Profissional do secretariado na gestão de documentos

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Profissional do secretariado na gestão de documentos

  1. 1. O PROFISSIONAL DO SECRETARIADO NA GESTÃO DE DOCUMENTOS Acadêmica Simone Ardigo Orientadora: Profª. Draª. Magali Sperling Beck
  2. 2.  Novo Perfil do Secretariado: Evolução da Tecnologia  Curso de Secretariado Executivo na UFSC  Gerenciamento de Documento: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade  Métodos de Arquivamentos: Básico e Padronizado  Armazenamento e Cuidados  Laboratório Polo: Atividades Desenvolvidas  Conclusão
  3. 3. NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL DO SECRETARIADO  Gerenciar informações e serviços;  Organizar as atividades administrativas;  Assessorar reuniões e executivos;  Manter a agenda e os contatos sempre atualizados;  Organizar e fazer a gestão dos documentos
  4. 4. EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA PARA O PROFISSIONAL DO SECRETARIADO • Telefone- Maquina de escrever- Papel Carbono 1870- 1930 • Mimeógrafo- Máquina de Estenografia • Xerox- Computadores com micro chip • Microcomputadores- Calculadoras 1950-1970 eletrônicas • Sistemas integrados- Softwares 1980-2000 • Pcs- E-mails- Assistentes virtuais
  5. 5. SECRETARIADO EXECUTIVO NA UFSC  Surgimento 1993  “Letras- Secretariado Executivo Bilíngue” » “LetrasSecretariado Executivo Inglês” » “Secretariado Executivo”  Enade 2013- 11 cursos presenciais avaliados dentre estes o curso de Secretariado Executivo que obteve pontuação 4
  6. 6. GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS  Profissional do secretariado deve saber receber, classificar, registrar, distribuir e expedir documentos  Documentação Oficial – Empresarial – Descartável e Artificial  Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade
  7. 7. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO  Escritos – Cartográficos – Iconográficos Filmográficos – Sonoros – Micrográficos – Informáticos
  8. 8. TABELA DE TEMPORALIDADE  Correntes: Consultas frequentes  Intermediários: Baixa frequência de consulta, aguardam sua guarda permanente ou eliminação  Permanentes: Não são mais consultados, possuem valor histórico
  9. 9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Método Alfabético Vantagens: Rápido, direto e fácil.  Desvantagens: Erros ocorrem devido ao grande volume de documentos, e a variedade de grafia dos nomes.  Método Geográfico  Vantagens: Direto e de fácil manuseio.  Desvantagens: Exige duas classificações –local e nome do correspondente.  ESTADO Amazonas CIDADE Manaus CORRESPONDENTE Sobreira, Luísa
  10. 10. Método Numérico Simples  Vantagens: Permite a classificação de um modo indefinido e sem interrupções, possibilita a detecção da falta de um documento pela ausência do número sequencial, permite a arrumação rápida dos documentos.  Desvantagens: Torna-se difícil a localização do um documento quando se lança erradamente um número.  CORRESPONDENTES EFETIVOS 1 Paulo de Castro 2 Walter Rodrigues 3 Luis Carlos Ribeiro
  11. 11. Método Numérico Cronológico  Vantagens: Maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fácil de lidar.  Desvantagens: é um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.  Método Ideográfico  Vantagens: Possuir a visão global dos assuntos, ser altamente flexível.  Desvantagens: Não é de fácil aplicação, pois depende da interpretação dos documentos sob análise. 
  12. 12. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADOS Método Variedex Utiliza-se uma cor para cada grupo de letras, o método não é fixo e as cores variam de país para país. Facilitando o arquivamento e a sua localização.  Letras Cores A,B,C,D e abreviações OURO E,F,G,H e abreviações ROSA I,J,K,L,M,N e abreviações VERDE O,P,Q e abreviações AZUL R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e abreviações PALHA
  13. 13.  Método Automático Caracteriza diversos objetos de uma coleção organizando-os por letras, números e cores. Método Soundex Documentos arquivados pela semelhança da pronúncia apesar da grafia ser diferente.  OBS: Ambos os métodos não têm prática nos arquivos brasileiros.
  14. 14. Método Mnemônico Utiliza-se a combinação de letras no lugar dos números as letras são consideradas símbolos para codificar os assuntos.  Método Rôneo Utiliza combinação de letras, números e cores.  OBS: Estes métodos são considerados obsoletos.
  15. 15. ARMAZENAMENTO E SEUS CUIDADOS  Boa iluminação – Circulação de ar – Temperatura estável  Armários de aço – Estantes – Fichários – Caixas Plásticas ou de Papelão – Arquivos deslizantes
  16. 16. LABORATÓRIO POLO  Fundado em 1986, vinculado ao Departamento de Engenharia Mecânica da UFSC.  Parceria com EMBRACO compressores.  Whirlpool, Bosch, Eletrolux, Metalfrio, Embraer, WEG e Pretrobrás.
  17. 17. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS Planilhas de controle de orçamento, dados dos funcionários.  Controle da agenda de reserva de salas de aula, auditório, sala de reuniões do Polo.  Encaminhamento de documentos para FEESC e outros setores do Departamento de Engenharia Mecânica.  Controle de empréstimo de materiais eletrônicos do Polo para os funcionários. 
  18. 18. Manuseio da documentação do Laboratório Polo Cartas, Notas fiscais, Contratos de bolsistas e estagiários.   O método utilizado para arquivamento dos documentos é por assunto.
  19. 19. CONCLUSÃO “ Somos gestores de informação em um mundo em que a era do conhecimento tem valor imensurável” (NEIVA, 2009, p.18)
  20. 20. REFERÊNCIAS ADELINO, Francisca Janete Silva; SILVA, Maria Aparecida Vito. A Tecnologia da Informação como Agente de Mudança no Perfil do Profissional de Secretariado. Revista de Gestão e Secretariado. São Paulo.v.3,n.2,p.05-23, jul./dez. 2012. BIANCHI, Anna C. de Moraes; ALVARENGA, Marina; BIANCHI, Roberto. Orientação para estágio em Secretariado: Trabalhos, Projetos e Monografias. São Paulo: Pioneira Thomson Learning,2003. MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. 11ed. São Paulo: Atlas, 2009. NEIVA, Edméa Garcia; D ELIA, Maria Elizabete Silva. As novas competências do profissional de secretariado. 2 ed. São Paulo.IOB, 2009. PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004.

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