Este documento apresenta um curso de noções básicas de arquivologia, definindo o que é arquivologia e descrevendo conceitos como documento, arquivo, gestão de arquivos, classificação, tabela de temporalidade e índice. O objetivo do curso é divulgar a importância da arquivística e da gestão documental.

1. Curso de Noções Básicas de Arquivologia Seja bem-vindo!

2. O ArPDF O Arquivo Público do Distrito Federal – ArPDF, órgão relativamente autônomo, criado pelo Decreto Distrital nº 8.530 de 14 de março de 1985, tem como função recolher, preservar e garantir proteção especial a documentação arquivística de valor permanente do Distrito Federal.

3. OBJETIVOS DO CURSO Divulgar a importância da arquivística e da gestão documental.

4. ORGANIZAÇÃO Segundo Wight Bakker: “Uma organização é um sistema contínuo de atividades humanas diferenciadas e coordenadas, que utiliza, transforma e amalgama um conjunto específico de recursos humanos, materiais, de capital, ideológico e naturais, num todo único solucionador de problemas, empenhado em satisfazer necessidades humanas de sua ambientação”.

5. USUÁRIO Aquele que procura um produto ou serviço oferecido pelas diversas instituições, estabelecendo um vínculo.

6. GOVERNO O Governo é uma forma de representação do Estado, criado pela sociedade a partir das necessidades como regulamentação, garantia da ordem, distribuição de bens e satisfação das necessidades básicas do cidadão. A sua missão é garantir o bem comum, é servir ao cidadão.

7. INFORMAÇÃO Para McGee e Prusak, a informação são dados coletados, processados, organizados e ordenados aos quais são atribuídos significados e contexto. Sãos dados em uso, o que pressupõe a participação de usuários para manipulá-los no seu contexto geral, independente da forma em que se apresentem. ( Do livro Gerenciamento Estratégico da Informação )

8. NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO O que leva uma pessoa a procurar informação? Resolução de problemas. Objetivos específicos. Necessidade de ampliar o conhecimento.

9. Arquivo Conjunto de documentos naturalmente acumulados por pessoas ou instituição, fruto de sua atividade laboral, social, cultural, intelectual etc. São únicos em sua criação e recepção, descrevem e provam acontecimentos de uma determinada época. Se isolado, o documento perde o seu valor.

10. O que é arquivologia ? É o ramo da ciência destinada ao estudo da natureza dos arquivos, das teorias, dos métodos e técnicas a serem observados na implantação, organização, desenvolvimento e utilização dos documentos e das informações.

11. DOCUMENTO Suporte onde a informação é registrada. Suporte: material sobre o qual as informações são registradas.

12. Finalidade Servir a sociedade; Promover a cidadania; Ser prova material à história; Perpetuar e preservar as fontes históricas; Auxiliar e servir de fonte primária para o desenvolvimento científico.

13. Função Conservar, preservar, disponibilizar e divulgar a informação; Possibilitar e investir em pesquisa que vise o resgate histórico e o desenvolvimento social; Desenvolver políticas de acesso e perpetuação da informação e assegurar a proteção do seu suporte; Auxiliar o processo decisório.

14. Características dos arquivos Públicos Institucionais Pessoais Acervo:

15. Corrente Intermediário Permanente Características dos arquivos Uso:

16. Setorial Geral/central Características dos arquivos Uso:

17. Características dos arquivos Natureza do documento: Arquivo Especial Arquivo Especializado

18. Diferenças entre as Fontes de Informação

19. Natureza do documento Ostensivo Sigiloso

20. ESPÉCIE DOCUMENTAL X TIPOLOGIA DOCUMENTAL Espécie Documental Função Tipologia Documental Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação Formulário Adquirir material de consumo Formulário de aquisição - PIM Ata Registrar assembléia Ata de assembléia Contrato Prestação de serviço Contrato de prestação de serviço Carta Proposta de patrocínio Carta de apresentação de proposta de patrocínio

21. Gestão de Arquivos Gestão de arquivos ou Gestão Documental, é um conjunto de atividades desenvolvidas, desde a criação do documento até a sua destinação final – eliminação ou recolhimento, visando: a preservação da informação; a perpetuação do suporte; a racionalização e garantir a eficiência administrativa; a economia de tempo e de recursos humanos, logísticos, financeiros e material. A gestão de arquivos inclui a administração de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos.

22. POSIÇÃO DO ARQUIVO

23. PROTOCOLO Órgão responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição, e classificação de documentos de caráter corrente.

24. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Alfabética Geográfica Numérica Cronológica Dígito terminal Assunto

25. CLASSIFICAÇÃO Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente, agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituição.

26. Organização Codificação: etapa que sucede a classificação, é a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificação. Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos...

27. Princípios Arquivísticos Proveniência ou respeito ao fundo; Territorialidade; Teoria das três idades.

28. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Arquivo permanente Arquivo corrente Arquivo intermediário

29. SIARDF O Sistema de Arquivo do Distrito Federal – SIARDF, foi reestruturado pelo Decreto Distrital nº 24.205 de 10 de novembro de 2003, e é o órgão competente para assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Poder Executivo do Distrito Federal, harmonizar as atividades de gestão documental e facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público.

30. Plano de Classificação O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo o mesmo critério para grupos e subgrupos.

31. Plano de Classificação 000 – Administração Geral 100 200 300 400 destinam-se aos assuntos relativos às 500 atividades-fim do órgão. 500 600 700 800 900 – Assuntos Diversos

32. Plano de Classificação A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses: 010 – Organização e funcionamento 020 – Pessoal 030 – Material 040 – Patrimônio 050 – Orçamento e finanças 060 – Documentação e informação 070 – Comunicações 080 – Vaga 090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral

33. Plano de Classificação A classe 900 – Assuntos diversos 910 – Solenidades, comemorações, homenagens 920 – Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas. 930 – Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos 940 – Visitas e visitantes 990 – Assuntos transitórios 991 – Cartas de apresentação e recomendação 992 – Comunicação e informes 993 – Convites diversos 994 – Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas 995 – Protestos, reivindicações, sugestões 996 – Associações: culturais, de amigos e de servidores 997 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas

34. Plano de Classificação GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamento SUBGRUPO 022.1 – Cursos SÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituição SÉRIE 022.12 – Promovidos por outras instituições SUBSÉRIE 022.121 – No Brasil SUBSÉRIE 022.122 – No Exterior

35. CLASSE 000 Administração Geral Subclasse 010 Organização e funcionamento Grupo 021 Recrutamento e seleção Subgrupo 022.1 Cursos Série 022.12 Promovidos por outra instituição Série 022.11 Promovidos pela instituição Subclasse 020 Pessoal Subclasse 030 Material Grupo 022 Aperfeiçoamento e treinamento Grupo 023 Quadros, tabelas e políticas de pessoal Subgrupo 022.2 Estágios Subsérie 022.122 No Exterior Subsérie 022.121 No Brasil

36. TABELA DE TEMPORALIDADE A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de guarda e destinação final nas fases do arquivo. A Tabela de Temporalidade das atividades-meio do GDF também foi aprovada pela Portaria nº 03, de 22 de janeiro de 1998.

37. Tabela de Temporalidade CÓDIGO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES QUANTO AO PRAZO DE GUARDA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 005 Jurisprudência 10 anos 10 anos Guarda Permanente É opcional a alteração do suporte (microfilme ou disco ótico) previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta 010 Organização e funcionamento Normas, regulamentações, diretrizes 5 anos 5 anos Guarda Permanente 010.1 Registro nos órgãos competentes Enquanto vigorar Eliminação

38. Tabela de Temporalidade

39. Índice O índice é um instrumento auxiliar à classificação, portanto a sua utilização deve ser seguida do Código de Classificação. Exemplo: Abastecimento de veículos 042.4 Cadastro - De fornecedores 030.1

40. Curso de Noções Básicas de Arquivologia Realização: Arquivo Público do Distrito Federal SEPLAG e Escola de Governo WAGNER A. CRISPIM Diretor de Gestão Documental [email_address] Contatos: (61) 3361.1454 www.arpdf.df.gov.br [email_address]