Teoria e Questões de Arquivologia

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Teoria e Questões de Arquivologia

  1. 1. MINISTÉRIO DO TURISMO TEORIA E EXERCÍCIOS Nível Médio NOÇÕES DE ARQUIVAMENTOE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Prof. Élvis C. MirandaNOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 1-
  2. 2. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA Conceito de Arquivo Suporte dos documentos Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos Suporte: Material no qual são registradas as informações. públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, Dicionário de Terminologia Arquivística. em decorrência do exercício de atividades específicas, bem Arquivo Nacional. p. 159 como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes. Lei 8.159/1991 Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vídeo.01. (Cespe-UnB – AGU 2010) O arquivo de um órgão é o conjunto de 08. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O documento, para a documentos recebidos ou expedidos por esse órgão no exercício de disciplina arquivística, é a combinação do suporte com a informação suas atividades. nele registrada, utilizada como prova ou para consulta.02. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Documento é toda informação registrada 09. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) O arquivo é constituído de documentos em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo em variados suportes, entre outros: papel, papel fotográfico, película e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da fotográfica e mídias digitais. humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares. 10. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte é utilizado em03. (Cespe-UnB / MPU 2010) Um arquivo documental tem por objetivo arquivologia para denominar qualquer material que contém servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou informações registradas. Alguns exemplos, além do mais comum físicas. hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho, disco magnético, entre04. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Entende-se por documento de arquivo outros. qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física ou 11. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no âmbito jurídica, acumulado naturalmente ao longo das atividades e da instituição, mesmo que não estejam em suporte papel, são preservado como prova de tais atividades. considerados documentos de arquivo.05. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo são provas 12. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivísticos são de transações realizadas nas organizações. constituídos por um mesmo tipo de suporte.06. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir de 13. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composição do conceito de arquivo prova de transações realizadas. adotado pela arquivística define que seus documentos devem07. (Cespe-UnB-MEC / 2005) Os documentos existentes nos arquivos possuir um mesmo tipo de suporte físico. são o resultado das atividades desenvolvidas pela instituição produtora. FUNÇÃO E FINALIDADES DO ARQUIVO Função do arquivo: A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à sob sua guarda. administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. elementos de prova e informação. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20 Lei 8.159/1991 17. (Cespe-UnB -ANAC/2009) A função primária do arquivo é funcional, 14. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como função isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo principal tornar disponível as informações contidas no acervo momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma documental. sociedade. 15. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como função básica tornar 18. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A legislação arquivística brasileira, disponíveis as informações contidas nos documentos mantidos sob apesar do grande avanço, não considera os arquivos como sua guarda. instrumento de apoio à administração. 16. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A função principal do 19. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo é arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo ser um instrumento de apoio à administração, constitui com o documental sob sua guarda. decorrer do tempo, base do conhecimento da história da instituição a que pertence. 20. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arquivos Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer em base para o conhecimento da história. do tempo, em base do conhecimento da história. 21. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. dos arquivos é servir à administração. Eles constituem-se, com o 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20 decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010 MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 2-
  3. 3. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOSTeoria das 3 Idades Arquivo CorrenteArt. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, Arquivo de 1a Idade ou Correnteintermediários e permanentes. Constituído de documentos em curso ou consultados Lei 8.159/1991 freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de22. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei nº 8.159, de 8 de fácil acesso. janeiro de 1991, é correto afirmar que são tipos de arquivos. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. (A) correntes, intermediários e permanentes. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21 (B) correntes, temporários e permanentes. (C) privados, intermediários e permanentes. Art. 8º - § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas (D) correntes, intermediários e provisórios. freqüentes. (E) correntes, temporários e provisórios. Lei 8.159/199123. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 35. (Cespe-UnB – AGU 2010) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados24. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um arquivo frequentemente porque aguardam sua destinação final. são duas: corrente e permanente. 36. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Os documentos correntes25. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evolução da devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de setoriais, correntes, inativos e permanentes. uso que os documentos dessa idade têm. 37. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente é a fase em que osValor dos Documentos documentos estão ativos, em curso e que ainda são muito consultados pela administração e, por isso, são conservados juntoValor Primário: aos órgãos produtores. - Documentos que servem de apoio às atividades da instituição; 38. (Cespe-UnB / MPU 2010) Dada a importância da preservação dos - Todo documento nasce com esse valor e depois o perde; documentos que compõem o arquivo corrente de determinado setor - É um valor temporário de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos emValor Secundário: local afastado do referido setor. - Documentos que preservam a memória/história da instituição; - Nem todo documento apresentará esse valor; 39. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) Em geral, os arquivos - É um valor definitivo (permanente). correntes se encontram distribuídos pelos vários setores da organização.26. (Cespe-UnBANEEL 2010 –Arquivista) Os documentos que formam 40. (Funiversa – Terracap 2010) Acerca da classificação dos arquivos, os arquivos correntes são encontrados nas unidades ou setores de aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados trabalho de uma organização e são caracterizados por terem valor na instituição são chamados de arquivos administrativo. (A) intermediários.27. (Cespe-UnB / MPU 2010)A ênfase ao valor primário é característica (B) setoriais. marcante dos documentos de um arquivo corrente, condição não (C) centrais. verificada nas outras idades documentais. (D) correntes.28. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) Os documentos que não apresentam (E) gerais. mais valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem ser eliminados, pois não são mais necessários como prova de uma 41. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos que entram no órgão atividade desenvolvida pela organização. público e que vão para os setores destinatários irão formar os arquivos correntes dessas unidades.29. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído por documentos de valor primário. 42. (Cespe-UnB - MI/2009) Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso e que são mantidos30. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - A teoria dos valores próximos de quem os recebe ou os produz. de documentos não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente. 43. (Cespe-UnB - MI/2009) Enquanto tramitam pelas unidades político- administrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou31. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os arquivos correntes são formados correntes do órgão ao qual pertencem. por documentos com valor secundário. 44. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos correntes32. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo são formados pelo conjunto dos documentos produzidos e(ou) permanente têm valor primário. recebidos pelos vários setores de trabalho da instituição e que33. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) A história precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar próximos aos se faz com documentos que nasceram para ser históricos. seus usuários diretos.34. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Os arquivos 45. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os documentos considerados intermediários são constituídos por documentos ainda com valor correntes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso, além primário. de serem alvos de consultas frequentes.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 3-
  4. 4. 46. (Funiversa - Metrô-DF/2009) É denominado arquivo corrente: 54. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O arquivo intermediário é constituído (A) o conjunto de documentos sem qualquer vínculo aos objetivos de documentos que perderam todo o valor de natureza imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam administrativa. junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência ou freqüência 55. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - O acesso aos documentos no arquivo de uso. intermediário é aberto ao público. (B) o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam 56. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos do arquivo junto aos órgãos acumuladores em razão de sua vigência e intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e freqüência de uso. aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente. (C) o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam Arquivo Permanente distantes dos órgãos produtores em razão de sua vigência e freqüência de uso. Arquivo de 3a Idade ou Permanente (D) o conjunto de documentos sem qualquer vínculo aos objetivos Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam administrativa, que se conservam em valor de seu valor histórico distantes dos órgãos produtores em razão de sua vigência e ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e freqüência de uso. sua evolução. (E) o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22 junto aos órgãos produtores já que se encontram vencidos e sem uso. Art. 8º - § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem serArquivo Intermediário definitivamente preservados. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis eArquivo de 2a Idade ou Intermediário imprescritíveis. Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente Lei 8.159/1991 consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar 57. (Cespe-UnB – DPU 2010) Nos arquivos permanentes, a pesquisa é um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem facultada (liberada) ao público externo. conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de 58. (Cespe-UnB – DPU 2010) Nos arquivos permanentes, os documentos “limbo” ou “purgatório”. existentes são passíveis de eliminação. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 59. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospital 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22 que são custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor e por possuírem acesso público, são denominados arquivosArt. 8º - § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, correntes.não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse 60. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - O acesso aosadministrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, épermanente. restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com Lei 8.159/1991 autorização da instituição que os acumulou.47. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) Os arquivos intermediários 61. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 -Arquivista) O conjunto de documentos são formados por documentos semiativos, que não precisam ser preservados em caráter definitivo em função de seu valor é mantidos próximos aos usuários diretos. denominado arquivo intermediário.48. (Cespe-UnB / MPU 2010) A função do arquivo intermediário é 62. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os O acesso aos documentos do possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados arquivo permanente é feito com a autorização do órgão acumulador. com pouca freqüência, devem ser mantidos, por questões legais, 63. (Funiversa - Metrô-DF/2009) Assinale a alternativa que denomina fiscais, técnicas ou administrativas. um arquivo composto por todos os documentos que, tendo perdido49. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O arquivo intermediário justifica-se a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório, por questões econômicas. É uma forma de armazenamento de informativo, histórico e de investigação, não pode ser destruído; documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da sendo, pois, de conservação permanente ou definitiva. organização. (A) Arquivo digital temporário.50. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) Os documentos são mantidos nos (B) Arquivo Permanente. arquivos intermediários quando apresentam alto valor secundário. (C) Arquivo Mestre.51. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O acesso aos documentos é aberto ao (D) Arquivo Temporário. público nos arquivos intermediários, diferentemente do que ocorre (E) Arquivo Digital Mestre. com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores.52. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A descentralização física dos arquivos Avaliação de Documentos / Tabela de Temporalidade intermediários é resultado da grande frequência de uso dos documentos nessa fase do arquivo. Avaliação é a definição dos prazos de guarda e da destinação final dos53. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Os documentos produzidos e(ou) documentos. É realizada por uma Comissão de Avaliação e resulta na recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um órgão público elaboração da tabela de temporalidade da instituição, que deverá ser que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda aprovada por uma autoridade competente da instituição para que possa podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo ser implementada no órgão. intermediário. NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010 MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 4-
