Secretariado - Aula 2
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O documento discute a importância da comunicação para secretários, destacando que eles desempenham um papel de comunicação institucional planejando, implementando e desenvolvendo a interação com diferentes públicos. Também aborda dicas essenciais para uma comunicação eficaz como manter contato visual, distância apropriada e anotar recados de forma clara e legível.
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- 5. Oquefazumprofissionalde relaçãopúblicas? A atividade-fim de um profissional de Relações Públicas é planejar, implantar e desenvolver o processo total da comunicação institucional da organização, como recurso estratégico de sua interação com diferentes públicos. Embora o secretário não seja um profissional de Relações Públicas, muitas vezes ele assume um papel que engloba atividades com finalidades semelhantes.
- 15. Emcontatocomclientes • Mostrar respeito e cordialidade. • Dar prioridade a ele, toda vez que for possível. • Não podendo atendê-lo em determinado momento, entrar em contato o quanto antes.
- 16. Quem é o cliente?
- 18. Comunicaçãooral
- 19. Ficaadica
- 21. Comoacomunicaçãoacontece navidadeumsecretario? • Atas de reuniões. • Cartas comerciais. • Relatórios. • Memorandos. • E-mails. • Anotações diversas.
- 22. Osecretarioeaimagemda organização • Textos escritos corretamente. • Bom atendimento. • Cordialidade e boa disposição com todas as pessoas. • Objetividade e postura profissional.
- 23. Algumasdicasessenciaisparaumacomunicação eficaz: • Olhe nos olhos da pessoa com quem estiver falando, pois isso demonstra atenção pela pessoa e interesse pelo seu assunto. (...) Se o contato for por telefone, seja simpático e use um tom de voz agradável. • Mantenha uma distância razoável da pessoa quando estiver falando: nem muito longe nem muito perto. E não se esqueça do seu tom de voz: deve ser agradável e pausado.
- 24. Algumasdicasessenciaisparaumacomunicação eficaz: • No momento do recebimento da mensagem/recado, anote-o de forma clara e informe-o ao interessado. Se ele não estiver no momento, deixe um bilhete sobre sua mesa ou lhe envie um e-mail. Não deixe para anotar o recado depois, sua memória poderá falhar. • Ao anotar um recado, faça-o de forma legível, evite erros de português, coloque o dia, hora, nome e telefone da pessoa e o assunto, se souber. • Não se esqueça também de anotar o recado em seu caderno. Quantas vezes seu chefe apagou a mensagem sem querer, perdeu o bilhete com o recado ou ligou da rua perguntando novamente sobre o assunto? Lembre-se: ele pode ser descuidado; você, não!
- 25. O que você estudou? • A comunicação na empresa. • A comunicação no Secretariado. • Comunicação com foco no cliente.
Notas do Editor
- As organizações vivem no mundo da informação e da comunicação. Elas estão em permanente mudança e conectadas com o mundo, através de diversos meios. Nesse mundo, e-mails e internet fazem parte do dia a dia do trabalhador. Trabalhar hoje implica se comunicar boa parte do tempo. Com o profissional de Secretariado não é diferente. Até mais: os secretários de hoje precisam se comunicar o tempo todo, tanto com as pessoas da organização quanto como com as de fora: clientes, fornecedores, parceiros. A comunicação, tão presente no dia a dia de um secretário de hoje, não era algo tão comum em outros tempos.
- Hoje, a comunicação permanente faz parte da rotina de um secretário. A tal ponto que poderia ser dito que ele tem um lado forte de profissional de Relações Públicas: está em interação contínua com outras pessoas, de fora e de dentro da empresa.
- Na comunicação entre as pessoas, não tem como dizer exatamente o que é certo e o que é errado. Nem mesmo dá para afirmar que um veículo de comunicação é mais indicado que o outro, ou que um estilo é o mais apropriado. Na comunicação, tudo depende do contexto em que ocorre cada situação. A forma como você fala com seus colegas numa saída sábado à noite não é a mesma como você se dirige a um entrevistador, numa entrevista de emprego. Na TV, a linguagem que você espera encontrar num programa de humor não é a mesma do telejornal.
