

23. Fluxograma: Atitudes & Fiscalização (22): ERPeixoto
COMPRA DE INFRAESTRUTURA da IBM
Atitudes
Mobilização do esperadas do
Fornecedor Fornecedor:
IBM
Respeito ao contrato de fornecimento
Fornecimento de manuais / desenhos
Fiscalização de instalação
Lançamento da Ordem de Serviço
Aceite dos manuais / desenhos
Inspeção de fabricação dos servidores
Na IBM NO
Teste de performance dos servidores
Pré embarque
Liberação para embarque
OK
100 % Pagamento do
Chegada / Recebimento no usuário Hardware
Instalação
Mobilização do recurso interno NO
para acompanhamento
Teste final in company
100 % Pagamento da
Instalação
OK
Encerramento da Assinatura do formulário de
Aceite Final Compra (contrato) instalação
Atitudes & Fiscalização

24. — No momento de instalação no usuário
(ítem 5.1 na WBS).
— Avanço físico por material recebido.
Relatórios (controlar aquisição)

25. Posicionamento
Escopo do trabalho
Fim/Início
Documentar o que for
possível Informações de
contrato
Lições
Kick-off
aprendidas Premissas e restrições
Inspeção
montagem
Teste
Reunião Fiscalizar performance
Determinar aceite Avanço físico
final recebimento
Acompanhar Aceite
?
Marcos da instalação Adiminstrar
faturamento
Pagar de acordo com avanço físico
Fluxo do Controle do contrato

26. Tipo:
Terminação
Termo de
recebimento Escopo
definitivo completado
(TRD)
Sem Pagamento
pendências
outras efetuado
Obrigação
cumprida
Fluxo do encerramento do
contrato

27. WBS- Mapa Plano de resposta Declaração de Escolha de
Aquisições Aquisições ao risco trabalho/ escopo fornecedores
Critérios Critérios
Compra eliminatórios classificatórios
e venda
Troca ou Realizar fluxo Atitudes e fiscalizaçõa
permuta de condução para controle Aprovado?
Doação
Realizar controle de
FIM
relatório das aquisições Sistema de
Consign pontuação
ação
Encerrar o
Controlar o contrato
contrato Documentos de
Locação aquisições
Emprésti
mo PG RFI RFP RFQ
Prestaçã
o de
T&M
serviço Definir espécie Definir tipo Definir meio de
de contrato de contrato Comunicação
Empreit
ada CA
PGA- Plano de gerenciamento das Aquisições