A WebProject, empresa de TI com 10 anos de experiência, é responsável pelo projeto GCopa, um guia informativo para visitantes durante a Copa do Mundo 2014 em Fortaleza. O gerenciamento de aquisições visa otimizar recursos e reduzir riscos ao longo do projeto, com detalhes sobre seleção de fornecedores e critérios de contratação. O documento descreve o planejamento, execução e encerramento do projeto, enfatizando transparência e controle na administração das aquisições.

1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos
Fortaleza, CE
GP11

2. A Webproject é uma empresa certificada na área de T.I (Tecnologia da Informação) e
com 10 anos de mercado. Vasto portfólio de clientes e reconhecida pela inovação
em seus produtos. Atuação especializada em projetos web, desenvolvimento de
websites e soluções para internet.
Produto desenvolvido pela Web Project com propósito de contribuir com a
população e turistas da cidade de Fortaleza a principio no período da Copa do
Mundo, mas também com utilidade posterior ao evento. GCOPA é um guia
informativo com dicas de hospedagem, lazer, alimentação, transporte e serviços de
utilidade pública, para os visitantes e torcedores que virão para a Copa 2014 em
Fortaleza-Ce-Brasil.

3. CORPO DIRETIVO
Arenusa Barros Goulart Diana Patrícia Bunker Iana Lívia Rodrigues Dourado
Juliana Linhares Morais De Castro Kelma Rejane Pinheiro Boavista De Oliveira

4. OBJETIVO DO TRABALHO
A WebProject é responsável pela condução de todo o projeto GCOPA onde
está incluso planejar, conduzir, administrar e encerrar as aquisições
necessárias. Todo o processo será acompanhado com o objetivo de reduzir
os riscos e otimizar as aquisições. A finalidade é alcançar metas e propósitos
planejados e entregar o produto conforme o escopo do projeto.

5. Projeto GCopa2014 Critério Make or Buy
1. Gerenciamento do Projeto
1.1 Project Charter M
1.2 Reunião de Kick off M
1.3 Plano do Projeto
1.3.1 Declaração do escopo M
1.3.2 EAP M
1.3.3 Dicionário EAP M
1.3.4 Matriz de responsabilidade M
1.3.5 Cronograma M
1.3.6 Orçamento M
1.3.7 Mapa de Aquisições M
1.3.8 Gerenciamento dos riscos M
1.4 Monitoramento e controle WBS
1.4.1
1.4.2
Reuniões de Acompanhamento
Relatórios de Desempenho
M
M
completa do
2. Concepção
2.1 Estudo de Viabilidade B
GCopa
2.2 Pesquisa (mapear) B
2.3 Especificações M
3. Desenvolvimento software
3.1 Design M
3.2 Avaliação de Software M
4. Comercialização
4.1 Definições das cotas de patrocínio e apoio M
4.2 Levantamento dos clientes e patrocinadores M
4.3 Tabela de preços / Política de comercialização M
4.4 Prospecção M
5. Marketing
5.1 Criação de campanha de publicidade (Agência de Publicidade) B
5.2 Briefing M
5.3 Definições das cotas de patrocínio e apoio B
5.4 Aprovação da Campanha M
5.5 Divulgação / Veiculação B
6. Encerramento
6.1 Encerramento de contratos M
6.2 Relatório de Lições Aprendidas M
6.3 Relatório do projeto M

6. Critérios Make or Buy adotados:
1 Necessidade de focar no negócio da empresa – não perder o foco central do
negócio. Não faz sentido insistir em ser auto-suficiente se podemos contar com parcerias
especializadas para cumprir prazos e qualidade desejados.
2 Quantidade de recursos da equipe – a Webproject não possui os recursos
(materiais, equipamentos e pessoas) na quantidade e especialização exigidas para a
geração de todos os pacotes de trabalho.
3 Necessidade de fornecimento especializado – a empresa não possui, em seu
quadro, equipe especializada em Marketing.
4 Restrições de prazo – o prazo de entrega do produto está atrelado aos
preparativos para a Copa do Mundo 2014. É necessária a divisão do trabalho para
cumprir o cronograma no prazo estabelecido.
5 Compartilhamentos de riscos – por meio de contratação de fornecedor, com
cláusulas contratuais claras acerca dos riscos, limites e garantias.
6 Custo – os custos para contratação de um fornecedor especializado são
menores que o desenvolvimento do serviço / materiais na própria Webproject.
7 Existência de fornecedores confiáveis – fornecedores que já atuaram em
projetos similares, com capacidade técnica, econômica e empresarial reconhecidas.