- Nas organizações da década de 1950, o secretário era responsável por:
- Nas organizações da década de 1950, o secretário era responsável por:
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- Para desempenhar suas atividades, é possível que um secretário precise entrar em contato com fornecedores diversos. Ocasionalmente, terá que preparar um evento, como um café da manhã voltado para networking, por exemplo. No mundo do trabalho, NETWORKING expressa a conexão entre pessoas com finalidades profissionais. Nesse caso, o secretário terá que entrar em contato com uma série de fornecedores: o locador do espaço, das mesas e cadeiras; o bufê que se encarregará do que vai ser servido aos convidados; o fornecedor de equipamentos e sistema de som, se houver apresentações. Uma gráfica pode ter que imprimir os convites, e uma assessoria de imprensa pode ser encarregada de divulgar o evento na mídia.
- Hoje, as empresas fazem muitas parcerias. Por exemplo, uma empresa de cursos à distância tem roteiristas e revisores em sua equipe e faz parceria com outra, que é especializada em design e programação, para entregar ao cliente a solução completa. O secretário precisa conhecer essa dinâmica, pois ele certamente estará em contato com funcionários ou diretores das empresas parceiras, para agendar reuniões, cobrar entregas, negociar alguma cláusula de algum contrato em nome do responsável pela empresa, entre outras situações. O secretário não é mais o que era antes. Hoje ele assume o papel de um assessor, e há quem o chame de gestor. Mas não foi sempre assim. A história recente dessa profissão mostra que antes do século XIX não era comum haver mulheres secretárias. A mulher passou a atuar como secretária a partir da Primeira Guerra Mundial (1914-1918) e da Segunda Guerra Mundial (1939- 1945), sobretudo na Europa e nos Estados Unidos. Como muitos homens haviam sido enviados para os campos de batalha e as empresas e indústrias não podiam parar de produzir, várias áreas passaram a contar com a colaboração feminina. A origem da profissão de secretário não é muito conhecida. É possível que os “antepassados” dos secretários tenham sido os escribas. Na Antiguidade, os escribas eram as pessoas que dominavam a escrita e eram responsáveis por redigir as normas do povo da região, ou de uma determinada religião.
- O secretário pode ter, muitas vezes, contato direto com clientes. Por exemplo: um cliente pode ligar para falar com seu chefe, ou para esclarecer dúvidas sobre as datas de reuniões ou eventos. Ou pode estar presente numa reunião de trabalho, ou mesmo na sala de espera, para uma entrevista. Por diversos motivos, mesmo que o secretário não seja a pessoa diretamente responsável por um assunto, uma ligação ou uma correspondência de um cliente pode chegar até ele, e ele precisa estar preparado para lidar com isso, redirecionando a ligação ou atendendo a pessoa adequadamente.
- Nas organizações contemporâneas existe o conceito de cliente interno. Isso porque todas as áreas da empresa são interdependentes, e uma, muitas vezes, presta serviços à outra. Por exemplo, se o departamento de Marketing precisa lançar uma nova campanha publicitária e encomenda um folder ao departamento de Design, neste caso o departamento de Marketing é o cliente e o departamento de Design é o fornecedor. Por isso, hoje se fala que a organização tem clientes internos e clientes externos.
- Comunicação oral - A forma mais comum de comunicação é a comunicação oral. A toda hora, em nossa vida, falamos com alguém, em família, na rua, no trabalho, nos momentos de lazer. A fala – junto com gestos e expressões faciais – é o que possibilita a comunicação entre os seres humanos.
- Comunicação escrita - No mundo das organizações, a escrita é fundamental. Tudo nas empresas envolve a escrita, até porque precisa estar documentado. Já ouviu falar naquele ditado: “As palavras o vento leva”? É por isso que é importante ter tudo registrado.
- Na interação com todas essas pessoas, seja na modalidade oral ou escrita, o secretário representa a sua organização. Muitas vezes, uma pessoa terá contato só com o secretário. É a partir desse contato que formará uma imagem da organização. Daí você pode concluir a importância de coisas como, por exemplo: