Produzindo textos comerciais
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O documento fornece dicas sobre produção de textos comerciais, incluindo a importância de ser imparcial, objetivo, breve e claro. Também discute tipos de documentos comerciais como atas, cartas, memorandos e relatórios. Reforça a necessidade de organizar a agenda para melhor gerenciar o tempo.
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Produzindo textos comerciais
- 2. “Mude a sua vida hoje. Não deixe para arriscar no futuro, aja agora, sem atrasos” Simone de Beauvoir
- 4. Respondarápido! • Você já pensou como seria a comunicação na empresa se as pessoas falassem com a mesma informalidade que usam em casa, com seus familiares? • E se, em uma roda de amigos, fossem usadas as mesmas formas de tratamento usadas no ambiente de trabalho?
- 6. Comoéumbomtexto comercial? • É imparcial e impessoal (evita o uso de opiniões e o excesso de pronomes pessoais). • Apresenta informações úteis e adequadas ao tema em questão. • É objetivo (evita a repetição de ideias e o excesso de adjetivos e advérbios). • É breve, claro, coerente, conciso, correto gramaticalmente. • Traz informações baseadas em fontes seguras.
- 7. Quandoumtextocomercial temproblemas? • Apresenta falta de conhecimento sobre o assunto tratado. • Não deixa claro qual é a ideia principal. • O vocabulário é inapropriado. • Falta lógica.
- 9. Tiposdedocumentos comerciais • Ata; • Carta comercial; • Memorando; • Relatório; • Ofício; • Circular.
- 10. Porque é necessário escrever bem?
- 11. Dicasparaaprimorara escrita • Ler, ler e ler. Quanto mais lemos, mais nos familiarizamos com o bom uso da língua. Leia bons livros, não só técnicos – inclua também os de ficção ou romances. A leitura diária de jornal também é muito importante. • Tenha à mão um bom dicionário quando lê ou escreve. Se durante a leitura surgir uma palavra que você não conhece, não hesite em pegar o dicionário. E, quando estiver escrevendo, não se arrisque utilizando palavras sem estar certo do que quer dizer. Vá até o dicionário e confira o significado.
- 13. Oqueéeparaqueserveuma agenda? A agenda é uma caderneta, caderno ou aparelho eletrônico destinado ao registro das atividades diárias de uma pessoa. Ali devem estar marcados os compromissos específicos; local, dia, hora, assunto etc.
- 15. A falta de tempo é quase uma constante no trabalho das pessoas. • Tenha sempre em mão objetivos bem definidos para cada dia (o que é mesmo que eu tenho para hoje?). Consulte a agenda e calcule o tempo necessário para cada atividade (quanto tempo vou gastar para fazer isso?) • Determine os prazos para iniciar e completar cada atividade (o que deve constar de sua agenda). • Certifique-se, através de sua agenda, de que você tem todas as informações necessárias para realizar seu trabalho. A informação adequada e oportuna, favorece. • A secretária deve poupar o seu tempo e evitar ações desnecessárias. • Planeje e programe, antecipadamente, seu dia de trabalho na véspera, verificando a sua agenda. • Respeite o tempo dos outros e faça os outros respeitarem o seu tempo.
- 16. Aagendado executivo/cliente • Entrevista; • Obrigações trabalhistas; • Reuniões internas / externas; • Almoço / jantar de negócio; • Compromissos; • Datas de pagamentos; • Datas de inaugurações; • Datas natalícias de pessoas ligadas ao Executivo.
Notas do Editor
- Existem várias formas de transmitir uma mensagem a alguém. Quando precisamos dizer algo, podemos usar a fala, a escrita, e até gestos. Mas para cada situação existe uma forma de expressão adequada. Veja: os termos que uma pessoa usa para falar com a sua irmã de cinco anos provavelmente não são os mesmos que usaria para falar com o seu avô. Da mesma forma, imagine como seria inconveniente um profissional ser apresentado ao novo diretor-executivo e passar a conversar com ele como se fosse seu amigo íntimo.