7. Mapa das Aquisições
N˚ Item a ser contratado Ref. Vendor List Orçamento Prazo Critério Make or
WBS R$ Buy aplicado
1 Estudo de Viabilidade 2.1 Result 20.000,00 Nov/12 7.1, 7.6, 7.7
Econ
PME Solutions
2 Pesquisa (mapear) 2.2 Mercado Bom 10.000,00 Ago/12 7.1, 7.6, 7.7
Distarget
Data Folha
3 Criação de campanha de 5.1 EBM Quinto 600.000,00 Jan/13 7.1, 7.3
publicidade (Agência de Bolero
Publicidade)
4 Cotas de patrocínio e 5.3 Íntegra 50.000,00 Mar/13 7.2, 7.4, 7.5
apoio VMS
5 Divulgação / Veiculação 5.5 Vitriny Mídia 3.000.000,0 Jun/13 7.1, 7.3
da Campanha Grupo O POVO 0
Sistema Verdes Mares

8. Projeto GCopa2014 Critério Make or Buy
1. Gerenciamento do Projeto
1.1 Project Charter M
1.2 Reunião de Kick off M
1.3 Plano do Projeto
1.3.1 Declaração do escopo M
1.3.2 EAP M
1.3.3 Dicionário EAP M
1.3.4 Matriz de responsabilidade M
1.3.5 Cronograma M
1.3.6 Orçamento M
1.3.7 Mapa de Aquisições M
1.3.8 Gerenciamento dos riscos M
1.4 Monitoramento e controle
1.4.1 Reuniões de Acompanhamento M
2.
1.4.2
Concepção
Relatórios de Desempenho M
WBS revisada para a gerência
2.1 Estudo de Viabilidade
2.1.1 Contratação
B
das aquisições
2.1.1.1 Preparação M
2.1.1.2 Divulgação M
2.1.1.3 Julgamento M
2.1.2 Gestão Contrato M
2.1.3 Encerramento Contrato M
2.2 Pesquisa (mapear) B
2.3 Especificações M
3. Desenvolvimento software
3.1 Design M
3.2 Avaliação de Software M
4. Comercialização
4.1 Definições das cotas de patrocínio e apoio B
4.2 Levantamento dos clientes e patrocinadores M
4.3 Tabela de preços / Política de comercialização M
4.4 Prospecção M
5. Marketing
5.1 Criação de campanha de publicidade (Agência de Publicidade) B
5.1.1 Contratação
5.1.1.1 Preparação M
5.1.1.2 Divulgação M
5.1.1.3 Julgamento M
5.1.2 Gestão Contrato M
5.1.3 Encerramento Contrato M
5.2 Briefing M
5.3 Aprovação da Campanha M
5.4 Divulgação / Veiculação B
6. Encerramento
6.1 Encerramento de contratos M

9. Registro de Riscos (RR) revisado para a gerência das aquisições:
Momento da
Evento de Risco Resposta ao Risco
Resposta ao Risco
Amostragem insuficiente (no - Analisar histórico (tempo no ESP
estudo de viabilidade & mercado, clientes). PQ
pesquisa) - Multa contratual. SEL
CONT
ADM
Atraso na divulgação / veiculação - Analisar histórico de fornecimento. SEL
da campanha - Multa contratual. CONT
ADM
Material de divulgação - Diversidade do material de ESP
incompatível com público alvo divulgação PQ
- Contratar empresa especializada. CONT
Significado das siglas:
ADM
ESP = especificações
Material de divulgação fora das - Especificações previstas em CONT PQ = pré-qualificação
especificações de qualidade contrato. SEL = processo de seleção
- Garantia de troca prevista em CONT = contrato
ADM = administração
contrato.

