Planejando as fases do projeto

No dia 16 de
Agosto de
2013 inciamos
uma conversa
sobre...

01/11/2013

Ger. de Projetos de SW - Profº. Wilker Bueno

1

Planejamento das
Fases do Projeto
O que é?
●

●

Ciclo de vida de um projeto é a sequência de
fases que vão do começo ao fim de um
projeto.
O entendimento do ciclo de vida permite
visualizar todas as fases do projeto, com as
entregas ao final de cada uma delas. Isso
facilita o estudo e a aplicação das técnicas de
administração de projetos.

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2

Planejamento das
Fases do Projeto
● Todo projeto começa com uma ideia, e passa
por diferentes fases antes de se concretizar
como produto que possa ser utilizado.
●

●

As ideias nascem de problemas, necessidades,
encomendas de clientes ou da criatividade de
alguém.
Basta uma dificuldade, sugestão ou lembrança
para que surja alguma boa ideia.

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Planejamento das
Fases do Projeto

De uma maneira geral.

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Planejamento das
Fases do Projeto
●

ITEM 9 DA EMENTA

●

Planejamento de cada fase do projeto.
Iniciação

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Planejamento

Execução

Controle


Encerramento

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Planejamento das Fases
1. Fase de INICIAÇÃO
É a fase onde " damos
partida" oficialmente ao
projeto.
O planejamento nesse momento
pressupõem Entradas, Ferramentas
e Saída. Aqui, nesse momento todos
os envolvidos reconhecem que um
projeto ou fase deve começar e se
comprometem para executá-lo.
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Para esse planejamento
vamos trabalhar um
check list.
Obs. Declaração da
situação geradora do
projeto
(problema,
oportunidade
ou
desafio)
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✔

✔

✔

✔

As necessidades, problemas, oportunidades ou desafios que
dão origem ao projetos foram declaradas de forma clara e
realística?
Está evidente quem serão os beneficiários do projeto?
Os efeitos do Projeto (resultados
esperados) estão bem identificados?
A leitura do problema gerador
evidencia a relevância do projeto,
seus ganhos e benefícios?

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Obs. Declaração de Objetivos
✔

O objetivo geral expressa a missão do projeto?

✔

O objetivo específico é possível de ser realizado?
✔

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Há relação de causa e efeito
entre objetivo(s) específico(s)
e objetivo geral?


9

✔

✔

✔

Os objetivos estão declarados de forma clara, simples e
num contexto real?
Todos os objetivos específicos estão associados a
resultados esperados que podem ser verificados e
avaliados?
Cada objetivo específico refere-se apenas a uma
intenção?

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Visão Geral
✔

✔

✔

✔
✔
✔
✔
✔
✔

✔

Existe conhecimento sobre as relações de causa e efeito para os problemas
detectados?
Há consenso sobre a necessidade de um Projeto para solucionar o problema
declarado?
O tempo necessário para o desenvolvimento do Projeto está bem
delimitado?
O grau de complexidade do Projeto é conhecido?
Os dados disponíveis para desenvolvimento do Projeto são suficientes?
Existe uma equipe responsável pela iniciação e implementação do Projeto?
Existe uma equipe responsável pela iniciação e implementação do Projeto?
A alocação de recursos é suficiente?
O Escopo do Projeto é compreensível para uma pessoa que não
pertença à equipe de Projeto?
O Escopo pode ser utilizado para o desenvolvimento de um Plano de Ação?

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2. Fase de PLANEJAMENTO
É a fase onde " detalhamos
as
atividades,
estabelecemos a rede de
tarefas, e definimos a
equipe.
Resumindo
teremos a visão geral do
Planejamento.

Nessa fase, os planos auxiliares de comunicação,
qualidade, riscos, e recursos humanos também são
desenvolvidos.
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Detalhamento das atividades
✔

✔

✔

✔

Todas as ações, atividades e tarefas necessárias à
realização
de
cada
objetivo específico foram
identificadas?
Cada ação, atividade e tarefa têm um início e fim
previstos?
Para a execução de cada atividade pode-se estimar
tempo, recursos, orçamento e pessoal responsável?
Cada atividade é possível de ser executada conforme
previsto?

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Detalhamento das atividades
✔

✔

✔

✔

Cada atividade pode ter sua execução acompanhada e
avaliada?
As atividades e tarefas do projeto foram descritas e
dimensionadas de modo que possam ser atribuídas a
pessoas ou equipes responsáveis?
A equipe do Projeto revisou e aprovou a Estrutura de
Desdobramento de Tarefas (EDT)?
A equipe revisou e aprovou a estimativa de tempo de
execução das atividades?

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Planejamento por Rede de Tarefas

✔

✔

✔
✔

A lógica da sequência das atividades da rede de
tarefas atende ao questionamento “qual é a próxima
atividade que deve se iniciar somente após o término da
execução da atividade anterior?”
As datas de início e término para todas as tarefas
dos pacotes de trabalho foram especificadas?
Nenhuma atividade sobrepõe-se a qualquer outra?
Todas as atividades fluem da esquerda para a direita
numa sequência linear, sem a ocorrência de nenhum
“feedback”?

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Planejamento por Rede de Tarefas
✔

✔

✔

Todos os nodos da rede de
tarefas estão conectados?
Cada caminho pode ser
facilmente traçado desde o
início ao término do nodo?
Uma pessoa que não pertença à
equipe de Projeto compreende,
facilmente, a sequência deste
Projeto pelo estudo de sua rede
de tarefas?

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A Equipe de Projeto
✔

A equipe está comprometida para o planejamento e
execução de todas as fases do Projeto?
✔

✔

A equipe é tecnicamente experiente
em sua área específica de forma a
cooperar para o sucesso do Projeto
no tempo previsto, dentro do
orçamento e de acordo com as
especificações?

Os integrantes das equipes possuem habilidades requeridas
para o trabalho com projetos?

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Visão Geral do Planejamento
✔

✔

✔

✔

✔
✔

As ações e tarefas a serem implementadas para cada fase
estão bem determinadas?
As atividades estão detalhadas de forma a permitir o seu
acompanhamento?
O detalhamento das atividades permite o total entendimento
do Projeto?
Foram identificados todos os fatores externos que podem
afetar o projeto?
Os custos diretos e indiretos foram estabelecidos?
Os recursos financeiros e materiais necessários à execução
do Projeto estão previstos?

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3. Fase de EXECUÇÃO
É a fase que materializa
tudo aquilo que foi
planejado anteriormente.
Qualquer erro cometido
nas fases anteriores fica
evidente durante esse
processo.
Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é
consumida nessa fase.
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3. Fase de EXECUÇÃO
✔

✔

✔

✔
✔

✔

Os produtos correspondentes à execução de cada tarefa
estão claramente definidos de acordo com padrões e
controles estabelecidos?
Estão sendo feitos, periodicamente, relatórios de
acompanhamento das atividades e tarefas previstas?
Os recursos necessários para cada pacote de trabalho
estão sendo disponibilizados conforme previsto?
A equipe executora está devidamente instrumentalizada?
A equipe do Projeto mantém comunicação entre seus
membros?
Ações corretivas são executadas sempre que necessário?

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4. Fase de CONTROLE
É a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado
anteriormente. Tem como objetivo acompanhar e controlar
aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a
propor ações corretivas e preventivas, no menor espaço de
tempo possível
O objetivo do controle é comparar a
"Linha de Base", levantada no início do
projeto (Estado Inicial), o seu status real
no momento (Estado Atual), com o status
previsto pelo planejamento (Estado
Desejado), tomando ações corretivas em
caso de desvio.
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4. Fase de CONTROLE
✔

✔

✔

✔

O projeto estabelece uma frequência significativa para a
elaboração dos relatórios de acompanhamento?
O coordenador do Projeto tem comunicado às equipes
sobre as alterações do plano de trabalho que requerem
ação imediata?
As responsabilidades para a elaboração dos relatórios de
acompanhamento foram distribuídas e comunicadas às
equipes de Projeto e demais interessados?
O coordenador do Projeto tem responsabilidade e autoridade
adequadas para executar o Projeto no prazo estipulado,
dentro do orçamento e conforme as especificações?

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4. Fase de CONTROLE
✔

✔

✔

✔

O
coordenador
do
Projeto
delega
responsabilidades e autoridade para que os
responsáveis pelas atividades e tarefas possam
realizar seu trabalho no prazo estipulado, dentro
do orçamento e conforme as especificações?
O sistema de informação que suporta o projeto é
compatível com as necessidades do projeto?
Os recursos humanos envolvidos na execução estão
desempenhando suas funções a contento?
As ações estão sendo executadas conforme previsto?

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4. Fase de CONTROLE
✔

✔
✔

✔
✔

A execução das atividades e tarefas estão conduzindo à
realização dos objetivos?
Existem conflitos que ainda não foram solucionados?
Os recursos alocados em cada ação foram bem
dimensionados?
Os recursos estão sendo liberados conforme previsto?
O cronograma está sendo cumprido?

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5. Fase de ENCERRAMENTO
É a fase quando a execução dos trabalhos é avaliada, os
documentos do projeto são encerrados e todas as falhas
ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas
para que erros similares não ocorram em novos
projetos.
É nesse momento que as melhores
estratégias
são
identificadas
e
selecionadas como "lições aprendidas".
Aqui, se formaliza a aceitação do
projeto e encerra-se de uma forma
organizada, o projeto solicitado.
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✔

✔

✔

✔

✔

✔

✔

O Projeto foi consistente com os objetivos da organização que o
patrocinou?
Os beneficiários (público alvo) ficaram satisfeitos com os
resultados do Projeto?
A coordenação e os participantes estão entusiasmados com os
resultados do Projeto?
O Projeto foi executado dentro do tempo, do orçamento e das
especificações previstas?
A abrangência do Projeto foi consistente com a capacidade
financeira da organização?
Os resultados foram verificados, organizados e consolidados a
partir dos instrumentos
de avaliação?

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Na minha opinião, não existe uma etapa mais
importante que outra, porém na conjuntura rotineira do
gerente de projeto a fase de iniciação realmente
comporta o início do projeto o que por si só já é um
marco, as três fases seguintes, Planejamento, Execução
e Controle, acontecem "quase" que simultaneamente,
finalizando o gerenciamento realmente com a fase de
Encerramento. (conforme falei no slide 4)
Resumindo, diria que para mim, exitem 3 fases de gerenciamento: Iniciação –
Planejamento/Execução/Controle – Encerramento.
Referências: www.tecnologiadeprojetos.com.br e www.ogerente.com.br
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