Como alavancar seu tempo

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Apresentação da disciplica de Gestão do tempo
MBA em Gestão de Projetos
Anhanguera Educacional
Taubaté/SP - 2012

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Como alavancar seu tempo

  1. 1. COMO ALAVANCAR SEU TEMPO AVALIAÇÃO E PLANEJAMENTO
  2. 2. AVALIAÇÃO• Como alavancar seu tempo? • Fatores impactantes do seu tempo: • Processos • Fluxo confuso • Retrabalho • Tempo de uma atividade • Falta de paralelismo • ... • Pessoas • Falta de gestão do tempo • Falta de planejamento • Falta de objetivos • ...
  3. 3. PROCESSOS• Gestão por processos • Necessidade de integração entre departamentos para resolução de problemas • Oferta de informações de desempenho por parte dos ERPs • Crise e competição obriga a organização a olhar com mais atenção os fatores de tempo e custo. • Como começar? • Definir objetivos, esforço e resultado esperado • Envolver as equipes • Patrocinador/Incentivador – Top-down
  4. 4. PROCESSOS• Otimização dos processos de negócios • Qual técnica utilizar? • AS-IS versus TO-BE • Identificação de falhas, gargalos, oportunidades de ganhos • Análise de agregação de valor • Elimina-se atividades de pouco/nenhum valor • Uso da tecnologia para otimização de tempo/custo (Ex: Digitalização) • Análise de simulação de processos • Executa-se medições de tempos, volumes, custos, resultados... • De acordo com os objetivos realizam-se mudanças em atividades, inclusão, alteração ou exclusão de etapas, etc...
  5. 5. PROCESSOS• Otimização dos processos de negócios • Como monitorar e medir as otimizações de processos? • Conhecer os efeitos dos “novos” processos sobre metas e objetivos estabelecidos. • Utilização de indicadores de desempenho do ANTES e dos DEPOIS. • Sem a foto do antes, perde-se a oportunidade de analisar o ganho a partir de diversos ciclos (melhoria contínua) • Até quando um processo pode ser otimizado? • Quanto maior a maturidade de uma organização e de seus processos, maior é a possibilidade de sucesso de uma otimização. • Não há limites devido a diversos fatores, ex: avanço tecnológico. • A limitação está no planejamento da organização, custoXbenefício.
  6. 6. PESSOAS• Como VOCÊ administra seu tempo? • Teste entregue antes da apresentação!!!• ADMINISTRAR O TEMPO É FAZER MAIS E MELHOR EM MENOS TEMPO.• Inimigos da boa administração do tempo • Velhos hábitos e comportamentos • Interrupções constantes (chefe, e-mail, telefone, SMS, etc...) • Capacidade de decisão / dizer não. • Etc...
  7. 7. ADMINISTRANDO O TEMPO• 1. Estabeleça os objetivos com clareza. • Metas para os próximos meses • Escreva em lugar acessível • Barco sem rumo não chega a porto algum
  8. 8. ADMINISTRANDO O TEMPO• 2. Faça uma lista diária e priorize as atividades • Anote todas as atividades do dia • Deixe uma folga para imprevistos • Monitorar o andamento das atividades
  9. 9. ADMINISTRANDO O TEMPO• 3. Delegue • Rotinas e procedimentos operacionais • Verificar a aptidão da pessoa que receberá a função • Liberar seu tempo para funções mais nobres
  10. 10. ADMINISTRANDO O TEMPO• 4. Saiba tomar decisões • Uma decisão errada é melhor que nenhuma decisão • Mas...Abusar do erro é pior que não tomar decisão • Na dúvida, consultar quem tem maior experiência
  11. 11. ADMINISTRANDO O TEMPO• 5. Saiba dizer NÃO • Saiba recusar um trabalho, por menor que seja, quando estiver atolado. • Se não houver outro jeito, compartilhe a responsabilidade
  12. 12. ADMINISTRANDO O TEMPO• 6. Seja breve ao telefone • Objetividade sem perder a simpatia. • Imunize-se de interrupções durante atividades importantes
  13. 13. ADMINISTRANDO O TEMPO• 7. Faça reuniões produtivas • Manter o foco nos assuntos • Evitar monopolização/discussão improdutiva • Ter uma pessoa para administrar tempo e conflitos • Gerar resultados e plano de atividades
  14. 14. ADMINISTRANDO O TEMPO• 8. Evite o perfeccionismo • O perfeito é inimigo do ótimo • A perfeição é desejável, mas raramente necessária • Custa tempo, dinheiro e esforço que não compensa • Somente deve ser buscada quando for imprescindível
  15. 15. ADMINISTRANDO O TEMPO• 9. Organize-se • Trabalhos longos, devem ser divididos em etapas menores • Estabeleça prazo para as etapas • Mantenha foco na atividade que está desenvolvendo
  16. 16. ADMINISTRANDO O TEMPO• 10. Pratique a relação 80/20. • Vilfredo Pareto: 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações. • Identifique o que realmente é importante e trará resultado
  17. 17. PLANEJAMENTO• Procrastinação e planejamento • Quem nunca deixou para amanhã o que poderia fazer hoje? • Alívio temporário, falsa impressão de solução • Priorização das pequenas atividades, pouco ganho • Pessoa tem a sensação que não faz nada importante
