[BPM Global Trends 2014] Janaina Penalva (CNJ) – Indicadores de Produtividade e Eficiência no Processo Decisório de Alocação de Recursos (Projeto de Diagnóstico e Fortalecimento dos Judiciários Estaduais por meio do CNJ)

1. Indicadores de Produtividade e
Eficiência no Processo Decisório de
Alocação de Recursos
16 de setembro de 2014
Projeto de Diagnóstico e Fortalecimento dos
Judiciários Estaduais por meio do CNJ
Janaina Penalva
jlpenalva@gmail.com
Daniel Vila-Nova
danielvilanova@cnj.jus.br

2. VISÃO SIMPLIFICADA
DE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA

3. UNIDADEJUDICIÁRIA
UNIDADE JUDICIÁRIA
Uma unidade judiciária é regulada por normas...
3

4. UNIDADEJUDICIÁRIA
...que são executadas em rotinas de trabalho...
4
PROCESSO DE
TRABALHO

5. UNIDADEJUDICIÁRIA
...realizadas por servidores, gestores e magistrados...
5
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS

6. UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
... suportados por tecnologia e infraestrutura...
6
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA

7. UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
SOCIEDADE
... para proporcionar acesso à justiça para a Sociedade!
7
PROCESSO DE TRABALHO
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
SENTENÇA ACÓRDÃOINICIAL PROCESSO
BAIXADO

8. COMO MELHORAR O DESEMPENHO
DE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA

9. Primeiramente, devemos avaliar a razão entre a taxa de entrega de
justiça com a taxa de demanda da sociedade...
9
UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇAENTREGUE
DEMANDA DA SOCIEDADE

10. ... para atuar na redução da taxa de congestionamento....
10
UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇAENTREGUE
DEMANDA DA SOCIEDADE
TAXA DE
CONGESTIO-
NAMENTO

11. ...conforme pode ser ilustrada no exemplo abaixo!
11
MAG
ASS.
ASS.
COPAWC
D.SEC.
P
ano 1 ano 2
...
ano 3

12. Em segundo lugar, podemos avaliar a razão entre a
“quantidade” de justiça entregue e o custo justiça para viabilizá-la....
12
UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇAENTREGUE
JUSTIÇA ENTREGUE
CUSTOJUSTIÇA

13. ..para melhorar a eficiência da vara no uso de recursos humanos e
orçamentários...
13
UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇA ENTREGUE
CUSTOJUSTIÇA
TAXA DE
EFICIÊNCIA

14. ...Que também pode ser ilustrada no exemplo abaixo!
14
MAG
ASS.
ASS.
COPAWC
D.SEC.
ano 1 ano 2
...
ano 3

15. QUAL A COMPLEXIDADE EXISTENTE
NO DESAFIO DE REDUZIR
CONGESTIONAMENTO E AUMENTAR
EFICIÊNCIA DE UMA UNIDADE?

16. O QUE DESEJAMOS
Identificar a necessidade da redução do congestionamento e aumento da
eficiência na justiça é bastante simples...
16
CUSTOJUSTIÇAJUSTIÇAENTREGUE
UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL TAXA DE
CONGESTIO-
NAMENTO
TAXA DE
EFICIÊNCIA

17. Organizações públicas prestam diversos serviços diferentes para clientes
distintos...
17
SERVIÇO 1
SERVIÇO 2
SERVIÇO 3
SERVIÇO 4
CLIENTE
A e B
CLIENTE
A e C
CLIENTE
B e D
CLIENTE
E

18. O mesmo serviço, realizado por entidades diferentes, tende a ter resultados
muito diferentes para a sociedade!
18
SERVIÇO 1
SERVIÇO 1
SERVIÇO 1
SERVIÇO 1
CLIENTE
A e B
CLIENTE
A e B
CLIENTE
A e B
CLIENTE
A e B

19. Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares
possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?
19
UNIDADES
Processos
Baixados por
Servidor
Entrega de
Justiça
Unidade 1 89,6 14,5%
Unidade 2 115,7 23,0%
Unidade 1 86,0 34,4%
Unidade 2 59,8 17,1%
Unidade 3 102,2 28,5%
Unidade 4 87,0 22,7%
Unidade 1 111,6 12,0%
Unidade 2 210,1 48,5%
Unidade 3 77,5 11,0%
Unidade 4 55,3 10,8%
Unidade 1 52,0 14,7%
Unidade 2 46,0 17,2%

20. Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares
possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?
20

21. O QUE DESEJAMOS
... O grande desafio consiste em como provocar as mudanças
necessárias para este aumento de desempenho!
21
CUSTOJUSTIÇAJUSTIÇAENTREGUE
UNIDADEJUDICIÁRIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
E INFRAESTRUTURA
JURISDICIONADO
PROCESSO JUDICIAL TAXA DE
CONGESTIO-
NAMENTO
TAXA DE
EFICIÊNCIA
COMO PROVOCAR MUDANÇAS?

