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ARQUIVOLOGIA
1 – CONCEITOS E PRINCÍPIOS
PROFESSOR: ANTONIO BOTÃO

Conceitos e Definições
- Informação: resultado do processamento, manipulação e
organização de dados de tal forma que represente um acréscimo
ao conhecimento da pessoa que a recebe.
- Suporte: meio no qual a informação é registrada.
- Documento: qualquer informação registrada em um suporte.

- Documento Arquivístico: é aquele produzido no âmbito
das atividades de uma organização ou da vida de ma
pessoa, com fins essencialmente ADMINISTRATIVOS e
serve como fonte de prova.
- OBS: nenhum documento arquivístico é produzido com
fins históricos e culturais de imediato! Tal valor
documental se dá com o tempo e o tipo de uso ao qual o
documento se presta ou prestará no futuro.

- Arquivo consiste no conjunto de documentos produzidos e
recebidos, por instituições públicas, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos. (Lei 8.159 de 1991, art. 2º.)

- Arquivologia: conhecida também como Arquivística, é uma
ciência que se relaciona com a Ciência da Informação.
- Considerada um campo científico autônomo em
construção.

- Vivencia as grandes mudanças provocadas pelas
tecnologias de informação e comunicação, o que impacta
de forma incisiva sobre seus princípios teóricos e a prática
nos arquivos, devido às constantes mudanças nas
necessidades informacionais dos usuários dos arquivos.

- Estuda métodos e técnicas de organização dos
documentos desde a sua produção, acompanhando seu
trâmite, até a sua destinação final, qual seja uma
eliminação ou recolhimento à guarda permanente.
- Seu objetivo é a organização dos acervos documentais
para o acesso à informação.

Teoria e Abordagem Arquivística
- A Teoria Arquivística (ou Arquivologia), pode ser
entendida como um conjunto de princípios, conceitos e
técnicas a serem observados na produção, organização,
guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.

- O Objeto Intelectual da Arquivística é a informação, ou
mais especificamente, os dados que os dados que
possibilitam a informação.

- Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal
da diferença entre a arquivística e as outras “ciências”
documentárias.

- Os documentos de arquivo são indispensáveis ao
desempenho das atividades governamentais, como
também ao cumprimento das mesmas em organizações
privadas.

- Contêm o registro de obrigações financeiras, legais e
administrativas cumpridas pelas instituições.

- A importância dos arquivos para as instituições está mais
evidente a cada dia, dado o aumento da geração de
informações pela sociedade contemporânea, o que implica
na definição de metodologias que se adequem à produção,
conservação, guarda e destinação dos documentos.

- Arquivos representam:
- Um importante centro de informação.
- Um veículo de comunicação.
- Um instrumental de segurança para a defesa de
direitos.
- Uma fonte de apoio à tomada de decisões.

- Sua finalidade é servir à administração (Funcional)
- Somente arquivos têm essa finalidade dentre os órgãos
de documentação.
- Sua função é guardar e conservar os documentos pra a
recuperação da informação.

Arquivo e Outros Órgãos de Documentação
• ARQUIVO
– Acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição pública ou
privada/pessoa física, no curso de suas atividades, e
preservados para a consecução dos objetivos, visando à
utilidade que poderão servir no futuro.
– Sua finalidade é FUNCIONAL.

• LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
–Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos
Públicos e Privados e dá outras providências.
• CAPÍTULO I
– Disposições Gerais
• Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta
Lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.

• BIBLIOTECA
– Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria
impresso, disposto ordenadamente por estudo,
pesquisa, consulta.
– Sua finalidade é CULTURAL.

• MUSEU
– Instituição de interesse público, com finalidade de
conservar, estudar e colocar à disposição do público
conjunto de peças e objetos de valor cultural.
– Finalidade CULTURAL.

• CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
– Abrangem algumas atividades próprias de biblioteca e
arquivo, sendo seu campo bem maior, exigindo
especialização no aproveitamento de toda espécie, com
finalidade de coligir, armazenar, classificar, selecionar e
disseminar toda a informação.
– Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.