  18. 18. PLANEJAMENTO• Solução da procrastinação = PLANEJAMENTO!!! • Planejar = traçar o melhor caminho para atingir metas • Usado em grandes realizações e em atividades do cotidiano • Pessoas que não planejam • Desorganizado, confuso, má distribuição de tempo • Não conseguem decidir • Como tomar a decisão se não sei onde quero chegar? • Traçar metas já nos faz pensar “Onde quero chegar?” O ATO DE PLANEJAR DEIXA MENOS ESPAÇO PARA A PROCRASTINAÇÃO
  19. 19. PLANEJAMENTO• Planejamento diário de atividades • Planejar tudo é chato! Cadê a espontaneidade humana? • Você usa o cérebro o tempo todo. • Roupas, horários, itinerário, etc... • O segredo é tornar o planejamento diário agradável. • Aceitação = acabar com o preconceito e acreditar que é possível • Ação = Executar por 21 dias no mesmo horário • Reserve 5 minutos do dia • Planejamento diário x semanal • Planejamento diário consiste no alinhamento do planejamento semanal com as atividades emergenciais que aparecem no dia a dia.
  20. 20. PLANEJAMENTO• O processo de planejamento diário deve seguir alguns passos:1. Abra um sorriso. Relaxe!!! O dia só está começando!2. Revisar o dia anterior na agenda e verificar o que ficoupendente para ser priorizado hoje, delegado ou agendadopara outra data.3. Revise seus lembretes, anotações ou qualquer coisa quevocê fez para lembrar de algo para ser feito hoje.4. Calcule o tempo de cada tarefa, isso evita que vocêtrabalhe mais que o previsto. Seja realista com cada tarefa ereserve um tempo para o seu amigo e conhecido Murphy.5. Priorize as tarefas. Sugiro que você liste as tarefas por ordemque devem ser feitas e siga essa ordem.
  21. 21. GTD• GTD – Getting Things Done (A Arte de Fazer Acontecer) • Metodologia de gestão de tempo e organização • Cultuada como a salvação da carreira de muitos profissionais • Desenvolvida pelo consultor David Allen no livro A arte de fazer acontecer, publicado em 2002. • Método empregado em muitas empresas que utilizam as técnicas para otimizar a gestão de tempo de suas equipes
  22. 22. GTD• Ao longo de pouco mais de 200 páginas, Allen discorre sobre suas ideias levantadas ao longo de sua vasta experiência: • Se algo puder ser feito em menos de dois minutos, faça! • Usar sempre a “memória externa”, anotando tudo o que deve ser feito, tudo o que deve ser lembrado. • Usar de um fluxo de trabalho próprio que o livro apresenta. • Criar ”caixas de entrada” para receber novas atividades e reserve alguma ou algumas horas do dia para colocá-las em sua lista. Ex: Caixa de entrada do Outlook • Revise a sua lista periodicamente. • Separe a sua lista em contextos, como “casa”, “trabalho” e procure neles concentrar as atividades que estão relacionadas com um lugar ou com um certo tipo de trabalho.
  23. 23. GTD• “Caixa de entrada” não é só a do Outlook: você pode fazer anotações em cadernos, pedaços de papel, celular, o que estiver à mão. O que importa mesmo é que você tenha a disciplina de sempre “importar” essas “coisas” para a sua caixa principal.• Vai levar menos de dois minutos? Faça agora! Coisas como verificar um arquivo e enviar por email, pedir uma informação rápida por telefone já podem ser resolvidas sem ter que entrar na sua lista;• “Projetos” no GTD são atividades que compreendem várias sub-atividades. Um exemplo simples: se você quiser fazer uma reunião executiva, você pode criar sub-atividades como “Reservar sala”, “Verificar disponibilidade de projetor e flipchart”, “Solicitar coffee break” e “Convidar participantes”;• Sempre que possível, uso esse fluxo três ou quatro vezes por dia – isso varia muito de acordo com o seu dia-a-dia. Comece esse processamento lendo os emails que recebe e continue agregando outras “coisas” coletadas de outras formas;• Por último, nunca se esqueça: a GTD orienta a evitar que guarde coisas em sua mente, use sempre um sistema para armazená-las – seja um software, um site ou um arquivo de pastas.
  24. 24. GTD• Algo que David Allen sempre comenta e que os grupos de discussão sempre ecoam: GTD não depende de ferramenta!• Muita gente posterga o uso do GTD porque está procurando “o melhor software” ou “o melhor site”.• GTD pode ser feito com um caderno universitário! O que importa mesmo é usar a disciplina e a organização que a metodologia prega!
  25. 25. MUITO OBRIGADO!!!• Grupo 01 • Aline Cristina Prazeres • Tatiane Cristina Nunes • Daniel Henrique Pereira • Thiago Klein Laino • André Vasconcelos • Glauco Roberto • Marcelo Aparecido Santos

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