  5. 5. Prazos de guarda Destinação Documentos Observação Corrente Intermediário FinalLegislação de Pessoal 10 anos 10 anos Guarda Perm. -Admissão de Pessoal 5 anos 47 anos Eliminação -Férias 7 anos - Eliminação -Frequência 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar após 5 anosAposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar após 5 anosGreves 5 anos 5 anos Guarda Perm. -Normas Internas Enqto. Vig. - Guarda Perm. -64. (Cespe-UnB / MPU 2010) A destinação final dos documentos deve Prazos de Guarda ser a eliminação, a guarda temporária no arquivo intermediário, a guarda permanente ou a eliminação por amostragem. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará65. (Cespe-UnB / MPU 2010) O processo de avaliação de um documento expresso na tabela de temporalidade da instituição. tem como resultado a elaboração da tabela de temporalidade do documento 74. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.66. (Cesgranrio - BACEN / 2010)A destinação final, elemento importante da tabela de temporalidade, apresenta duas possibilidades, que são: 75. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado. (A) eliminação ou guarda permanente. (B) digitalização ou microfilmagem. 76. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo máximo de retenção de documentos na fase corrente é de seis meses. (C) arquivo corrente ou arquivo intermediário. (D) conservação ou restauração. 77. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos. (E) proteção ou sigilo. 78. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Após cinco anos, os documentos da fase67. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os órgãos públicos devem corrente devem ser completamente eliminados. constituir uma comissão permanente de avaliação de documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliação 79. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Serão preservados, em caráter dos documentos no âmbito de sua atuação. permanente, todo e qualquer documento com produção anterior ao século XIX.68. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinação dos documentos é indicada (A) pela tabela de temporalidade Cumprimento do Ciclo Vital (Transferência / Recolhimento / Eliminação) (B) pela tipologia documental (C) pelo plano de classificação - Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e (D) pelos instrumentos de pesquisa intermediária. (E) pela tabela de equivalência - Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente. - Transferência: Envio de documentos da fase corrente para a faseVantagens da Avaliação para a Instituição intermediária. - Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediária - Ganho de espaço físico; para a fase permanente. - Facilidade na organização e localização dos documentos; - Economia de recursos humanos e materiais. 80. (Cespe-UnB – DPU 2010) Na fase inermediária, os documentos são recebidos por transferência dos arquivos correntes.69. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem o aumento do índice de recuperação da 81. (Cespe-UnB – DPU 2010) Os documentos cujo prazo de guarda informação. seja estabelecido em cem anos deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.70. (Cespe-UnB-MI / 2006) Os resultados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem a conquista de espaço físico. 82. (Cespe-UnB – DPU 2010 - Arquivista) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação71. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de documentos final a eliminação. possibilita ganho de espaço físico nos depósitos de documentos. 83. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) Os documentos, assim que72. (Cespe-UnB-Funag / Arquivista - 2005) A avaliação de documentos encerrado o seu prazo de guarda nos arquivos correntes, são possibilita maior agilidade ao recuperar documentos e informações. eliminados, transferidos ao arquivo intermediário ou recolhidos73. (Cespe-UnB / Pol. Fed. / 2004) A avaliação documental provoca, ao arquivo permanente. necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. 84. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) Os documentos, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente, passam obrigatoriamente pelo arquivo intermediário.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 5-
  6. 6. 85. (Cetro – Embrapa 2010) O recolhimento marca a transição para a 90. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Os documentos 3ª idade documental. podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo 86. (Cetro – Embrapa 2010) É considerada transferência a passagem intermediário. de documentos de um arquivo intermediário para o arquivo permanente. 91. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos 87. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - O recolhimento é a passagem dos correntes. documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários. 92. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Definido o fim da permanência do documento no arquivo corrente, ele deve 88. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) Findo o prazo de guarda no arquivo ser transferido ao arquivo permanente. corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário. 93. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Atualmente, com o aumento da complexidade das organizações, determinados 89. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - Os processos de passagem de documentos nem passam mais pelos arquivos correntes. documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, 94. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Os (A) avaliação e seleção. documentos, independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas três fases documentais: corrente, (B) transferência e recolhimento. intermediária e permanente. (C) arranjo e classificação. (D) arquivamento e acondicionamento. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSQuanto à Natureza dos documentos 102. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003)Arquivos médicos são considerados especializados.95. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere à 103. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos de engenharia são existência de documentos de formas físicas diversas, como considerados especializados. fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides.96. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Quanto à natureza dos documentos, Quanto á Extensão de sua Atuação denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de 104. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos setoriais armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo condições especiais. funções de arquivo permanente.97. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Dá-se o nome de arquivo especializado 105. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Quanto à extensão de sua atuação, ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em os arquivos são classificados em correntes e intermediários. condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservação. 106. (Funiversa - HFA / 2009) O setor que se destina a receber os documentos correntes, provenientes dos diversos órgãos que98. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Quanto à natureza dos documentos, são integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, classificados como especializados aqueles arquivos que têm sob as atividades de arquivo corrente, é denominado sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no (A) arquivo setorial. acondicionamento e na conservação, por causa de sua forma física. (B) arquivo geral ou central.99. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Em arquivos denominados especiais, são (C) protocolo. mantidos sob guarda documentos que resultam da experiência (D) arquivo corrente ou intermediário. humana em um campo específico do saber. (E) arquivo permanente.100. (Cespe-UnB-ANS / 2005) O arquivo que tem sob sua guarda 107. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) O arquivo setorial é aquele documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções acondicionamento ou conservação é chamado arquivo de arquivo corrente. especializado. 108. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo setorial é aquele estabelecido101. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto à natureza dos documentos, junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes às decisões corrente. de tribunais superiores é chamada arquivo especial. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOSQuanto ao gênero Textuais: Documentos escritos. Iconográficos: Documentos com imagens estáticas. Exemplos:Gênero é a configuração que assume um documento de acordo com o fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras. sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Cartográficos: mapas e plantas. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de Micrográficos: microfilmes. arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19. Sonoros: Documentos cuja informação esteja em forma de som. Filmográficos: Filmagens. Vídeos. Informáticos/Digitais: Documentos em meio digital.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 6-
  7. 7. classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo109. (Cespe-UnB / MPU 2010) Os documentos do gênero iconográfico a dado, informação, documento, material, área ou instalação; e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo slides, diapositivos e gravuras. transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou110. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) Os ofícios datilografados ou informações; impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação documentos escritos ou textuais e são muito comuns nos arquivos de dado, informação, área ou instalação sigilosos; permanentes. Decreto 4.553/2002111. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública deve ser considerada como Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação parte dos arquivos dessa instituição. obedecerão às seguintes prescrições: I - serão acondicionados em envelopes duplos;112. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislação brasileira define arquivo II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos de sigilo ou do teor do documento; textuais III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de113. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais, sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados o envelope externo; nos arquivos. Decreto 4.553/2002114. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Um arquivo contém documentos em 121. (Cespe-UnB – DPU 2010) O procedimento de desclassificar formatos diversos. Um arquivista precisa estar preparado para documentos consiste em organizar documentos impressos, fotografias em papel, filmes, (A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminação. disquetes, fitas sonoras e DVDs, dentre outros. Uma planta de arquitetura do 12º pavimento de uma instituição pública é (B) possibilitar o empréstimo de documentos em âmbito interno. considerada um documento do seguinte gênero: (C) liberar à consulta os documentos de natureza especial. (A) filmográfico; (D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente (B) cartográfico; classificados como sigilosos. (C) textual; (E) proceder à alteração da classificação atribuída anteriormente, com base no plano de classificação da instituição. (D) iconográfico; (E) sonoro. 122. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondências consideradas ostensivas são classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais,115. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofícios impressos, plantas de quadras sigilosas e ultrassecretas. residenciais e fotografias de pistas de circulação de veículos são classificados, quanto ao gênero, como documentos textuais, 123. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificação de ostensivo é dada aos cartográficos e filmográficos, respectivamente. documentos de arquivo cuja divulgação não prejudica o órgão ou o ministério.116. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo são classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográficos. 124. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de117. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES /Arquivista 2008) Documentos salvaguarda para sua custódia e divulgação. do gênero iconográfico são aqueles que contêm imagens estáticas. 125. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) São denominados ostensivos118. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo. arquivo na sua guarda e na sua divulgação.119. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras 126. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e são classificados como micrográficos. ultrassecreto são graus de sigilo aplicados a documentos que120. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gênero, os documentos necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação. contendo imagens estáticas, a exemplo das fotografias, desenhos e 127. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informações sigilosas são classificadas gravuras, são classificados como documentos iconográficos. em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas. 128. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgação deQuanto à natureza do assunto seu conteúdo não apresenta qualquer restrição são classificados como ostensivos.Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimento 129. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados como restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda reservados, secretos ou ultrassecretos não podem ser expedidos para sua custódia e divulgação. por meio postal.Ostensivos: Documentos cuja divulgação não prejudica a administração. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 130. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificação é o ato pelo qual a 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 29-30 autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em 131. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedição e tramitação de documentosultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar oteor ou dos seus elementos intrínsecos. acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e Decreto 4.553/2002 indicar o grau de sigilo no envelope externo. 132. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitação deArt. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes documentos sigilosos, está o seu acondicionamento em envelopeconceitos e definições: duplo.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 7-
