Secretariado - Competência

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Secretariado - Competência

  1. 1. Pontifícia Universidade Católica de São Paulo – PUC/ SP <br />Faculdade de Filosofia, Comunicação, Letras e Artes<br />Curso de Secretariado Executivo Trilíngue<br />Competência<br />Tecnologia da Informação<br />Adrielli Regina Munaro<br />Bruna de Souza Vieira Lima<br />Cristiane Prazeres da Costa<br />Fernanda Morelli Pinto<br />Jessica Luiz Plazza<br />Lana Hengstmann de Moura<br />Prof. Sérgio Bicudo<br />Junho – SP/2010<br />
  2. 2. Introdução<br />"Cada vez mais, a secretária executiva precisa estar totalmente sintonizada com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa.<br />A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.<br />A secretária executiva moderna assume muito mais compromissos e as suas responsabilidades estão bem distantes dos serviços burocráticos e rotineiros do passado. Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais, prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.<br />As mudanças são rápidas e constantes, portanto, deve estar preparada para estes novos desafios."<br />
  3. 3.
  4. 4. Competências para um profissional<br />Saber<br />
  5. 5. O Profissional de secretariado e a expansão de suas competências<br />Peça-chave<br />
  6. 6. A profissão evoluiu, paralelamente, a uma constante (re)construção das atividades administrativas devido à chegada do computador e das tecnologias de informação e de comunicação. <br />Rever e Renovar<br />A incorporação de novas competências e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espaço junto aos dirigentes e às equipes de trabalho.<br />
  7. 7.
  8. 8. Nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei, desmistificando certos comportamentos gerenciais.<br />Mudança de Pensamento<br />A secretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conhece profundamente os detalhes da organização.<br />A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões, sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissional tornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.<br />Multiplicidade e diversidade de tarefas<br />
  9. 9. As competências do profissional de secretariado<br />A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas.<br />As organizações esperam dos profissionais de Secretariado Executivo a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiança e que saiba delegar atividades. Cabe ao profissional de Secretariado Executivo, classificar e dar soluções aos mais variados assuntos. <br />O profissional de Secretariado Executivo, precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor será seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve esforçar-se continuamente.<br />É importante que o profissional de secretariado entenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil, como:<br />
  10. 10. criatividade<br />flexibilidade<br />Liderança<br />Discrição<br />dinamismo<br />iniciativa<br />eficiência<br />cooperativismo<br />paciência<br />Ética<br />Comprometimento<br />confiabilidade<br />agilidade<br />transparência<br />Motivação<br />Espírito de equipe<br />Cuidado com a imagem<br />equilíbrio<br />Bom senso<br />Fácilassimilação<br />...<br />autogerenciamento<br />autonomia<br />organização<br />
  11. 11. O perfil empreendedor, gerencial e facilitador<br />Do profissional de secretariado<br />Desde os anos 90 até a atualidade vem ocorrendo mudanças significativas no perfil do Profissional de Secretariado Executivo. O mercado tem exigido profissionais de formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em Secretariado Executivo, que devem ser aptos a atuarem como: <br />
  12. 12.
  13. 13. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. <br />O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.<br />Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.<br />
  14. 14. NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO Secretarial<br />
  15. 15. NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO Secretarial<br />Assuntos jurídicos:<br />é necessário que a assistente tenha uma noção geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores<br />Usuais:<br /> organização de processos, telefonia, controle de agenda de executivos, compra de materiais, recepção de clientes, tirar fotocópias, emitir passagens aéreas, agendar hotéis e etc.<br />Gestão Financeira : elaborar e controlar orçamentos, analisar extratos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferências bancárias emissão de ordens de pagamento e reembolso<br />
  16. 16. NOVAS Responsabilidades<br />
  17. 17. O Profissional de Secretariado Executivo age também como líder dentro da organização. É importante ficar atento a essa característica. <br />O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados. <br />Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos, fazer um grupo esforçar-se para atingi-los e ter capacidade de motivar. <br />Um líder motiva, inspirando confiança, sendo persistente, comunicando com eficácia, ouvindo com atenção, compreendendo as pessoas e suas reações, agindo com objetividade, demonstrando firmeza. <br />Frente a isso pode-se afirmar que o Profissional de Secretariado Executivo é multifuncional e polivalente.<br />
  18. 18. A secretária e a importância da comunicação no desenvolvimento organizacional<br />Há comportamentos que provocam em geral, atritos, reações agressivas. Como: cortar a palavra de quem esta falando, passar por cima de quem ocupa cargos superiores, a falta de modéstia e a presunção. Enfim, é necessário sempre deixar aberta a possibilidade de rever posições e aceitar que talvez o outro possa ter razão. <br /> <br />Cada vez mais, surge o papel de gestora de pessoas na profissão de secretária executiva. As empresas estão reestruturando sua maneira de trabalhar, considerando fundamentais o trabalho em equipe e o bom relacionamento. As relações interpessoais são uma ferramenta indispensável para a secretária executiva, pois ela se torna um elo de comunicação entre os líderes e os demais funcionários, clientes e fornecedores.<br />
  19. 19. Comunicar/ Comunicação...<br /><ul><li>Comunicar implica compreender o outro e a si mesmo
  20. 20. Comunicação é o processo de transmitir idéias ou pensamentos de uma pessoa para a outra com a finalidade de promover o entendimento da pessoa que recebe. É o intercâmbio de informação entre duas ou mais pessoas ou organizações, por meio verbais ou não verbais
  21. 21. É o processo de transmitir e receber idéias, impressões e imagens, com o objetivo de afetar o comportamento das pessoas. É a ação de tornar algo comum a duas ou mais pessoas</li></ul>Habilidades<br />da<br />Comunicação<br />
  22. 22. A ética e a postura<br />Cada cidadão deve ter ações e atitudes éticas na sua atividade profissional, existe um conjunto de deveres e regras a que chamamos de ética profissional, que é regido por um código, o código de ética da profissão.<br />Alguns destes princípios aparecem praticamente em todas as profissões, como:<br />Honestidade no Trabalho<br />Lealdade com a organização<br />Formação de uma consciência profissional<br />
  23. 23. Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão<br />Tratamento cortês e respeitoso<br />Observação das normas administrativas da organização<br />Prestação de constas ao superior imediato<br />Discrição no exercício da profissão<br />Segredo profissional<br />Respeito à dignidade da pessoa humana<br />Execução do trabalho nos mais alto nível de rendimento<br />
  24. 24. O Profissional de Secretariado Executivo ocupa posição de assessoria dentro da empresa e conseqüentemente está em contato permanente com todo tipo de informação empresarial.<br />Princípios Éticos<br />O Profissional de Secretariado Executivo, não se deixa abater pelo medo de fracassos porque sabe que é capaz de errar e acertar e que suas falhas não são vistas como incapacidade. Portanto, quando erra, evita situação de lamúria, manifestação de desequilíbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusações e culpar alguém por seus próprios limites. <br />
  25. 25. webgrafia<br />SECRETARIA DO ESTADO DA EDUCAÇÃO. As Competências do Profissional de secretariado<br />http://www.mrherondomingues.seed.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=80 Acesso em 31.5.2010<br />Fleury, Maria Tereza Leme. Construindo o conceito de Competência<br /><http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf><br />Acesso em 31.05.2010<br />Bergamim, Juciane. Competências do Profissional de Secretariado Executivo.<br />http://www.upf.br/secretariado/download/juciane.pdf Acesso em 26.052010<br />Autor desconhecido. Como organizar e gerir o secretariado.<br /><http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm> Acesso em 24.05.2010<br />Bortolotto , Márcia Fernanda Pasa e <br />Willers , Ednilse Maria . Profissional de Secretariado executivo: explanação das principais características que compõem o perfil. http://professor.ucg.br/siteDocente/admin/arquivosUpload/4760/material/Perfil%20do%20Secretariado%20Executivo.pdfAcesso em 20.5.2010<br />Bitencourt , Claudia. A Gestão de Competências Gerenciais e a Contribuição da Aprendizagem Organizacional<br /><http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc >Acesso em 20.05.2010<br />Lima, Daniela Ribeiro Andrade e Vieira, Naldeir Dos Santos e Júnior, Antônio de Souza Silva. O profissional de secretariado e as competências demandadas pelas<br />empresas que praticam a responsabilidade social.<br />< http://www.aedb.br/seget/artigos07/557_artigo%20daniela.pdf >Acesso em 31.05.2010<br />

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