O documento apresenta a formação acadêmica e a trajetória profissional da Profa. Maria Elvira Rodrigues Coelho, destacando experiências em biblioteconomia, consultoria e gestão documental. Também discute a natureza e a gestão de arquivos e bibliotecas, enfatizando a importância da preservação e organização de documentos e informações. Além disso, aborda aspectos de classificação de documentos e princípios arquivísticos relevantes para a gestão de unidades de informação.

2.  Graduada em biblioteconomia pela UFPA( 1992)
 Pós- graduada a nível de esp. em organização de arquivo; UFPA
(1997)
 Mestranda em Ciências empresarias com foco em gestão do
conhecimento-UFF/Portugal, (2018-2020).
 ARUIVISTA DA UFPA ( inicio 2008)
 Profº da Faculdade de tecnologia da Amazônia-FAZ (2005-2007)
 Facilitadora da EGPA ( 2005 ate atual)
 UNIFAP-UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ, UFOPA-
Universidade federal do oeste do Pará ( 2012-2013)

3.  Profª de concurso pública: exemplo cursinho, Liderança, IECA
 (2005 A 2007)
Consultora e coordenadora em varias empresas e órgão
públicos. 2002 A 2020).
 Clinica Radiológica Dr. Otavio Lobo,
 EXMAM- Exportadora de Madeiras da Amazônica Ltda
 PERACCHI LTDA,
 COHAB- Companhia da Habitação do Estado do Pará,
Importadora de ferragens,
 Tribunal de Contas do Estado,(TCE).

4.  1 ORGÃO DE DOCUMENTAÇÃO
 2. ESTUDOS DOS ARQUIVOS
 3. NATUREZA DOS DOCUMENTOS
 4 NATUREZA DOS ASSUNTOS
 5 FUNDO ARQUIVISTICO
 6 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
 7. GESTÃO DOCUMENTAL
 7.1 FASE DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
 8. SISTEMA DE ARQUIVOS NO SERVIÇO PUBLICO
 9 CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS E SUA IMPORTÂNCIA
 10 METODOS DE ARQUIVAMENTO PARA ORDENAR OS DOCUMENTOS
 11. COMO AVALIAR OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
 12. 12- DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
 12.1 DOCUMENTAL NATO DIGITAL
 12.2 O PAE- PROCESSO ELETRÔNICO DO DOCUMENTO NA ADMINISTRAÇÃO PUBLICA

5. AS UNIDADE DE INFORMAÇÃO COMPREENDEM:
Bibliotecas,
Arquivos,
Museus,
Centros de documentação

6. ARQUIVO CENTRAL
BIBLIOTECA
SERVIÇOS
DE INFORMATICA
ARQUIVO TÉCNICO

7. prof. Maria Elvira Rodrigues
Coelho/Arquivista
 Arquivos
 Os arquivos compreendem o conjunto de
documentos de qualquer instituição pública
ou privada que tenham adquirido algum
valor, merecendo preservação permanente
para fins de referência e de pesquisa e que
hajam sido depositados ou selecionados para
depósito, em um arquivo de custódia
permanente (SCHELLENBERG, 2005).

8.  Bibliotecas
 As bibliotecas, semelhante aos arquivos,
constituem organismos em crescimento, no
entanto, armazenam uma coleção de
documentos bibliográficos (livros, periódicos
etc.) e não bibliográficos (gravuras, mapas,
filmes, discos etc.) organizada e administrada
para formação, consulta e recreação de todo
o público ou de determinadas categorias de
usuários (ARAÚJO; OLIVEIRA, 2005)

9.  O trabalho dos autores Santa Ana, Campos;
Calmom (2015b) definiu alguns campos de
atuação, estabelecendo diferenças e
semelhanças entre as unidades de
informação.
 Assim, os pesquisadores destacaram e
resumiram as suas principais características
neste campo de atuação.

10.  TIPO DE INFORMAÇÃO PRESENTE NO ACERVO
BIBLIOTECA ARQUIVO
INFORMAÇÃO BIBLIOGRÁFICA NOS
DIVERSOS SUPORTES: MATERIAL
IMPRESSO (LIVROS, REVISTA, CDS,
DVDS, ETC.
INFORMAÇÃO DOCUMENTAL ARQUIVÍSTICA

11.  INFORMÇÃO SOBRE OS ACERVOS
BIBILOTECAS ARQUIVOS
LIVROS, PERIÓDICOS (IMPRESSOS E/OU ON
LINE), CDS, DVDS, MAPAS, VHS.
DOCUMENTOS CONTÁBEIS, RH, PROJETO
ARQUITETÔNICO, CONTRATO DE COMPRA E
VENDA DE CLIENTES, TESTE PSICOLÓGICO,
SEGURANÇA DO TRABALHO, LIVROS
CONTÁBEIS, FOTOGRAFIA, CONTROLE DE
QUALIDADE.

12. BIBLIOTECAS Arquivos
Utilizamos a AACR2, Tabela de
Classificação (CDU), manuais e
guias.
Manuais, guias Tabela de classificação,
tabela de temporalidade de
documentos, sistema de busca
informatizado, norma de serviços,
INSTRUMENTO DE TRATAMENTO INFORMACIONAL

13. Bibliotecas Arquivos
Após a aquisição, os materiais
bibliográficos são
catalogados/classificados no
Processamento técnico e em
seguida são carimbados e
etiquetados no Controle
Bibliográfico para serem
disponibilizados no acervo
Cada setor produz sua
documentação de acordo com sua
necessidade, e durante a fase
intermediária cada setor possui seu
próprio arquivo, que é consultado
para suas atividades administrativas
do dia a dia.
- FLUXO DOCUMENTÁRIO NA UNIDADE

14. Biblioteca Arquivo
NÃO EXISTE UMA POLÍTICA POR
ESCRITO DE PRESERVAÇÃO DO ACERVO,
PORÉM SÃO REALIZADOS REPAROS E
ENCADERNAÇÕES NOS MATERIAIS DE
GRANDE CIRCULAÇÃO E/OU QUE
APRESENTEM DESGASTE
Sempre é feito campanhas na empresa
acerca de política de preservação; os
documentos antes de serem arquivados são
retirados todos os grampos e clips; não é
usado durex ou, cola. Os mesmos são
colocados em saquinhos plásticos e em caixa
arquivo de papelão; as estantes são de aço
dispostas em local limpo e arejado.
PRESERVAÇÃO DO ACERVO

15. BIBLIOTECAS ARQUIVOS
O ACERVO É DE LIVRE CONSULTA COM
EXCEÇÃO DOS PERIÓDICOS QUE
PRECISAM DA INTERVENÇÃO DO
BIBLIOTECÁRIO PARA BUSCAR NA
ESTANTE (ACERVO FECHADO PARA OS
PERIÓDICOS) E TAMBÉM É FECHADO NO
SETOR DE COLEÇÕES ESPECIAIS (OBRAS
RARAS)
O ACERVO POSSUI UM CATALOGO QUE O
USUÁRIO LOCALIZA O QUE ELE PRECISA, E
SOLICITA AO GESTOR DO ARQUIVO, O
MESMO RESGATA O DOCUMENTO E REALIZA
A ENTREGA DO MESMO AO USUÁRIO.

16. BIBLIOTECAS
ARQUIVOS
SOMENTE PARA OS USUÁRIOS
QUE TEM VÍNCULO COM A
INSTITUIÇÃO. APENAS OS
PERIÓDICOS E OS MATERIAIS
LOCALIZADOS NA REFERÊNCIA
E ALGUNS ITENS DO SETOR DE
COLEÇÕES ESPECIAIS NÃO SÃO
EMPRESTADOS
OS ITENS INFORMACIONAIS
PODEM SER SOLICITADOS POR
QUALQUER UM, E SÃO
EMPRESTADOS, ATÉ O MOMENTO
QUE RESOLVER SEU PROBLEMA
REFERENTE AO DOCUMENTO,
UTILIZANDO COMO BASE PARA A
SOLUÇÃO DE SEU PROBLEMA.

17. BIBLIOTECAS ARQUIVOS
ALGUNS PROFISSIONAIS LIDAM COM A
INFORMAÇÃO NO DIA A DIA, MAS POUCOS
SÃO REALMENTE GESTORES DE
INFORMAÇÃO.
GESTOR DA INFORMAÇÃO
GESTOR DOCUMENTAL

18. Bibliotecas
ARQUIVOS
NEM TODOS OS PROFISSIONAIS POSSUEM
O PODER DECISÓRIO; A MAIORIA
PARTICIPA COM OPINIÕES, SUGESTÕES, E
OS QUE POSSUEM CARGO DE CHEFIA É QUE
GERENCIAM AS DEMANDAS E LIDERAM AS
EQUIPES DE TRABALHO.
O MESMO É RESPONSÁVEL POR
TODAS AS ATIVIDADES REALIZADAS
NO SETOR E AINDA POSSUI PODER
DE DECISÃO; QUANDO HÁ
NECESSIDADE DE GERENCIAR
PESSOAS É FEITO NATURALMENTE.

19. BIBLIOTECAS ARQUIVOS
A UNIDADE DE INFORMAÇÃO É
UM ÓRGÃO SUPLEMENTAR
LIGADO À REITORIA DA
UNIVERSIDADE.
O SETOR DE ARQUIVO ESTÁ LIGADO À
DIRETORIA FINANCEIRA OU DE
PLANEJAMENTO OU JURÍDICA.

20.  CONCEITO DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
 É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO
(elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE
(material, base), produzida em decorrência do
cumprimento de uma ATIVIDADE.
 O documento pode ser simples (ex.: oficio,
relatório, ficha de atendimento, etc.) ou
Composto (ex.: processo, dossiê, etc.).

21.  O Dicionário de Terminologia Arquivística
adota a seguinte definição: “Arquivo é o
conjunto de documentos que,
independentemente da natureza ou do
suporte, são reunidos por acumulação ao
longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO;
BELLOTTO, 1996, p. 5).

22.  São todos os documentos de qualquer suporte
ou formato, produzidos e/ou recebidos por um
órgão governamental na condução de suas
atividades.
 PORTANTO, A SOCIEDADE TEM ACESSO Á
INFORMAÇÃO .

23.  ADMINISTRATIVA – SERVIR À
ADMINISTRAÇÃO
Guarda de documentos que circulam na instituição;
Preservação dos documentos;
Atendimento aos pedidos de consulta e
desarquivamento de documentos pelos setores da
instituição;
Expedição de correspondência;
Criação de modelos para documentos;
Criação de normas de gestão documental da
instituição.
SERVEM À HISTÓRIA através do atendimento às
consultas e pesquisas.

24.  Suporte: Material sobre a qual as informações
são registradas. Exemplos: papel, fita
magnética, filme de nitrato, CD, DVD, Disco
Rígido, Pen drive.
 Forma: Estágio de preparação e de
transmissão de documentos. Exemplos:
original, cópia, Minuta e rascunhos


25. ESPÉCIE: É a configuração que assume um
documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas.
Exemplos:
Ata,
Relatório,
Carta,
Ofício,
Proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma.

26.  Gênero: configuração que assume um
documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo.
 EX: audiovisual (filmes);
 fonográfico (discos, fitas);
 textual (de forma geral documentos)

27.  Tipo de documento: é a configuração que
assume uma espécie documental, de acordo
com a atividade que a gerou.
 Exemplos:
 Ata de posse;
 boletim de notas,
 prontuário médico,
 nota fiscal de compras.

28. Espécie
Documental Função Tipologia Documental
Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação
Formulário
Adquirir material
de consumo Formulário de aquisição
Ata
Registrar
assembleia Ata de assembleia
Contrato
Prestação de
serviço
Contrato de prestação de
serviço
Carta
Proposta de
patrocínio
Carta de apresentação de
proposta de patrocínio

29.  Arquivos Especiais: Apresentam formas
físicas diversas. Ex: fotografias, CD- Rom,
disquetes.

 Arquivos Especializados / Técnicos:
Apresentam resultados sobre uma área do
conhecimento humana. Ex: arquivos científicos,
arquivos de empresa.

30.  Quanto a natureza do assunto os documentos
podem ser ostensivos ou sigilosos.
 A classificação de ostensivo é dada aos
documentos cuja divulgação não prejudica a
instituição, podendo ser de domínio público.
 Documentos sigilosos que, pela natureza de
seu conteúdo, devam ser de conhecimento
restrito e, portanto, requeiram medidas
especiais de salvaguarda para sua custódia e
divulgação.

31.  .Ultra- secretos: teor e as características
devem ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas
 Secretos: Teor e característica só podem ser do
conhecimento de pessoas autorizadas
 Confidenciais: Contém assuntos de caráter
pessoal cujo conhecimento deve ser limitado a
um grupo.
 Reservados: Não devem ser do conhecimento do
público em geral. Recebe esta classificação os
plano, projetos e programas.

32. Consideram-se sigilosos os documentos que,
pela natureza de seu conteúdo, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram
medidas especiais de salvaguarda para sua
custódia e divulgação.
Regulamentos:
Decreto n. nº 2.134, de 24/01/1997
regulamenta o artigo 23 da Lei nº 8.159/91.
Lei do acesso á informação: art.23
(lei12.527/2011).

33. Segundo as entidades criadoras/mantenedoras
os Arquivos podem ser classificados em:
Públicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas, sociedades,
clubes, associações);
Comerciais (empresas, corporações,
companhias) e;
Pessoais ou familiares (fotos de família, cartas,
originais de trabalhos, etc

34.  Fundo de arquivo é um conjunto de
documentos cujo crescimento se efetua no
exercício das atividades de uma pessoa física
ou jurídica ( ELSEVIE’S LEXICON,1964,p33).
 Fundo é unidade constituída pelo conjunto de
documentos acumulados por uma entidade
que, no arquivo permanente, passa a conviver
com arquivo de outras (DICIONÁRIO DE
TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA,1996,P.40).

35.  Princípio da proveniência ou respeito aos
fundos: Princípios segundo o qual os arquivos
de uma instituição ou de uma pessoa devem
manter sua individualidade, não sendo
misturados aos de origem diversas.

 Princípio da organicidade: Qualidade segundo
qual os arquivos espelham as estruturas, as
funções e as atividades produtoras
/acumuladoras em suas relações internas e
externas.