  8. 8. 133. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o termo Espécies / Tipologias documentais classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações. Espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a134. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Não é permitida a expedição de disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo boletim, certidão, declaração e relatório. de documento deve ser feita apenas por intermédio de agente Tipologia documental é a configuração que assume uma espécie público autorizado. documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, boletim escolar, certidão de nascimento e135. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) A expedição de documentos declaração de bens. classificados como sigilosos requer envelopamento duplo. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de136. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Para maior segurança e arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. p. 19. controle, no envelope externo deverá estar registrado o grau de sigilo do documento. Identifique os elementos a seguir como espécies (E) ou tipologias documentais (TD). Identifique os documentos a seguir como espécies ou tipologias documentais. Declaração - ( ) Espécie ( ) Tipologia Exame de sangue - ( ) Espécie ( ) Tipologia Portaria de nomeação - ( ) Espécie ( ) Tipologia Aviso - ( ) Espécie ( ) Tipologia Histórico de conclusão do 2º grau - ( ) Espécie ( ) Tipologia Processo - ( ) Espécie ( ) Tipologia Parecer - ( ) Espécie ( ) Tipologia Balanço Patrimonial - ( ) Espécie ( ) Tipologia Atestado - ( ) Espécie ( ) Tipologia Fatura - ( ) Espécie ( ) Tipologia Alvará de funcionamento - ( ) Espécie ( ) Tipologia Projeto pedagógico - ( ) Espécie ( ) Tipologia Boletim - ( ) Espécie ( ) Tipologia Guia de internação - ( ) Espécie ( ) Tipologia Memorando de apresentação de servidor - ( ) Espécie ( ) Tipologia Processo - ( ) Espécie ( ) Tipologia Relatório de atividades - ( ) Espécie ( ) Tipologia Lista de compras - ( ) Espécie ( ) Tipologia Requerimento - ( ) Espécie ( ) Tipologia Portaria de nomeção de servidor - ( ) Espécie ( ) Tipologia Título de eleitor - ( ) Espécie ( ) Tipologia Edital - ( ) Espécie ( ) Tipologia Declaração de imposto de renda - ( ) Espécie ( ) Tipologia Certificado - ( ) Espécie ( ) Tipologia137. (Cespe-UnB – AGU 2010) Ofício, memorando e aviso são exemplos 143. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008)Alvará, ata, auto, regulamento, de tipologias documentais. solicitação e passaporte são exemplos de tipologias documentais.138. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) Relatório de recolhimento 144. (Cespe-UnB - MS/Téc. Sup. 2008) Pode-se considerar o relatório, do fundo de garantia por tempo de serviço é um exemplo de a ata, o projeto, a carta e o formulário como exemplos de tipologias denominação de uma tipologia documental. documentais.139. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) Considerando que a tipologia 145. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) documental é a união entre a espécie do documento e a sua função, Pronunciamento, proposta, precatório, prestação de contas, laudo, assinale a opção em que todos os itens citados correspondem a instrução normativa, informe, convite e telegrama são exemplos espécies documentais. de tipologias documentais. (A) atestado, alvará de funcionamento e exposição de motivos 146. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) Abaixo-assinado, carta, (B) auto, exposição de motivos e precatório certidão, circular e processo são exemplos de tipologias (C) ata de reunião, relatório de atividades e certidão documentais existentes nos arquivos. (D) ato, consulta e relatório 147. (Unb/Cespe-UnB - MI /Arquivista - 2006) Ata de reunião, relatório (E) certidão de nascimento precatório e convocação de atividades, cronograma, plano de ação e projeto são exemplos de tipologias documentais.140. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Ofícios, memorandos, cartas e telegramas são tipologias documentais 148. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Define-se declaração de bens como tipologia documental porque nela se encontra a junção141. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Relatório de da espécie com a atividade do documento. atividades, negativo fotográfico, ata de reunião e cartão de visita são exemplos de tipologias documentais. 149. (Cespe-UnB-SGA-DF / Arquivista - 2004) Entre as tipologias documentais que podem ser encontradas nos arquivos da Secretaria142. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Ata de reunião, relatório de Gestão Administrativa (SGA) do GDF estão as atas de reuniões, de atividades e projeto de trabalho são exemplos de espécies relatórios de atividades e livros de ponto. documentais. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOSFatores físicos - Água e fogo não devem entrar no ambiente de arquivo; - A limpeza do piso, estantes e móveis deve ser feita com pano úmido/Principais fatores físicos prejudiciais à conservação dos doc umentos: aspirador. umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposição à luz - A higienização dos documentos deve ser feita com uma trincha ou flanela. natural ou artificial BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de Janeiro :- O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com Arquivo Nacional, 1985. os documentos mantidos sob sua guarda (aprox. 21º e 55%);NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 8-
  9. 9. 150. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) Os depósitos de arquivo 166. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A higienização mecânica dos devem prever locais específicos para armazenamento de cada tipo documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação de suporte, de acordo com suas especificidades. importante para a conservação dos documentos em papel.151. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) O calor e umidade 167. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depósito do arquivo excessivos são nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve- deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o se, portanto, manter taxas muito baixas de umidade e temperatura chão deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura de água, no arquivo. solventes, cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo152. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) A luz natural, sobretudo a menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura. radiação ultravioleta, causa danos aos documentos. Para protegê- 168. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienização dos documentos, além los, é necessário usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir de remover a poeira, devem ser retirados objetos metálicos, como as lâmpadas incandescentes por lâmpadas fluorescentes, que não grampos, clipes e prendedores metálicos. emitem radiações ultravioleta. 169. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A higienização e o153. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) A fim de proteger os acondicionamento são ações de conservação dos documentos. documentos da radiação ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se monitorar os níveis de luminosidade do local e utilizar persianas, 170. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a cortinas ou filtros nas janelas. limpeza do piso, das estantes e dos móveis do arquivo para preservar os documentos.154. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) É necessário controlar a temperatura e a umidade relativa do ar nos depósitos de documentos. 171. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienização é um dos procedimentos mais significativos do processo de155. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A conservação compreende os conservação de documentos e deve ser feita em períodos regulares. cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. 172. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que156. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O ar seco é um elemento que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de beneficia as condições físicas do papel. grampo.157. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequências da 173. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas exposição dos documentos em papel à luz é o seu amarelecimento. transportando alimentos líquidos no espaço destinado ao acervo arquivístico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com158. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade são fatores alimentos sólidos. de enfraquecimento do papel. 174. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o ruído159. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O arquivista pode evitar no ambiente, é indicado que o piso dos espaços onde são preservados problemas com as radiações ultravioleta nos depósitos de os documentos seja revestido com carpete. documentos, adotando as seguintes medidas: utilizar salas sem janelas e substituir as lâmpadas incandescentes por lâmpadas 175. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como fluorescentes, que não emitem radiação UV. enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, é indicado160. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de o uso de cola plástica comum. preservação preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle 176. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depósitos de da temperatura e umidade do ambiente e a incidência direta de luz, documentos, é indicado o piso de carpete, desde que seja limpo natural ou artificial, sobre os documentos. diariamente.161. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - A luz solar, o ar 177. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espaço reservado à guarda seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura dos documentos deve ser lavado semanalmente com água e sabão e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação neutro a fim de se evitar as ações de agentes nocivos. dos documentos.162. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A luz natural e o calor são Fatores biológicos prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes, por não produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de Principais fatores biológicos prejudiciais à conservação dos condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus documentos: insetos, microorganismos, ratos, homem. durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos: para reduzir os custos e o risco de incêndio. - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodão; - Anotações nos documentos devem ser feitas a lápis.163. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservação compreende os BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de Janeiro : Arquivo Nacional, 1985. guarda.164. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar é menos nociva que a 178. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) São considerados agentes luz artificial na conservação e na preservação dos documentos de de degradação dos documentos, entre outros: fatores ambientais, arquivo. como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores.165. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel. 179. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos de preservação devem incidir apenas sobre os documentos avaliadosFatores químicos como permanentes na tabela de temporalidade e destinação.Principais fatores químicos prejudiciais à conservação dos documentos: 180. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A ação antrópica não interfere na poeira, sujeira, fumaça, colas, fitas adesivas, objetos metálicos, degradação dos arquivos. alimentos. 181. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o BECK, Ingrid. Manual de conservação de documentos. Rio de manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos. Janeiro : Arquivo Nacional, 1985.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 9-
  10. 10. 182. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) No manuseio de documentos 186. (Cespe-UnB-STM / 2004) Para o registro do código de classificação fotográficos, incluindo-se os negativos e as reproduções, é indicado nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferográfica, o uso de luvas de borracha. pois esta não danifica as fibras do papel.183. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para registro da classificação de 187. (Esaf-ANEEL / 2004) Ao fazer anotações nos documentos deve-se documentos, é recomendado o uso de canetas esferográficas. fazê-lo com lápis preto (grafite) macio, em local predeterminado.184. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionários quanto usuários 188. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) Ao manusear os negativos e as devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio fotografias, é recomendável que o profissional use luvas de algodão. de documentos.185. (Cespe-UnB-STM / 2004) O uso de luvas de algodão é recomendável para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivístico. PROTOCOLOProtocolo é o controle da tramitação dos documentos que tramitam no 198. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O setor de protocolo também órgão, de forma a permitir a sua rápida localização e informação é responsável pelo recebimento, pela movimentação e expedição aos interessados. É uma atividade típica da fase corrente. dos documentos. MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivo para concursos. Brasília, 2007 199. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O registro dos documentos é desenvolvido pelo setor de protocolo.189. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) O protocolo está vinculado técnica e administrativamente ao arquivo intermediário. 200. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista)A tramitação é uma atividade desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda190. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O protocolo é uma contida nos documentos, não sendo uma atividade de protocolo. atividade típica da fase corrente. 201. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Nos órgãos ou instituições191. (Cespe-UnB-MI /Arquivista - 2006) O protocolo, pela sua natureza, públicas, protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades é de responsabilidade dos arquivos intermediários. como recebimento, expedição, registro, distribuição e controle da192. (Cespe-UnB-CNPq / 2003) A atividade de protocolo é movimentação de documentos em trâmite. responsabilidade típica do arquivo permanente. 202. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consisteAtividades de protocolo na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais - Recebimento (Recepção dos documentos) aos interessados. - Registro (Cadastro dos dados dos documentos) 203. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O protocolo é responsável - Autuação (formação/abertura de processos) pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de - Classificação (separação por assunto) distribuição, expedição e abertura de processos. - Expedição/Distribuição (encaminhamento ao destinatário) - Controle/Movimentação (controle da tramitação / andamento) 204. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O serviço de protocolo é responsável PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. pelas atividades de recebimento, classificação, controle da 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-59 tramitação e expedição de documentos. 205. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) O recebimento, o193. (Cespe-UnB – DPU 2010) As rotinas do setor de protocolo registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a incluem atividades de expedição de documentos são atividades de protocolo. (A) classificação, registro, avaliação e empréstimo de 206. (Cespe-UnB - MI/2009) - O recebimento, o registro, a movimentação documentos. e a expedição de documentos são atividades de responsabilidade (B) recebimento, classificação, registro e movimentação de do setor de protocolo. documentos. (C) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos. 207. (Cespe-UnB - MI/2009) - A autuação é o termo que caracteriza a (D) ordenação, classificação e avaliação de documentos. abertura do processo. (E) registro de processos, classificação e avaliação de 208. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - O protocolo é a documentos. porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos194. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Protocolo é o setor encarregado do correntes. recebimento e da expedição de documentos. É o responsável, também, pelo arquivamento, que consiste em definir o tipo de 209. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Protocolo é a armazenamento correto (pasta, caixa, prateleira) para a guarda de denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, cada documento, segundo o suporte (papel, filme, fita magnética) e expedição e distribuição de documentos.. o formato (caderno, mapa, fotografia). 210. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) A distribuição e195. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Uma das atividades realizadas pelo a tramitação de documentos são atividades desenvolvidas pelos serviço de protocolo é a classificação de documentos. setores de protocolo.196. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Protocolo é o serviço encarregado de 211. (Funiversa - HFA / 2009) As chamadas atividades de controle da recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e documentação, que têm como objetivo facilitar o fluxo de expedição de documentos. informações no órgão, geralmente são exercidas por setores de protocolo. Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades197. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O protocolo do órgão deve manter de controle. controle da expedição de correspondência. NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010 MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 10 -
  11. 11. (A) recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação 214. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos de e expedição dos documentos correntes. natureza ostensiva recebidos pelo protocolo não podem ser abertos, (B) recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus e expedição dos documentos correntes, intermediários e destinatários. permanentes. 215. (Cespe-UnB - MEC 2009)A correspondência oficial, com indicações (C) aquisição, catalogação, distribuição, controle da movimentação de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta e expedição dos documentos. para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao (D) armazenamento, classificação, seleção e disseminação de toda destinatário. a informação. 216. (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondência recebida que tiver (E) criação, coleta, classificação, conservação e divulgação. caráter ostensivo não deve ser aberta pelo protocolo. 217. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A correspondência particularDocumentação particular / sigilosa / ostensiva recebida em um órgão público deve, obrigatoriamente, ser registrada no setor de protocolo do órgão.Não devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo, devendo ser 218. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) O setor de protocolo deverá abrir encaminhados diretamente aos destinatários: as correspondências oficiais mesmo que sejam confidenciais ou - Documentos particulares reservadas. - Documentos sigilososDevem ser abertos e registrados pelo protocolo: 219. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008) Os - Documentos ostensivos documentos particulares recebidos pelo protocolo de um órgão MIRANDA, Élvis Corrêa. Arquivologia público ou de uma empresa não devem ser registrados nem para concursos. Brasília, 2007 classificados, mas apenas remetidos aos destinatários. 220. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008)As correspondências particulares212. (Cespe-UnB ANEEL 2010) A correspondência ostensiva é recebidas por um órgão público devem ser registradas no protocolo distribuída por esse órgão sem que os profissionais que atuam no e enviadas aos seus destinatários. setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor. 221. (Cespe-UnB - STJ/2008) O protocolo deve separar as213. (Cespe-UnB ANEEL 2010) Os procedimentos adotados para a correspondências oficiais das particulares e a correspondência correspondência de caráter sigiloso consistem em sua classificação oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. e encaminhamento ao destinatário. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOSPROCESSO – É o documento ou o conjunto de documentos que exige e) Registrar, em sistema próprio, os dados do processo, a fim deum estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência,despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para interessado, assunto etc;pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado f) Conferir a numeração das folhas e o registro dos dados no sistema;pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. g) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica correspondente, do órgão ou entidade;222. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O processo é formado por um ou mais h) O envelope encaminhando a correspondência não será peça do documentos que exijam estudos e(ou) procedimentos expressos em processo, devendo ser descartado. despachos, pareceres técnicos, instruções, entre outros.223. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O processo é formado por um documento 225. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A abertura de um processo denomina- ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, se autuação. despachos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento 226. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A formação de processo deve incluir de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos as seguintes ações: prender toda a documentação dentro de uma autorizados a executar tais procedimentos. capa, obedecendo à ordem cronológica do documento mais antigo224. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - Para a formação de processo em órgãos para o mais recente; colocar uma etiqueta na capa com o número públicos, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo de protocolo; numerar as folhas do processo em ordem crescente e esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras ou sem rasuras; identificar, na capa, a unidade para a qual o processo requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas será encaminhado. unidades organizacionais. 227. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentroAutuação de processos de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. A autuação, também chamada formação de processo, ocorrerá no 228. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O servidor deverá conferir o registro e protocolo do órgão e obedecerá a seguinte rotina: a numeração das folhas antes de encaminhar fisicamente o processo a) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, em ordem autuado para a unidade do órgão a que se destina. cronológica, com colchetes; b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número 229. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Antes de numerar todas as folhas, o de protocolo; servidor deverá incluir, no processo, o envelope que encaminhou a correspondência, a fim de comprovar o endereço do remetente. c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo; 230. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Os processos d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número devem ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o um número para seu controle e terem os seus dados incluídos em processo); um sistema manual ou informatizado.NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 11 -
  12. 12. 237. (Cespe-UnB - Hemobras/2008) O processo é autuado pelo protocolo O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento ou por unidade protocolizadora, mas a numeração de documentosoriginal; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de incluídos posteriormente deverão ser numerados e rubricados pelodocumento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar responsável pela inclusão.documentos e fazer reconhecimento de firmas. 238. (Cespe-UnB - STJ/2008) As folhas de um processo devem ser As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários dopoderão se constituir em peças de processo. protocolo. 239. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Todas as folhas dos processos que231. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A autuação do processo deve ser feita, tramitam na PRG/DF devem ser corretamente numeradas. preferencialmente, a partir de um documento original; no entanto, pode-se utilizar uma cópia de documento, autenticada por alguém dotado de fé pública. Documentos transmitidos por fax, entretanto, Juntada (Anexação / Apensação) não podem constituir peças de processo.232. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O processo somente pode ser autuado a A juntada de processos será executada pelo protocolo, mediante partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou determinação, por despacho, de seu dirigente. qualquer tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados. Anexação233. (Cespe-UnB - Anatel/2009) - As mensagens e documentos A juntada por anexação será feita somente quando houver resultantes de transmissão por meio de aparelho de fac-símile (fax) dependência entre os processos a serem anexados. podem constituir peças de processo.234. (Cespe-UnB - Min. Esporte 2008) A autuação ou formação do A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um processo como principal e um ou mais como acessórios. documento original. Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo acessório.Numeração de folhas e peças de processos Apensação As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, semrasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, Apensação é a juntada de um processo a outro em caráter provisório.aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, Neste caso, os processos mantêm sua independência e numeraçãoo número 1. originais. A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo da Desapensaçãounidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peçassubseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados nodo processo não será numerada. protocolo. Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar. A desapensação, bem como a juntada de processos, serão executadas Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho pelo protocolo, mediante determinação, por despacho de seu dirigente.reduzido, será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo danumeração de peças de tal forma que o canto superior direito do 240. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Denomina-se juntada o procedimentodocumento seja atingido pelo referido carimbo. de abertura ou formação do processo. Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da 241. (Cespe-UnB - MI/2009) - Por meio da operação conhecida comocorreção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, juntada por anexação, é possível unir provisoriamente um ou maisapondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformizaçãoseguintes, sem rasuras, certificando-se a ocorrência. de tratamento em matérias semelhantes. 242. (Cespe-UnB - TSE / 2007) Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexação ou apensação. A juntada por anexação significa (A) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relativas a um mesmo interessado. (B) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento235. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O servidor deverá numerar as folhas em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. dos processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo número 1 e usando o carimbo próprio para colocação do número no (C) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo canto superior direito da página. (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.236. (Cespe-UnB - MI/2009) - As folhas do processo que tramita pelos setores que decidirão sobre a matéria nele tratada devem ser (D) A união provisória de um ou mais processos a um outro numeradas em ordem crescente. processo, desde que pertencentes à atividade-meio. NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor Élvis Corrêa Miranda SETEMBRO DE 2010 MINISTÉRIO DO TURISMO - Cargo: Agente Administrativo - 12 -

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