Classificação dos Arquivos
Segundo entidades criadas:
– Públicos
• Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal
– Privados
• Comerciais – firmas e companhias (com fins lucrativos
= bancos, empresas nacionais e multinacionais)
• Institucionais – igrejas, sociedades, associações,
instituições educacionais, instituições filantrópicas
(sem fins lucrativos)
– Familiares ou Pessoais

OBS:
– Universidade Federal ou Estadual
• Os arquivos destas instituições são PÚBLICOS
– Universidade Particular
• Os arquivos destas instituições são PRIVADOS

OBS:
– Sociedades de Economia Mista
• O capital acionário majoritário pertence ao Governo,
portanto os arquivos destas instituições são
PÚBLICOS

Estágios da Evolução:
– Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades
(Jean Jacques Valette – 1973).
– Corresponde às fases pelas quais o documento passa,
desde sua criação até sua destinação, é a distância entre
a administração e a história numa seqüência temporal.
– Fases Corrente, Intermediária e Permanente.
– OBS: os documentos NÃO PASSAM obrigatoriamente
pelas três fases do ciclo.

Extensão de sua atuação:
– Arquivos gerais ou centrais
• Centraliza as atividades de um arquivo corrente.
– Arquivos setoriais
• Descentraliza as atividades do arquivo corrente -
junto aos órgãos operacionais.

Natureza dos documentos:
– Especial
• Aquele que tem sob sua guarda documentos em
diversos suportes diferentes, formas físicas diversas:
fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides e
que por esta razão merece tratamento especial não
apenas no que se refere ao seu armazenamento,
como também ao registro, acondicionamento,
controle, conservação, etc.

Natureza dos documentos:
– Especializado
• É o que tem sob sua custódia documentos resultantes
da experiência humana num campo específico,
independente da forma física que se apresentam,
como por exemplo arquivos médicos ou hospitalares,
arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses
arquivos também, são chamados, impropriamente, de
arquivos técnicos.

Quanto ao acesso:
– Franqueados – abertos ao público em geral, são os
arquivos públicos.
– Uso restrito – restritos ao uso interno das organizações
públicas e privadas para seu funcionamento
administrativo.
– Confidencial – possuem documentos com grau de sigilo,
o acesso é destinado a poucos e somente com
autorização expressa por uma autoridade competente.

Princípios Arquivísticos
• RESPEITO AOS FUNDOS
– Os arquivos de uma instituição deverão ser organizados
por FUNDO, que é o conjunto de documentos
produzidos/acumulados/recebidos no exercício de suas
atividades e não poderão ser arranjados com outros
documentos de outras instituições, mesmo que de
mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a
informação se perderá.

– O documento solto não tem valor arquivístico, somente
se pertencer a uma série documental, a qual acumula
um conjunto de documentos originados em função de
uma atividade, uma manifestação de uma ação, uma
vontade, assumindo um caráter orgânico dentro de uma
relação hierárquica e ratificando sua criação em função
de um objetivo.

• PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
– Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo
com a mesma tipologia, tratando de um mesmo
assunto, há que se respeitar a origem do documento –
princípio intimamente ligado ao organograma da
instituição.

• PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE
– É o respeito aos conjuntos documentais que guardam
relações orgânicas entre si, proporcionando à
arquivologia seu perfil único e inconfundível dentre as
ciências da informação;

• PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE
– preservação sem dispersão, mutilação, alienação,
destruição não autorizada ou adição indevida de
arquivo.

• PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
– Todo documento tem uma relação orgânica com a
instituição que o criou, em função de seu propósito;
– OBS: reflete as funções, atividades e estrutura da
instituição.

• PRINCÍPIO DA UNICIDADE
– O documento é único em seu contexto de produção ou
produzido em número limitado de cópias (vias).
– Mesmo que isso pareça um paradoxo, pois apesar de só
ter validade pertencendo a um conjunto de outros
documentos da mesma instituição, há que se respeitar o
documento como unidade;

• PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE
– formação progressiva, natural e orgânica.

• PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU
SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL
– Respeito à ordem dos papéis na primeira e segunda
idade.

• PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA
– O princípio segundo o qual os documentos deveriam ser
reclassificados por assunto sem ter em conta a
proveniência e a classificação original.
– Baseia-se na análise do conteúdo para definir a
organização dos documentos, é oposto ao princípio de
respeito aos fundos.
– OBS: Esse princípio foi abandonado, não é mais usado.

• PRINCÍPIO DA INALIENABILIDADE E
IMPRESCRITIBILIDADE OU UNIVERSALIDADE
– São complementares entre si e relacionam-se ao poder
do Estado de manter sob sua custódia os arquivos
acumulados por instituições públicas.
– Quando aplicado aos arquivos, proíbe sua venda ou sua
cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de
tempo (imprescritibilidade).

• PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE
– Princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios
de um território, seguem o destino deste último.

• PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
– o material de arquivo não pode ser submetido a
qualquer procedimento ou tratamento que não possa
ser revertido, caso necessário.
– Princípio atrelado à prática da função arquivística de
restauração de documentos de arquivo.

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