22. AUMENTAR
PRODUTIVIDADE
REDUZIR
CONGESTIONAMENTO
Em segundo lugar, devemos ressaltar a própria...

23. AUMENTAR
PRODUTIVIDADE
REDUZIR
CONGESTIONAMENTO
Fatores
Exógenos
Recursos
Heterogêneos
Complexidade
da Causa
Níveis de
Recorribilidade
...complexidade do ambiente de justiça!
Heterogeneidade
Temática
Cultura

24. DESAFIO: TJDFT
Como melhorar o
serviço ao cidadão?
• Maior velocidade na
resolução de processos
• Menor custo por processo
CONTEXTO
• Serviços similares
• Heterogeneidade temática
• Cultura resistente a mudanças
5-10 minutos de reflexão individual
DICA! A mesma abordagem serve para agências bancárias,
postos do DETRAN, hospitais, etc

25. PRINCÍPIO 1:
COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO,
CONTUDO SÓ COMPARE UNIDADES DE
NATUREZAS SEMELHANTES....

26. UJ
H
UJ
I
UJ
F
UJ
E
UJ
J
UJ
A
UJ
D
UJ
M
UJ
B UJ
K
UJ
G
UJ
C
UJ
L
UJ
A
UJ
D
UJ
M
UJ
H
UJ
B UJ
K
UJ
I
UJ
C
UJ
E
UJ
L
UJ
J UJ
G
UJ
F
Primeiramente, devemos agrupar as unidades judiciárias com características
semelhantes...

27. UJ
J
... E descrever cada um dos grupos!
UJ
A
CÍVEL
Centros Urbanos
CÍVEL
interior
CRIMINAL MISTA
UJ
D
UJ
M
UJ
H
UJ
B UJ
K
UJ
I
UJ
G
UJ
F
UJ
C
UJ
L
UJ
E

28. PRINCÍPIO 2:
COMPARAR UNIDADES É ALGO POSITIVO,
CONTUDO SÓ COMPARE UNIDADES DE NATUREZAS....
...E DESEMPENHO SEMELHANTES, TAMBÉM!

29. O objetivo é garantir que as unidades com menor nível de desempenho
consigam fazer a evolução para os patamares de desempenho superior
FAIXA PRETA
alta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCA
baixa produtividade e
alto congestionamento

30. E cada nível de nível de desempenho precisa um tratamento específico
FAIXA PRETA
alta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCA
baixa produtividade e
alto congestionamento
• Baixa produtividade
• Falta de controle das
atividades e prazos
• Servidores altamente
desmotivados
CARACTERÍSTICAS
• Grande acervo impactando
no congestionamento
• Aumento constante da
produtividade
• Preocupação com a melhoria
contínua
• Baixa taxa de
congestionamento
• Alta produtividade
• Alta eficiência nas atividades
desenvolvidas pelos cargos
• Busca por inovação
constante!
• Treinamento dos
profissionais
• Padronização dos processos
e boas práticas
• Celebração dos primeiros
resultados!
AÇÕES ESPECÍFICAS
• Estratégias para baixa de
estoque
• Disseminação de boas
práticas
• Reconhecimento das
unidades mais esforçadas
• Celebrar e recompensar
resultados
• Reconhecimento como
unidade de referência
Disseminar boas práticas
para os demais

31. ANÁLISE DOS GRUPOS
Com a separação das unidades judiciárias em grupos, procede-se a análise de cada um dos grupos
para que seja possível a classificação por ENTREGA DE JUSTIÇA e PRODUTIVIDADE.
Para isto, foram utilizadas os
seguintes indicadores:
 Produtividade de Servidor
(IPS) - Número de Processos
Baixados / Número de Servidores
 Entrega de Justiça (inverso
do congestionamento) -
Processos Baixados / Novos +
pendentes
Essas duas variáveis definem o
posicionamento das varas no estágio
de produtividade, se são faixas
PRETA, VERDE ou BRANCA. Em sua
maioria foi utilizada a MEDIANA dos
valores do grupo.
Mediana IPS do grupo
Mediana Entrega de Justiça
do Grupo
FAIXA BRANCA
baixa produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA PRETA
alta produtividade e
baixo congestionamento
PRODUTIVIDADE
PARADIGMA
(média do quartil superior)
PRODUTIVIDADE
ESPERADA
(média do quartil
superior)
Entrega de Justiça
Produtividade servidor

32. EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS
MODELO DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Diagnóstico e Fortalecimento dos Judiciários Estaduais
1. DEFINIÇÃO DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS
Casos Novos PARADIGMA ESPERADA
Papel, PJe ou ambos 3º quartil 3º quartil
2. EVOLUÇÃO DA DEMANDA DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS
QUANTITATIVAS
QUALITATIVAS
VARAS CÍVEIS
A SEREM APLICADOS À PRODUTIVIDADE:
INDIQUEOS PARÂMETROS
2014
A matriz apresenta os valores de alocação de
recursos humanos a serem utilizados nos grupos
de VARAS CÍVEIS para o ano de 2014.
Ele considera a produtividade de cada grupo e a
estimativa de aumento de demanda para o ano,
com base no histórico dos anos anteriores.
Para a melhor comparação entre unidades judiciárias, o agrupamento a partir de
características semelhantes é fundamental. Para isso foram definidas variáveis
quantitativas e qualitativas para essa separação, são elas:
Grupo 4Grupo Trad 1 Grupo Trad 2 Grupo Trad 3
3.481 3.282
3.595
3.919
R² = 0,6205
2011 2012 2013 2014
5.720
6.979
8.133
9.932
R² = 0,9895
2011 2012 2013 2014
8.008
13.728 13.014
18.253
R² = 0,8536
2011 2012 2013 2014
R² = #N/A
2011 2012 2013 2014
Definição de variáveis
quali e quant
Análise histórica e
estimativa de demanda
futura
Definição do parâmetro
do produtividade para a
gestão matricial

33. EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – VARAS CÍVEIS
3. RESUMO DA ALOCAÇÃO ENTRE OS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS
GRUPO
PRODUTIVIDADE
do grupo por ano
UNIDADE JUDICIÁRIA /
COMARCA
TOTAL
Estimativa total de
casos novos - 2014
Total de casos
pendentes de 2013
Total de processos
baixados de 2013
Entrega de Justiça
de 2013
Total de
servidores em
2013
Quadro de
pessoal
necessário
120 FAIXAS PRETA 4 25 -7
FAIXAS VERDE 2 11 1
FAIXAS BRANCA 1
SEM FAIXAS 0
298 FAIXAS PRETA 4 23 -7
FAIXAS VERDE 1 6 -2
FAIXAS BRANCA 4
SEM FAIXAS 1
248 FAIXAS PRETA 3 22 0
FAIXAS VERDE 2 12 13
FAIXAS BRANCA 2
SEM FAIXAS 2
EloGroup © 2014 167 -28
139
254
31 -4
3.919
9.932
18.253
13.850 3.541 19,93%
23.596 10.318 30,77%
9 -6
28 -15
42.371 12.750 21,03%
95
Grupo 1
Grupo 2
205
Grupo 3
Agrupamento das
unidades judiciárias
semelhantes
Média do indicador
externo de entrega de
serviço do grupo
Estágios de eficiência
dentro do grupo
Alocação
atual
Alocação
baseada em
produtividade

34. EXEMPLO DE ALOCAÇÃO TJTO – ANÁLISE DO GRUPO
0.00
20.00
40.00
60.00
80.00
100.00
120.00
140.00
160.00
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
20%
44,71
UNIDADES JUDICIÁRIAS
Quadro atual
(2013)
Lotação para
2014
GAP
Casos Novos
para 2014
Casos
Pendentes
2013
Processos
Baixados 2013
IPS
FAIXA PRETA Colinas do Tocantins - 2ª Vara Cível 8 3 -5 327 2.244 558 69,75
Taguatinga - 1ª Vara Cível 7 5 -2 591 744 313 44,71
Prod. Paradigma Guaraí - 1ª Vara Cível 5 5 0 553 1.950 555 111,00
Guaraí - 2ª Vara Cível, Família e Sucessões Inf. e Juvent. 5 5 0 641 1.028 741 148,20
120,30
UNIDADES JUDICIÁRIAS DO
GRUPO
ESTÁGIO
Produtividade de
Servidor (IPS)
Entrega de Justiça
Colinas do Tocantins - 2ª Vara Cível 69,75 20,79%
Miracema do Tocantins - 1ª Vara Cível 44,56 11,18%
Taguatinga - 1ª Vara Cível 44,71 27,36%
Guaraí - 1ª Vara Cível 111,00 22,12%
Guaraí - 2ª Vara Cível, Família e Sucessões Inf. e Juvent.148,20 44,94%
Gurupi - 2ª Vara Cível 100,40 18,26%
Gurupi - 3ª Vara Cível 78,50 15,09%