- No mundo empresarial, as formas de comunicação são bem definidas. Em geral, é melhor não colocar muitos traços pessoais ou sinais de afetividade nas mensagens, principalmente se elas são escritas. Para cada grau de hierarquia existe uma forma de tratamento diferente, assim como há também padrões para a comunicação com pessoas externas à organização, como clientes, parceiros ou fornecedores. Entre as atividades de um secretário, é muito frequente a redação de textos comerciais, como, por exemplo: e-mails, atas de reunião, cartas comerciais, circulares, memorandos, relatórios, entre outros. Existem técnicas de redação que orientam a escrita de cada tipo de texto comercial. Neste estudo, você vai aprender algumas delas. Pronto para começar?
- Imagine um presidente de empresa ler um discurso como o da ilustração ao lado em plena assembleia de acionistas! Quem escreveu o discurso dele errou no tom, você não acha? Seja qual for o tipo de texto, existem diretrizes para orientar a redação. No caso da redação comercial, o bom texto é sempre claro, objetivo e utiliza linguagem adequada para cada situação.
- Um texto comercial tem problemas quando...
- a autora demonstra não conhecer bem a empresa a que se dirige – “Sei que sua empresa cuida de coisas ligadas a negócios financeiros”. • Não deixa clara a ideia principal – reunião sobre o quê? • Utiliza vocabulário inadequado – “Um abração, Leonor”. Falta lógica na mensagem – “Você não deve lembrar de mim... Podemos marcar uma reuniãozinha?”.
- Antigamente, a figura do chefe ditando o texto enquanto a secretária datilografava na máquina de escrever era bastante comum. Pouco importava se quem escrevia era bom em matéria de redação comercial, já que as ideias vinham prontas, organizadas por quem estava ditando em voz alta; não era preciso pensar sobre a linguagem a ser utilizada ou sobre que estrutura o documento deveria ter. No entanto, o panorama mudou. Hoje as organizações contam com a autonomia de seus secretários. É preciso que esses profissionais saibam produzir sozinhos os textos que fazem parte de sua rotina, o que não só poupa tempo aos executivos, como, principalmente, agrega mais valor ao trabalho de Secretariado.
- Toda vez que pensamos numa secretária, lembramo-nos da agenda, sua amiga inseparável. E toda vez que nos lembramos de uma agenda vamos relaciona-los com a figura de uma secretária. Na verdade, a agenda tornou-se o objeto que caracteriza a secretária, transformando-se em seu principal e indispensável instrumento de trabalho.
- A secretária necessita planejar, estruturar e organizar as suas tarefas, colocando-as na agenda, principalmente, as rotineiras, ganhando com isso tempo para as atividades mais gratificantes e importantes. A agenda é também valiosa, pois vai auxiliar a secretária no desempenho de suas funções, situando-se como elemento que propicia oferecer condições para realizar um trabalho eficiente. É um instrumento de registro concreto de compromissos. Funcionando, também como um poderoso recurso de assessoria.
- Geralmente estamos dentro da empresa pressionados pelo tempo e pelas tarefas a fazer. Por isso é preciso saber organizar bem a agenda para aproveitar melhor o tempo, pois os ponteiros deslizam independentes de nossa vontade. E por melhor memória que tenha uma secretária, será difícil lembrar- se de todos os compromissos do seu executivo. Portanto, ao elaborar a agenda, a Secretária deve atentar para o fator tempo. Saber que ele é escasso, limitativo e insubstituível. Quem controla o tempo está bem próximo do sucesso. E, a agenda é uma ferramenta preciosa para o controle do tempo, tanto do executivo quanto da secretária.
- A Secretária marca e desmarca os compromissos assumidos pelo executivo, daí ser preciso que ela tenha tudo agendado. Para isso ocorrer, ela deverá além de sua agenda, organizar também a agenda do seu Executivo. Ao elaborar a agenda do seu Executivo deve registrar: