Noções de arquivamento e procedimentos administrativos

MINISTÉRIO DO TURISMO

TEORIA E EXERCÍCIOS
Nível Médio

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO
E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Prof. Élvis C. Miranda
NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010
MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 1-

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
Conceito de Arquivo
Suporte dos documentos
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos Suporte: Material no qual são registradas as informações.
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, Dicionário de Terminologia Arquivística.
em decorrência do exercício de atividades específicas, bem Arquivo Nacional. p. 159
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos. O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes.
Lei 8.159/1991
Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vídeo.
01. (Cespe-UnB – AGU 2010) O arquivo de um órgão é o conjunto de
08. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O documento, para a
documentos recebidos ou expedidos por esse órgão no exercício de
disciplina arquivística, é a combinação do suporte com a informação
suas atividades.
nele registrada, utilizada como prova ou para consulta.
02. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento é toda informação registrada
09. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) O arquivo é constituído de documentos
em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo
em variados suportes, entre outros: papel, papel fotográfico, película
e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da
fotográfica e mídias digitais.
humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares.
10. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte é utilizado em
03. (Cespe-UnB / MPU 2010) Um arquivo documental tem por objetivo
arquivologia para denominar qualquer material que contém
servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou
informações registradas. Alguns exemplos, além do mais comum
físicas.
hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho, disco magnético, entre
04. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento de arquivo outros.
qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física ou
11. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no âmbito
jurídica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e
da instituição, mesmo que não estejam em suporte papel, são
preservado como prova de tais atividades.
considerados documentos de arquivo.
05. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo são provas
12. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivísticos são
de transações realizadas nas organizações.
constituídos por um mesmo tipo de suporte.
06. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir de
13. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composição do conceito de arquivo
prova de transações realizadas.
adotado pela arquivística define que seus documentos devem
07. (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivos possuir um mesmo tipo de suporte físico.
são o resultado das atividades desenvolvidas pela instituição produtora.

FUNÇÃO E FINALIDADES DO ARQUIVO

Função do arquivo: A função básica do arquivo é tornar
disponíveis as informações contidas no acervo documental Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
sob sua guarda.
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. elementos de prova e informação.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20 Lei 8.159/1991

17. (Cespe-UnB -ANAC/2009) A função primária do arquivo é funcional,
14. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função
isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo
principal tornar disponível as informações contidas no acervo
momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma
documental.
sociedade.
15. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como função básica tornar
18. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A legislação arquivística brasileira,
disponíveis as informações contidas nos documentos mantidos sob
apesar do grande avanço, não considera os arquivos como
sua guarda.
instrumento de apoio à administração.
16. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A função principal do
19. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo é
arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo
ser um instrumento de apoio à administração, constitui com o
documental sob sua guarda.
decorrer do tempo, base do conhecimento da história da instituição
a que pertence.
20. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arquivos
Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo,
é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer em base para o conhecimento da história.
do tempo, em base do conhecimento da história. 21. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20 decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.


CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Teoria das 3 Idades Arquivo Corrente

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, Arquivo de 1a Idade ou Corrente
intermediários e permanentes. Constituído de documentos em curso ou consultados
Lei 8.159/1991 freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que
os receberam e os produziram ou em dependências próximas de
22. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei nº 8.159, de 8 de fácil acesso.
janeiro de 1991, é correto afirmar que são tipos de arquivos. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática.
(A) correntes, intermediários e permanentes. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21
(B) correntes, temporários e permanentes.
(C) privados, intermediários e permanentes. Art. 8º - § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
(D) correntes, intermediários e provisórios. freqüentes.
(E) correntes, temporários e provisórios. Lei 8.159/1991
23. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos
em: correntes, semipermanentes e permanentes. 35. (Cespe-UnB – AGU 2010) O arquivo corrente é formado por
documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados
24. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um arquivo frequentemente porque aguardam sua destinação final.
são duas: corrente e permanente.
36. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Os documentos correntes
25. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evolução da devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da
arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de
setoriais, correntes, inativos e permanentes. uso que os documentos dessa idade têm.
37. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente é a fase em que os
Valor dos Documentos documentos estão ativos, em curso e que ainda são muito
consultados pela administração e, por isso, são conservados junto
Valor Primário: aos órgãos produtores.
- Documentos que servem de apoio às atividades da instituição;
38. (Cespe-UnB / MPU 2010) Dada a importância da preservação dos
- Todo documento nasce com esse valor e depois o perde; documentos que compõem o arquivo corrente de determinado setor
- É um valor temporário de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em
Valor Secundário: local afastado do referido setor.
- Documentos que preservam a memória/história da instituição;
- Nem todo documento apresentará esse valor; 39. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) Em geral, os arquivos
- É um valor definitivo (permanente). correntes se encontram distribuídos pelos vários setores da
organização.
26. (Cespe-UnBANEEL 2010 –Arquivista) Os documentos que formam 40. (Funiversa – Terracap 2010) Acerca da classificação dos arquivos,
os arquivos correntes são encontrados nas unidades ou setores de aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados
trabalho de uma organização e são caracterizados por terem valor na instituição são chamados de arquivos
administrativo.
(A) intermediários.
27. (Cespe-UnB / MPU 2010)A ênfase ao valor primário é característica (B) setoriais.
marcante dos documentos de um arquivo corrente, condição não
(C) centrais.
verificada nas outras idades documentais.
(D) correntes.
28. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) Os documentos que não apresentam
(E) gerais.
mais valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem
ser eliminados, pois não são mais necessários como prova de uma 41. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no órgão
atividade desenvolvida pela organização. público e que vão para os setores destinatários irão formar os
arquivos correntes dessas unidades.
29. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermediário, assim como
o arquivo corrente, é constituído por documentos de valor primário. 42. (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes são constituídos de
documentos com pouca frequência de uso e que são mantidos
30. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - A teoria dos valores
próximos de quem os recebe ou os produz.
de documentos não permite definir se o documento é da fase corrente,
da intermediária ou da permanente. 43. (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades político-
administrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou
31. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes são formados
correntes do órgão ao qual pertencem.
por documentos com valor secundário.
44. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntes
32. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo
são formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou)
permanente têm valor primário.
recebidos pelos vários setores de trabalho da instituição e que
33. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) A história precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar próximos aos
se faz com documentos que nasceram para ser históricos. seus usuários diretos.
34. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Os arquivos 45. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos considerados
intermediários são constituídos por documentos ainda com valor correntes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso, além
primário. de serem alvos de consultas frequentes.


46. (Funiversa - Metrô-DF/2009) É denominado arquivo corrente: 54. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O arquivo intermediário é constituído
(A) o conjunto de documentos sem qualquer vínculo aos objetivos de documentos que perderam todo o valor de natureza
imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam administrativa.
junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência ou freqüência
55. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O acesso aos documentos no arquivo
de uso.
intermediário é aberto ao público.
(B) o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos
imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam 56. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo
junto aos órgãos acumuladores em razão de sua vigência e intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e
freqüência de uso. aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.
(C) o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos
imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam Arquivo Permanente
distantes dos órgãos produtores em razão de sua vigência e
freqüência de uso.
Arquivo de 3a Idade ou Permanente
(D) o conjunto de documentos sem qualquer vínculo aos objetivos Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza
imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam administrativa, que se conservam em valor de seu valor histórico
distantes dos órgãos produtores em razão de sua vigência e ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e
freqüência de uso. sua evolução.
(E) o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática.
imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22
junto aos órgãos produtores já que se encontram vencidos e sem
uso. Art. 8º - § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos
de valor histórico, probatório e informativo que devem ser
Arquivo Intermediário definitivamente preservados.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
Arquivo de 2a Idade ou Intermediário imprescritíveis.
Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente Lei 8.159/1991
consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram
podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar 57. (Cespe-UnB – DPU 2010) Nos arquivos permanentes, a pesquisa é
um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem facultada (liberada) ao público externo.
conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos
nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de 58. (Cespe-UnB – DPU 2010) Nos arquivos permanentes, os documentos
“limbo” ou “purgatório”. existentes são passíveis de eliminação.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 59. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospital
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22 que são custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor
e por possuírem acesso público, são denominados arquivos
Art. 8º - § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, correntes.
não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
60. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - O acesso aos
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é
permanente.
restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com
Lei 8.159/1991 autorização da instituição que os acumulou.
47. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Os arquivos intermediários 61. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 -Arquivista) O conjunto de documentos
são formados por documentos semiativos, que não precisam ser preservados em caráter definitivo em função de seu valor é
mantidos próximos aos usuários diretos. denominado arquivo intermediário.
48. (Cespe-UnB / MPU 2010) A função do arquivo intermediário é 62. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os O acesso aos documentos do
possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados arquivo permanente é feito com a autorização do órgão acumulador.
com pouca freqüência, devem ser mantidos, por questões legais, 63. (Funiversa - Metrô-DF/2009) Assinale a alternativa que denomina
fiscais, técnicas ou administrativas. um arquivo composto por todos os documentos que, tendo perdido
49. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O arquivo intermediário justifica-se a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório,
por questões econômicas. É uma forma de armazenamento de informativo, histórico e de investigação, não pode ser destruído;
documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da sendo, pois, de conservação permanente ou definitiva.
organização. (A) Arquivo digital temporário.
50. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) Os documentos são mantidos nos (B) Arquivo Permanente.
arquivos intermediários quando apresentam alto valor secundário. (C) Arquivo Mestre.
51. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O acesso aos documentos é aberto ao (D) Arquivo Temporário.
público nos arquivos intermediários, diferentemente do que ocorre (E) Arquivo Digital Mestre.
com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores.
52. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A descentralização física dos arquivos Avaliação de Documentos / Tabela de Temporalidade
intermediários é resultado da grande frequência de uso dos
documentos nessa fase do arquivo. Avaliação é a definição dos prazos de guarda e da destinação final dos
53. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos produzidos e(ou) documentos. É realizada por uma Comissão de Avaliação e resulta na
recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um órgão público elaboração da tabela de temporalidade da instituição, que deverá ser
que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda aprovada por uma autoridade competente da instituição para que possa
podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo ser implementada no órgão.
intermediário.

Prazos de guarda Destinação
Documentos Observação
Corrente Intermediário Final
Legislação de Pessoal 10 anos 10 anos Guarda Perm. -
Admissão de Pessoal 5 anos 47 anos Eliminação -

Férias 7 anos - Eliminação -
Frequência 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos

Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar após 5 anos

Greves 5 anos 5 anos Guarda Perm. -

Normas Internas Enqto. Vig. - Guarda Perm. -

64. (Cespe-UnB / MPU 2010) A destinação final dos documentos deve Prazos de Guarda
ser a eliminação, a guarda temporária no arquivo intermediário, a
guarda permanente ou a eliminação por amostragem. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará
65. (Cespe-UnB / MPU 2010) O processo de avaliação de um documento expresso na tabela de temporalidade da instituição.
tem como resultado a elaboração da tabela de temporalidade do
documento 74. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guarda
temporária devem ser mantidos por cinco anos.
66. (Cesgranrio - BACEN / 2010)A destinação final, elemento importante
da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que são: 75. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de
cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
(A) eliminação ou guarda permanente.
(B) digitalização ou microfilmagem. 76. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo máximo de retenção de
documentos na fase corrente é de seis meses.
(C) arquivo corrente ou arquivo intermediário.
(D) conservação ou restauração. 77. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamento
de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.
(E) proteção ou sigilo.
78. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Após cinco anos, os documentos da fase
67. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os órgãos públicos devem corrente devem ser completamente eliminados.
constituir uma comissão permanente de avaliação de documentos
com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliação 79. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Serão preservados, em caráter
dos documentos no âmbito de sua atuação. permanente, todo e qualquer documento com produção anterior
ao século XIX.
68. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinação dos documentos é
indicada
(A) pela tabela de temporalidade Cumprimento do Ciclo Vital (Transferência / Recolhimento /
Eliminação)
(B) pela tipologia documental
(C) pelo plano de classificação - Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e
(D) pelos instrumentos de pesquisa intermediária.
(E) pela tabela de equivalência - Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas
fases intermediária e permanente.
- Transferência: Envio de documentos da fase corrente para a fase
Vantagens da Avaliação para a Instituição intermediária.
- Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediária
- Ganho de espaço físico; para a fase permanente.
- Facilidade na organização e localização dos documentos;
- Economia de recursos humanos e materiais. 80. (Cespe-UnB – DPU 2010) Na fase inermediária, os documentos
são recebidos por transferência dos arquivos correntes.
69. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de
avaliação de arquivo incluem o aumento do índice de recuperação da 81. (Cespe-UnB – DPU 2010) Os documentos cujo prazo de guarda
informação. seja estabelecido em cem anos deverão ser recolhidos ao
arquivo permanente.
70. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de
avaliação de arquivo incluem a conquista de espaço físico. 82. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) A passagem pelo arquivo
intermediário indica que o documento vai ter como destinação
71. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de documentos final a eliminação.
possibilita ganho de espaço físico nos depósitos de documentos.
83. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) Os documentos, assim que
72. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de documentos encerrado o seu prazo de guarda nos arquivos correntes, são
possibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informações. eliminados, transferidos ao arquivo intermediário ou recolhidos
73. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliação documental provoca, ao arquivo permanente.
necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. 84. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) Os documentos, antes de
serem recolhidos ao arquivo permanente, passam obrigatoriamente
pelo arquivo intermediário.


85. (Cetro – Embrapa 2010) O recolhimento marca a transição para a 90. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Os documentos
3ª idade documental. podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo
permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo
86. (Cetro – Embrapa 2010) É considerada transferência a passagem
intermediário.
de documentos de um arquivo intermediário para o arquivo
permanente. 91. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas três
idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos
87. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento é a passagem dos
correntes.
documentos dos arquivos correntes para os arquivos
intermediários. 92. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Definido o
fim da permanência do documento no arquivo corrente, ele deve
88. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivo
ser transferido ao arquivo permanente.
corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo
intermediário. 93. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Atualmente,
com o aumento da complexidade das organizações, determinados
89. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem de
documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.
documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para
o permanente são denominados, respectivamente, 94. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os
(A) avaliação e seleção. documentos, independentemente do valor, passam
obrigatoriamente pelas três fases documentais: corrente,
(B) transferência e recolhimento.
intermediária e permanente.
(C) arranjo e classificação.
(D) arquivamento e acondicionamento.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Quanto à Natureza dos documentos 102. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003)Arquivos médicos são considerados
especializados.
95. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere à 103. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos de engenharia são
existência de documentos de formas físicas diversas, como considerados especializados.
fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides.
96. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Quanto à natureza dos documentos, Quanto á Extensão de sua Atuação
denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda
documentos com formas físicas variadas e que necessitam de 104. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos setoriais
armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo
condições especiais. funções de arquivo permanente.
97. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Dá-se o nome de arquivo especializado 105. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Quanto à extensão de sua atuação,
ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em os arquivos são classificados em correntes e intermediários.
condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou
conservação. 106. (Funiversa - HFA / 2009) O setor que se destina a receber os
documentos correntes, provenientes dos diversos órgãos que
98. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Quanto à natureza dos documentos, são integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto,
classificados como especializados aqueles arquivos que têm sob as atividades de arquivo corrente, é denominado
sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem
tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no (A) arquivo setorial.
acondicionamento e na conservação, por causa de sua forma física. (B) arquivo geral ou central.
99. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Em arquivos denominados especiais, são (C) protocolo.
mantidos sob guarda documentos que resultam da experiência (D) arquivo corrente ou intermediário.
humana em um campo específico do saber. (E) arquivo permanente.
100. (Cespe-UnB-ANS / 2005) O arquivo que tem sob sua guarda 107. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) O arquivo setorial é aquele
documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções
acondicionamento ou conservação é chamado arquivo de arquivo corrente.
especializado.
108. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo setorial é aquele estabelecido
101. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto à natureza dos documentos, junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo
a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes às decisões corrente.
de tribunais superiores é chamada arquivo especial.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Quanto ao gênero Textuais: Documentos escritos.
Iconográficos: Documentos com imagens estáticas. Exemplos:
Gênero é a configuração que assume um documento de acordo com o fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras.
sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Cartográficos: mapas e plantas.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de Micrográficos: microfilmes.
arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19. Sonoros: Documentos cuja informação esteja em forma de som.
Filmográficos: Filmagens. Vídeos.
Informáticos/Digitais: Documentos em meio digital.


classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo
109. (Cespe-UnB / MPU 2010) Os documentos do gênero iconográfico a dado, informação, documento, material, área ou instalação;
e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo
slides, diapositivos e gravuras. transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou
110. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) Os ofícios datilografados ou informações;
impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação
documentos escritos ou textuais e são muito comuns nos arquivos de dado, informação, área ou instalação sigilosos;
permanentes. Decreto 4.553/2002
111. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Uma base de dados
desenvolvida em uma instituição pública deve ser considerada como Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação
parte dos arquivos dessa instituição. obedecerão às seguintes prescrições:
I - serão acondicionados em envelopes duplos;
112. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislação brasileira define arquivo II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau
como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos de sigilo ou do teor do documento;
textuais III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de
113. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais, sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido
audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados o envelope externo;
nos arquivos. Decreto 4.553/2002

114. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Um arquivo contém documentos em 121. (Cespe-UnB – DPU 2010) O procedimento de desclassificar
formatos diversos. Um arquivista precisa estar preparado para documentos consiste em
organizar documentos impressos, fotografias em papel, filmes,
(A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminação.
disquetes, fitas sonoras e DVDs, dentre outros. Uma planta de
arquitetura do 12º pavimento de uma instituição pública é (B) possibilitar o empréstimo de documentos em âmbito interno.
considerada um documento do seguinte gênero: (C) liberar à consulta os documentos de natureza especial.
(A) filmográfico; (D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente
(B) cartográfico; classificados como sigilosos.
(C) textual; (E) proceder à alteração da classificação atribuída anteriormente,
com base no plano de classificação da instituição.
(D) iconográfico;
(E) sonoro. 122. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondências consideradas
ostensivas são classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais,
115. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofícios impressos, plantas de quadras sigilosas e ultrassecretas.
residenciais e fotografias de pistas de circulação de veículos são
classificados, quanto ao gênero, como documentos textuais, 123. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificação de ostensivo é dada aos
cartográficos e filmográficos, respectivamente. documentos de arquivo cuja divulgação não prejudica o órgão
ou o ministério.
116. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo são
classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográficos. 124. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser
de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de
117. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES /Arquivista 2008) Documentos salvaguarda para sua custódia e divulgação.
do gênero iconográfico são aqueles que contêm imagens estáticas.
125. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) São denominados ostensivos
118. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de
eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo. arquivo na sua guarda e na sua divulgação.
119. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras 126. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e
são classificados como micrográficos. ultrassecreto são graus de sigilo aplicados a documentos que
120. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gênero, os documentos necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.
contendo imagens estáticas, a exemplo das fotografias, desenhos e 127. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informações sigilosas são classificadas
gravuras, são classificados como documentos iconográficos. em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.
128. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgação de
Quanto à natureza do assunto seu conteúdo não apresenta qualquer restrição são classificados
como ostensivos.
Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimento
129. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados como
restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda
reservados, secretos ou ultrassecretos não podem ser expedidos
para sua custódia e divulgação.
por meio postal.
Ostensivos: Documentos cuja divulgação não prejudica a administração.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 130. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificação é o ato pelo qual a
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 29-30 autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado
documento.
Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em 131. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedição e tramitação de documentos
ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o
teor ou dos seus elementos intrínsecos. acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e
Decreto 4.553/2002 indicar o grau de sigilo no envelope externo.
132. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitação de
Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes
documentos sigilosos, está o seu acondicionamento em envelope
conceitos e definições:
duplo.


133. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o termo Espécies / Tipologias documentais
classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à
atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações. Espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a
134. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Não é permitida a expedição de disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos:
documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo boletim, certidão, declaração e relatório.
de documento deve ser feita apenas por intermédio de agente Tipologia documental é a configuração que assume uma espécie
público autorizado. documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos:
boletim de ocorrência, boletim escolar, certidão de nascimento e
135. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) A expedição de documentos declaração de bens.
classificados como sigilosos requer envelopamento duplo. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de
136. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Para maior segurança e arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19.
controle, no envelope externo deverá estar registrado o grau de sigilo
do documento. Identifique os elementos a seguir como espécies (E) ou tipologias
documentais (TD).
Identifique os documentos a seguir como espécies ou tipologias documentais.

Declaração - ( ) Espécie ( ) Tipologia Exame de sangue - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Portaria de nomeação - ( ) Espécie ( ) Tipologia Aviso - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Histórico de conclusão do 2º grau - ( ) Espécie ( ) Tipologia Processo - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Parecer - ( ) Espécie ( ) Tipologia Balanço Patrimonial - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Atestado - ( ) Espécie ( ) Tipologia Fatura - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Alvará de funcionamento - ( ) Espécie ( ) Tipologia Projeto pedagógico - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Boletim - ( ) Espécie ( ) Tipologia Guia de internação - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Memorando de apresentação de servidor - ( ) Espécie ( ) Tipologia Processo - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Relatório de atividades - ( ) Espécie ( ) Tipologia Lista de compras - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Requerimento - ( ) Espécie ( ) Tipologia Portaria de nomeção de servidor - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Título de eleitor - ( ) Espécie ( ) Tipologia Edital - ( ) Espécie ( ) Tipologia
Declaração de imposto de renda - ( ) Espécie ( ) Tipologia Certificado - ( ) Espécie ( ) Tipologia

137. (Cespe-UnB – AGU 2010) Ofício, memorando e aviso são exemplos 143. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008)Alvará, ata, auto, regulamento,
de tipologias documentais. solicitação e passaporte são exemplos de tipologias documentais.

138. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) Relatório de recolhimento 144. (Cespe-UnB - MS/Téc. Sup. 2008) Pode-se considerar o relatório,
do fundo de garantia por tempo de serviço é um exemplo de a ata, o projeto, a carta e o formulário como exemplos de tipologias
denominação de uma tipologia documental. documentais.

139. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) Considerando que a tipologia 145. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008)
documental é a união entre a espécie do documento e a sua função, Pronunciamento, proposta, precatório, prestação de contas, laudo,
assinale a opção em que todos os itens citados correspondem a instrução normativa, informe, convite e telegrama são exemplos
espécies documentais. de tipologias documentais.
(A) atestado, alvará de funcionamento e exposição de motivos 146. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) Abaixo-assinado, carta,
(B) auto, exposição de motivos e precatório certidão, circular e processo são exemplos de tipologias
(C) ata de reunião, relatório de atividades e certidão documentais existentes nos arquivos.
(D) ato, consulta e relatório 147. (Unb/Cespe-UnB - MI /Arquivista - 2006) Ata de reunião, relatório
(E) certidão de nascimento precatório e convocação de atividades, cronograma, plano de ação e projeto são exemplos
de tipologias documentais.
140. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Ofícios, memorandos,
cartas e telegramas são tipologias documentais 148. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Define-se declaração
de bens como tipologia documental porque nela se encontra a junção
141. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Relatório de
da espécie com a atividade do documento.
atividades, negativo fotográfico, ata de reunião e cartão de visita
são exemplos de tipologias documentais. 149. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Entre as tipologias
documentais que podem ser encontradas nos arquivos da Secretaria
142. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Ata de reunião, relatório
de Gestão Administrativa (SGA) do GDF estão as atas de reuniões,
de atividades e projeto de trabalho são exemplos de espécies
relatórios de atividades e livros de ponto.
documentais.

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Fatores físicos - Água e fogo não devem entrar no ambiente de arquivo;
- A limpeza do piso, estantes e móveis deve ser feita com pano úmido/
Principais fatores físicos prejudiciais à conservação dos doc umentos:
aspirador.
umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposição à luz
- A higienização dos documentos deve ser feita com uma trincha ou flanela.
natural ou artificial
BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro :
- O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com
Arquivo Nacional, 1985.
os documentos mantidos sob sua guarda (aprox. 21º e 55%);

150. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) Os depósitos de arquivo 166. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A higienização mecânica dos
devem prever locais específicos para armazenamento de cada tipo documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação
de suporte, de acordo com suas especificidades. importante para a conservação dos documentos em papel.
151. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) O calor e umidade 167. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depósito do arquivo
excessivos são nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve- deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o
se, portanto, manter taxas muito baixas de umidade e temperatura chão deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura de água,
no arquivo. solventes, cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo
152. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) A luz natural, sobretudo a menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura.
radiação ultravioleta, causa danos aos documentos. Para protegê- 168. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienização dos documentos, além
los, é necessário usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir de remover a poeira, devem ser retirados objetos metálicos, como
as lâmpadas incandescentes por lâmpadas fluorescentes, que não grampos, clipes e prendedores metálicos.
emitem radiações ultravioleta.
169. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A higienização e o
153. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) A fim de proteger os acondicionamento são ações de conservação dos documentos.
documentos da radiação ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se
monitorar os níveis de luminosidade do local e utilizar persianas, 170. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a
cortinas ou filtros nas janelas. limpeza do piso, das estantes e dos móveis do arquivo para preservar
os documentos.
154. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) É necessário controlar a
temperatura e a umidade relativa do ar nos depósitos de documentos. 171. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienização é
um dos procedimentos mais significativos do processo de
155. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A conservação compreende os
conservação de documentos e deve ser feita em períodos regulares.
cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local
de sua guarda. 172. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que
156. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O ar seco é um elemento que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de
beneficia as condições físicas do papel. grampo.

157. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequências da 173. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas
exposição dos documentos em papel à luz é o seu amarelecimento. transportando alimentos líquidos no espaço destinado ao acervo
arquivístico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com
158. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade são fatores
alimentos sólidos.
de enfraquecimento do papel.
174. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o ruído
159. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O arquivista pode evitar
no ambiente, é indicado que o piso dos espaços onde são preservados
problemas com as radiações ultravioleta nos depósitos de
os documentos seja revestido com carpete.
documentos, adotando as seguintes medidas: utilizar salas sem
janelas e substituir as lâmpadas incandescentes por lâmpadas 175. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como
fluorescentes, que não emitem radiação UV. enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, é indicado
160. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de o uso de cola plástica comum.
preservação preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle 176. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depósitos de
da temperatura e umidade do ambiente e a incidência direta de luz, documentos, é indicado o piso de carpete, desde que seja limpo
natural ou artificial, sobre os documentos. diariamente.
161. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - A luz solar, o ar 177. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espaço reservado à guarda
seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura dos documentos deve ser lavado semanalmente com água e sabão
e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação neutro a fim de se evitar as ações de agentes nocivos.
dos documentos.
162. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A luz natural e o calor são
Fatores biológicos
prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de
armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes, por não
produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de Principais fatores biológicos prejudiciais à conservação dos
condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus documentos: insetos, microorganismos, ratos, homem.
durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos:
para reduzir os custos e o risco de incêndio. - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodão;
- Anotações nos documentos devem ser feitas a lápis.
163. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservação compreende os BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de
cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.
guarda.
164. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar é menos nociva que a 178. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) São considerados agentes
luz artificial na conservação e na preservação dos documentos de de degradação dos documentos, entre outros: fatores ambientais,
arquivo. como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e
roedores.
165. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco é um elemento que
beneficia as condições físicas do papel. 179. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos de
preservação devem incidir apenas sobre os documentos avaliados
Fatores químicos como permanentes na tabela de temporalidade e destinação.

Principais fatores químicos prejudiciais à conservação dos documentos: 180. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A ação antrópica não interfere na
poeira, sujeira, fumaça, colas, fitas adesivas, objetos metálicos, degradação dos arquivos.
alimentos. 181. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o
BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos.
Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.


182. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) No manuseio de documentos 186. (Cespe-UnB-STM / 2004) Para o registro do código de classificação
fotográficos, incluindo-se os negativos e as reproduções, é indicado nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferográfica,
o uso de luvas de borracha. pois esta não danifica as fibras do papel.
183. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para registro da classificação de 187. (Esaf-ANEEL / 2004) Ao fazer anotações nos documentos deve-se
documentos, é recomendado o uso de canetas esferográficas. fazê-lo com lápis preto (grafite) macio, em local predeterminado.
184. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionários quanto usuários 188. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) Ao manusear os negativos e as
devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio fotografias, é recomendável que o profissional use luvas de algodão.
de documentos.
185. (Cespe-UnB-STM / 2004) O uso de luvas de algodão é recomendável
para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo
arquivístico.