10. Critérios eliminatórios adotados:
• Apresentação de certidões negativas de débitos Municipal, Estadual e Federal.
• Fornecedor com pelo menos 5 anos de atuação no mercado.
• Desempenho em contratos anteriores (carta de recomendação de, no mínimo, 3 clientes).
• Habilitação jurídica.
• Parceria com 3 agências internacionais (nos EUA, Europa e Ásia)
Processo de concorrência escolhido do Mapa de Aquisições:
N˚ Item a ser contratado Ref. WBS Vendor List Orçamento - R$ Prazo Critério Make or Buy
aplicado
3 Criação de campanha de 5.1 EBM Quinto 600.000,00 Jan/13 7.1, 7.3
publicidade (Agência de Bolero
Publicidade)

11. Critérios classificatórios adotados
• Agência especializada em web mídia.
• Capacidade técnica (apresentação de 5 cases de sucesso e portfólio de clientes).
• Preço.
• Redução de Prazo.
• Posicionamento no mercado

12. Declaração de Trabalho
 Especificação funcional: Criação de campanha publicitária, de alcance nacional e
internacional, para divulgação de guia informativo na web com dicas de hospedagem,
lazer, alimentação, transporte e utilidade pública, para os visitantes e demais torcedores
que virão para a Copa 2014 em Fortaleza-Ce-Brasil.
 Mídias utilizadas: Mídias Sociais/Internet, Mídia Aeroportuária, Material Gráfico (panfletos,
cartazes, banners), Ações promocionais, TV, Rádio, Jornal, Outdoors, Busdoor, Taxidoor,
 Prazo para aprovação da campanha: Fev/13
 Critério de medição: obter aprovação até prazo estipulado e com máximo de 20% de
refação.
 Qualidade: Clareza na comunicação. Fácil entendimento.
 Escolha de veículos líderes em audiência de grande alcance nacional e/ou internacional.
 Fornecer EAP da aquisição
 Apresentação de certidões negativas de débitos Municipal, Estadual e Federal.
 Fornecedor com pelo menos 5 anos de atuação no mercado.
 Desempenho em contratos anteriores (carta de recomendação de, no mínimo, 3 clientes).
 Habilitação jurídica.
 Parceria com 3 agências internacionais (nos EUA, Europa e Ásia)

13. Divulgação dos critérios de avaliação
Na Declaração de Trabalho divulgaremos os critérios eliminatórios aos fornecedores
convidados, objetivando transparência nos processos, otimização do tempo para
contratação e fortalecimento da parceria.

14. Sistema de pontuação completo
Critérios classificatórios Peso Fornecedor
%
EBM Quinto Bolero
Nota Nota
Agência especializada em web mídia 30 10 10
Capacidade técnica (apresentação de 5 cases de 20 9 7
sucesso e portfólio de clientes)
Preço 15 8 9
Redução de Prazo 25 10 7
Posicionamento no mercado 10 8 9
Total 100 9,3 8,4

15. Documentos de aquisição adotados
As empresas que atenderem aos critérios eliminatórios e classificatórios será enviada pasta
com três capítulos:
 Carta de convite / introdutória contendo informações relevantes de nossa empresa, uma
solicitação de proposta (RFP) com prazo para recebimento;
 Declaração de trabalho com todos os requisitos (nossas necessidades, anseios e
expectativas)
 Modelo de contrato com condições de pagamento.
Visto que o escopo não está 100% definido e a decisão será feita não somente por preço.

16. Envio do convite
O envio da carta de convite e demais documentos de aquisição para as agências de publicidade será feito via
correio, por meio de carta registrada com aviso de recebimento, devido ao alto valor do contrato, prezando
pela formalidade que o processo de contratação exige.
Contrato
O contrato será formal, ou seja, um ato jurídico bilateral, manifestando expressamente o acordo entre as
partes com a finalidade de produzir os efeitos jurídicos esperados, observadas as prerrogativas constantes
da Lei 10.406/2002, o Código Civil Brasileiro. Justifica-se a preferência por tal instrumento devido ao elevado
dispêndio financeiro para o fim pretendido, além da necessidade precípua de atendimento de prazos. No
contrato constará todas as regras e garantias necessárias ao perfeito cumprimento de seu objeto.
Espécie adotada para o contrato
A espécie de contrato será Prestação de Serviços, prevista no artigo 594 do Código civil (“Toda espécie de
serviço ou trabalho lícito, material ou imaterial, pode ser contratada mediante retribuição.”) Tal escolha se
deu pela necessidade da contratação de serviços profissionais qualificados para a criação de campanha de
publicidade.
Tipo de contrato
O tipo de contrato será de preço fixo ou global (lump sum), já que o contratante não dispõe de
conhecimento especializado no serviço a ser contratado, cabendo, portanto, ao prestador do serviço a
elaboração do escopo e o gerenciamento do risco sobre a criação da campanha.

17. Fluxo de concorrência privada:
Planejar aquisições Recebimento
- EAP propostas
- Critério Make or Buy fornecedores
- Mapa de Aquisições
- Critérios classificatórios (vendor
list)
- Plano Geral de Aquisições
- Revisão EAP Análise das Propostas:
- Revisão das Resposta aos Riscos - Critérios classificatórios
- Short List
Emissão de Declaração de
Trabalho
- Necessidades
- Expectativas Comunicação aos
Escolha do Vencedor
- Anseios perdedores
Emissão de solicitação de Fim
Proposta (RFP) Comunicação ao vencedor e
+ modelo de contrato negociações finais
+ carta de convite / introdutória
Enviar documentos de aquisição para
os fornecedores Contratação
(que passaram nos critérios
eliminatórios)

18. Atitudes e fiscalização que serão adotadas para administrar a aquisição
1. Reunião de kick off do contrato.
2. Cumprimento do Contrato por ambas as partes: verificação de aceite de todas as
cláusulas do contrato por ambas as partes.
3. Emissão de ordem de serviço / autorização de trabalho.
4. Desenvolvimento de um plano de administração do contrato, com indicação de um
gestor responsável.
5. Apresentação de relatório quinzenal de acompanhamento da campanha,
mostrando as entregas no cronograma.
6. Medição / controle de qualidade da campanha: verificar se as escolhas dos veículos
estão seguindo as exigências estabelecidas.
7. Controle integrado de mudanças.
8. Monitoramento e controle de riscos.
9. Administração de pleitos e reinvindicações.

19. Relatório para administrar a aquisição
Entregas de cada atividade:
Progresso medido:
Período de medição:
Item Descrição Peso Quant Critério Avanço físico
1 Cliente informa dados para o atendimento 20 1 100% 20%
2 Atendimento desenvolve um briefing 20 1 50% 10%
3 Planejamento transforma dados em informação 10 1 100% 10%
4 Criação se baseia nas informações e conversa 10 1 50% 5%
com Mídia e Produção
5 Criação fala com atendimento sobre a idéia 10 1 50% 5%
6 Atendimento apresenta para o cliente 30 1 0% 0%
Total 50%

20. Administração do contrato
Reunião de Kick-off do Contrato
- Cobrança de respeito ao contrato
- Papéis e responsabilidades
- Planejar a gestão do contrato (ambas as partes)
- Plano de comunicação Análise e aprovação dos
- Processo para gerenciamento das mudanças entregáveis
Entrega de ordem de serviço + template
de relatório de acompanhamento
quinzenal identificando as atividades
críticas que serão acompanhadas,
milestones Entregáveis
OK?
Reunião de Performance não
- Periodicidade: quinzenal
- Apresentação relatório
- Elaboração e circulação de ata
Sim
não
Sim Reunião Extraordinária Liberação de pagamento
Relatório
- Ajustes das não
aprovado? conformidades
Sim
Recebimento dos
entregáveis

21. Encerramento do contrato
Confirmação de que todas as
entregas foram aceitas / escopo
completado, pagamentos
efetuados
Termo de recebimento
definitivo
Fim
•Relatório de Lições
aprendidas
•Comunicação
•Atualização de registros
•Arquivamento

22. Índice de como seria organizado o PGA das aquisições
1. Projeto
2. Objetivo do Plano
3. Responsabilidades
3.1 Detalhamento do serviço objeto da aquisição
3.2 Definição de prazos
4. Normas para as aquisições
4.1 Critérios Make or Buy
4.2 Mapa de aquisições
4.3 Registro de Riscos
4.4 Declaração de Trabalho
5. Seleção de fornecedores
6. Contratação
7. Administração do Contrato
7.1 Fiscalização
7.2 Controle de Qualidade
8. Encerramento do Contrato