35. Dimensione e redistribua os recursos para o próximo ano
35
UNIDADE A UNIDADE B UNIDADE C
Produtividade do grupo
MAG ASS SERV OF
MAG ASS SERV OF MAG ASS SERV OF
A / B = LOTAÇÃO ESPERADA A / B = LOTAÇÃO ESPERADAA / B = LOTAÇÃO ESPERADA
Produtividade do Grupo + Demanda da unidade = produtividade ideal
Produtividade do Grupo +
Demanda da unidade A =
produtividade ideal A
Produtividade do Grupo +
Demanda da unidade B =
produtividade ideal B
Produtividade do Grupo +
Demanda da unidade C =
produtividade ideal C

36. A mesma lógica pode ser
realizada em relação à
economicidade de um
Serviço ou Órgão Público

37. Energia Elétrica
Telefonia
Água e esgoto
Papelaria
Parâmetro de
Eficiência
FAIXA PRETA
alta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA PRETA
alta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA PRETA
alta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCA
baixa produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCA
baixa produtividade e
alto congestionamento
FAIXA PRETA
alta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDE
alta produtividade e
alto congestionamento
R$/servidor
R$/servidor
R$/servidor
R$/servidor
A mesma lógica pode ser realizada em relação à economicidade de um
Serviço ou Órgão Público

38. Gestor de Assuntos
Jurisdicionais
Gestor de
comunicação
Gestor de viagens
Gestor de obras
Gestor do Foro 1 Gestor do Foro 2 Gestor do Foro 3
GESTORES DE ENTIDADES
Negociam e assumem metas
GESTORES DE
PACOTES
Definem metas
preliminares
De forma a garantir que as unidades consigam um melhor desempenho, é
importante instituir uma lógica de gerenciamento matricial

39. Comece por
• Maior participação na estrutura de custos do órgão
• Maior potencial de redução de custos
• Maior disponibilidade de dados
Como definir os pacotes?

40. Devido a complexidade dos TJs e seus diversos elementos de despesa, foram definidos grupos de
despesa para o teste do modelo, de forma a possibilitar o teste nos 3 TJs desta etapa
Despesas utilizadas para teste do modelo
Durante o teste do modelo de orçamento, algumas limitações foram
encontradas que impossibilitaram análises mais aprofundadas, tais como:
Ausência de dados para
agrupamento:
• Idade dos prédios
• Nível de sustentabilidade dos
prédios
Ausência de dados de consumo:
• Uso em Litros de água
• Uso em Kw/h de energia elétrica
• Uso em minutos de telefonia fixa
DESPESA PARÂMETROS
Água e Esgoto M² e por pessoa
Energia Elétrica M² e por pessoa
Telefonia Fixa Por pessoa
Postagens Por Postagem e por Processo

41. GMD: RESULTADOS ÁGUA E ESGOTO - TJMG
1. RESUMO DA EFICIÊNCIA DAS COMARCAS NA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M²
2. RESUMO DOS DADOS DA DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO POR M²
Valores para Agrupamento
1º quartil
2º quartil
Menor valor
Mediana
ÁGUA E ESGOTO
DESPESA POR M²
As comarcas estão classificadas em três estágios de
eficiência: a FAIXA PRETA , que é composta pelo 1º
quartil de eficiência; a FAIXA VERDE , com as
comarcas que ficaram entre o 1º e o 2º quartil de
eficiência; e a FAIXA BRANCA , cuja composição é
das comarcas que ficaram depois do 2º quartil de
eficiência. O Valor de Referência para a FAIXA PRETA
é o menor valor, já para as demais faixas o valor é o
1º quartil.
FAIXA PRETA
R$ por servidor
R$ 0,09
FAIXAS VERDE E BRANCA
R$ por servidor
R$ 1,34
R$ 1,34
R$ 2,38
R$ 0,09 GANHO PROJETADO
Ref. 1º Quartil
R$ 1.826.463,00
R$ 2,38
GANHO PROJETADO
Ref. Menor Valor
R$ 1.878.097,13
R$ 0,00
R$ 5,00
R$ 10,00
R$ 15,00
R$ 20,00
R$ 25,00
R$ 30,00
R$ 35,00
R$ 40,00
R$ 45,00
Pratápolis
LimaDuarte
Jacuí
SãoGonçalodoSapucaí
Montalvânia
Formiga
MardeEspanha
LagoadaPrata
MonteBelo
PatosdeMinas
Nepomuceno
BrasíliadeMinas
Palma
Uberlândia
SãoJoãodoParaíso
BonfinópolisdeMinas
Eugenópolis
Bonfim
Uberaba
CampinaVerde
Cássia
Carangola
Viçosa
Ervália
Ubá
Barbacena
Manga
Caratinga
Varginha
Coromandel
Ipatinga
SantaRitadeCaldas
MontesClaros
Curvelo
Frutal

42. Janaina Penalva
jlpenalva@gmail.com
Daniel Vila-Nova
danielvilanova@cnj.jus.br