PROTOCOLO
Protocolo é o controle da tramitação dos documentos que tramitam no 198. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O setor de protocolo também
órgão, de forma a permitir a sua rápida localização e informação é responsável pelo recebimento, pela movimentação e expedição
aos interessados. É uma atividade típica da fase corrente. dos documentos.
MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivo para concursos. Brasília, 2007 199. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O registro dos documentos
é desenvolvido pelo setor de protocolo.
189. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O protocolo está vinculado
técnica e administrativamente ao arquivo intermediário. 200. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista)A tramitação é uma atividade
desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda
190. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O protocolo é uma contida nos documentos, não sendo uma atividade de protocolo.
atividade típica da fase corrente.
201. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Nos órgãos ou instituições
191. (Cespe-UnB-MI /Arquivista - 2006) O protocolo, pela sua natureza, públicas, protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades
é de responsabilidade dos arquivos intermediários. como recebimento, expedição, registro, distribuição e controle da
192. (Cespe-UnB-CNPq / 2003) A atividade de protocolo é movimentação de documentos em trâmite.
responsabilidade típica do arquivo permanente. 202. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - O registro dos documentos que chegam
a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste
Atividades de protocolo na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a
movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais
- Recebimento (Recepção dos documentos) aos interessados.
- Registro (Cadastro dos dados dos documentos) 203. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O protocolo é responsável
- Autuação (formação/abertura de processos) pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de
- Classificação (separação por assunto) distribuição, expedição e abertura de processos.
- Expedição/Distribuição (encaminhamento ao destinatário)
- Controle/Movimentação (controle da tramitação / andamento) 204. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O serviço de protocolo é responsável
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. pelas atividades de recebimento, classificação, controle da
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-59 tramitação e expedição de documentos.
205. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O recebimento, o
193. (Cespe-UnB – DPU 2010) As rotinas do setor de protocolo registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a
incluem atividades de expedição de documentos são atividades de protocolo.
(A) classificação, registro, avaliação e empréstimo de
206. (Cespe-UnB - MI/2009) - O recebimento, o registro, a movimentação
documentos.
e a expedição de documentos são atividades de responsabilidade
(B) recebimento, classificação, registro e movimentação de do setor de protocolo.
documentos.
(C) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos. 207. (Cespe-UnB - MI/2009) - A autuação é o termo que caracteriza a
(D) ordenação, classificação e avaliação de documentos. abertura do processo.
(E) registro de processos, classificação e avaliação de 208. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - O protocolo é a
documentos. porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e,
por suas características, faz parte das atividades dos arquivos
194. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Protocolo é o setor encarregado do
correntes.
recebimento e da expedição de documentos. É o responsável,
também, pelo arquivamento, que consiste em definir o tipo de 209. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Protocolo é a
armazenamento correto (pasta, caixa, prateleira) para a guarda de denominação atribuída a setores encarregados do recebimento,
cada documento, segundo o suporte (papel, filme, fita magnética) e expedição e distribuição de documentos..
o formato (caderno, mapa, fotografia).
210. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) A distribuição e
195. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Uma das atividades realizadas pelo a tramitação de documentos são atividades desenvolvidas pelos
serviço de protocolo é a classificação de documentos. setores de protocolo.
196. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Protocolo é o serviço encarregado de 211. (Funiversa - HFA / 2009) As chamadas atividades de controle da
recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e documentação, que têm como objetivo facilitar o fluxo de
expedição de documentos. informações no órgão, geralmente são exercidas por setores de
protocolo. Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades
197. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O protocolo do órgão deve manter
de controle.
controle da expedição de correspondência.

MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 10 -

(A) recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação 214. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos de
e expedição dos documentos correntes. natureza ostensiva recebidos pelo protocolo não podem ser abertos,
(B) recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus
e expedição dos documentos correntes, intermediários e destinatários.
permanentes.
215. (Cespe-UnB - MEC 2009)A correspondência oficial, com indicações
(C) aquisição, catalogação, distribuição, controle da movimentação de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta
e expedição dos documentos. para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao
(D) armazenamento, classificação, seleção e disseminação de toda destinatário.
a informação. 216. (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondência recebida que tiver
(E) criação, coleta, classificação, conservação e divulgação. caráter ostensivo não deve ser aberta pelo protocolo.
217. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A correspondência particular
Documentação particular / sigilosa / ostensiva recebida em um órgão público deve, obrigatoriamente, ser registrada
no setor de protocolo do órgão.
Não devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo, devendo ser
218. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) O setor de protocolo deverá abrir
encaminhados diretamente aos destinatários:
as correspondências oficiais mesmo que sejam confidenciais ou
- Documentos particulares
reservadas.
- Documentos sigilosos
Devem ser abertos e registrados pelo protocolo: 219. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Os
- Documentos ostensivos documentos particulares recebidos pelo protocolo de um órgão
MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivologia público ou de uma empresa não devem ser registrados nem
para concursos. Brasília, 2007 classificados, mas apenas remetidos aos destinatários.
220. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008)As correspondências particulares
212. (Cespe-UnB ANEEL 2010) A correspondência ostensiva é recebidas por um órgão público devem ser registradas no protocolo
distribuída por esse órgão sem que os profissionais que atuam no e enviadas aos seus destinatários.
setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor.
221. (Cespe-UnB - STJ/2008) O protocolo deve separar as
213. (Cespe-UnB ANEEL 2010) Os procedimentos adotados para a correspondências oficiais das particulares e a correspondência
correspondência de caráter sigiloso consistem em sua classificação oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
e encaminhamento ao destinatário.

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCESSO – É o documento ou o conjunto de documentos que exige e) Registrar, em sistema próprio, os dados do processo, a fim de
um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência,
despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para interessado, assunto etc;
pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado f) Conferir a numeração das folhas e o registro dos dados no sistema;
pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. g) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a
unidade específica correspondente, do órgão ou entidade;
222. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O processo é formado por um ou mais h) O envelope encaminhando a correspondência não será peça do
documentos que exijam estudos e(ou) procedimentos expressos em processo, devendo ser descartado.
despachos, pareceres técnicos, instruções, entre outros.
223. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O processo é formado por um documento 225. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A abertura de um processo denomina-
ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, se autuação.
despachos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento 226. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A formação de processo deve incluir
de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos as seguintes ações: prender toda a documentação dentro de uma
autorizados a executar tais procedimentos. capa, obedecendo à ordem cronológica do documento mais antigo
224. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Para a formação de processo em órgãos para o mais recente; colocar uma etiqueta na capa com o número
públicos, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo de protocolo; numerar as folhas do processo em ordem crescente e
esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras ou sem rasuras; identificar, na capa, a unidade para a qual o processo
requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas será encaminhado.
unidades organizacionais. 227. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Para a formação de processo, o servidor
deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro
Autuação de processos de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na
qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.
A autuação, também chamada formação de processo, ocorrerá no 228. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O servidor deverá conferir o registro e
protocolo do órgão e obedecerá a seguinte rotina: a numeração das folhas antes de encaminhar fisicamente o processo
a) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, em ordem autuado para a unidade do órgão a que se destina.
cronológica, com colchetes;
b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número 229. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Antes de numerar todas as folhas, o
de protocolo; servidor deverá incluir, no processo, o envelope que encaminhou a
correspondência, a fim de comprovar o endereço do remetente.
c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo
número de protocolo; 230. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Os processos
d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número devem ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber
da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o um número para seu controle e terem os seus dados incluídos em
processo); um sistema manual ou informatizado.


237. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) O processo é autuado pelo protocolo
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento
ou por unidade protocolizadora, mas a numeração de documentos
original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de
incluídos posteriormente deverão ser numerados e rubricados pelo
documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar
responsável pela inclusão.
documentos e fazer reconhecimento de firmas.
238. (Cespe-UnB - STJ/2008) As folhas de um processo devem ser
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários do
poderão se constituir em peças de processo. protocolo.
239. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Todas as folhas dos processos que
231. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A autuação do processo deve ser feita, tramitam na PRG/DF devem ser corretamente numeradas.
preferencialmente, a partir de um documento original; no entanto,
pode-se utilizar uma cópia de documento, autenticada por alguém
dotado de fé pública. Documentos transmitidos por fax, entretanto, Juntada (Anexação / Apensação)
não podem constituir peças de processo.
232. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O processo somente pode ser autuado a A juntada de processos será executada pelo protocolo, mediante
partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou determinação, por despacho, de seu dirigente.
qualquer tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser
autuados. Anexação

233. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - As mensagens e documentos A juntada por anexação será feita somente quando houver
resultantes de transmissão por meio de aparelho de fac-símile (fax) dependência entre os processos a serem anexados.
podem constituir peças de processo.
234. (Cespe-UnB - Min. Esporte 2008) A autuação ou formação do A dependência será caracterizada quando for possível definir um
processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um processo como principal e um ou mais como acessórios.
documento original.
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão
renumeradas a partir do processo acessório.
Numeração de folhas e peças de processos
Apensação
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem
rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número,
Apensação é a juntada de um processo a outro em caráter provisório.
aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, Neste caso, os processos mantêm sua independência e numeração
o número 1.
originais.

A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo da Desapensação
unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças
subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa
Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no
do processo não será numerada.
protocolo.
Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração,
A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.
não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.
A desapensação, bem como a juntada de processos, serão executadas
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho
pelo protocolo, mediante determinação, por despacho de seu dirigente.
reduzido, será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da
numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do
240. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Denomina-se juntada o procedimento
documento seja atingido pelo referido carimbo.
de abertura ou formação do processo.
Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da 241. (Cespe-UnB - MI/2009) - Por meio da operação conhecida como
correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, juntada por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais
apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformização
seguintes, sem rasuras, certificando-se a ocorrência. de tratamento em matérias semelhantes.
242. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Uma das espécies documentais mais
utilizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o processo. É comum a
juntada de processos, que pode ocorrer por anexação ou apensação.
A juntada por anexação significa
(A) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões
recursais relativas a um mesmo interessado.
(B) a união provisória de um ou mais processos a um processo
mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento
235. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O servidor deverá numerar as folhas em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
dos processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo
número 1 e usando o carimbo próprio para colocação do número no (C) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo
canto superior direito da página. (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto.
236. (Cespe-UnB - MI/2009) - As folhas do processo que tramita pelos
setores que decidirão sobre a matéria nele tratada devem ser (D) A união provisória de um ou mais processos a um outro
numeradas em ordem crescente. processo, desde que pertencentes à atividade-meio.


Noções de arquivamento e procedimentos administrativos

Noções de arquivamento e procedimentos administrativos

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (7)

Semelhante a Noções de arquivamento e procedimentos administrativos

Semelhante a Noções de arquivamento e procedimentos administrativos (20)

Mais de pcm1nd

Mais de pcm1nd (16)

Último

Último (20)

Noções de arquivamento e procedimentos administrativos